Fatura nasıl gönderilir? Kullanışlı araçlar

Her serbest çalışan, küçük işletme sahibi veya girişimci her ay fatura düzenler. Yapılan iş veya teslim edilen mallar için ödeme almaları gerekir. Ancak sadece böyle bir belge düzenlemek, ödemenin alındığını garanti etmez. Tam başarı için müteahhide teslim edilmesi gerekmektedir. Bu makaleden, fatura göndermenin 3 yolunu ve bu süreçte özellikle hangi araçların kullanışlı olduğunu öğreneceksiniz.

Fatura nasıl gönderilir - içindekiler tablosu:

1. Kağıt fatura nasıl gönderilir?
2. Elektronik ortamda fatura nasıl hazırlanır?
3. Faturalı bir PDF dosyası nasıl oluşturulur ve gönderilir?
4. Bir faturalandırma uygulaması size nasıl yardımcı olabilir?

Kağıt fatura nasıl gönderilir?

İnternet, evlerimizde ve ofislerimizde kalıcı olarak tutulmuş olsa da, faturaların ezici çoğunluğu geleneksel posta yoluyla gönderiliyor. Rapora göre E-Fatura / E-Fatura. Dijitalleştirme ve Otomasyon Faturaların %90 kadarı alıcılara kağıt olarak gidiyor.

Ne yazık ki, bunun dezavantajları var. Bunlardan biri, mektubu belirtilen adrese teslim etme süresidir. Gönderirken, ödeme almaya giden tüm süreci hesaba katmanız gerekir. Kağıt belgelere birkaç kişinin eklenebileceğini hatırlamanız gerekir. Onlara sadece bu formda fatura sağlamanızı bekleyecekler. Kuşkusuz, bazılarını elektronik olarak faturalandırmaya ikna edebilirsiniz, ancak diğer durumlarda müşterilerinizin isteklerine uyum sağlamanız gerekecektir.

Kağıt fatura göndermek için ihtiyacınız olan araçların çoğu herhangi bir ofiste mevcuttur. Yazıcı, ofis yazılımı ve zarfları olan bir bilgisayara ihtiyacınız olacak. Özel hazırlanmış bir formda elle fatura yazabilmenize rağmen, elektronik belgeler üzerinde çalışmak çok daha kolaydır.

Bir kelime işlemci veya elektronik tablo ile gerekli tüm unsurları içeren bir belge hazırlayabilirsiniz. Ardından çıktısını almanız, bir zarfa koymanız, adreslemeniz ve göndermeniz gerekiyor. En popüler kelime işlemciler, zarflara yazdırmanıza izin verir, böylece adresi elle yazmak için uğraşmanıza gerek kalmaz. Yapmanız gereken tek şey bir posta pulu satın almak ve mektubu yükleniciye göndermek.

Elektronik ortamda fatura nasıl hazırlanır?

Kağıt belgelere alternatif bir e-faturadır. Bunu oluşturmak için özel bir yazılıma ihtiyacınız yoktur, çünkü her gün kullandığınız yazılım – basit bir elektronik tablo veya kelime işlemci – yeterli olacaktır. Geleneksel postayla gönderilen bir belgede olduğu gibi, önce bir fatura oluşturmanız gerekir, ancak bu şekilde oluşturulan dosyayı yazdırmak yerine kaydetmeniz gerekir.

DOC veya XLS gibi formatlardan kaçının çünkü bunlar yaygın ve açılması kolay olsalar da önemli bir dezavantajı vardır – bu şekilde hazırlanmış bir belge kolayca düzenlenebilir. Kuşkusuz, böyle bir dosyanın düzenlenmesini bir parola ile güvence altına alma seçeneğiniz vardır, ancak kanıtlanmış bir çözüm kullanmak daha iyidir - PDF dosyaları. Böyle bir belge göndererek, kimsenin içeriğine müdahale etmeyeceğinden emin olursunuz.

Faturalı bir PDF dosyası nasıl oluşturulur ve gönderilir?

Örneğin, bir PDF dosyası oluşturmak için web'de bulunan Adobe Acrobat gibi dönüştürücülerden birine gidebilirsiniz. Sadece önceden bir DOC dosyasına kaydedilmiş bir faturayı seçin ve program otomatik olarak PDF'ye dönüştürmeyi gerçekleştirecektir. Bilgisayarınızın ayarlarına ve kelime işlemcinizde/e-tablonuzda bulunan seçeneklere bağlı olarak , dosyayı program içinden PDF formatında kaydetme seçeneğini de belirleyebilirsiniz.

Bu şekilde hazırlanan belgeyi bir e-postaya ek olarak ekleyin. Bu adımla bir müşteriye mesaj oluşturmaya başlamak iyi bir fikirdir. Bu, eki olmayan bir e-posta göndermemenizi sağlayacaktır. Mesajın başlığına faturanın geçerli olduğu projenin adını ekleyebilirsiniz. E-postanın içeriği kısa ve öz olmalıdır, ancak kibar bir ton tutmayı unutmayın. Geçmiş işbirliği için onlara teşekkür edebilir, gelecekte sunulan hizmetleri kullanmaya teşvik edebilir ve kısmi bir fatura olması durumunda işin hangi aşamasıyla ilgili olduğunu belirtebilirsiniz.

Bir faturalandırma uygulaması size nasıl yardımcı olabilir?

Bu, size en geniş seçenek yelpazesini sunduğu için faturaların gönderilmesini önemli ölçüde kolaylaştıran bir araçtır. Kağıt belgelere ihtiyaç duyan şirketlerle çalışıyorsanız, müşterinin isteğine göre faturayı düzenler, yazdırır ve salyangoz posta ile gönderirsiniz. Sizin için avantajı, böyle bir uygulamanın hazır fatura şablonlarıyla birlikte gelmesidir, böylece ülkenizin düzenlemelerine uygun olacaklarından emin olabilirsiniz.

Ayrıca KDV oranları veya hesaplamaların ve özetlemenin doğruluğu konusunda endişelenmenize gerek yok. Sadece uygun vergi oranını seçin, mal/hizmetin net değerini girin ve program vergi ile birlikte kalemin değerini hesaplayacaktır.

Ücretsiz fatura uygulaması ile bu iletişim şeklini kabul eden yüklenicilerin e-posta kutularına kolayca e-fatura gönderebilirsiniz . Böyle bir belge hemen PDF formatında kaydedilir, bu nedenle böyle bir dosyayı veri bütünlüğünü sağlayacak bir formata dönüştürmekte sorun yaşamazsınız. Bu şekilde hazırlanmış bir faturayı tam anlamıyla birkaç tıklama ile gönderebilirsiniz. E-postanızda oturum açmanız gerekmez - her şeyi uygulama içinden yapabilirsiniz. Mesajın konusunu girebilir, içeriğini tamamlayabilir veya zaman kazandıran ve işinizi önemli ölçüde kısaltan hazırlanmış bir şablon kullanabilirsiniz.

Daha da önemlisi, bir daha asla eksiz bir e-posta göndermeyeceksiniz, çünkü “gönder” düğmesine tıkladığınızda , kestiğiniz fatura otomatik olarak mesaja eklenir. Standart e-postada olduğu gibi, mesajın alıcısını seçebilir, daha fazla alıcı ekleyebilir ve hatta gizli bir kopyasını gönderebilirsiniz. Bu, büyük şirketlerle uğraşırken pratiktir çünkü faturayı hem proje üzerinde çalıştığınız kişiye hem de doğrudan muhasebe departmanına gönderebilirsiniz.

İçeriğimizi beğendiyseniz, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest'teki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Andy Nichols

5 farklı derece ve sonsuz motivasyon rezervine sahip bir problem çözücü. Bu onu mükemmel bir İşletme Sahibi ve Yönetici yapar. Çalışanları ve ortakları ararken, dünyaya açıklık ve merak, en çok değer verdiği niteliklerdir.

Tüm gönderileri görüntüle