Ekip Üyeleri için KPI'ları Belirlemeye Yönelik Adım Adım Kılavuz

Temel performans göstergeleri (KPI) olmayan bir kuruluş, haritasız bir yolculuğa benzer. Yolculuğunuzun bir haritası olmadığında, başladığınızdan bu yana ne kadar yol kat ettiğinizi belirlemenin bir yolu yoktur. Yolunda ne olduğunu bilmeden bir hedefe doğru sürmeye devam ediyorsun. Bir organizasyonda, şirketinizin nihai hedefleriyle bağlantılı net KPI'lara sahip olmak, belirli bir zaman çerçevesinde kaydettiğiniz ilerlemeyi elde etmenize yardımcı olur. Ekip üyelerinin katkılarını ve neyin iyileştirilmesi gerektiğini anlamaya yardımcı olur.

KPI nedir?

Temel Performans Göstergeleri (KPI'ler), belirli bir hedefi (veya hedefi) gerçekleştirmek için zaman içinde ölçülebilir ölçümler elde etmenizi sağlar. KPI'lar ekipleri hedeflere ulaşmaya yönlendirir, hedeflerin ilerlemesini ölçmek için ölçümler sağlar ve nihayetinde operasyon yönetimi veya iş süreçleri hakkında bilinçli kararlar almak için değerli bilgiler sunar. KPI süreci, ister finans, İK, müşteri hizmetleri veya pazarlama olsun, bir işletmenin her yönüyle sorumluluklarını yerine getirmede verimli ve etkili olmasına yardımcı olur.

KPI'lar ve Çalışan Performansı

Çalışan performansı, örgütsel başarının merkezinde yer alır. Bir kuruluşun yolculuğunun başarılı olup olmadığı, çalışanlarının kilometre taşlarına ulaşma konusunda ne kadar istekli olduklarına bağlıdır. Organizasyonel hedeflere ulaşmak için, şirketin hedeflerine bağlanabilmeleri için öncelikle bireysel ve ekip düzeyinde hedefler belirlememiz gerekir.

Çalışanlar bir şirketin en büyük varlığıdır. İş hedeflerine ulaşma açısından teşvik edilmeleri, güçlendirilmeleri ve değerlendirilmeleri gerekir. Bir çalışanın olumlu ve olumsuz davranışlarına dikkat etmek, tartışmak ve geri bildirimde bulunmak, öğrenmeleri ve gelişmeleri için uygun bir ortam yaratmak için çok önemlidir. Bu aynı zamanda onları ekip ve organizasyon hedeflerine doğru çalışmaya hizalayacaktır.

Performansı nasıl ölçersiniz? Ekibinizin sıkı çalışmasının kanıtı olarak hangi ölçülebilir verileri sunabilirsiniz? Tüm ekip üyeleri doğru hedefler üzerinde çalışıyor mu? Ve çalışmaları nihai şirket hedeflerine ulaşılmasına katkıda bulunuyor mu?

KPI'ların ilgi odağı olduğu yer burasıdır. KPI'lar, iş hedeflerinizin ilerlemesini izlemenize yardımcı olan ölçülebilir hedefler biçimidir. Ekip üyelerinizin performansının buna nasıl katkıda bulunduğunu anlamanıza yardımcı olacaklar. Ayrıca, KPI'lar bilgi boşluklarının belirlenmesine de destek olacak ve buna göre nitel eğitim planları uygulamanıza olanak tanıyacaktır.

KPI'lar neden önemlidir?

Yukarıda bahsedildiği gibi, KPI'lar, ekip üyelerinizin genel iş hedeflerine katkılarını belirlemek için gereklidir. Kuruluşunuzda bir KPI süreci uygulamanız için dikkate değer bazı nedenler aşağıda verilmiştir.

Ekiplerinizin sorumlu ve hedeflere uyumlu olmasını sağlamak için. Bu, özellikle belirli bir projenin ilerlemesini izlerken önemlidir. Açıkça tanımlanmış bir KPI süreci, ekip üyelerinin sorumluluklarını kabul etmelerini ve bunları yerine getirmek için toplu çaba göstermelerini sağlar.

Şirketin sağlık puanını takip etmek. Anahtar performans göstergeleri, şüphesiz bir organizasyonun operasyonları hakkında değerli bilgiler sağlar. Yaygın finansal performansın kapsamlı bir anlayışını sunarken, sermaye sıkıntısı, yeni rakipler veya bilgi boşlukları gibi potansiyel risk faktörlerine de ışık tutarlar.

Zaman içindeki ilerlemeyi izlemek için. KPI'lar, mali yılın başında hedefler belirlemenize ve gelir, işlem başına maliyet, müşteri memnuniyet oranı gibi temel kriterleri izleyerek kaydedilen ilerlemeyi ölçmek için aylık veya üç aylık raporları kullanmanıza olanak tanır. KPI'lar kurumsal hedeflerle uyumlu olduğundan, bu aynı zamanda bir şirketin uzun vadeli hedeflerine ve stratejilerine yönelik ilerlemenin izlenmesine de yardımcı olacaktır.

Gerektiğinde ve yerde iyileştirmeler yapmak. KPI sonuçları analiz edildikten sonra, işin hangi alanlarının iyileştirilmesi gerektiğine ve mevcut eylem planında herhangi bir ayarlama yapılması gerekip gerekmediğine odaklanmanıza olanak tanır. Bu sizi yanlış kararlar vermekten kurtaracak ve gelecekteki senaryoları tahmin edecektir. KPI'lar ölçülebilir olduğundan, sonuçlarını belirleyen faktörleri doğrudan etkileyebilir ve hedeflerinize ulaşma yolunda ilerlemenizi sağlamak için önleyici tedbirler alabilirsiniz.

KPI Süreci

Adım 01 – KPI'ların nasıl kullanılacağını belirleyin

KPI'ları belirlemenin ilk adımı, ilerlemeyi izlemek için bu performans göstergelerinin nasıl kullanılacağını anlamaktır. Ekipler için KPI'ları belirlemeden önce, üyeleri toplayın ve KPI'larını belirlemek için hangi kriterlerin kullanılması gerektiğini ve bunların performanslarını nasıl etkileyeceğini tartışın.

KPI'lar basitçe bir iletişim biçimidir ve herhangi bir iletişim çerçevesi gibi, KPI'lar da atandıkları kişiler tarafından açıkça anlaşılmalıdır, böylece bunlara göre hareket edilebilirler. Ekip üyelerinizin veri okuryazarı olduğundan ve birlikte çalıştıkları verilere dayanarak doğru kararları vermek için doğru bilgi, araç ve becerilerle donatıldığından emin olun.

Adım 02 – KPI'ları kurumsal hedeflere bağlayın

Şirketler genellikle iş süreçlerini yansıtmayan belirsiz KPI'ları benimseme hatasına düşer ve bu nedenle önemli bir etki görmezler. Şirketin doğru yolda olduğunu bilmeniz için KPI'larınız kurumsal hedeflerle bağlantılı olmalıdır. Örneğin şirketler gelişim stratejilerini finans, iç iş süreçleri, öğrenme ve büyüme ve müşteri perspektifleri altında tanımlayabilirler. Buna göre sizin de belirlediğiniz KPI'lar bu kategorilere girmelidir.

Örneğin, ABC şirketi, 6 milyonluk bir bütçeyle, çalışanlarına sosyal beceri eğitimi vermek için öğrenme ve büyüme yönü altında bir hedef belirleyebilir. Burada İnsan Kaynakları Müdürü ve ekibi bu hedefe ulaşmanın baş sorumluları olacaktır. Dolayısıyla, bu hedefle uyumlu hale getirmek için, harcamalarını belirlenen bütçenin altında tutarken, üç ayda bir altı yumuşak beceri eğitimi çalıştayı (yılda 24 çalıştay) yürütmek için bir KPI'ya sahip olabilirler.

KPI sürecinin bir diğer önemli yönü, ekibinizin organizasyonun nihai hedeflerini ve bunlara ulaşmak için izlenmesi gereken eylem planını anlamasını sağlamaktır. Bu, iş gücünüzü sorumluluklarını yerine getirme amacıyla güçlendirecektir.

Adım 03 – KPI'larınız AKILLI mı?

KPI'larınızın ne kadar etkili olduğunu belirlemek için SMART formülünü kullanın.

Spesifik – Belirlediğiniz KPI, işinizin ölçülebilir belirli bir yönüne odaklanmalı ve bunun neden önemli olduğunu belirlemelidir.

Ölçülebilir – Yukarıda bahsedildiği gibi, ölçülebilir olmalı ve tanımlanmış bir standarda göre kıyaslanmalıdır.

A chievable – KPI teslim edilebilir olmalıdır.

İlgili – Kuruluşun stratejik hedefleriyle bağlantılıyken, şirket içindeki bir iş süreciyle ilgili olmalıdır.

Zamana Bağlı – KPI, belirli bir zaman diliminde ulaşılabilir olmalıdır.

Adım 04 – Gerektiğinde KPI'ları denetleyin ve değişiklik yapın

İşletmeler piyasa koşullarına bağlı olarak mevcut süreçlerini çeşitlendirmekte veya değiştirmektedir. Bu olduğunda, önceden belirlenmiş KPI'ları gözden geçirmeniz ve yeni hedeflerle uyumlu olacak yeni göstergeler oluşturmanız gerekebilir. Bu nedenle, KPI'ları yıllık olarak denetlemek ve gerektiğinde değişiklik yapmak önemlidir - bu nedenle KPI'ların işletmenin değişen direktifleriyle uyumlu olduğundan emin olursunuz. KPI'larınızı denetlemek için aşağıdaki şablonu kullanın.

KPI'ların Sizi Başarıya Doğru Yönlendirmesine İzin Verin

Temel performans göstergeleri, bir işletmenin hedeflerine ulaşmasına önemli ölçüde katkıda bulunur. Günümüzün rekabetçi ve karmaşık iş ortamında, tanımlanmış iş hedeflerine ve bunlara nasıl ulaşılacağına dair net bir eylem planına sahip olmak giderek daha önemli hale geliyor. Bu nedenle, KPI'lar yolculuğunuzun yönünü ve ilerlemenizi belirlemek için yol gösterici ışığınız olabilir.