ERG nasıl başlatılır: Bunu yaparak öğrendiklerimiz ve İK çalışanlarının bilmesi gerekenler

Bir çalışan kaynak grubunu (ERG) başlatmak, özellikle sıfırdan başladığınızda karmaşık olduğu kadar ödüllendiricidir. Yolculuktan korkan tek kişi siz değilsiniz ama dürüst olmak gerekirse, ERG'yi başlatmak göründüğü kadar zor değil. İK tarafında planlama ve organizasyon gerektirse de ERG'ler doğası gereği çalışanlar tarafından yönetilir ve yönetilir. Bir İK profesyoneli olarak yapmanız gereken tek şey, temelleri atmak, işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlayacak süreçleri oluşturmak ve organizasyonel destek sunmaktır.

Biz sizin yerinizdeydik ve ERG'lerin karmaşıklığıyla boğuştuk. Bu, bir ERG'nin nasıl başlatılacağına dair ilk elden bir anlatımdır; Submittable'ın ERG'lerini oluşturmanın zemin katındaki gerçek dünya deneyimlerimizden alınan pratik bir yol haritasıdır.

ERG'ler, bir şirket içinde ortak geçmişleri, ilgi alanlarını veya deneyimleri paylaşan çalışanlar tarafından ve onlar için oluşturulan topluluklardır. Bu gruplar, bireylerin başkalarıyla bağlantı kurmasına ve özel bir güvenli alanda perspektifleri özgürce paylaşmasına olanak tanır. ERG'ler aynı zamanda yeterince temsil edilmeyen gruplardan çalışanların seslerini yükselterek onlara kurumsal düzeyde farkındalık ve değişimi savunma fırsatları veriyor.

Ekibinize ERG'leri tanıtmak istiyorsanız yalnız değilsiniz. Fortune 500 şirketlerinin yaklaşık %90'ının kurumsal kültürünün bir parçası olarak ERG'ler vardır, ancak her büyüklükteki kuruluş bu tür alanlara sahip olmaktan yararlanabilir.

Bir adım geri atıp Submittable'ın ERG'leri uygulama ve çalıştırma yolculuğu üzerinde düşüneceğimizi düşündük. ERG'lerimiz, daha geniş çalışma alanımızda mikro topluluklar olarak faaliyet gösteren, çalışanlar tarafından yönetilen, çalışan odaklı gruplardır. Deneyimlerimize dayanarak etkili bir ERG programı başlatmak için izleyebileceğiniz birkaç adımı belirledik:

1. Çalışan ilgisini ölçün
2. Güvenli liderlik desteği
3. ERG'nizin amacını tanımlayın
4. Çalışanlarınızın ERG'lerinize katılmasını sağlayın
5. ERG liderlerini oluşturun
6. Tartışma için güvenli alanlar yaratın
7. Sürekli destek sağlayın

Ön koşul: ERG'lerin çalışanların liderliğinde olması gerekir

Etkili ERG'ler oluşturmanın anahtarı tam adınızdadır: çalışanlarınızın. ERG'ler, çalışanların güven ve aidiyete dayalı bir ortamda özgün bir şekilde katılım gösterebildiği durumlarda en başarılı olur. Bu amaçla, çalışanlarınıza minimum şirket denetimiyle bu grupları kendi başlarına yönetme ve yönetme yetkisi vermelisiniz.

Herhangi bir ERG'nin en önemli niteliği, topluluğu teşvik etme, insanların kendileri gibi görünmelerine ve benzer düşüncelere sahip insanların bulunduğu bir alanda başarılarını veya zorluklarını dile getirmelerine olanak sağlamasıdır. Bu topluluğu oluşturmak için çalışanlarınızın dizginleri eline almasına izin verin.

Submittable'ın ERG'lerinin liderleri ve katılımcıları, alanlarının nasıl görüneceğine karar verebilir. Çalışanlar grup içinde daha fazla sahipliğe ve temsilciliğe sahip olduklarında fikirlerini dile getirme, tartışmalara katılma ve dönüştürücü girişimlere aktif olarak katılma olasılıkları daha yüksektir. Daha da önemlisi, çalışanlar tarafından yönetilen ERG'ler, tabandan bir yaklaşım benimseyerek, üyelerinin ihtiyaçlarına uyum sağlıyor ve topluluklarının karşılaştığı gerçek sorunlarla uyumlu kalıyor.

1. Çalışan ilgisini ölçün

Çalışanlar, kendilerine gerçek anlamda hizmet vermeyen bir gruba katılmayacaklardır. ERG'lerin oluşturulması, şirketin hangi grupları destekleyeceğine karar verdiği yukarıdan aşağıya bir girişim olmamalıdır. Ve yalnızca DEI kontrol listenizdeki bir öğeyi tamamlamak için ERG'ler oluşturmamalısınız, aksi takdirde tokenizmi sürdürme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Çalışanların bir ERG programı kurmaya olan ilgisini ölçerek başlayın. Kendileriyle en alakalı konuların hangileri olduğunu sorun. Hangi hedef demografinin katılmaya istekli yeterli sayıda çalışana sahip olabileceğini belirlemek için bir kıyaslama olarak çalışan demografik verilerine de güvenebilirsiniz.

Şirket çapında bir çalışan nabız anketi yapmanızı veya ERG'leri herkesin katıldığı bir toplantı sırasında gündem maddesi olarak gündeme getirmenizi öneririz. Submittable, çalışanların ilgisine dayalı olarak şu anda dört taban odaklı ERG'yi desteklemektedir:

1. Çalışan Ebeveynler ve Bakıcılar ERG
2. Ruh Sağlığı Savunuculuğu ERG
3. DEI ERG
4. Uzaktan Çalışanlar ERG.

Submittable'ın İK Müdürü Haley Catton, çalışanların talebinin Submittable'ın ilk ERG'lerinin oluşturulmasına yol açtığını açıklıyor.

Catton, "ERG'ler gerçekten topluluk oluşturmaya, farklı ilgi alanlarını ve demografik özellikleri kutlamaya ve izolasyonu azaltmaya yardımcı olmalı" dedi. "ERG'lerimiz bu yüzden başladı, çünkü COVİD sonrası bu kadar çok insan uzaktayken izolasyon ve izolasyon nedeniyle topluluk çağrısı yapıldı."

Bir ERG'ye katılmak isteyen belirli sayıda çalışana ihtiyacınız yoktur, ancak çalışanların fark edilebilir düzeyde ilgi gösterdiğinden emin olmanız gerekir. Bu ilgi, çalışanların ERG'leri organik olarak gündeme getirmesi veya nabız anketlerinden alınan olumlu yanıtlar şeklinde ortaya çıkabilir. Aksi takdirde, gerçek bir ilgi olmadan, bir ERG düşük katılımdan zarar görebilir ve dolayısıyla hedef grubunun ihtiyaçlarını karşılamada daha az etkili olabilir.

2. Liderlikten destek ve bütçe alın

Çalışanların katılmak istediklerini belirledikten sonra, liderliğin bütçeli ERG'ler oluşturma konusunda İK'yı desteklemesini sağlayabilirsiniz. Kuruluştan gelen mali destek, liderliğin kararlılığını ve desteğini göstererek, ERG'lerin etkinlikler veya eğitim oturumları gibi anlamlı faaliyetler yürütmesine olanak tanır. Mali destek olmadan ERG'lerin erişimi ve etkisi sınırlı olabilir.

Çalışan deneyimi anketlerinden ve demografik bilgilerden elde edilen verilere işaret ederek ERG'lere ihtiyaç olduğunu kanıtlayabilirsiniz. Örneğin, çalışanlar şirketinizin DEI için daha fazlasını yapabileceğini düşünüyorsa ERG'ler oluşturmak, daha kapsayıcı bir işyeri oluşturma konusundaki kararlılığınızı göstermenin açık bir yoludur.

Yöneticilerle konuşurken ERG'lerinizin çalışanlar tarafından nasıl yönetileceğini ve şirketin ne tür destek sağlaması gerektiğini ana hatlarıyla belirtin.

Amacınız, ERG'lerinizin çıkarlarına uygun faaliyetler yürütmesi veya kurumsal bağışlar yapması için bir bütçe ayırmaktır. Ayrıca liderlikten, doğrudan bir iletişim ve destek hattı sağlamak için ERG'lerin yönetici sponsorları olarak hizmet vermesini isteyebilirsiniz.

ERG'ler, önemli olduğunu düşündükleri sorunlar veya nedenler hakkında şirket düzeyinde farkındalığı artırmak için bütçelerini kullanmayı tercih edebilirler. Şirket çapındaki etkinlikler veya programlar, yeterince temsil edilmeyen gruplara bir platform sunabilir ve kültürel anlayışı artırabilir.

Örneğin, Ruh Sağlığı Savunuculuğumuz ERG, Ivy Watts'ı tüm Teslim Edilebilir çalışanlarla akıl sağlığının önemi ve kaygıyla nasıl başa çıkılacağı hakkında konuşmaya davet etti. Çalışan Ebeveynlerimiz ve Bakıcılarımız ERG, yardıma ihtiyacı olan çocukları olan tüm çalışanlara yardım etmek için bir okul malzemeleri bağış kampanyası yürüttü ve bağışların çoğu yerel bir Missoula okuluna yapıldı.

3. Çalışanların her ERG'nin amacını tanımlayıp belgelemesini sağlayın

Her ERG'nin, neden var olduğunu ve kime hizmet ettiğini açıklayan, birkaç cümleyle özetlenen net bir amacı olmalıdır. Örneğin Ruh Sağlığı ERG'mizin amaç beyanı şöyle:

Submittable Mental Health ERG, zihinsel bozuklukların ve refah uygulamalarının damgalanmadan ve psikolojik olarak güvenli bir şekilde tartışılacağı bir eğitim alanı geliştiren, çalışanların liderliğindeki bir topluluktur.

Bu amaç beyanı, her ERG'nin üyelerine olan bağlılığını temsil eder ve katılımcıların büyük resme odaklanmasını sağlayacaktır.

Bazı gruplar müttefikleri memnuniyetle karşılayabilirken diğerleri daha fazla güvenlik için ERG'yi o grubun üyeleriyle sınırlamayı tercih edebilir. Her zaman olduğu gibi, yukarıdan aşağıya bir karar vermek yerine, her ERG'ye ait çalışanların kendilerinin karar vermesine izin verin.

4. Sık sık yapılan duyurularla ERG'lerinizi görünür kılın

Çalışanlar ERG'nin var olduğunu bilmiyorlarsa bir ERG'ye katılamazlar. İK olarak, ERG'lerinizin başarısı söz konusu olduğunda öncelikli görevlerinizden biri, onlar için farkındalık yaratma konusunda üzerinize düşeni yapmaktır.

Yaklaşan ERG'leri herkesin katıldığı toplantılar, şirket içi haber bültenleri, Slack kanalları ve çalışanların dinlenme odalarındaki reklam panoları da dahil olmak üzere mevcut tüm dahili kanallar aracılığıyla duyurun. Belirli konulara veya bir ERG'ye katılmaya özellikle ilgi duyduğunu belirten çalışanlara ulaşın. ERG katılımcılarından bu haberi yaymalarını isteyin.

Farkındalık sadece ERG'lerinizi yerden kaldırmakla bitmiyor. ERG'leriniz oluşturulduktan sonra onları görünür kılmaya devam etmeniz gerekir. Yeni Gönderilebilir çalışanları işe alım sırasında ERG'lerimiz hakkında eğitiyoruz ve ERG'lerimize katılmayla ilgili kaynakları şirket wiki'miz (şu anda Confluence kullanıyoruz) gibi erişilebilir, göze çarpan yerlerde barındırıyoruz.

ERG'leri kağıt üzerinde tanıtmak yeterli değildir; aynı zamanda çalışanlarınızın katılımını da sağlamanız gerekir. Great Place to Work'e göre, ERG'lerin yönetici sponsorlarının %100'ü liderliğin ERG'lere katılımı teşvik ettiğini düşünürken, ERG liderlerinin %52'si bunun doğru olduğunu düşünüyor. Şirket içinde yakın zamanda tüm personele yönelik bir anket, Submitable çalışanların %56'sının ERG'lere katılımın önündeki en büyük engelin "zaman olmaması" olduğunu söylediğini ortaya çıkardı.

Sonuç olarak, çalışanların ERG toplantılarına ve etkinliklerine katılabilecek alan ve zamana sahip olmalarını sağlamak için adımlar attık. İK ve yönetim açısından bakıldığında, ERG'lerin çalışanların zamanının önemli bir kullanımı olduğunu onaylıyor ve ekip üyelerimizi ERG'leri sağlıklı yaşam avantajı olarak kullanmaya teşvik ediyoruz. Daha fazla görünürlük sağlamak amacıyla şirket çapındaki etkinliklere sponsor olmak için ERG'lerle de ortaklık yapıyoruz.

5. ERG liderleri oluşturun ve bir yardımcı lider modeli kullanmayı düşünün

Her ERG'nin kendi topluluğunu temsil edecek ve savunacak bir lidere ihtiyacı vardır. Liderler, ERG'leri ile İK arasında bir irtibat görevi görerek grup etkinliklerinin görünürlüğünü sağlarken grup gizliliğini de korurlar.

Bir ERG lideri atamamalısınız. Eğer istemiyorsa, kimseyi ekstra sorumluluk almaya zorlayamazsınız. Güçlü bir ERG lideri kapsayıcı bir topluluk oluşturma konusunda tutkulu olmalı ve başkalarının da aynı şeyi yapmasına yardımcı olmayı istemelidir.

Bir ERG'yi yönetme yükünü dengelemek için bir yardımcı lider modeli uyguladık. Her ERG'nin iki lideri vardır ve bir teşvik olarak her yardımcı lidere kendi seçtikleri bir hayır kurumuna bağışta bulunmaları için 500 $ teklif ediyoruz. Liderlerden en az bir yıl boyunca bu pozisyona bağlı kalmalarını istiyoruz; bu sürenin sonunda bayrağı devredebilirler veya liderliğe devam edebilirler.

ERG eş liderleri toplantıları düzenli tutar ve gruplarındaki herkesin fikrini dile getirme şansına sahip olmasını sağlar. Submittable'daki ERG eş liderlerinden, üyelere görünürlük sağlamak ve katılımı teşvik etmek amacıyla her toplantı için bir gündem belirlemelerini istiyoruz.

Bununla birlikte, tartışmalara rehberlik edecek ortak liderlerin mevcut olmasına rağmen, çalışan odaklı ve topluluk odaklı kalabilmek için ERG'nin demokratikleştirilmiş bir alan olması önemlidir.

Submittable'ın ürün pazarlama müdürü Sam Ellsworth, Ruh Sağlığı Savunuculuğu ERG'mize liderlik ediyor.

Ellsworth, "Bir liderin olması, konuyu başkasından daha iyi bildikleri anlamına gelmez" diyor. “Her birimizin ruh sağlığı gibi konuyu tanımlama ve ele alma şekli tamamen farklı olabilir. Örneğin, bir bütçemiz var ama bütçenin nereye gideceğine karar veren tek kişi ben değilim; 'Ne istiyoruz ?' kararını vermek için toplantılarımız var. Lider olmak, kendi fikrinizin başkasınınkinden daha iyi olduğunu söylemek yerine, herkesi bir araya toplamak ve insanların olayların ne zaman ve nerede gerçekleştiğini bilmesini sağlamaktır."

6. ERG'lerin tartışma için güvenli alanlar yaratmasına izin verin

Bir ERG, çalışanların işle ilgili zorluklar da dahil olmak üzere deneyimleri hakkında özgürce konuşabilecekleri ve başkalarıyla bağlantılar kurabilecekleri güvenli bir yer sağlamalıdır. Bu güvenli alan büyük ölçüde mahremiyet ve özerklik gerektirir.

Submittable'da ERG liderleri ve üyeleri, alanlarını nasıl kullanmak istediklerine karar verirler. Her ERG belirli konular (örn. grubun bütçesini nasıl kullanmak istediği) etrafında aylık toplantılar düzenlese de üyeler toplantıya katılmak zorunda değildir. Ayrıca üyelerin birbirleriyle daha rahat sohbet edebilecekleri Slack kanalları da sağlıyoruz.

Ellsworth, ERG üyelerine güvenli bir alan sağlamanın anahtarının, hangi sıfatla ortaya çıkarsa çıksınlar kendilerini kabul edilmiş ve kabul edilmiş hissetmelerini sağlamak olduğunu söylüyor.

Ellsworth, "Konu ne olursa olsun, ERG insanlara bir konuda tutkulu olma, bir fikir edinme tahtasına sahip olma ve kendilerine benzer şeyler yaşayan insanlarla bağlantı kurma şansına sahip olma şansı veren bir topluluk sağlar" dedi. "İster aktif bir katılımcı olmak isteyin, ister sadece duvardaki bir sinek olun - ister konuşun ister konuşmayın - ERG size yalnız kalmamanız için gerekli platformu sağlar."

Genel bir kural olarak üyeler, özel kanallarda veya toplantılarda söylenen hiçbir şeyin kendi ERG'leri dışında paylaşılmaması gerektiğini kabul etmelidir. İK çalışanları olarak, ERG Slack kanallarını yalnızca davetlilere açık hale getirerek ve ERG konuşmalarının İK veya liderlik tarafından izlenmediğini ve asla izlenmeyeceğini açıklayarak psikolojik güvenliği kolaylaştırabilirsiniz.

7. Sürekli destek sağlayın

Etkili ERG'ler çalışanlar tarafından yönetilir ancak şirketlerinin kaynakları tarafından desteklenir. Kalıcı, olumlu bir değişim yaratmak için ERG'lerinize destek sağlamak ve değerli bir eğitim kaynağı olarak ERG'lerinize güvenmek önemlidir. Bu şuna benzeyebilir:

ERG liderlerinizle düzenli kontroller

Submittable'da ERG liderlerimiz, İK yöneticimiz ve CEO'muz arasında üç ayda bir senkronizasyon gerçekleştiriyoruz. Bu kontroller sırasında liderler, ERG'lerinin durumu hakkında güncellemeler verir, hedeflerini gözden geçirir ve gruplarının şirketin dikkate alması gerektiğine inandığı konuları veya endişeleri gündeme getirir. Bu toplantılar, ERG'lerimiz ile İK ve CEO arasında doğrudan bir iletişim hattı sağlarken, ERG'lerimizin mahremiyetlerini korumalarına ve özerkliklerini sürdürmelerine de olanak tanıyor.

ERG etkinlikleri veya etkinlikleri için alan yaratın

ERG'ler tahsis edilen bütçelerini veya şirket zamanlarını topluluğu geliştirmeye yardımcı olabilecek veya olumlu değişim yaratabilecek etkinlik veya faaliyetler için kullanmayı seçebilirler.

Çalıştaylar, seminerler veya kutlamalar gibi ERG etkinlikleri görünürlüğü artırabilir ve ilgili konularda kurumsal düzeyde farkındalık oluşturabilir. Ayrıca çeşitliliği vurgulayabilir, anlayışı teşvik edebilir ve işyeri ortamınızın kapsayıcılığını güçlendirebilirler.

Örneğin, herkesin katılımıyla yapılan her toplantıdan sonra, iki ofis içi konumumuz bilgi almak ve sosyalleşmek için mutlu saatler düzenliyor. Uzaktan Çalışanlarımız ERG, sanal topluluğumuzun güçlendirilmesine ve uzaktan çalışanlarımızın anlamlı bir ekip oluşturma etkinliğine dahil edilmesine yardımcı olan, herkesin katıldığı sanal bir mutlu saatin başarılı bir şekilde savunuculuğunu yaptı.

ERG'lerinizden öğrenin

ERG'ler, kuruluşunuzdaki dışlanmış topluluklardan çalışanların gerçekte nasıl hissettiğine dair paha biçilmez bilgiler sunar. Örneğin, çalışanlara şirketin DEI girişimleri konusunda ne kadar başarılı olduğunu soran tüm personele yönelik bir anket yapın. Genel düşünce, iyi durumda olduğunuz yönünde olabilir, ancak ERG'lerinizin üyeleri farklı hissediyorsa, bu görüşler gerçek hikayeyi anlatabilir. Bu kişiler dışlanmanın olumsuz etkilerini, daha az tehlikede olan çalışanlara göre daha güçlü hissedeceklerdir.

Şirket kararlarıyla ilgili geri bildirim ve rehberlik için ERG'lere bile güvenebilirsiniz. Yeni bir ürün lansmanının veya pazarlama kampanyasının tüm kimliklere saygılı olduğundan emin olmak istiyorsanız, önce ERG'lerinizin ağırlığını koymasına izin verin. Splunk'un sosyal etki yöneticisi Patricia Toothman'ın da söylediği gibi, ERG'lerinize konunun uzmanları olarak yaklaşmak şirketinizin daha akıllı, daha kapsayıcı kararlar almasına olanak sağlayabilir.

Toothman, "Görme bozukluğu olan kişilerin ürüne daha iyi erişebilmesi için engelli ve gerçek ERG ürünlerimizin, Splunk ürünlerimizin yeniden tasarlanmasına yardımcı olduk" dedi.

Ayrıca ERG'lerden KSS stratejiniz ve şirketin hangi programları izlemesini istedikleri konusunda yönlendirme yapmalarını isteyebilirsiniz.

Toothman, "Çalışan kaynak gruplarımızla onları ve onlar için en önemli nedenleri kesinlikle destekliyoruz" dedi. "Ve sanırım gerçekten gurur duyduğum bir alan da şu bağlantıdır: Kutladıkları ve destekledikleri amaçları gerçekten yüceltmek için kaynaklarımızdan (gönüllü izinlerimiz, eşleşen hediye programımız) nasıl yararlanabiliriz?"

Çoğu ERG için en büyük zorluk çalışanların katılımını arttırmaktır

Bir ERG'yi başlatmak yalnızca ilk adımdır. ERG'ler tasarım gereği tamamen isteğe bağlıdır. Çalışanların bir ERG'ye katılmayı istemeleri ve ardından toplantılara ve konuşmalara aktif olarak katılmaları gerekir. Ve asıl zorluk da burada yatıyor.

Toplam iş gücümüzün yalnızca %8,6'sı şu anda bir ERG'ye katılmaktadır ve ERG toplantısı başına ortalama dört katılımcı bulunmaktadır. Yine de ERG'lerimize katılan üyeler kendi topluluklarının bir parçası olmaktan ve başkalarıyla bağlarını güçlendirmekten keyif alıyorlar ve bu da ekibimiz için ERG'lerimizin etkili olduğunu kanıtlıyor.

Catton, "Her programda olduğu gibi, özellikle de oldukça yeni bir programda, onu geliştirmek zaman alacak ve çalışma gerektirecektir, ancak burada ERG'lerimizin olmasına çok sevindim" dedi. Kendimiz yeni başlıyoruz, ancak yol boyunca çok şey öğrendik.

Öğrendiğimiz son derslerden biri, doğru süreç ve araçların ERG'lere çalışanların katılımını ölçmenize ve geliştirmenize yardımcı olabileceğidir. Submittable'ın Gönüllü ve Ver özelliğiyle, ERG liderleri kendi girişimlerini oluşturabilir ve yönetebilir; bu, dışarı çıkıp topluluklarında etki yaratmak isteyen ERG'ler için mükemmeldir.