Proje yönetiminde önemli sorunlar nasıl çözülür?

Pandemi tarafından başlatılan iş organizasyonu ve iş yönetimindeki büyük değişiklikler 2022'de biraz yavaşlamadı. Ancak, ekonomik maya ve dinamikler, projelerin sorunsuz bir şekilde uygulanmasına yardımcı olabilir. Bugün, proje yönetimindeki ana konulara daha yakından bakalım.

Proje yönetimindeki sorunlar – içindekiler tablosu:

1. Proje yönetimindeki ana konular
2. Proje kapsamı sorunları
3. Proje yürütme süresi
4. Eylem esnekliği
5. Özet

Proje yönetimindeki ana konular

Mesleğin Nabzı raporuna göre, projelerin daha yüksek bir yüzdesi verimli bir şekilde tamamlandı: hedeflerine ulaşmak, bütçe dahilinde kalmak ve planlanan tamamlama süresi. Öte yandan 2021'de önceki yıllara göre daha fazla proje iptal edildi.

Bu nedenle, en iyiden öğrenmek için başarılı olanları inceleyeceğiz. Bu projelerin yönetimiyle ilgili temel konular nelerdi? Ve bugün onları nasıl çözmeye çalışırdık?

Bugün proje yönetiminde üç ana ilgi alanına odaklanacağız. Bunlar:

• Proje kapsamı
• proje yürütme süresi
• takım esnekliği

Proje kapsamı sorunları

Projenin kapsamını belirlemeyle ilgili sorunlar genellikle en baştan başlar. Ve varsayımları tam olarak netleşmeden önce bile. Bu nedenle, projenin planını dikkatlice çizmek çok önemlidir. Acele etmeyin ve görevleri planlamadan önce amacı ve eylem planını dikkatlice netleştirmek için bolca zaman ayırın.

Projenin kapsamını planlarken bunun için doğru araçları kullanmak ve tüm ilgililerin anlayabileceği destanlara veya konulara bölmek iyi bir fikirdir.

• Müşteri ve ortaklarla iletişim

Bir projenin başarısını sağlamak için, onun doğuşu çok önemlidir. Olumlu bir atmosfer, en önemli varsayımların ikna edici sunumu ile birlikte proje yöneticisinin müzakere ve kişilerarası becerileri, projenin reddedilmesine veya uygulanmasına karar verebilir.

Müşteri ve diğer karar vericilerle yapılan müteakip tartışma, projenin ilk kapsamını tanımlayan bağlayıcı anlar.

• Doğal kapsam esnekliğine karşı kapsam kayması

Ama neden bir projenin “başlangıç” kapsamından bahsediyoruz? Çünkü planlanan kapsamı asla nihai kapsamla aynı olmayacaktır.

Proje kapsamının doğal esnekliği varsayımı, kapsam değişkenliği ve basitçe gerçekçi bir yaklaşımla başa çıkmanın bir yoludur. Proje çerçevesinin gerçek teslim edilebilirliğe ve değişen iş koşullarına uyum sağlamasına olanak tanır. Ancak, bu doğal değişkenlik, projenin temel varsayımlarına uygulanmamalıdır.

Temel varsayımlar değiştiğinde ve gerçekleştirilecek görevlerin kapsamı genişlediğinde, projenin başarısı sorgulanır. Bu soruna kapsam kayması denir. Kapsam kayması terimi, kontrolsüz proje büyümesi anlamına gelir. Ve uygulanan iş projelerinin üçte birinin belası.

• içerik tarafı

Proje yönetimindeki diğer bir engel de projenin içeriğinin tanımlanmasıdır. Bir proje yöneticisi şu soruya dürüstçe cevap vermelidir: Gerçekleştirmek istediğim görevler hakkında yeterince bilgim var mı?

Bu sorunun cevabı hayır ise, proje ne kadar gelişmiş olursa olsun, uzmanlara danışmak gerekir. Başlangıçta proje ekibini oluşturanlarla. Ancak bazen dış uzmanların tavsiyesine ihtiyaç duyulur.

Proje yürütme süresi

Konu proje yürütme süresi olduğunda, çok deneyimli proje yöneticileri bile iflah olmaz iyimserlerdir. Bu, tamamlanmış büyük projelerin istatistikleriyle kanıtlanmıştır. 2021'de küresel olarak projelerin %55'i zamanında tamamlandı. Bu, bir önceki yıla göre %4'lük bir artış anlamına geliyor. Ancak sonuçlar hala çok tatmin edici değil.

• Gerçekçi gecikmeler

Bir projenin zamanında tamamlanması, genellikle belirli görevler için ayrılan gerçekçi olmayan süre tarafından engellenir. Bu nedenle, gerçek görev yürütme hızının istatistiksel olarak ölçülmesini ve bunu planlanan zamanla karşılaştırmasını sağlayan araçları kullanmaya değer.

• Takım iletişimi

Tabii ki, projenin uygulama süresi, kapsamı ve bütçesi ile yakından bağlantılıdır. Ancak, belirleyici faktörler sıklıkla ekibin verimliliği ve esnekliği olarak ortaya çıkıyor.

Takım performansı, görev ve sorumlulukların basit bir şekilde delegasyonu yoluyla açık ve anlaşılır gereksinimleri karşılamalıdır. Aynı derecede önemli olan, görevlerin sıralanmasının yanı sıra iş yürütmenin bireysel aşamalarının karşılıklı bağımlılıklarının şeffaflığıdır. Proje yürütme süresindeki aksaklıkları önlemek için iletişimin bu yönleriyle ilgilenmek.

Eylem esnekliği

Proje yönetimindeki sıkıntı ve başarısızlığın kaynağı, iyi bilinen, darp edilmiş yollara bağlı kalmaktan kaynaklanan esneklik eksikliğidir. Belirli bir proje için uygun olmayan denenmiş ve test edilmiş yönetim yöntemlerinin ve araçlarının kullanılmasına sıklıkla yol açar. Ancak bir proje yöneticisi olarak sizin ve tüm ekibin esnekliğini nasıl artırabilirsiniz?

• Çeviklik

Küçük, çevik yazılım tasarım ekiplerinin doğasında bulunan operasyon ve problem çözme esnekliğinin dünya çapında tanınırlık kazanması tesadüf değildir. Durum daha fazla çalışma esnekliği gerektirdiğinde, BT endüstrisinden diğer endüstrilere yayılan proje yönetimi araçları gitgide daha fazla oluyor.

• Bağlılık ve kendi kendine organizasyon

Çevik yönetilen ekipler büyük esneklik gösterebilir. Onlarda yöneticiler, eylemleri hakkında sık sık geri bildirim vererek ve alarak projeye doğrudan dahil olurlar. Ve ekip üyeleri - en azından bir dereceye kadar - gerçekleştirilecek görevleri bağımsız olarak seçerler. Çevik ekiplerin kendi kendine organizasyon modeline benzemesini sağlayan her şey.

Özet

Proje yönetimindeki ana konuları üç gruba ayırdık. İlki, yürütülmesi sırasında projenin kapsamının tanımlanmasını, anlaşılmasını ve sürdürülmesini içerir. İkincisi, proje görevlerinin zamanlamasıdır. Üçüncüsü, ekip yönetiminde esnekliği korumak ve değişen koşullara sürekli uyum sağlamaktır.

Bu sorunlarla başa çıkmanın en iyi yolu, programınız ve bilginiz, yönetim yöntemleriniz, ekibiniz ve çok karmaşık projeleri bile yönetmeyi kolaylaştıran yazılımlarla güncel kalmaktır.

İSTATİSTİK KAYNAĞI: Mesleğin Nabzı 2021

Ayrıca okuyun: Proje kilometre taşları

İçeriğimizi beğendiyseniz, Facebook ve Twitter'daki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyonel becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle