Genel olarak, bir toplantı somut sonuçlar elde ederse başarılı sayılır. Sonuca odaklanmayı bırakıp gerçek katılımcılara daha fazla odaklanmanın zamanı geldi mi?

Son araştırmalar bunun böyle olabileceğini gösteriyor. Amaca yönelik bir toplantı, kalpleri ve zihinleri zenginleştiren, katılımcıları yeni seviyelere taşıyan bir toplantıdır.

Davranış biliminin bulgularına göre, insanların yaşadıkları aslında fiziksel beyin dokusunu değiştirir. İnsanlar beyinlerini, üçte ikisinden fazlası sosyal olan konuşma yoluyla çalıştırır. Konuşmacılarla ve PowerPoint sunumlarıyla geleneksel bir toplantıda oturmanın beyne ne kadar zararlı olduğunu hayal edin!

Gelenekselin Dışında, Yaratıcının İçinde

Birçok yönetici, bir organizasyonun üyelerini kendi çıkarları ile ilgilenen ajanlar olarak görerek geleneksel ekonomik mantığı uygular. Karşılık vermeyen, karşılık gelen bir şirket kültürü yaratırlar.

Ardından, yolun bir çatalına gelirler: istenen sonuçları elde etmek için daha sıkı kontrol uygulayın veya yaratıcı olun ve kararları yönlendirmeye yardımcı olan ve şirket ihtiyaçları ile kesişen özgün bir yüksek amaca göre toplantılar tasarlayın. İkinci seçeneği seçerlerse, yeni şeyler deneyen, risk alan ve yukarıdan aşağıya organizasyonun her seviyesinde derin öğrenmeye geçen insanlar bulacaklar.

Bir Kolaylaştırıcı Bu Daha Yüksek Amacı Bulmaya Nasıl Yardımcı Olabilir?

Yöneticilere şirketlerinin amacının ne olduğunu sorarsanız, birçoğu “ekonomik büyüme”, “daha ​​fazla kâr” veya bu doğrultuda başka bir şey söyleyecektir. Bu sadece doğaldır çünkü işletme okulunda öğretilen yönetim stratejisi ve sonrasında öğrendikleri ile tutarlıdır. İş temelde sonuca dayalıdır ve kâr, herhangi bir şirketin hedefidir. Bazı kuruluşların misyonlarını, amaçlarını ve değerlerini özetleyen belgeleri vardır. Bu doğru yönde atılmış bir adım olsa da, bu değerler toplantılara entegre edilmiş ve yansıtılmış mı?

Yönetim Toplantısı Fikirleri – Etkili Bir Toplantı Kontrol Listesi

Yönetim toplantıları en önemli kararların alındığı yerdir. Organizatörler, sosyal bağlantıları besleyerek onları daha amaçlı hale getirebilir. Aidiyet duygusunun karar verme ve davranış üzerinde önemli bir etkisi vardır.

Hikaye Anlatmayı Kullan

Mesajlarınızı daha anlamlı hale getirmek için bir hikaye anlatın ve verileri kullanarak gerçekleri yedekleyin. Bir kolaylaştırıcı, toplantı katılımcılarının bunalmamaları için gerçekleri dengelemenize yardımcı olabilir. Bir kişinin beyni sınırsız miktarda bilgi tutamaz. Kolaylaştırıcılar, insan potansiyelinden yararlanmaya odaklanmak yerine verilere aşırı odaklanmaktan kaçınmak için yönetim toplantıları için planlar yaparlar.

İnsan Potansiyeline dokunun

Teknolojinin toplantılarda çok yardımcı olduğu inkar edilemez. Ancak işin merkezinde insan var. Her organizasyonun, hedef odaklı, olgun ve son derece olumlu insanlar olan, enerji verici değişim ajanlarından oluşan kullanılmayan bir havuzu vardır. Başkaları için doğal bir ilham kaynağıdırlar. Her zaman inisiyatif almaya hazırdırlar ve amaç belirleme sürecinin her adımında yardımcı olabilirler.

İnsan potansiyelinden yararlanmak için, katılımcıların ne zaman odaklarını daraltmalarını ve ne zaman dikkatlerini artırmalarını istediğinizi düşünün. Uzayda enerji yaratmak veya bir sakinlik hissi uyandırmak için ışık ve sesten yararlanın. Bunu yapmanın bir yolu, katılımcıların nasıl etkileşimde bulunmak istediklerini seçmelerine izin veren daha küçük istasyonlar oluşturmaktır. Bunlar, konuşmacılı veya konuşmacısız, genellikle kolaylaştırıcınızın sizinle iletişim kurabileceği deneyimsel öğrenme tekniklerini içeren daha küçük odak grup oturumlarıdır.

Stres Yönetimi

Katılımcılarınıza, iyi dinlenmiş ve katkıda bulunmaya hazır olmaları için toplantıdan önce biraz uyumalarını ve egzersiz yapmalarını hatırlatın. Farkındalık unsurları, yöneticilerin daha enerjik hissetmelerine ve stres düzeylerini yönetmelerine yardımcı olabilir.
En kolay fikir, toplantı sırasında katılımcılara derin nefes almalarını hatırlatmak için düzenli aralıklarla durmaktır. Molalarda, doğal ışık ya da kokusu insanları canlandırmaya yetecek taze pişmiş kurabiyeler sunarak duyuları harekete geçirebilirsiniz. Bunun gibi doğal unsurlar, yöneticilerin daha net düşünmesine yardımcı olur.

Toplantıda gerçekte kaç kişinin bulunması gerektiğini belirleyin ve saatlerce oturup veri almalarını bekleyerek onları strese sokmaktan kaçının. İdeal olarak, veriler 40'a sığabilecek daha küçük, daha "sindirilebilir" parçalara bölünür. - dakikalık seanslar.

Katılımcıların toplantıdan sonra nasıl hissetmelerini istediğinizi düşünün, ardından bunu başarmak için nelerin değiştirilebileceğini veya eklenebileceğini düşünün. Bu, “katmanlaşma” duyguları olarak bilinir. Her zaman bir toplantı takibi ekleyin, örneğin mümkün ve gerekli olduğunda toplantının bir özetini ve tutanakları e-posta ile göndererek.

Olumlu Bir Etki Garantisi

Olumlu bir toplantı sonucu nasıl sağlanır? Bu, olumlu bir sonuç tanımlamakla başlar. Bu ne olursa olsun – bir sorunu çözmek, bir karar vermek, vb. – yeni bağlantı ve anlam düzeylerine yön verecek faaliyetleri içerir.

İnsanlar meşgul olduklarında, deneyimleri daha zengin, daha tatmin edici ve daha amaçlıdır. Deneyimli bir toplantı kolaylaştırıcısı, toplantıda bulunan herkesin aktif olmasını ve katkıda bulunmasını sağlayacaktır. Katılımcıların ihtiyaçları dikkate alınmalıdır; ancak o zaman gerçek ve otantik bir deneyimin yanı sıra olumlu etkiyi garanti edebilirsiniz.

Toplantı kolaylaştırıcıları, insanların paylaşmak isteyeceği benzersiz, gerçek deneyimler yaratabilir. Bu, katılımcılara seçim hakkı vermekle başlar. Mevcut IACC verilerine göre, 5 toplantı planlayıcısının 4'ü, iki yıl öncesine göre çok daha fazla deneyim yaratmayı kapsıyor. Yönetim toplantıları, kolaylaştırıcıların tanımlamasına ve uygulamasına yardımcı olabilecek uygun stratejileri belirleyerek deneyimlere dönüşüyor.

Amaca Yönelik Bir Toplantının Sırrı: Deneyim Tasarımı

Toplantı ve etkinlik fuarı lideri IMEX'e göre, önümüzdeki yıllarda sektöre “amaçlı toplantılar” teması hakim olacak. Amaca yönelik toplantılar yenilik, daha derin anlam ve içgörü içerir.

Bir toplantının faydaları ve amacı karmaşık bir şekilde ele alınır. Kolaylaştırıcılar için bu, sağlık, esenlik, davranış bilimi ve teknoloji unsurlarını tanıtarak geleneksel toplantı tasarımının ötesine geçmek anlamına gelir. Ancak her şeyden önce, herkese amaçlı toplantılar temasının kapsamına giren seçenekler sunmak anlamına gelir.

Bir Sonraki Toplantınızda Daha Yüksek Bir Amaç

Daha yüksek bir amaç, kendini tatmin hissetmek ve işini anlamlı olarak algılamak gibi, sonuçta hemen bir etkiyi garanti etmese de, birçok şirket yine de etkileyici sonuçlar göstermiştir.

Beş yılda (2006'dan 2011'e) 429 şirkette yarım milyon kişi üzerinde yapılan bir Gartenberg araştırması, amaç açıkça bildirildiğinde ileriye dönük performans ölçümleri ve varlıkların getirisi üzerinde olumlu bir etki gösterdi.

O halde amaç, bir kimeradan daha fazlasıdır. Şirketinizin rekabet gücü ve finansal sağlığı buna bağlı olabilir.

Sylvia Peters, Find A Facilitator için ortak çalışan ve iki çocuk annesidir. Aynı zamanda, katıldığı her toplantıya en güvenilir, deneyimli ve cana yakın kolaylaştırmayı getirme konusunda uzmandır. Boş zamanlarında onu meditasyon yaparken ve en sevdiği salatayı yaparken bulacaksınız.