Muhasebe için Zoho Kitapları Nasıl Kullanılır?

İşletmeler, mali durumlarını yönetmek için sonsuz evrak işleri ve karmaşık muhasebe süreçleriyle uğraşmak zorundadır. Bu nedenle kuruluşlar sağlam muhasebe araçlarına yöneliyor ve kalabalığın arasında öne çıkan yazılımlardan biri de Zoho Books.

Zoho Books, muhasebe uygulamalarında verimliliği ve doğruluğu artırmak isteyen işletmeler için kapsamlı bir çözüm sunuyor. Özel fatura şablonları oluşturmaktan anlaşılır mali raporlar oluşturmaya kadar, faturalandırma şeklinizi gerçekten değiştirebilir.

Bu makalede, bu aracın tüm artılarından, özelliklerinden, özelliklerinden ve finansal işlemlerinizi kolaylaştırmak için Zoho Books'u nasıl kullanacağınıza dair adım adım kılavuzdan bahsedeceğiz.

Hadi hadi bakalım!

Zoho Kitapları nedir?

Zoho Books, Zoho Corporation tarafından tasarlanmış bir muhasebe yazılımıdır. Şirketlerin mali durumlarını verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış bulut tabanlı bir araçtır.

Fatura oluşturma ve giderleri yönetmeden banka mutabakatı ve rapor oluşturmaya kadar tüm muhasebe görevlerinizi yerine getirmek için tek elden bir çözümdür. Bu blogun devamında Zoho muhasebe yazılımının nasıl kullanılacağına bakacağız.

Zoho Kitaplarının Özellikleri Nelerdir?

Zoho Books, fiyat teklifi oluşturmak, envanteri yönetmek, satış ve satın alma siparişlerini yönetmek, finans raporları oluşturmak vb. için birçok özellik sunar. Bu muhasebe yazılımının sunduğu özellikler şunlardır:

1. Faturalama ve Fiyat Teklifi Oluşturma: Zoho Books ile kolayca profesyonel görünümlü bir fatura ve teklif oluşturabilirsiniz. Bu muhasebe yazılımı ile siz de müşterilerinize gönderebilir ve daha hızlı ödeme alabilirsiniz.
2. Giderler ve Faturalar: Giderleri kaydedip takip etmek ve düzenli kalmak için tüm faturalarınızı yükleyebilirsiniz. Tüm paranızın nereye gittiğini görebilirsiniz.
3. Bankacılık: Sadece birkaç tıklamayla banka hesap özetlerinizi bağlayabilir ve mutabakata varabilirsiniz. İşlemlerinizi alın, kategorilere ayırın ve kısa sürede uzlaştırın. Ayrıca PayPal'ı da destekler, böylece PayPal hesabınız aracılığıyla yapılan her işlem kolayca gerçekleştirilebilir.
4. Proje Takibi: Projelerin zamanını ve masraflarını takip etmenize yardımcı olacaktır. Proje çalışmasına göre faturalandırılabilir saatler ve faturalar oluşturun ve doğru tutarı ödeyin.
5. Satış ve Satınalma Siparişi: Satışlarınız için sipariş gönderin ve kişiselleştirilmiş satış ve satın alma faturalarıyla satıcılarınızla iletişim kurun.
6. GST: Zoho Books ile Mal ve Hizmet Vergisi konusunda endişelenmenize gerek yok. Sorumluluğunuzu ve toplam getirilerinizi öğrenin ve vergilerinizi platformda anında ödeyin.
7. E-Faturalama: Zoho Books'u IRP'nize (Fatura Kayıt Portalı) kolayca bağlayın ve saniyeler içinde hatasız faturalar oluşturun.
8. Denetim İzi: Genellikle muhasebe defterlerinizi herhangi bir değişiklik açısından kontrol etmeniz ve takip etmeniz gerekir. Zoho Books ile muhasebe defterlerinizde yapılan değişiklikleri kolaylıkla takip edebilir ve koruyabilirsiniz.
9. Otomasyon: İş akışınızı kolaylaştırmak için yinelenen fatura gönderme, giderleri kategorilere ayırma, otomatik kart yükleme vb. gibi tekrarlanan görevleri otomatikleştirin.
10. Belgeler: Faturalar, faturalar, satış veya satın alma siparişleri, ITR ve daha fazlası gibi gerekli tüm belgelerinizi çevrimiçi olarak saklayın ve bunları gerekli işlemlere ekleyin.
11. Satıcı Portalı: Satıcınıza, işlemlerinden siparişlerine ve ekstrelere kadar her şeyi yönetmesi için bir kişisel portal sunun. Bu, her iki taraf arasında daha iyi şeffaflık ve güven duygusu sağlayacaktır.
12. Entegrasyon: Zoho Kitapları, çevrimiçi ödeme ağ geçitleri, Zoho uygulamaları, Google Suite, Slack, Zapier ve diğer birçok üst düzey CRM aracı gibi birden fazla platformla entegre edilebilir. Üstelik iş akışınıza entegre edilecek Zoho Books API'sine de sahip olacaksınız.
13. Mobil Uygulama: Zoho Books, hem Android hem de iOS cihazlar için mobil uygulamalar sunar. Zoho Books mobil uygulamalarıyla tüm finansal operasyonları hareket halindeyken yönetebilir, takip edebilir ve analiz edebilirsiniz.

Ayrıntılı Olarak Zoho Books Fiyatlandırma Planları

Zoho kitaplarının muhasebe için nasıl kullanılacağını kontrol etmeden önce fiyatlandırma planlarını kontrol edelim. Zoho Books, basit kullanıcı arayüzü ve güvenilir bir destek sistemi sunan, uyumluluk odaklı bir araçtır. Zoho Books'un sunduğu iki tür plan vardır; bunlardan biri "Başlamak için", diğeri ise "Benzersiz ihtiyaçlarınıza göre plan yapın."

1. Zoho Books Başlamanızı Planlıyor

• Standart: Bu, mali durumunuzu çevrimiçi olarak yönetmeye başlamak için temel bir plandır. Bu plan maksimum 3 kullanıcı, bir GSTIN ve her ay 5000 fatura oluşturulmasını içerir. Plan, kuruluş başına aylık 749 INR'den başlıyor.
• Profesyonel: Profesyonel planla işletme ve muhasebe yönetimi yeteneklerine sahip olabilirsiniz. Maksimum 5 kullanıcı, 2 GSTIN ekleyebilir ve ayda 10 bin fatura üretebilirsiniz. Plan, kuruluş başına aylık 1499 INR'den başlıyor.
• Premium: Bu plan, özelleştirilebilir, işbirliğine dayalı ve otomasyon özellikleri arayan işletmeler için ideal bir seçenektir. Maksimum 10 kullanıcı, 3 GSTIN ekleyebilir ve ayda 25.000 fatura üretebilirsiniz. Plan, kuruluş başına aylık 2999 INR'den başlıyor.

2. Zoho Books'un Benzersiz İhtiyaçlarınıza Yönelik Planları

• Elite: Bu plan, gelişmiş envanter yönetimi özelliklerine ihtiyaç duyan kuruluşlar için iyi bir seçenektir. Bu plan 15 kullanıcı, 3 GSTIN ve ayda 100.000 fatura içermektedir. Plan, kuruluş başına aylık 4999 INR'den başlıyor.
• Ultimate: Ultimate plan, veriye dayalı muhasebe kararları almak isteyen daha büyük kuruluşlar içindir. 25 kullanıcı, 3 GSTIN ekleyebilir ve her ay 100.000 fatura oluşturabilirsiniz. Bu planın size kuruluş başına aylık 7999 Hindistan rupisi tutarında maliyeti olacaktır.

Zoho Kitap Arayüzü

Zoho Books, muhasebe deneyiminizi basitleştirmek için temiz ve sezgisel bir arayüze sahiptir. İşte arayüzünün bir dökümü:

• Kontrol Paneli: Kontrol paneli seçeneği, finansal verilerinize hızlı bir genel bakış sunar. Gelir, giderler ve kâr gibi temel ölçümleri özetleyen çizelgeler ve grafikler içerir.
• Kişiler: Kişiler bölümünde iş bağlantılarınızla ilgili bilgileri yönetebilirsiniz. İletişim ayrıntılarını burada ekleyebilir, düzenleyebilir ve organize edebilirsiniz. Müşteriler, satıcılar ve birlikte çalıştığınız diğer şirketler gibi kişiler.
• Öğe: Burada envanterinizi veya ürün ve hizmet listenizi yönetebilirsiniz.
• Bankacılık: Banka hesaplarınızı, kartlarınızı bağlayın ve finansal işlemlerinizi yönetin. Gelir ve giderlerinizi de takip edebilirsiniz.
• Satış: Satış, satış sürecinin tüm yönlerini ele aldığınız bölümdür. Bu bölümde fatura oluşturma, gönderme ve yönetme özellikleri bulunur.
• Satın Almalar: Satın Almalar modülü, harcamaları ve satın almaları yönetmeye odaklanır. Faturaları ve harcamaları takip edebilirsiniz. Bu, iş harcamalarınızı izlemenize ve kontrol etmenize yardımcı olur.
• Muhasebeciler: Bu seçenekle, kuruluşunuzun vergi beyanı, denetimi ve uyumluluğuyla ilgilenmek için muhasebecinizi ekleyebilir veya onunla işbirliği yapabilirsiniz.
• Zaman Çizelgesi: Zaman Çizelgesi modülü çalışanların çalışma saatlerini takip etmek için kullanılır. Bu, işletmelerin faturalandırılabilir saatleri hesaplaması için gereklidir.
• Raporlar: Raporlar bölümü, iş performansınızı analiz etmenize ve anlamanıza yardımcı olacak çeşitli mali raporlar sunar. Bu, kar ve zarar tablolarını, bilançoları, nakit akışı raporlarını ve daha fazlasını içerebilir.

Zoho Kitapları Nasıl Kullanılır?

Fatura oluşturmak ve göndermek, giderleri kaydetmek, satıcıları yönetmek, iş raporları oluşturmak ve çok daha fazlasını yapmak için Zoho Books'u kullanabilirsiniz. Ancak bu yazılımı kullanmadan önce, Zoho Books'u ticari faaliyetlerinize uygulamak için bir hesap oluşturmanız gerekir.

Resmi web sitesini (https://www.zoho.com/in/books/) ziyaret edin ve bir hesap oluşturmak için kaydolun. Herhangi bir planı seçebilir veya 14 günlük ücretsiz denemeyle başlayabilirsiniz. Zoho Kitaplarını farklı amaçlarla nasıl kullanabileceğimize bir göz atalım.

1. Fatura Oluşturmak ve Göndermek için Zoho Kitapları Nasıl Kullanılır?

Fatura oluşturmak ve göndermek için kontrol panelinize gidin ve sol menü çubuğuna erişin. Satış menüsüne tıklayın ve aşağıdaki adımları izleyin:

• Satış düğmesine tıkladığınızda yeni bir sekme açılacaktır
• Şimdi Fatura modülünün altındaki Hızlı Oluştur düğmesine tıklayın
• Yeni Fatura sayfasında Müşteri adı, Fatura numarası ve tarih gibi tüm detayları doldurun
• Dahil etmek istediğiniz öğeyi seçin
• Faturaya eklemek istediğiniz herhangi bir gerekli belgeyi yükleyin (İsteğe bağlı)
• Kaydet ve Gönder seçeneğine tıklayın ve bitti

2. Satıcılar Nasıl Yönetilir?

Zoho Books ile kolayca yeni satıcı ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları izleyin:

• İletişim modülünden Hızlı Oluştur düğmesine tıklayın
• Satıcıları ve kişileri filtrelemek için açılır menüden Tüm Kişiler'i seçin
• Sayfanın üst kısmındaki + Yeni düğmesini tıklayarak buraya yeni müşteriler ekleyebilirsiniz.
• Ayrıntılarını görüntülemek için belirli bir kişiye tıklayın. Tüm işlemleri ve söz konusu ilgili kişi veya satıcıya ilişkin genel bakışı görüntüler.
• Herhangi bir satıcıyı silmek veya kaldırmak için sağ üst köşeden Diğer seçeneğini seçin ve Sil'e tıklayın.

Harcamaları ve Faturaları Kaydetmek İçin Zoho Kitapları Nasıl Kullanılır?

Zoho Books ile Harcamaları Kaydetme Adımları

• Giderleri kaydetmek için sol çubuktaki Giderler seçeneğini ziyaret edin
• Sağ üst köşedeki + Yeni Gider'e tıklayın veya Giderler modülünün yanındaki + simgesine tıklayın
• Şimdi kategori, tarih, tutar vb. gibi gerekli tüm ayrıntıları doldurun.
• Ayrıca makbuzları da yükleyebilirsiniz
• Kaydet'i tıklayın

Zoho Kitaplarıyla Fatura Kaydetmenin Yolları

• Faturalarınızı kaydetmek için sol kenar çubuğundaki Satın Almalar sekmesini ziyaret edin
• Daha sonra Faturalar modülünden Hızlı Oluştur butonuna tıklayın
• Şimdi Ad, Fatura Tarihi vb. ayrıntıları girin.
• Faturasını tahsil ettiğiniz ürünleri seçin
• Faturalarınızı destekleyebilecek dosya veya belgeleri ekleyin
• Kaydet düğmesine basın.

Ödemeleri Kaydetmek İçin Zoho Kitapları Nasıl Kullanılır?

Zoho Üzerinden Fatura Ödemelerini Yönetme

• Fatura ödemesini kaydetmek için Satışlar'a ve ardından Faturalar'a gidin
• Şimdi ödemeyi kaydetmek için Fatura'yı seçin; fatura detay penceresi açılacaktır.
• Orada üstte Ödemeyi Kaydet seçeneğini göreceksiniz, o düğmeye tıklayın
• Şimdi Tutar, ödeme şekli, ödeme tarihi vb. gibi tüm ayrıntıları girin.
• Ayrıca Referans# veya Notlar bölümüne ek bilgi de ekleyebilirsiniz.
• Varsa referans için herhangi bir dosya veya belgeyi ekleyin
• Kayıt Ödemesini yapın ve işiniz bitti

Zoho Üzerinden Müşteri Ödemeleri

• Artık müşteri ödemelerini kaydetmek için Kişiler sekmesini ziyaret edin ve listenizden kişiyi seçin
• İletişim bilgileri penceresi açılacaktır, ardından Yeni İşlem düğmesine tıklayın
• Üzerine tıkladığınızda bir açılır menü görünecek ve ardından Fatura Ödemeleri'ni seçeceksiniz.
• Tutar, ödeme tarihi, mod vb. gibi tüm ayrıntıları girin.
• Gerekirse belgeyi ekleyin
• Kaydet düğmesine tıklayın

Zoho Kitaplarına Banka ve Kartlar Nasıl Eklenir?

Banka hesabınızı veya kartlarınızı bağlamak için kontrol panelinizin sol kenar çubuğundaki Banka bölümüne gidin ve talimatları izleyin:

• Bankacılık modülüne tıklayın ve sekmeyi açın
• Sağ üst köşede Banka veya Kredi Kartlarınızı Eklemek için bir düğme bulacaksınız, ona tıklayın
• Arama çubuğundan Bankanızı bulun. Bankanızı bulamıyorsanız manuel olarak ekleyebilirsiniz.
• Şimdi hesabınızın tüm ayrıntılarını ekleyin ve Kaydet düğmesine basın

İş Raporları Oluşturmak için Zoho Kitapları Nasıl Kullanılır?

İş raporları işletmenizin ne yaptığını ve nerede durduğunu öğrenmenize yardımcı olabilir.

• Gezinme panelinden Raporlar bölümünü seçin
• Burada raporlar için Tarih Aralığınızı seçebilirsiniz.
• Şimdi Raporu Çalıştır düğmesine basın
• Raporunuz hemen oluşturulacaktır. Yazdırabilir veya PDF dosyası olarak dışa aktarabilirsiniz

Zoho Kitaplarında Nasıl İşbirliği Yapılır?

Kontrol paneliniz aracılığıyla ekip üyeleriniz, personeliniz, muhasebecileriniz ve iş arkadaşlarınızla bağlantı kurabilir ve işbirliği yapabilirsiniz.

• Sağ üst köşeye gidin ve Ayarlar'ı seçin (yuvarlak bir İngiliz anahtarı simgesi)
• Üzerine tıklayın ve açılır menüden Kullanıcılar'ı seçin
• Kullanıcıyı Davet Et düğmesini göreceksiniz, tıklayın
• Adı, e-postayı ve kullanıcı rolünü girin
• Gönder düğmesine basın

Zoho Books'ta Projeler ve Zaman Çizelgeleri Nasıl Yönetilir?

Projeleri ve zaman çizelgelerini etkili bir şekilde yönetmek için aşağıdaki adımları izleyin:

• Menü düğmesine tıklayın ve Zaman Çizelgesi bölümüne gidin
• Listeden Projeler veya Zaman Çizelgeleri arasında seçim yapabilirsiniz.
• Sağ üst köşeden Günlük Süresi'ni veya Haftalık Günlük'ü seçin
• Günlüğe kaydedilen zaman çizelgelerinizi liste halinde veya takvimde görüntüleyebilirsiniz.

Çözüm

Zoho Books, işletme finansmanını yönetmek için kullanışlı bir araçtır. Fatura oluşturmanıza, giderleri takip etmenize ve hatta projeleri yürütmenize yardımcı olur. Aracın kullanımı kolaydır ve temiz düzeni, her büyüklükteki işletme için işi kolaylaştırır.

Farklı fiyatlandırma planları ve otomasyon ve işbirliği gibi kullanışlı özellikleriyle Zoho Books, işletmeler için finans yönetimini daha sorunsuz ve daha verimli hale getirecek pratik bir çözüm olarak öne çıkıyor.