Zorlayıcı bir iş senaryosu nasıl yazılır? | #35 Proje yönetimine başlarken

Yayınlanan: 2023-02-17

İş gerekçesi veya iş gerekçesi, bir Proje Yöneticisi tarafından hazırlanan temel belgelerden biridir. Sonuçta, paydaşları ikna edecek ve nihayetinde projenin destek, fon alıp almayacağını ve uygulanıp uygulanmayacağını belirleyecektir. O halde böyle ikna edici bir iş vakası nasıl yazılır?

Zorlayıcı bir iş senaryosu nasıl yazılır? - içindekiler:

  1. giriiş
  2. Neden bu projeyi sürdürüyorsunuz? İş n-ihtiyacını net bir şekilde tanımlayın
  3. Biz ne yapacağız? Projenin kapsamını açıklayın
  4. Nasıl çalışacağız? Programın ana hatlarını çizin
  5. Kaça mal olacak? Bir maliyet-fayda analizi hazırlayın
  6. Hedef çabaya değer mi? İstenen sonuçları listeleyin
  7. Özet

giriiş

En son PMBOK'ta bir iş gerekçesinin tanımı çok geniştir. Aşağıdaki gibi okur:

"Bir iş gerekçesi, önerilen bir proje için mali ve mali olmayan faydaları içerebilen bir değer önerisidir."

Bu kadar kısa bir açıklamadan, paydaşları ikna edecek bir belgenin nasıl hazırlanacağını anlamak zordur. Peki planlanan proje için ne tür bir iş gerekçesi yazılmalı?

İş gerekçesi en üst düzeyde netlik gerektirir. Bu nedenle, başlamak için harika bir fikir, girişimimizin ne hakkında olacağı hakkında - gerçek veya hayali - bir çocukla konuşuyormuşsunuz gibi açıklamaya çalışmaktır. Projeyi neden yapmak istiyoruz ve ne yapmak istiyoruz? Bunu nasıl başaracağız ve hedefimiz kime?

Bu proje neden takip edilmeye değer? İş ihtiyacını net bir şekilde tanımlayın

İyi bir iş gerekçesine doğru atılan ilk adım, projenin amacının karşıladığı ihtiyacı ve işin kuruluşa faydasını açıkça tanımlamaktır. Yani projeyi neden hayata geçirelim sorusuna verilen cevaptır.

Onlara cevap vermek için şunları hazırlamamız gerekiyor:

  • ön iş gereksinimleri,
  • amaç ve hedefler hakkında ayrıntılı bilgi,
  • amaca ulaşmaktan fayda sağlayan kuruluşun gelecekteki durumunun bir taslağı.

Proje Yöneticisi, ilk paydaş onayından ve projeyi planlama aşamasına taşıma kararından sonra iş ihtiyacının ayrıntılarını proje başlatma belgesine girecektir.

Biz ne yapacağız? Projenin kapsamını açıklayın

Bir sonraki adım, projenin kapsamını sunmaktır. Bunun gerekçesi, gerçekleştirilmesi planlanan görevler ile iş ihtiyacı arasında anlaşılır bir şekilde bağlantı kurmalıdır. Bu şekilde, projenin neden takip etmeye değer olduğunu açıklar. Paydaşları, iş ihtiyacının yatırıma değer ve acil olduğuna ikna etmeniz gerekir, bu nedenle bu zamanda ele alınmalıdır.

Kullanmayı düşündüğümüz teknik çözümler ve yeniliklerden de bahsetmeye değer. Gelişmiş çözümler ve özel aparatlar veya yazılımlar alırsak, temel kavramları açıkladığımızda ve jargondan kaçındığımızda mantığımız netlik kazanacaktır.

Nasıl çalışacağız? Programın ana hatlarını çizin

Şimdi, projenin çalışma programını özetleme zamanı. Burada kilometre taşlarından bahsetmeli, beklenen sonuçları bir veya iki cümleyle açıklamalısınız. Bu, paydaşların yalnızca kapsamı değil, aynı zamanda projenin nasıl uygulanacağını da anlamalarını sağlayacaktır. Ayrıca, ekibin büyüklüğü ve projemizin ilk sonuçlarını elde etmek için gereken süre hakkında anında bir fikir verecektir.

Kaça mal olacak? Bir maliyet-fayda analizi hazırlayın

Bir maliyet analizi sağlamak, paydaşların proje finansmanı konusunda karar vermelerine olanak tanır. Mümkün olduğunca doğru bir şekilde sunmalıdır:

  • toplam tutar – projeyle ilişkili maliyetlerin ve gerekli kaynakların sağlam bir analizine dayalı olarak,
  • uzun vadeli bir proje uygulanıyorsa kilometre taşlarına veya yıllara göre alt miktarlar.

İş gerekçesi yalnızca genel tutarlar gerektirse de, proje yaşam döngüsünün sonraki aşamalarında ayrıntılı mali verilere ve analize ihtiyacınız olacaktır. Bu nedenle, paydaşların Proje Yöneticisinin projeyi uygulama maliyetlerini bildiğini bilmesi için en baştan tahminler hazırlamaya değer.

business case

Hedef, harcanan çabaya değer mi? İstenen sonuçları listeleyin

Son adım, projenin istenen sonuçlarını ortaya koymaktır. Bu, her bir paydaş grubuna sağlanan faydaları açıkça tanımlayan, gelecekteki durumun özlü bir vizyonudur. Saklamalısın:

  • Özlü,
  • jargon içermeyen,
  • Verileri ve istenen sonuçları içeren görsellerle,
  • gerçekçi.

Proje ekibinin faaliyetleri, uygulama sırasında incelemeye tabi tutulacağından ve projenin belirlenen istenen sonuçlarıyla karşılaştırılacağından, son noktayla ilgili çıkarımları aklınızda bulundurun. Hırslı ama yeterince temkinli iseler, onları güvenle karşılarsınız ve proje ihtiyaçlar doğrultusunda kalır ve istenen sonuçları üretir.

Özet

Zorlayıcı bir iş gerekçesi şunları içermelidir: açıkça tanımlanmış bir iş ihtiyacı, proje kapsamı, zaman çizelgesi, maliyet-fayda analizi ve istenen sonuç.

Bir iş vakası sunmak, projenin değerini paydaşlara etkili bir şekilde iletir. PMBOK'un belirttiği gibi, "istenen sonuçlar açıkça tanımlanmalı, yinelemeli olarak değerlendirilmeli ve proje boyunca güncellenmelidir." Bu nedenle, Proje Yöneticileri, proje boyunca projeyi bir iş gerekçesi perspektifinden düzenli olarak değerlendirmelidir. Bu şekilde, ihtiyaçlarla uyumlu kalmasını ve paydaşlarla üzerinde anlaşmaya varılan hedefe doğru ilerlemesini en kolay şekilde sağlayabilirler.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

How to write a compelling business case? | #35 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

  1. proje nedir?
  2. proje yönetimi nedir?
  3. Projeler nasıl yönetilir?
  4. Proje yönetimi yöntemleri
  5. proje türleri
  6. 4 proje örneği
  7. projelerin önceliklendirilmesi
  8. Proje faaliyet alanları
  9. Proje yönetiminde başarının tanımı
  10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
  11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
  12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
  13. Proje yaşam döngüsü
  14. Proje vizyonu ne için?
  15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
  16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
  17. Proje yönetiminde planlama alanı
  18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
  19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
  20. proje yürütme
  21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
  22. Proje kapanışının önemi
  23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
  24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
  25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
  26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
  27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
  28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
  29. Proje ekibi nasıl kurulur?
  30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
  31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
  32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
  33. Proje toplantısı türleri
  34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
  35. ikna edici nasıl yazılır
  36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
  37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
  38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
  39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
  40. Paydaş kaydı nedir?
  41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
  42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
  43. Projede zaman yönetimi
  44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
  45. Proje risk yönetimi stratejileri
  46. proje pazarlama
  47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
  48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
  49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler