Başarılı Bir Kriz Yönetim Planı Yazma: İzlenecek 9 Temel Adım

Kurumsal dünyada, 'kriz' kelimesi kafanızda bir takım görüntüleri çağrıştırabilir; kitlesel bir pandemi patlaması, şiddetli hava koşulları, depoda bir yangın ve hatta korkunç bir kamu skandalı.

Pek çok kuruluş, olayın meydana gelmesini ilk etapta tutmaya çalışarak veya meydana geldiğinde krizin etkisini hafifleterek veya en aza indirerek bu tür durumlarla başa çıkmak için bir sürece sahiptir. Buna kriz yönetimi denir.

Kriz yönetimi, operasyonlarını tehlikeye atabilecek ve sonunda onları işsiz bırakabilecek bu tür olaylara karşı bağışık olmadığı için, herhangi bir organizasyonun önemli bir parçası olmalıdır.

Bu yazıda, adım adım bir kriz yönetimi planının nasıl düzgün bir şekilde oluşturulacağını keşfedeceğiz. Ayrıca hemen harekete geçmek için kullanabileceğiniz bir kriz yönetimi eylem planı şablonu da sağladık.

Kriz Yönetim Planı Nasıl Yazılır?

Kriz yönetimi planlamasının özü, kriz yönetim ekibinin oluşturulmasını ve kriz yönetim planının yazılmasını içerir.

Kriz yönetim planı nedir?

Bir organizasyona bir kriz geldiğinde kriz yönetim ekibinin yapması gereken eylemleri detaylandıran bir belgedir. Verilen zararı ortadan kaldırmayı veya azaltmayı amaçlamalı ve kuruluşun bir krizden sonra mümkün olan en kısa sürede faaliyetlerine devam etmesine yardımcı olmalıdır.

Bir kriz yönetim planı,

• Kendini bir veya iki tür krizle sınırlamaz. Bir kuruluş birden fazla kriz türüne maruz kalabileceğinden, kuruluşun tüm yönlerini kapsayan iyi analiz edilmiş ve öngörülen kriz senaryolarını içermelidir. Plan, belirlenen bu kriz senaryoları için uygulanabilecek birçok eylemi içermelidir.
• Kriz yönetim ekibi (CMT) üyelerinin katılımıyla geliştirilmelidir. Onların katılımı, plana bağlılıklarını sağlamaya yardımcı olur.

Kriz yönetim planının önemi:

Bir CMP, bir organizasyonun bir krize etkin bir şekilde tepki vermek için daha donanımlı olması gereken kültürü ve uygun sistemi yaratır.

• Bir kriz durumunda, uygun şekilde belgelenmiş bir plan, ilgili ekibin tutarlı kararlar almasına ve herhangi bir olumsuz etkiyi hafifletmek için gerekli önlemleri hızla almasına yardımcı olabilir.
• Ayrıca çalışanların güvenini tazelemeye ve korku ve şüpheleriyle mücadele etmeye yardımcı olurken, kuruluşun en önemli önceliklerine odaklanmalarına yardımcı olur.
• Kriz yönetimi planı oluşturma süreci, kuruluşunuza yönelik potansiyel tehditlerin belirlenmesine, oluşma olasılığını en aza indirecek önlemler alınmasına ve bunlara yanıt vermek için proaktif önlemler alınmasına yardımcı olur.
• Bir kriz yönetimi planı ayrıca şirketin itibarının zedelenmesini önlemeye ve yasal sorunlardan uzak durmaya yardımcı olacak ve operasyon kesintilerini en aza indirecek ve çalışan verimliliğini koruyacaktır.

Aşağıda bir kriz yönetim planı yazarken atmanız gereken adımlar listelenmiştir.

Kriz yönetimi ekibinizi oluşturun

Kriz yönetimi ekibi, kriz yönetim planının oluşturulmasından ve gerçek bir kriz durumunda müdahalenin yürütülmesinden sorumludur.

Sağlam bir plan oluşturmak ve bir kriz sırasında karar verme yetkisine sahip olmak için diğer şirket paydaşlarına (yani hukuk ve risk yönetimi departmanları, operasyon personeli ve üst düzey yöneticiler) danışmaktan sorumludurlar.

Ekip, bir krizin planlanması ve yönetilmesinin (örn. lojistik, planlama vb.) her alanından sorumlu olan bir lider ve alt üyelerden oluşur. Üyeler finans, iletişim, operasyonlar ve yönetim alanlarında deneyime sahip kişiler olmalı ve genellikle bölüm başkanlarını, üst düzey yöneticileri, insan kaynakları yöneticilerini, site yöneticilerini ve pazarlama veya satış yöneticilerini içermelidir.

Şirket misyonunu ve değerlerini gözden geçirin

Kriz yönetimi ekibinin ilk sorumluluğu, şirket misyonunu ve değerlerini gözden geçirmek ve plana dahil ettikleri yanıtların bunları yansıtmasını sağlamaktır.

Hangi krizin kuruluşunuzu vurabileceğini belirleyin

Bir kriz yönetimi planı oluşturmanın bir sonraki adımı, kuruluşunuzun potansiyel olarak ne tür krizlerle karşı karşıya kalabileceğini belirlemektir. Bir risk analizi yaparak, kuruluşunuzu tehdit edebilecek en olası kriz türlerini etkili bir şekilde belirleyebilirsiniz.

Kuruluşların karşılaştığı en yaygın kriz türlerinden bazıları yasal sorunlar, doğal afetler, itibarın zedelenmesi, siber saldırılar, ürün güvenliği sorunları, endüstriyel kazalar, işyerinde şiddet, gasp girişimleri ve şirket boykotlarını içerir. Kuruluşunuza yönelik tüm tehditleri dahil etmeniz gerekmese de, en olası tehditleri ele alın.

Kuruluşunuzu etkileyebilecek risk türleri, işinizin ve çevrenin doğasına göre değişiklik gösterse de, sizi etkileyebilecek riskleri belirlemek için kullanabileceğiniz bazı yollar aşağıda verilmiştir.

• Sektördeki diğer kuruluşların karşılaştığı kriz türlerini analiz ederek bir anlayış elde etmek.
• Kapsamlı bir kriz listesine bakın ve kuruluşunuza yönelik ilgili tehditleri belirleyin.
• Kuruluşunuzdaki süreçleri, sistemleri ve yapıları tek tek inceleyin ve bunlarda krize dönüşebilecek güvenlik açıklarını tespit edin.
• Bir uzmana (yani finansal danışman veya muhasebeci) danışın veya günlük olarak karşılaştıkları riskler hakkında fikir sahibi olabilecek çalışanlardan geri bildirim alın.
• En çok nelerden memnun olmadıklarını veya nelerden memnun olmadıklarını belirlemek için müşteri şikayetlerini inceleyin.

Tanımladığınız tehditleri analiz edin

Sizi potansiyel olarak etkileyebilecek krizler listenizi oluşturduktan sonra, bunları tek tek analiz edin ve önem derecelerine ve olasılıklarına göre sıralayın.

Azaltma için öncelik sırasına koymak amacıyla, oluşma olasılığına ve etkisine dayalı olarak tanımlanan riskleri değerlendirmek için bir risk yönetimi matrisi kullanabilirsiniz.

Planınız, bu şekilde tanımlanan en olası krizlere yönelik yanıtları içermelidir.

Uyarı işaretlerini tanımlayın

Tanımlanan krizlerin her birini gözden geçirin ve bunlarla ilişkili uyarı işaretlerini belirlemeye çalışın. Bunları bilmek, bir krizin oluşumunu erkenden tespit etmenize ve etkilerini önlemek veya azaltmak için önlemler uygulamanıza olanak tanır.

Hava durumu tahmini gibi bazı uyarı işaretleri daha netken, bir satış veya finansal kriz belirtileri daha belirsiz olabilir ve zamanla ortaya çıkacaktır. Bunları tanımak ve yorumlamak, kriz yönetimi ekibinizin deneyim ve uzmanlığını gerektirebilir.

Bir iş etki analizi yapın

Bu değerlendirme, bir krizin ticari faaliyetleriniz üzerindeki olası etkisinin analiz edilmesine yardımcı olur. Krizin işiniz üzerindeki etkisi hakkında ayrıntılı bilgi edinmenize yardımcı olacak; üretimi nasıl bozacağı, süreçleri nasıl engelleyeceği, finansal kayıplara neden olacağı, itibara nasıl zarar vereceği vb.

Genellikle, en kötü durum senaryoları göz önünde bulundurularak bir iş etki analizi yapılır, bu nedenle kuruluşun daha sistematik ve mantıklı yanıt planları oluşturmasının temelini oluşturur.

Bir müdahale ve acil durum planı hazırlayın

Artık olası krizleri ve bunların kuruluşunuz üzerindeki etkilerini tanımladığınıza ve sıraladığınıza göre, bir sonraki adım, ortaya çıkma olasılıkları yüksek olduğunda bunlara nasıl yanıt vereceğinize karar vermektir.

Bir krizin tam olarak planladığınız şekilde gerçekleşmesi pek olası olmasa da, birden çok koşula uygulanabilecek esnek yanıtlar bulmak önemlidir. Örneğin, bir sel sırasında uygulayabileceğiniz belirli tepkiler, bir yangın patlaması sırasında da uygulanabilir (örn. tahliye, tesis kilitleme, izolasyon).

Her kriz sırasında uygulanacak eylemleri belirlerken, bunları gerçekleştirmekten sorumlu olacak kişileri veya ekipleri atamak da önemlidir. Bununla birlikte, yanıtı ve uygulanacak adımların zaman çizelgesini uygulamak için ihtiyaç duyacağınız araçlar ve kaynaklarla ilgili ayrıntıları doldurmanız gerekir.

Acil durum planlamasının diğer önemli kısmı, krizlerin her biri için bir sözcü veya iletişim görevlisinin atanmasıdır. Genellikle, etkilenen bölgedeki en uzman kişi bu pozisyon için idealdir.

Ekibi eğitin ve eğitin

Tamamlanan kriz yönetimi planını ekibin geri kalanıyla ve kuruluşun kilit paydaşlarıyla paylaşın. Sorumluluklarını bildiklerinden ve bir kriz sırasında rollerini nasıl yerine getireceklerine aşina olduklarından emin olun; gerekirse görevlerini daha iyi yerine getirebilmeleri için gerekli eğitimleri verebilirsiniz.

Planı düzenli olarak gözden geçirin

Kriz yönetimi planınızın içeriğini gözden geçirin ve güncel ve geçerli olduğundan emin olmak için gerektiği şekilde güncelleyin. Bir krizin ardından, neyin işe yarayıp yaramadığını gözden geçirin ve öğrenilen yeni derslere göre planı güncelleyin.

Kriz Yönetim Planınızı Yazmaya Hazır mısınız?

Doğası gereği bir kriz önceden tahmin edilemez ve meydana gelme olasılığı düşüktür. Ancak, yüksek hasar etkisi olabilir. Oluşabilecek herhangi bir krize hazırlıklı olmanın en iyi yolu, onu planlamış olmaktır. Kendi kriz yönetimi planınızı oluştururken yukarıdaki adımları izleyin ve aşağıdaki yorumlar bölümünde deneyiminizi bizimle paylaşın.