Onaylanan Bir İş Projesi Teklifi Nasıl Yazılır?

Bir iş projesi önerisi yazmak kesinlikle zaman alır ve dikkatli bir şekilde düşünülür, ancak yatırımcılarınızı etkilemeyi başardığınızda bunun karşılığını alacaktır.

Projenizin onaylanması veya finanse edilmesi, proje teklifinizin ne kadar etkili olduğuna bağlı olabilir, bu nedenle bu ekstra çabayı onu mükemmelleştirmek için yatırmak çok önemlidir.

İş teklifinizin şirketinizin karar vericileri üzerinde büyük bir etki yarattığından emin olmak için izleyebileceğiniz adımlar vardır ve bu gönderide, adım adım bir proje teklifinin nasıl yazılacağını açıklayarak bu adımları size ileteceğiz. Ayrıca, kazanan bir proje teklifi yazmak için kullanabileceğiniz şablonlar da sağlanmıştır.

Proje Önerisi Nedir?

Temel bilgilerle başlayalım.

Proje önerisi nedir? Bir projenin tüm yönlerini listeleyen bir belgedir; arka planı, vizyonu, hedefleri, görevleri, gereksinimleri, sahipleri, ilişkili riskleri vb. Bu nedenle, temel olarak projenizin ne olduğunu, onunla neyi başarmak istediğinizi ve onu nasıl yürütmeyi planladığınızı açıklar.

Projenin planlama aşamasının çok önemli bölümlerinden biridir. Herkesin kendilerinden ne istendiğini, önceliklerini ve üzerinde çalışması gereken ortak hedefi anlamalarına izin vererek, projenin her adımını ortaya koyar.

Proje teklifinin amacı, projenizin değerini tüm paydaşlara iletmektir; müşterileri, işverenleri, yatırımcıları ve onları projenin değerine ikna eder.

İyi yapılandırılmış bir proje teklifinin faydaları

• Projenin beklentilerini – proje gerekliliklerini ve eylem planını netleştirir
• Projenin uygulanabilirliğini artırmaya yardımcı olur
• Sorunları kolayca tanımlamanıza olanak tanıyan projeye geniş bir genel bakış sunar
• Proje uygulamasını basitleştirir

Proje tekliflerinin farklı türleri şunları içerir:

• Resmi olarak talep edilen - resmi bir Teklif Talebine (RFP) yanıt olarak yapılan bir teklif. RFP belgesi genellikle paydaş gereksinimlerini ana hatlarıyla belirtir ve hatta bazen teklifi hazırlamak için talimatları açıklar.
• Gayri resmi olarak talep edilir – bu tür bir teklif bir RFP gerektirmez, yani müşterinin veya paydaşın taleplerini özetleyen resmi bir belge yoktur, bu nedenle resmi bir teklifin genellikle sahip olduğu belirli ayrıntılardan oluşmaz.
• İstenmeyen – bu tür bir teklif, onları oluşturan kişi tarafından düşünülür ve kimse tarafından beklenmez veya talep edilmez, ancak bunlar paydaş için çok değerli olabilir.
• Devam – bu temelde devam eden veya halihazırda onaylanmış bir teklifi güncellemenizi veya paydaşlara bunu hatırlatmanızı gerektirir. Paydaşlarla check-in yapmanız ve ilerlemeyi tartışmanız gerekmektedir.
• Yenileme - Bu, sona erdirilmiş veya kullanışlılığını yitirmiş bir projenin yenilenmesini desteklemek için yazılmıştır.
• Ek – bir projeye başlangıçta tahsis edilenden daha fazla kaynağa ihtiyacınız olduğunda, ek bir proje teklifi yazabilirsiniz. Amacı, ekstra kaynak ihtiyacını haklı çıkarmak ve proje kapsamını ve zaman çizelgesini yeniden tahmin etmektir.

Proje Teklifi Nasıl Yazılır?

İhtiyacınıza uygun proje teklifi türünü belirledikten sonra iş proje teklifinizi yazmaya başlayabilirsiniz.

Proje teklifini gerçekten yazmaya başlamadan önce, atmanız gereken birkaç ön adım var. Bunlar:

• Paydaşlarınızın kim olduğunu belirleyin. Teklifinizle paydaşlarınızın dikkatini ve ilgisini çekmeyi hedeflemeniz gerekirken, bunu yapmanın en iyi yolu onlar gibi düşünmektir. Kim olduklarını, ne bildiklerini ve fikriniz açısından neyi tercih ettiklerini anlayın. Kim olduklarına bağlı olarak, eklediğiniz bilgileri ve kullandığınız dili değiştirebilirsiniz.
• Özellikle paydaşlarınızı ve onların çıkarlarını nasıl etkilediği konusunda , projenin çözmeyi hedeflediği sorun hakkında bilgi toplayın .
• Sorunun mevcut durumu ve şirketiniz dışından kişiler veya kendi ekibiniz tarafından keşfedilen olası çözümler hakkında araştırma yapın. Bu, daha sağlam bir argüman oluşturmak veya peşinden gitmeye değer olup olmadığını belirlemek için kendi çözümünüzü ayarlamanıza yardımcı olacaktır (özellikle başkaları tarafından bulunan çözümler zaten test edilmiş ve başarısız olmuşsa).
• Projenin şirketinizin başarısı üzerindeki etkisini veya paydaşlarınıza nasıl fayda sağlayacağını belirleyin. Teklif için başarı ölçütlerini düzenleyin ve sonuçları sergileyin ve ilgili herhangi bir risk bulursanız, onları da gün ışığına çıkarmaktan korkmayın; her durumda, onları bilmek, eylem planınızı onlara dayanacak şekilde değiştirmenize izin verecektir.
• Projeyi tamamlamak için gereken kaynakları ve bir zaman çizelgesini belirtin. Proje görevlerini yerine getirmek için gerekli ekiplerin, ekipmanın ve malzemenin mevcut olup olmadığını ve hedeflere zamanında ulaşılıp ulaşılamayacağını kontrol edin. Ekibinizin üzerinde çalışacağı diğer projeleri, şu anda mevcut olmayan ekipman veya malzemeleri ve önerilen projeyi gerçekleştirmek için katlanmanız gereken kaynaklarla ilgili ekstra maliyetleri hesaba katın.
• Topladığınız bilgilere dayanarak proje teklifinizin bir taslağını oluşturun. Temel unsurları yazın; aşağı yukarı temel unsurlar bir giriş, sorun, çözüm, eylem planı, zaman çizelgesi ve kaynaklar ve bir sonucu içermelidir.

Yukarıdaki ilk adımları tamamlamak, iş projesi teklifinizi yazmaya iyi bir başlangıç ​​yapmanızı sağlar. Bir sonraki adımınız, araştırmanızı tutarlı bir belgeye, gerçek bir teklife dönüştürmektir. Sıfırdan bir proje için teklif nasıl yazılır;

1. Yönetici özetini yazın

Yönetici özeti, takip edilecek teklife hızlı bir genel bakış sunar. Bu sadece okuyucunun göreceği ilk şey değil, bazen bir paydaşın önerilen fikir hakkında bir karar vermeden önce okuyacağı tek şey. Bu nedenle, yönetici özeti, onu okumamış biri için anlamlı olmalıdır; bu amaçla, belgedeki tüm bölümlerin bir özetini içermelidir.

• Sorunun bir analizi
• Vardığın sonuçlar
• Önerilen eylem planı

Özetin ilgi çekici ve inandırıcı olmasını hedefleyin; okuyucunun ilgisini çekmek için ilk iki cümlede dikkate değer istatistiklerden yararlanın.

2. Sorunu tanımlayın

Projenizin çözmeyi amaçladığı sorunun kısa bir tanımını yapın.

Daha önce yaptığınız araştırmaya atıfta bulunarak, problemin mevcut durumunu hem kuruluşunuzun içinde hem de dışında bu konuda neler yapıldığını ve paydaşlarınızın bu konuda neden endişelenmesi gerektiğini açıklayabilirsiniz.

Açıklamanızda açık sözlü olmanız gerekirken, paydaşlarınızın en çok yankı uyandırdığı dili ve kavramları kullanmayı unutmayın.

03. Çözümünüzü tanıtın

Paydaşlar sorunun ne olduğunu bildiğine göre, projenizin veya çözümünüzün nasıl devreye girdiğini açıklamanın zamanı geldi. Bu bölüm genellikle proje teklifinin en ayrıntılı kısmıdır ve okuyucunuzun dikkatini çekmek için görsellerin kullanımıyla oynayabilirsiniz.

Bu bölüm, çözümünüzü nasıl yürütmeyi planladığınızla birlikte açıklamalıdır. Kararınızın doğru ve kapsamlı araştırmalarla desteklendiği gerçeğini pekiştirmelidir. Açıklamak,

• Proje yaklaşımı ; ekibin nasıl bir araya getirileceği, kullanılacak araç ve gereçler ve uygulama sırasında değişiklikleri nasıl ele alacağınız.

• Proje programı ; proje görevlerini, her biri için zaman tahminleriyle birlikte listeleyin. Görev dağılımı, ekibinizi doğru bir şekilde tahsis etmenize olanak tanır ve kaynakları, görevleri ve zaman çizelgesini açıkça belirtmek için bu bölümde bir Gantt şeması kullanabilirsiniz.

• Proje çıktıları ; çıktılar, tamamlanmış bir projenin sonuçlarıdır (yani ürün, hizmet veya ayrıntılı bir rapor). Teslim tarihleriyle birlikte proje teslimatlarınızı belirtin. Paydaşların daha net bir resim elde etmesine yardımcı olmak için burada bir iş dökümü yapısı kullanın.

Gerektiğinde, beklenen riskler ve bunların üstesinden gelmek için atacağınız adımlar, bir iletişim planı ve ilerlemenin izlenmesine yardımcı olacak kilometre taşları gibi ek bilgileri de ekleyebilirsiniz.

Bu bölümün daha okuyucu dostu olması için tüm bu bilgileri bir eylem planı ile sunabilirsiniz.

04. Proje maliyetlerini ana hatlarıyla belirtin

Bu bölüm, önerilen projenin tahmini maliyetine odaklanmaktadır. Proje için ayrıntılı bir bütçe içermelidir.

Bu bölümün amacı, yatırımcıların proje maliyetlerinin kendi bütçelerine uyup uymayacağı konusunda fikir sahibi olmalarına yardımcı olmak ve bu nedenle hesaplamaların mümkün olduğunca doğru olduğundan emin olmaktır.

05. Teklifinizi sonuçlandırın

Teklif boyunca tartışılan tüm kilit noktaların kısa bir incelemesini sağlayın. Bu son bölüm olduğu için, aynı zamanda paydaşlarınızı ikna etmek için son şansınız; bu nedenle, çözümünüzü güçlendirin ve önerilen yönteminizin kuruluşun çıkarına en iyi şekilde olmasını sağlarken paydaşlarınızın bunu neden önemsemesi gerektiğini belirtin.

06. Bir ek ekleyin

Bu bölüm proje önerisi yazılırken başvurulan referans dokümanlar, çizelgeler, grafikler vb. için ayrılmıştır.

07. Gözden geçirin ve iyileştirin

Profesyonelliğinizi kanıtlamak ve paydaşlarınızı kazanmak için hatasız bir proje teklifi sunmalısınız.

Herhangi bir yazım hatası ve dilbilgisi hatası olup olmadığını kontrol etmek için teklifinizi düzeltin. Genellikle yeni bir çift göz, hataları kolayca tespit etmeye yardımcı olur; ya bir iş arkadaşınızdan belgeyi incelemesini isteyin ya da 1-2 gün bekleyip yeniden gözden geçirin.

Proje Teklif Şablonları

Ayrıntılı, iyi yapılandırılmış bir proje teklifi, proje boyunca size gerekli talimatları sunarak odaklanmanıza ve yolda kalmanıza yardımcı olacaktır; bu, o toplantı sırasında ekibinizle yaptığınız birkaç konuşmadan veya hafızanızdan bir şeyler çıkarmaktan kesinlikle daha iyidir. haftalar önce.

Herkesin işini kolaylaştırmak için proje fikirlerini belgelerken başvurabilecekleri standart bir proje teklifi şablonuna sahip olabilirsiniz.

Aşağıda, ekiple paylaşabileceğiniz birkaç proje teklifi şablonu bulunmaktadır.

Tek Sayfa İşletme Projesi Teklifi

Bu şablonu çevrimiçi olarak düzenleyebilir ve bağlantıyı ekibinizle veya paydaşlarla çevrimiçi paylaşabilir, böylece onlar da üzerinde işbirliği yapabilir. Creately uygulama içi video konferans yoluyla onlarla bağlantı kurun ve teklifin her bölümünde onlara yol gösterin. Alternatif olarak, satır içi yorumları kullanarak, teklifle ilgili geri bildirimlerini de bırakabilirler.

Proje Teklif Şablonu

Bir İş Projesi Teklifi Yazma Süreciniz Nedir?

Proje önerisi oluşturmak bazen başlı başına bir mini proje olabilir. Uygun bir süreç kontrol listesi veya standart bir şablon kullanmak, işleri hızlandırmanıza yardımcı olabilir. Proje teklifinizi yazmadan önce öncelikle yukarıda belirtilen ön adımları takip ediniz. Hedef paydaşlarınızı aklınızda tutun ve teklifiniz için ikna edici bir örnek oluşturun.

Bir proje için nasıl teklif yazılacağına dair düşüncelerinizi paylaşmak ister misiniz? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.