Açık ve Etkili Standart Çalışma Prosedürleri Nasıl Yazılır; Şablonlu Pratik Kılavuz

Her kuruluş, üyelerine rehberlik edecek bir dizi kurala ihtiyaç duyar. Bu amaçla standart işletim prosedürleri (SOP'ler) oluşturulmuştur. SOP'ler, herhangi bir işin önemli bir parçasıdır ve günlük işlerin yoğunluğu arasında kurumsal operasyonların kalitesini ve tutarlılığını sağlamak için gereklidir.

Bu gönderi, kuruluşunuzun kendi standart işletim prosedürlerini etkili bir şekilde yazarken ve bunları günlük yönetim yaklaşımınızın bir parçası haline getirirken size yardımcı olacaktır. Açıklar ve içerir,

• SOP'ler nelerdir
• Farklı SOP biçimleri
• SÇP'ler ve en iyi uygulamalar nasıl yazılır
• Düzenlenebilir SOP şablonları

Standart Çalışma Prosedürleri Nelerdir?

Standart işletme prosedürleri, bir kuruluşta önemli, rutin veya tekrarlayan faaliyetlerin veya süreçlerin nasıl doğru bir şekilde gerçekleştirileceğine dair bir dizi yazılı kılavuzdur.

Teknik ve kalite sistem gereksinimlerine uyumu kolaylaştırmak ve veri kalitesini desteklemek için faaliyetlerin nasıl yapılması gerektiğini açıklar.

SOP'ler tipik olarak yazıldıkları kuruluşa özeldir ve kalite güvence ve kalite kontrol süreçlerini sürdürmelerine yardımcı olur. Ayrıca kuruluşların hükümet düzenlemelerine uymalarını ve sundukları ürün ve hizmetlerin kalitesi ve bütünlüğünde tutarlılığı korumalarını sağlamalarına yardımcı olurlar.

SOP'ler,

• İşlevler arası belgelerdir
• İşlevler arasında iş akışını temsil edin
• Bir süreç haritası aracılığıyla başlatılır
• 'Kim ne yapıyor?' sorusuna cevap verin.
• Aktif sesle yazılmıştır

Standart işletim prosedürleri yerine protokoller, çalışma sayfaları, çalışma talimatları ve laboratuvar işletim prosedürleri gibi terimler de kullanılmaktadır.

Standart Çalışma Prosedürlerinin Önemi

Bir üretim makinesinin temizlenmesinden kritik bir işlemin yürütülmesine kadar hemen hemen her faaliyet, standart işletim prosedürleri aracılığıyla belgelenebilir. Onlar yardım eder,

• Bireysel iş süreçlerini başarılı bir şekilde yürütmek için gerekli koruma, sağlık, çevre ve operasyonel bilgileri sağlayarak iş performansını iyileştirin
• Ürün ve hizmetlerin güvenliğini ve kalitesini sağlamak
• İlgili standartlar, düzenlemeler ve yönergelere uygunluğu sağlayın
• Farklı lokasyonlarda veya fabrikalarda farklı çalışanlar tarafından gerçekleştirilen prosedür ve süreçlerdeki varyasyonları ortadan kaldırarak tutarlılığın korunmasına yardımcı olun
• Yeni çalışanları eğitmek ve işe almak için sağlam bir temel olarak hizmet edin
• Süreçlerin kontrolünü etkinleştirin ve sırayla sürekli iyileştirme fırsatlarına izin verin
• Gelişmiş iletişimi kolaylaştırın
• Müfettişlere denetim prosedürlerinde yardımcı olmak için kontrol listeleri olarak hizmet edin
• Operasyonel sistemleri yeni ortamlarda yeniden yapılandırın

SOP Türleri | Standart Çalıştırma Prosedürü Formatları

Kuruluşlar standart işletim prosedürlerini yazmak için tercih edilen veya özelleştirilmiş bir format kullanabilirken, kuruluşlar tarafından yaygın olarak kullanılan birkaç tür SOP formatı vardır.

Kontrol listesi formatı

Bu, gerçekleştirilecek farklı görevlerin ana hatlarıyla belirtildiği bir yapılacaklar listesi şeklini alır. Bu, ayrıntılı talimatlar gerektirmeyen daha küçük ekipler veya bireyler için uygundur.

Adım adım biçim

Bu biçim, SÇP yönergelerini sunmak için madde işaretli veya numaralı listeler kullanır. Bu format, rutin, basit ve takip etmesi kolay prosedürler veya süreçler için en uygunudur.

hiyerarşik biçim

Adım adım formata benzer şekilde, hiyerarşik format da prosedürleri adım adım açıklar. Ancak bu biçimde, gerekli ek bilgileri vurgulamak için her bir birincil adımın altına madde işaretli veya numaralı listeler olarak alt adımlar eklenir. Bu format, çok fazla bilgi içeren karmaşık prosedürler için en uygunudur.

Akış çizelgesi biçimi

Akış çizelgeleri, görselleştirme yoluyla öngörülemeyen birçok olası sonuçla karmaşık standart işletim prosedürlerini basitleştirmeye yardımcı olur. Bu format aynı zamanda sürecin her bir adımının birbiriyle nasıl bağlantılı olduğunu vurgular, dolayısıyla daha kolay anlaşılması için akışının ana hatlarını çizer.

Standart Çalışma Prosedürleri ve En İyi Uygulamalar Nasıl Yazılır?

Adım 1: Belgelenecek prosedürleri tanımlayın

İlk adım, yönergeler yazmanız gereken etkinlikleri, süreçleri veya iş akışlarını belirlemektir.

Günlük, haftalık veya aylık olarak neredeyse aynı şekilde gerçekleştirdikleri faaliyetleri öğrenmek için süreçler veya bireysel çalışanlar hakkında bir uzmanla konuşun. Onlarla konuşmak zor geliyorsa, burada bir anket aracılığıyla gerekli bilgileri toplama seçeneğine sahipsiniz.

Elinizde bu listeyle, standartlaştırılması gereken süreçleri belirlemeye devam edebilirsiniz.

Gereklilik mevcut bir SÇP'yi güncellemekse, ilgili süreci yürütme konusunda uygun eğitime ve deneyime sahip birinin yardımıyla gözden geçirin ve iyileştirin.

Adım 2: Hedefi tanımlayın

Ardından, SOP belgesini oluşturma amacını belirleyin. Süreçleri iş öncelikleriyle uyumlu hale getirmek mi? Veya süreçlerin iyi işlemesini sağlamak için mi? SÇP'leri yazma nedenini belirlemek, SÇP'leri daha etkili bir şekilde yapılandırmanıza olanak sağlayacaktır.

Mevcut bir SÇP olması durumunda, süreçlerinizde gecikmelere ve arızalara neden olan sorunlu noktaları veya engelleri belirleyin ve bunları iyileştirmek için hangi değişikliklerin yapılması gerektiğini belirleyin.

3. Adım: Bir biçim seçin

Farklı iş gereksinimlerine ve ilgili süreçlere hitap eden çeşitli SOP biçimleri vardır. Yukarıda tartışıldığı gibi, bu SOP formatları, kontrol listelerini, adım adım formatı, hiyerarşik formatı ve akış şeması formatını içerir. Bu formatlardan biri, paylaşmak istediğiniz bilgi türüne göre seçilebilir.

4. Adım: İçerik oluşturucuları ve paydaşları belirleyin

SÇP'ler, sürecin yürütülmesine veya kullanılmasına fiilen dahil olan konu uzmanları tarafından yazılmalıdır.

Çok görevli süreçler için standart işletim prosedürleri yazarken, dahil olan birden fazla kişinin deneyimlerinin kullanılabileceği bir ekip yaklaşımı düşünün.

Ek olarak, C-seviyesi yöneticiler ve yönetim liderleri de SÇP'lerin

• Üst düzey iş öncelikleriyle uyum sağlayın
• Uygulanacak gerekli kaynaklara ve donanıma sahip
• Kaynak tüketimi ve lojistik açısından makul

İpucu: Standart işletim prosedürlerini belgelemek için ister görev sahibine ister kurum içi bir yazara güvenin, onların gerekli teknik yazma becerilerine ve ilgili kurumsal süreçler hakkında derinlemesine bilgi sahibi olduklarından emin olun.

Adım 5: Kitleyi belirleyin

SÇP'lere kimin atıfta bulunacağını bilmek, onları etkili bir şekilde yazmak için çok önemlidir.

SÇP'ler, çalışanların, süreç hakkında sınırlı bilgi ve deneyime sahip birinin bile, gözetim olmaksızın prosedürü yeniden üretmesine izin verecek şekilde yeterli ayrıntıyla yazılmalıdır.

Bir SÇP'ye dahil edilmesi gereken ayrıntı düzeyini belirlemek için önce onu kimin için yazdığınızı anlamanız gerekir. Bu, önceden bilgisi olmayan yeni bir çalışan veya faaliyetleri birkaç kez gerçekleştirmiş biri olabilir. İhtiyaçlarını öğrenmek, SÇP'yi onların anlayacağı şekilde özelleştirmenize yardımcı olacaktır.

• Görevlerine tam olarak odaklanmak
• Kendilerine tanıdık gelen doğru dil ve terminolojiyi ve onlar için yeni olan terminolojinin açıklamalarını kullanma

İpucu: Süreçleri yürütmekten nihai olarak sorumlu olan çalışanlarla konuşun ve karşılaştıkları zorluklar hakkında bilgi edinin ve önerilerini dinleyin. Creately gibi bir görsel çalışma alanı kullanarak, standart işletim prosedürlerini görselleştirirken, düzenlerken ve gözden geçirirken işbirliğini kolaylaştırmak için herkesi aynı tuvale getirebilirsiniz.

Adım 6: SÇP'nin bir taslağını oluşturun

Her şey tamamlandıktan sonra – süreç, yaratıcılar, hedef kitle ve format – belgeyi planlamaya başlayın. SOP belgesinde yer alan tipik bileşenler aşağıdadır.

Bir SOP belgesinin unsurları

• Başlık sayfası – bu, SOP adı, oluşturulma tarihi, benzersiz kimlik numarası, belgeyi yazanların adları ve bölümü veya bunu uygulayacak kişilerin ataması dahil olmak üzere belgeyle ilgili bilgileri içerecek şekilde ayrılmıştır. SOP.
• İçindekiler – Gerekirse, herkesin belgede gezinmesini kolaylaştırmak için bir içindekiler tablosu ekleyin. Bu öğe, birden çok sayfa içeren SOP belgelerinde kullanışlıdır.
• Hazırlık bilgileri – bu, SÇP'nin amacı, roller ve sorumluluklar, kaynaklar, malzemeler ve gerekli ekipman ve güvenlik önlemleri gibi ön bilgileri içerir.
• Metodoloji ve prosedürler – bu bölüm, seçilen SOP formatını kullanan prosedürleri açıklar.
• Kalite kontrol ve güvence – SÇP'lerle ilgili olarak çalışan performansını ölçmek için değerlendirme listeleri veya diğer araçların ana hatlarının verildiği yer burasıdır.
• Referans ve sözlük – bu bölüm, belgede alıntıladığınız harici kaynakları listelemek ve atıfta bulunduğunuz terimleri daha ayrıntılı olarak açıklamak için ayrılmıştır.

İpucu: Okuyucunun daha iyi anlamasına yardımcı olmak için akış şemaları, süreç haritaları veya iş akışı şemaları ve çizimler gibi basitleştirilmiş şemalarla karmaşık ayrıntılara eşlik edin.

Tutarlı bir yazma stili kullanın

SÇP'ler, herkesin bunları doğru bir şekilde anlamasını ve takip etmesini sağlamak için anlaşılması kolay, kısa ve kesin olmalıdır, böylece kalite ve güvenlik riskleri ve sapmalarından kaçınılmalıdır. Bu amaçla, standart çalıştırma prosedürlerinin,

• Takip etmesi kolay, adım adım bir format kullanılarak yazılmıştır.
• Açıktır ve çok karmaşık değildir
• Aktif ses ve şimdiki zaman kullanılarak yazılır. 'Siz' terimini kullanmaktan kaçının, ancak bunu ima edin
• Uzun ve gereksiz değil
• Kuruluş tarafından kullanılan stil kılavuzuna (yani yazı tipi, yazı tipi boyutu ve kullanılan renkler) bağlı kalın
• Açıklanan süreçleri görselleştirmek için akış şemalarını kullanın

7. Adım: SÇP'leri inceleyin ve onaylayın

Yazılı SÇP'ler, süreç hakkında yeterli bilgiye, eğitime ve deneyime sahip bir veya daha fazla kişi tarafından gözden geçirilmelidir. Gözden geçirenler, belgeyi incelerken karşılaştıkları sorunları veya endişeleri not almalı ve paylaşmalıdır. Bunlar daha sonra onaylanmadan önce düzeltilebilir.

İpucu: Sürecin yürütülmesinden nihai olarak sorumlu kişinin, taslak SÇP'leri tamamlamadan önce test etmesini sağlayın.

Etkili olmaları için SOP'lerin güncel kalması gerekir. Bu, prosedürler değiştiğinde düzenli olarak gözden geçirmeyi, güncellemeyi ve yeniden onaylamayı gerektirir.

Bu SÇP'ler, ilgili olduklarından emin olmak için her 1-2 yılda bir sistematik olarak gözden geçirilmelidir. En iyi uygulama olarak, gözden geçirilen SÇP'lerin gözden geçirilme tarihini daima belirtin. Belirli bir işlemin artık takip edilmemesi durumunda, onu dosyadan çıkarın ve arşivleyin.

İpucu: SOP belgelerinin, özellikle faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde doğrudan yer alanlar için basılı veya dijital olarak hazır olduğundan emin olun. Creately ile bir SOP kitaplığı oluşturun; SOP belgelerinizle ilgili tüm gerekli belgeleri, kaynakları, bağlantıları ve görselleri video konferans ve eşzamanlı düzenleme yoluyla gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabileceğiniz tek bağlantılı bir çalışma alanında merkezileştirin.

Kendi Standart Çalışma Prosedürlerinizi Yazmaya Hazır mısınız?

SOP'ler, bir işletmede çalışmanın en iyi yöntemlerini almanıza ve herkesin yaptığı işte elinden gelenin en iyisini yapmasını sağlayan basit bir en iyi uygulamalar belgesi oluşturmanıza olanak tanır. Bu gönderide, etkili standart işletim prosedürlerinin nasıl yazılacağından hemen kullanabileceğiniz şablonlara kadar her şeyi ele aldık. Başarılı bir şekilde bir tane oluşturmak için adımları izleyin.

Aşağıdaki yorumlar bölümünde deneyiminizi ve içgörülerinizi bizimle paylaşın.