Araçlar ve Şablonlarla İnsan Kaynakları Planlaması İçin Kolay Kılavuz

Bir organizasyonun sorunsuz işleyişinin anahtarının çalışanları olduğu bir sır değil - yani, işlerini doğru yapan doğru türden yetenekli çalışanlar. Ve bu tür çalışanları kurumunuzda çalıştırmanın yolu ancak doğru insan kaynakları planlaması ile mümkün olabilir.

Bu gönderide, insan kaynakları sürecini, adımlarının her birinde size rehberlik ederek sizin için basitleştirdik. Planlama sürecinizi daha da kolaylaştırmak için sağlanan şablonlardan yararlanın.

İnsan Kaynakları Planlaması Nedir?

İnsan kaynakları planlaması, kuruluşların mevcut insan kaynaklarını değerlendirdiği, gelecekteki gereksinimleri veya gereksinimleri tahmin ettiği, boşlukları belirlediği ve bunları doldurmak için bir plan oluşturduğu süreçtir.

Temel olarak, işgücü planlaması ve insan gücü planlaması olarak da bilinen insan kaynakları planlaması, doğru zamanda doğru türde iş pozisyonunda ilgili becerilere sahip doğru sayıda kişiye sahip olmanızı sağlamanıza yardımcı olur.

İnsan kaynakları planlamasının önemi

İnsan kaynakları planlaması, stratejik hedeflerine ulaşmak için ihtiyaç duyulduğunda organizasyona gerekli becerilerin sağlanmasında önemli bir rol oynar. Ayrıca, insan kaynakları planlamasının bir organizasyon için çok önemli olmasının birkaç önemli nedeni daha vardır.

• Mevcut insan gücünün en iyi şekilde kullanıldığından emin olmaya yardımcı olur.
• İşgücü talebini zamanında karşılamak için doğru türdeki insanların işe alınmasını sağlayarak organizasyonun stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmasını destekler.
• İşe alma, seçme, terfi, eğitim ve geliştirme gibi diğer İK işlevlerini yerine getirmek için gerekli bilgileri sağlar ve İK politikalarını tanımlar.
• Kuruluşun rekabet, teknoloji, hükümet politikaları vb. nedenlerle çevrede meydana gelen ve yeni çalışanlara, yeni becerilere vb. ihtiyaç duyulmasına neden olabilecek değişikliklere uyum sağlamasına yardımcı olur.
• Genişletme ve çeşitlendirme planlarını başarılı bir şekilde uygulamak için gereken işgücü gereksinimlerinin belirlenmesine yardımcı olur
• Ayrıca insan gücündeki eksiklikleri veya fazlalıkları tahmin etmeye ve durumu ele almak için gerekli adımları atmaya yardımcı olur.
• Bireysel çalışanlar için kariyer planları geliştirmeye ve ihtiyaç duydukları eğitim ve gelişimi belirlemeye yardımcı olur.

İnsan Kaynakları Planlama Sürecinde 4 Adım

İnsan kaynakları planlama sürecinde yer alan 4 geniş adım vardır.

Adım 1: Mevcut insan kaynakları arzını tanımlayın

Planlama süreci, mevcut işgücü havuzunu analiz ederek başlar. Çalışan sayısı, becerileri, deneyimleri, nitelikleri, pozisyonları, performans seviyeleri, yaşı, faydaları, maaş seviyeleri, konuşulan diller, önceki istihdam vb. ile ilgili olarak kuruluşunuzun güçlü ve zayıf yönlerini belirleyin.

Bu adımda izleyebileceğiniz birkaç yol vardır.

• Geçmiş performans incelemelerine bakın
• İnsan kaynakları bilgi sisteminizden veri toplayın
• Altlarında çalışan çalışanlar hakkında fikir edinmek için bölüm başkanlarıyla konuşun
• Çalışanların kendilerine bir anket ile sorun
• SWOT analizi ile çalışanların kendi öz değerlendirmelerini yapmalarını sağlayın

Mevcut çalışanlar hakkında bol miktarda bilgi topladıktan sonra, bunları bir beceri envanteri raporuna aktarın. Başvurulması ve anlaşılması daha kolay bir beceri envanteri için görsel bir şablon aşağıda verilmiştir.

Adım 2: İnsan kaynakları için gelecekteki talebi tahmin edin

Bu adım, gelecekteki insan kaynakları talepleri üzerinde önemli bir etkiye sahip olacağından, önce kuruluşun gelecekteki hedeflerini anlamanızı gerektirir.

Gelecekteki ihtiyaçları belirlemeden önce, çalışan devir oranları, piyasa veya sektör eğilimleri, süreçleri otomatikleştirmeye yardımcı olacak teknolojik gelişmeler, emeklilikler, terfiler, işten çıkarmalar vb. gibi faktörleri de göz önünde bulundurmanız gerekir.

Adım 3: Arz ve emek talebi arasındaki boşluğu analiz edin

Artık envanterinizde hangi becerilerin mevcut olduğunu ve gelecekte hangilerine ihtiyaç duyacağınızı netleştirdiğinize göre, mevcut boşlukları açıkça görebilirsiniz.

Kuruluştaki mevcut çalışan arzı gelecekteki gereksinimlerin karşılanmasına yardımcı olabilir mi?

Şirket hedeflerine ulaşmak için mevcut çalışanları yükseltmek için eğitim ve gelişim programları sunmanız gerekecek mi?

Bu yeterli değilse, gelecekteki insan gücü talebini karşılamak için ilgili becerilere sahip yeni çalışanları işe almanız gerekecektir.

İnsan kaynakları planlamasında arz ve talep arasındaki dengeyi korumanız önemlidir.

Adım 4: Boşlukları gidermek için planı geliştirin ve uygulayın

Ardından bir eylem planı geliştirmeye gelir.

Çalışan açığı varsa, yeni çalışanları işe almak, mevcut çalışanları eğitmek, dış kaynak kullanımı veya departmanlar arası transferler için çaba harcayabilirsiniz.

Öte yandan, fazla çalışan varsa işten çıkarma, gönüllü emeklilik planları, transferler vb.

Bir plan oluşturulduktan sonra, organizasyonun genel stratejisiyle bütünleştirilmelidir. Ve planı izlemek ve zaman içindeki etkinliğini değerlendirmek önemlidir.

İnsan Kaynakları Planlama Araçları

Bu araçları, iş gücü planlama sürecinin farklı adımlarında kullanabilirsiniz. Mevcut personelinizin kapasitesini analiz etmenize ve gelecekteki ihtiyaçları belirlemenize yardımcı olabilirler. Sağlanan şablonlar çevrimiçi olarak düzenlenebilir; çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklamanız yeterlidir.

SWOT analizi

SWOT, güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler anlamına gelir. Bireysel çalışanlar tarafından öz değerlendirme aracı olarak veya organizasyonun mevcut durumunu değerlendirmek için stratejik bir araç olarak kullanılabilir.

Güçlü ve zayıf yönler içsel faktörlerdir. Örneğin, kuruluşunuzun güçlü yönlerinden biri vasıflı çalışanların varlığı olabilir, ancak bir zayıf yönü vasıflı çalışan sayısının yetersiz olması olabilir.

Fırsatlar ve tehditler dış faktörlerdir. Örneğin, işe alım yapıyorsanız, piyasada kalifiye çalışanların bulunması sizin için büyük bir fırsat olabilir. Öte yandan, çalışanlarınızı daha iyi maaşlarla avlayan rakibiniz sizin için bir tehdit oluşturabilir.

SWOT analizi, durum analizi sırasında kullanılan en popüler araçlardan biridir. İnsan gücü planlaması ile kullanabileceğiniz diğer bazı durum analizi araçları durum analizi kılavuzumuzda açıklanmıştır.

Organizasyon şeması

Bir organizasyon şeması, bir organizasyonun hiyerarşisinin/yapısının görsel bir temsilidir. Ayrıca çalışanlar arasındaki raporlama ilişkilerini, rollerini ve sorumluluklarını vurgular. İnsan kaynakları planlamasında çeşitli şekillerde kullanılabilir,

• Mevcut çalışan rolleri, sorumlulukları, becerileri, deneyimleri vb. hakkında bilgileri kaydetmek için. Ayrıca eğitim nitelikleri ve demografik veriler gibi ek bilgiler de ekleyebilirsiniz. Bu, iş için doğru personeli hızlı bir şekilde belirlemenize yardımcı olacaktır.
• Personel ihtiyacının yol haritasını oluşturmak. İşgücü eksikliklerinizi ve fazlalarınızı da şirket organizasyon şemasında işaretleyebilirsiniz.

RACI Matrisi

Bu, proje yöneticilerinin bir projedeki görevlere roller ve sorumluluklar atamak için kullandıkları bir çizelgedir. Bir proje sırasında kimin sorumlu, hesap verebilir, danışılması ve bilgilendirilmesi gerektiğini vurgular.

9 Kutu Izgara

Performans-potansiyel matrisi olarak da bilinen 9 kutulu ızgara, çalışan gelişimi ve yedekleme planlamasında yaygın olarak kullanılmaktadır. Mevcut çalışanlarınızı mevcut performanslarına ve gelecekteki potansiyel performanslarına göre değerlendirmenize yardımcı olur.

Çalışanlarınızı 9 kutulu ızgara yardımıyla derecelendirin, güçlü çalışanları ve geride kalanları belirlemenize yardımcı olur.

Senaryo Planlama

Teknolojik gelişmeler, doğal afetler, siyasi veya ekonomik değişiklikler gibi şirketinizin gelecekteki yönünü büyük ölçüde değiştirebilecek birçok senaryo var. Normalde, onların geldiğini göremeyebilir veya onlar için plan yapamazsınız.

Senaryo planlamayı stratejik planlama sürecinize dahil ederek bu farklı gelecek senaryolarını belirleyebilir, organizasyonunuzu nasıl etkileyeceğini tartışabilir ve önlem alabilirsiniz.

Gelecekteki değişen işgücü gereksinimlerinizi içeren senaryoları inceleyerek senaryo planlamasını insan kaynakları planlamasıyla birleştirebilirsiniz.

Bu araç hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmek için senaryo planlamasına ilişkin kaynağımıza bakın.

Değiştirme Tablosu

Bu, organizasyon şemasına benzer bir diyagramdır. Emekli olan, yer değiştiren vb. bir çalışanın yerini alabilecek potansiyel adayları belirlemek için kullanılır. Bir şirketteki potansiyel değiştirmelerle birlikte her önemli pozisyon için bireysel değiştirme çizelgeleri geliştirilebilir.

İnsan Gücü Planlamasını Geliştirmek İçin Herhangi Bir İpucu?

Bu yazıda, özellikle yeni başlayan biriyseniz, insan kaynakları planlaması hakkında bilmeniz gereken her şeyi temel olarak ele aldık. Sağlanan şablonların projenizi başlatmanıza yardımcı olacağına inanıyoruz.

Zaten işgücü planlamasında uzman mısınız? Yemin ettiğiniz araçlar ve süreçlerle ilgili ipuçlarını aşağıdaki yorumlar bölümünde paylaşın.