İş Süreçleri Modellemesinin İşletmeniz İçin Önemi

Önceki yazımızın bazılarında iş süreci modelleme ve iş süreci modelleme teknikleri hakkında tartışmıştık. Serinin bu son makalesinde iş süreci modellemenin öneminden bahsedeceğiz.

(1) Operasyonları Yeni İş Stratejisi ile Hizalayın

Bir iş stratejisini uygulamak veya değiştirmek, genellikle operasyonlarda ve işi yapan kişilerde değişiklik yapılmasını gerektirir. Ve doğası gereği insanlar değişime direnir. Böylece eski stratejiye dahil olan süreçler, kurallar ve kişisel kişi yeni strateji üzerinde etkili olabilir.

İş Süreci Modellemesi bunu şu yollarla kolaylaştırır:

• Yöneticilere ve yöneticilere, organizasyonun genel stratejisine göz kulak olurken süreçler arasında tutarlılığı sürdürmelerine yardımcı olarak
• Ekip üyeleri tarafından gerçekleştirilen operasyonel görevlerin ve faaliyetlerin organizasyonun stratejisini uygulamasına gerçekten yardımcı olmasını sağlayarak. Süreçler ve stratejiler uyumlu değilse, genellikle uygulamada başarısızlığa yol açar. Çünkü operasyonel görevler doğru bir şekilde yerine getirilse bile genel organizasyonel hedeflere ulaşılamamaktadır.
• Mevcut süreçleri anlayarak ve daha iyi performans için değiştirerek İş Süreci Yeniden Mühendisliğini (BPR) uygulayın - İş süreci analizi, süreçlerdeki darboğazları ve verimsizlikleri belirlemeye ve böylece onları iyileştirmeye yardımcı olur.
• Yeni iş fırsatlarından yararlanmak veya iş zorluklarını ele almak için süreçleri hızlı bir şekilde değiştirme ve iletme yeteneği olan Süreç Çevikliğini etkinleştirin.

İş süreci modelleri, daha iyi karar vermek için süreçleri görselleştirmeye yardımcı olur

(2) Süreç İletişimini İyileştirin

Başarılı işletmeleri ve ekipleri birbirinden ayıran alanlardan biri, ne yapmaları gerektiği, nasıl yapmaları gerektiği ve her ekip üyesinin tam rolünün ne olduğu konusunda çok net bir fikre sahip olmalarıdır. Operasyonel süreçlerin açık iletişimi, bir ekibin sorunsuz işleyişini kolaylaştırmak için kritik öneme sahiptir.

İş Süreçleri Modelleme, kuruluşların iş süreçlerinin belgelenmesini ve iletilmesini sağlar:

• Süreç modelleme, süreçler ve karar kuralları hakkında süreçlerin ve bilgilerin iletilmesi için ortak bir birleşik dil ve metodoloji sunar.
• Yeni kişilerin eğitimi ve hızlı bilgi aktarımı için idealdir çünkü kapsamlı bir şekilde belgelenmiş bir süreçle herhangi bir yeni ekip üyesi karşılaşabilecekleri herhangi bir durumda ne yapmaları gerektiği konusunda çok hızlı bir şekilde eğitilebilir.
• İş süreci bilgisinin kaybolmasıyla sonuçlanacak olası personel kaybı tehlikesini en aza indirir.
• İşletme yöneticilerinin fikirlerini hızlı ve net bir şekilde iletmesine yardımcı olur.
• Organizasyonel süreç dokümantasyon girişimini hızlı bir şekilde başlatır.
• Ekibin deneyimini belgelenmiş süreçlere dönüştürür.

(3) Kontrolü ve Tutarlılığı Artırın

Başarılı olan kuruluşlar ve şirketler, iş süreçlerinin ve kurallarının iyi tasarlanmasını ve her seferinde aynı şekilde tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağlayan kuruluşlardır. Bu süreç kontrolü ve tutarlılığı, herhangi bir organizasyonda anahtar başarıdır.

İş Süreci Modelleme aşağıdakilere yardımcı olarak bunu mümkün kılar:

• İyi belgelenmemiş veya zaman içinde “resmi olmayan bilgiye” dönüşen mevcut süreçleri resmileştirin.
• Bir süreci tutarlı bir şekilde yürütün çünkü insanların doğru şeyi yapmayı hatırlamalarına güvenmek yerine, belgelenmiş süreç iş kullanıcılarına verilebilir.
• Daha iyi kararlar verin, çünkü iş kullanıcıları belgelenmiş iş kurallarını önlerinde bulundurabileceğinden tahmin yürütme ortadan kalkar.
• İstisnaları daha hızlı ve daha iyi bir şekilde ele alın.
• Belgelenen süreçlerin şirket yönergelerine ve yasal düzenlemelere uygun olmasını sağlayarak mevzuata uyumu tamamlayın.
• İş adamlarını görevlendirin.
• Altı Sigma, ISO 9000 gibi uyumluluk girişimlerini destekleyin

(4) Operasyonel Verimliliği Artırın

• Günümüzün iş ortamında, her işletme ve her yönetici, kendilerine sunulan kaynaklarla mümkün olan en iyi sonuçları elde etmelerini sağlamak ister. Verimsizliklere ve israfa yer yoktur.
• İş Süreci Modellemesinin Süreç simülasyonu ve analiz adımları, yöneticilerin ve analistlerin süreçlerinin optimize edildiğinden ve doğru bir şekilde çalıştığından emin olmaları için kritik araçlardır.
• Süreç Simülasyonu, süreç akışlarının analiz edilmesini ve anlaşılmasını sağlar ve yöneticilerin daha fazla optimizasyon ve verimlilik için yer olup olmadığını bilmelerine yardımcı olur.
• Gerekli iyileştirmeleri tespit etmeye ve süreç döngü süresini azaltmaya yardımcı olur.
• Mevcut kaynakların ve personelin üretkenliğini artırır ve böylece ekibin daha azıyla daha fazlasını yapmasına olanak tanır.
• Risksiz deneyleri kolaylaştırır ve süreç iyileştirme fikirlerinin değişimini teşvik eder.
• Süreç simülasyonu, süreç tasarımlarının fiilen uygulanmadan önce modellenmesine izin vererek kesintileri en aza indirir.
• Operasyonel verimliliği aşamalı olarak iyileştirmek için kritik iş süreçlerini sürekli olarak optimize eden bir zihniyeti teşvik eder.
• Süreç analizi, daha iyi kaynak kullanımı sağlar.

(5) Rekabet Avantajı Kazanın

Yukarıda bahsedilen tüm faydalar, iş süreçlerini belgelemek, simüle etmek ve iyileştirmek için zaman ve çaba harcayan bir kuruluş için önemli bir rekabet avantajı sağlar.

Çılgınca başarılı birçok şirket üzerinde yapılan araştırmalar, genellikle başarılı olduklarını yalnızca daha iyi fikirler veya daha iyi iş modelleri nedeniyle olmadığını göstermiştir. Ama aynı zamanda, iş süreci modelleme yoluyla süreçlerini sürekli olarak iyileştirip iyileştirdikleri için.

Burada bir aktivitede ve bir diğerinde küçük bir gelişme, genel olarak daha iyi bir sürece yol açar. Ve bu küçük iyileştirmeler, kuruluşların verimli çalışmasına ve rakiplerine karşı üstünlük sağlamasına yardımcı olur.

Yukarıdaki noktalar, bir kuruluş için iş süreci modellemesinin önemini vurgulamaktadır. Ve bu, iş süreci modellemesi üzerine paylaştığımız makaleler dizisinin sonunu işaret ediyor.

BPM konusundaki bilginizi geliştirmenize yardımcı olduğunu ve edindiğiniz bilgileri uygulamaya koyacağınızı içtenlikle umuyoruz. Ayrıca hızlı bir şekilde başlamanız için profesyonelce tasarlanmış iş süreci modelleme şablonlarımız var. Herhangi bir karmaşık BPMN diyagramı oluşturmaya başlamak için burayı tıklayın.

Her zaman olduğu gibi, herhangi bir sorunuz varsa, yorumlar bölümünde onlara sormaktan çekinmeyin.