Yazılım Mühendisliği Proje Yönetim Araçlarının Önemi

Yayınlanan: 2023-01-24

Özet: Project Management Tool'u kullanarak yazılımı daha yapılandırılmış bir şekilde geliştirin. Neden proje yönetimi yazılımına geçmeniz gerektiğini öğrenin ve normal elektronik tablolarınızı bir kenara bırakın. Bu yazılımın önemini anlamanız için ilginç bir vaka çalışması seçtik.

Yazılım geliştirme, birden çok aşamayı, profesyonelleri ve hatta ekipleri içeren uzun bir süreçtir. Ancak her şeyi yönetmek, proje zaman çizelgeleri oluşturmak, görevleri tahsis etmek, finansmanı yönetmek, raporlar oluşturmak ve çok daha fazlasını yapmak zorunda olan tek bir proje yöneticisine bağlıdır.

Tüm bunları manuel olarak veya yalnızca bir elektronik tablo üzerinde yapmak, süreçlerde verimsizliklere, geciken proje teslimatlarına ve izlenmeyen kaynak harcamalarına yol açar. Bununla birlikte, yazılım mühendisliği proje yönetimi araçlarını uygulamak, yazılım mühendislerine ve diğer ortaklara ekiplerini yönetme, bütçeleme ve proje teslimatlarında yardımcı olabilir.

Yazılım geliştirmede neden bir proje yönetim aracına ihtiyaç duyduğunuza ve çıktınızı en üst düzeye çıkarmak için bunu nasıl kullanabileceğinize bir göz atalım.

İçindekiler

Yazılım Mühendisliği Proje Yönetim Araçları Nelerdir?

Yazılım mühendisliği proje yönetimi araçları, proje yöneticilerinin yazılım geliştirmek ve web projelerini yürütmek için bir projenin ilerlemesini planlamasını, programlamasını, kaynakları etkili bir şekilde tahsis etmesini ve izlemesini sağlar.

Yazılım Geliştirmede Proje Yönetim Aracı Neden Önemlidir?

Yazılım geliştirmeye yönelik bir proje yönetimi aracının birkaç önemli işlevi aşağıda verilmiştir:

Görev yönetimi

Bir proje yönetim aracı kullanarak ilgili teslim tarihlerini oluşturarak, atayarak ve ayarlayarak görevlerinizi daha hızlı tamamlayın. Hatta proje yöneticileri, geliştiricilerin belirli bir görevde geçirdikleri süreyi izleyebilir, onlar için kontrol listeleri oluşturabilir, zaman çizelgeleri belirleyebilir, yinelenen görevleri otomatikleştirebilir ve daha fazlasını yapabilir. Ayrıca proje yöneticileri, yazılım geliştirme sürecindeki aşamalarına göre görevleri düzenlemek için etiketler ekleyebilir ve sınırsız bölümler oluşturabilir. Örneğin, kullanıcılar test, hata takibi, tasarım vb. için Kanban panolarında görev sütunları oluşturabilir.

Kaynak Planlaması

Ekip liderleri, üretkenliği en üst düzeye çıkarmak ve yenilikçi çözümler oluşturmak için insan kaynaklarını ve diğer varlıklarını stratejik olarak planlayabilir. Hangi çalışanların zaten bazı projelerle meşgul olduğunu ve kimlerin daha fazla görev üstlenmeye hazır olduğunu anlamak için Gantt tarzı görünümleri kullanabilirler. Buna göre proje yöneticileri, sürükle ve bırak zamanlayıcı işlevini kullanarak yeni görevler atayabilir.

Zaman Takibi

Kıdemli yazılım mühendisleri, belirli bir görevdeki her bir mühendisin günlük süresini bir başlatma-durdurma izleyicisi, tahmini zaman çizelgeleri veya takvim görünümü ile izleyebilir. Yazılım tasarım modelleri oluşturma, PRD, test etme, entegrasyon ve son lansmanı içeren her aşamada ne kadar zaman geçtiğini takip edebilirsiniz. Aslında ekip liderleri, tercih ettikleri alanlar ve aşama, faturalandırılabilir ve faturalandırılamayan saatler, özet, durum, unvan vb. gibi metriklerle özelleştirilmiş ayrıntılı zaman çizelgeleri de oluşturabilir.

Proje Bütçeleme

Proje yöneticileri, farklı faturalandırma modelleri kullanarak bir kerelik ve yinelenen maliyetleri içeren bütçeleri veya bireysel projeleri tanımlayabilir. Belirlenen proje zaman çizelgesine göre, proje yöneticileri, proje için genel bir bütçe tahmini oluşturmak için faturalandırılabilir çalışma saatleri, araçlar ve entegrasyon maliyetleri ve diğer çeşitli maliyetleri tahmin edebilir.

İş akışı yönetimi

Kıdemli yazılım mühendisleri, proje yönetimi yazılımını kullanarak iş akışları oluşturabilir ve optimize edebilir. Yazılım, şimdiye kadarki görev durumu ile süreçlerinizi ve ilerlemelerini görsel olarak görmenizi sağlar. Daha fazla netlik elde etmek ve hangi görevlerin tamamlandığını, devam ettiğini ve beklemede olduğunu anlamak için Kanban panolarını kullanabilirsiniz. Ayrıca, iş akışı yönetimi özelliği, görev hesap verebilirliğini tanımlamak için etkin bir şekilde kullanılabilir.

İş Raporları

Proje liderleri, bir proje yönetim aracı kullanarak dakikalar içinde kolayca özet ve kısa raporlar oluşturabilir. Bu raporlar ayrıca performans analizi, gelişmiş finansal tahminler ve simülasyonlar için kullanılabilir. Buna ek olarak raporlar, belirlenen ve ulaşılan hedefler arasındaki farkı karşılaştırmanıza ve darboğazları belirlemenize yardımcı olabilir. Aslında kullanıcılar, özel filtreleri ve metrikleri ile pasta grafikler ve farklı grafikler şeklinde görsel raporlar da oluşturabilirler.

İlginç Okuma

1. BT Yönetici Liderlerinin %35'i, kurumsal çevikliğin kurumsal başarıya ulaşmadaki en önemli faktörlerden biri olduğunu kabul etti.

2. Proje Yönetim Yazılımı endüstrisinin 2020'den 2026'ya kadar %10,67'lik bir YBBO kaydettiği tahmin edilmektedir.

3. Sadece düşük proje performansı nedeniyle ortalama %11,4'lük bir yatırım boşa gidiyor.

Önerilen Okuma: Açık Kaynak ve Ücretsiz Proje Yönetim Yazılımı (Web Tabanlı)

Yazılım Geliştirmede Proje Yönetim Aracının Kullanım Örnekleri

Bir proje yöneticisinin, yazılım mühendisliği proje yönetimi araçlarını en iyi şekilde yararlanmak için pratik olarak nasıl kullanabileceğini anlayalım.

Görevleri Atamak için Doğru Becerileri ve Kaynakları Bulun

Projenize başlamak için Kanban, Scrum veya diğer panolardaki atanan filtreyi kullanan geliştiricilerinizden, kodlayıcılarınızdan ve tasarımcılarınızdan hangilerinin uygun olduğunu bulmanız gerekir. Ayrıca yöneticilerin, belirli bir proje için ekip üyelerinden hangilerinin doğru becerilere sahip olduğunu da kontrol etmesi gerekir ki bu, gizli özgeçmişler çıkarılarak yapılabilir.

Bu özgeçmişler, çalışanların kişisel bilgilerini değil, yalnızca mesleki bilgi ve becerilerini içerir, bu da bir proje için daha adil bir çalışan seçimi sağlar. Örneğin, PRD görevini yalnızca gerekli programlama dilinde yetkin olan çalışanlara atayabilirsiniz. Bir proje yönetim aracı kullanarak, eksiksiz bilgi ve destekleyici malzeme içeren tüm görevleri doğru kişiye atayabilirsiniz.

Kârlılık ve Süre Tahminleri Yapın

Bir sonraki yazılım geliştirme projeniz için doğru geliştiricileri ve tasarımcıları bulduktan sonra, projenizin geçeceği farklı aşamalar hakkında tahminlerde bulunmanız gerekir. Örneğin, yazılım mühendisliğinde bu aşamalar, kuruluşunuzun iş akışına bağlı olarak araştırma, PRD, maket tasarlama, test etme, RFL, Canlı vb. aşamaları içerir. Yazılım ayrıca zaman, proje karlılığı ve daha fazlası hakkında tahminler yapılmasına yardımcı olur.

Ekibin Üretkenliğini İzleyin ve İş Akışlarını Optimize Edin

Proje yönetimi yazılımı, geliştiricilerinizin bir görev üzerinde çalışarak geçirdikleri süreyi günlüğe kaydetmesine olanak sağlayabilir. Bu, başlatma ve bitiş zamanlayıcı düğmelerine tıklayarak kolayca yapılabilir. Ayrıca, bu süre takibi, proje yöneticilerinin hangi çalışanın bir görevi tamamlamak için ne kadar zaman harcadığını kontrol etmesine ve sonunda üretkenlik düzeylerini bilmesine olanak tanır. Buna dayanarak, proje yöneticileri tüm proje iş akışını optimize edebilir ve gerekirse zaman çizelgelerini değiştirebilir.

Mali İşler

Dolayısıyla, bir projeyi tamamlamak için gereken çalışma saati sayısını ve diğer araçları artık bildiğinize göre, proje bütçesini de kolayca tahmin edebilirsiniz. Proje yöneticileri, bir proje yönetim aracı kullanarak, belirli bir yazılım projesi aracılığıyla karı hesaplayabilir.

Bu, projenin ürettiği gelirle birlikte çalışma saatleri, aletler ve diğer sabit ve tekrar eden maliyetlerin maliyeti eklenerek yapılabilir. Aslında, maliyetlerde, zaman çizelgesinde veya teslimatlarda değişiklikler olursa, bunlar gerçek zamanlı raporlar ve çeşitli filtreler kullanılarak kolayca görüntülenebilir ve izlenebilir.

Özel Metriklerle Özel Rapor Oluşturma

Bir sprintin veya tüm bir projenin ortasındaysanız veya tamamladıysanız, raporları kullanarak en son gelişmelerden kolayca haberdar olabilirsiniz. Raporlar, çalışanlarınızın uygunluk durumu, proje finansmanı, boşluk raporları vb. hakkında size gerçek zamanlı bilgiler verecektir.

Kullanıcılar bu raporları programlanan süre, izlenen süre, tahmini maliyet, kapasite saatleri, konumlar vb.

BT Şirketlerinde Proje Yönetim Yazılımının Etkisini Anlayalım

Önde gelen bir BT firması örneğine göz atalım ve bir proje yönetimi aracı uygulamaktan elde ettiği faydayı anlayalım.

Güney Afrika'nın önde gelen bir BT hizmetleri şirketi olan SovTech , proje yönetimi yazılımını hayata geçirdi ve projeyle ilgili finansmanına kuşbakışı bakarak genel karlılığını artırdı.

Organizasyon büyümeye başladığında ve çatısı altında 25 büyük proje ile 170 kişiye ulaştığında, yöneticisi Oliver, şirketin finansal süreçlerini yönetirken zorluklarla karşılaşmaya başladı. O zamanlar şirket, 40 projede çalışan yaklaşık 220 çalışanla önemli bir büyümeye tanık oluyordu.

SovTech'in Karşılaştığı Zorluklar

Elektronik tablolarda günlük, haftalık ve aylık olarak sık sık değişiklik yapmak
Düzeltilmesi saatler süren sık sık hesaplama ve tahmin hataları yapılmaya başlandı.
Görevin ilerleyişi, tahmini tamamlanma süresi, görev sorumluluğu ve daha fazlası ile ilgili olarak tüm atananlardan her aşamada manuel olarak düzenli güncellemeler almak.
Çalışanın uygunluğu ve görev sorumlulukları konusunda netlik yok
Görevleri belirleme ve doğru profesyonele atama
İsteğe bağlı rapor oluşturma eksikliği

Elektronik tablolar ve manuel takiplerle tüm bu zorlukların üstesinden gelmek kaos yaratıyordu. Ayrıca şirketin mali durumu ve çalışanlarının üretkenliği de etkilendi. SovTech'in gerçek proje kar marjını ve faaliyetlerinde ve geliştirmesinde harcanan maliyetleri belirlemesi ve tahmin etmesi zorlaştı. Genel bir zaman izleyici kullanmak bile işe yaramadı çünkü yalnızca bir görev için harcanan zamanı hesaplayabiliyordu, revizyonlarını, değişikliklerini veya başka değişikliklerini hesaplayamıyordu.

Önerilen Okuma: İnşaat Sektöründe Proje Yönetim Yazılımı Kullanımı

Bir Proje Yönetim Aracını Uyguladıktan Sonra Etki

SovTech'in elektronik tabloları uzamaya ve süreçler daha karmaşık hale gelmeye başladığında, BT firması proje yönetim aracını denemeye karar verdi. Araç, kaotik süreçleri ve aşağıdakileri içeren diğer şeyleri kolaylaştırmalarına yardımcı oldu:

Her çalışan için görev kapasitesini tahmin etme ve kontrol etme
Panoların 360 derecelik görünümüyle kaynakları verimli bir şekilde optimize etme ve tahsis etme
Görev ilerlemesini ve ilgili maliyet değişikliklerini izleme
İş yükünü mevcut ve yetenekli insan kaynakları arasında etkin bir şekilde dağıtın
Proje finansallarını etkileyebilecek diğer faktörleri izleyin
Mevcut bütçenin nasıl ve nereye harcandığını izleyin

Tüm bunlar, proje yöneticisi Oliver'ın yazılım mühendisliği proje yönetimi yazılımı kullanarak daha verimli çalışabileceğini anlamasına yardımcı oldu. Tüm süreçleri kuş bakışı görmesini sağlar ve kimseden manuel takip almasına gerek kalmaz.

"Bir Proje Yöneticisi için bütçeyi aşmamak ve zamandan tasarruf etmek her zaman en önemli önceliktir ve bir proje yönetim aracıyla verilerinizi, kaynaklarınızı, planlanan ve gerçekleşeni, etkinlikleri takip edebilir ve çok daha fazlasını görebilirsiniz." – Aditya Ghosh, Ürün Müdürü

Çözüm

Yazılım oluşturmak karmaşık bir süreçtir ve proje yöneticisi için yönetmesi kafa karıştırıcı ve yorucu olabilen birden çok görevi ve ekibi içerir. Aslında bu kafa karışıklığı proje teslimlerinin gecikmesine ve fazla bütçe yapılmasına da neden olabilir. Ancak, yazılım mühendisliği proje yönetimi araçlarını uygulamak, proje yöneticinizi projenin ilerlemesini yönetmek, planlamak, atamak ve izlemek için donatacaktır. Ayrıca bu, ekip liderlerinin teslimatları zamanında yapmasına ve bütçeyi aşmamasına yardımcı olacaktır.