Envanter Yönetimi Excel: Artıları, Eksileri ve İpuçları

Birçok kişi, Microsoft'un güçlü elektronik tablo yazılımı Excel ile aşk-nefret ilişkisine sahiptir.

Buna rağmen, neredeyse her sektörde, özellikle de envanteri takip etmenin hızlı bir yolunu arayan orta ölçekli e-ticaret şirketlerinde, yeteneklerinin temel bir unsur olduğunu kimse inkar edemez.

Orta ölçekli şirketler genellikle kendilerini zorlu bir noktada bulurlar. Manuel envanter takibi için çok büyükler ama tam teşekküllü envanter yönetimi yazılımı için hazır değiller.

Microsoft Excel, bu seçenekler arasında ideal bir köprü görevi görür.

Bu gönderideki stratejileri uygulayın ve envanter yönetiminizin mükemmelleştiğini (orada ne yaptığımıza bakın) yeni zirvelere ulaştığını izleyin.

Hadi dalalım.

Excel'de envanter yönetimi nasıl yapılır?

Excel'in güzelliği esnekliğidir. Envanter takibinizi ihtiyacınıza göre basit veya karmaşık hale getirebilirsiniz.

Ürün miktarları gibi ilkel bir şeyle başlayabilir veya otomatik hesaplamalar, ayrıntılı ürün özellikleri, tedarik zinciri takibi, satış analitiği ve tahmine dayalı yeniden sipariş noktaları ile devasa, çok tablolu bir sistem oluşturabilirsiniz.

Stoktaki miktar, satın alma maliyetleri, envanter değeri ve yeniden sipariş edilen miktar gibi kritik ölçümleri izlemek için Excel'in hesaplama yeteneklerini de kullanabilirsiniz.

Bununla birlikte, sıfırdan inşa etmek çok iş gerektirecektir. Bu nedenle, başlamak için envanter yönetimi şablonlarını kullanmanızı öneririz (özellikle Excel konusunda bilgili değilseniz).

Envanter yönetimi elektronik tablosu oluşturma (veya ödünç alma)

Envanter yönetimi aracınız olarak Excel'i bir tur atmaya hazırsanız, bir sonraki adım sizin için doğru elektronik tabloyu bulmaktır.

İyi haber şu ki seçenekleriniz var. İster sıfırdan kendinizinkini oluşturmak ister mükemmel bir şablon bulmak isteyin, ihtiyacınız olan çözümler her yerde.

İşte birkaç seçenek:

Kendi e-tablonuzu oluşturun

Zaten bir elektronik tablo sihirbazıysanız, sayfanızı sıfırdan oluşturmak uygun bir seçenektir. Kendi başınıza inşa etme olasılığı size eğlenceli bile gelebilir (yargılamak yok, söz veriyoruz).

Bu yaklaşımı benimseyerek, tam olarak istediğiniz ve ihtiyaç duyduğunuz şeyi elde edeceksiniz, çünkü envanteri özel envanter zorluklarınızı karşılayacak şekilde özelleştireceksiniz.

Zaman maliyeti, şirketinizin envanter yönetimi gereksinimlerine uyan bir elektronik tabloya sahip olmanın avantajlarıyla ortadan kalkar.

Ancak, özellikle Excel mantığına ve formüllerine aşina değilseniz, sıfırdan bir Excel elektronik tablosu oluşturmak çok zaman alabilir. Halihazırda zar zor ayakta kalan işletme sahipleri için bu söz konusu olmayabilir.

Ayrıca, Excel bilginiz elektronik tablonuzda neler başarabileceğiniz konusunda sınırlayıcı bir faktör olabilir.

Sonuçta ne bilmediğini bilmiyorsun.

Excel'in işlevselliğini anlamadıysanız, envanter takibi sorunlarınız için daha verimli çözümler olduğunu fark etmeyebilirsiniz.

Mükemmel bir izlenecek yol için bu eğiticiye göz atın:

Microsoft'tan ücretsiz bir şablon kullanın

Sıfırdan bir Excel envanter yönetimi elektronik tablosu oluşturmak sizi aşıyorsa (veya zamanınızı en iyi şekilde kullanmıyorsanız), her zaman bir Excel envanter şablonu seçebilirsiniz - ve orada pek çok harika şablon vardır.

Microsoft, çok çeşitli ihtiyaçlar için çok sayıda Excel şablonu sunar. Excel'i açar ve "envanter" için arama yaparsanız, gereksinimlerinizi karşılayan önceden tasarlanmış örnekler bulacaksınız.

Neyin mümkün olduğunu görmek için Microsoft'un resmi şablon kitaplığına da göz atabilirsiniz.

Bu ücretsiz şablon, yalnızca envanter miktarını yönetmekle kalmayıp aynı zamanda size yaklaşan yeniden sipariş noktalarını hatırlatmak için formüller kullanarak bir stok envanter kontrol şablonu olarak da hizmet veren favorilerimizden biridir.

3. taraf bir envanter yönetimi şablonu bulun

Excel şablonları koleksiyonunda istediğinizi bulamazsanız paniğe kapılmayın. Çevrimiçi olarak kullanıcı tarafından oluşturulan şablonlardan oluşan bir dünya var.

Örneğin, bu site satın alma siparişleri, ürün listeleri, stok takibi verileri ve daha fazlası için çeşitli envanter şablonları sunar.

Bu e-tablolar genellikle ücretsiz emsallerinden daha karmaşıktır. Birçoğu, envanter yönetimi kategorisindeki envanter yönetimi yazılımıyla eşit düzeyde işlevsellik sunar, ancak bu programların temel özelliklerinden yalnızca bazıları hariçtir.

NOT: Google E-Tablolar ile çalışmayı tercih ederseniz, bu şablonların birçoğunu her iki platformda da kullanabilirsiniz. E-Tablolar için özel olarak oluşturulmuş birçok envanter izleme şablonu da vardır.

Excel Envanter Elektronik Tablosu Artıları ve Eksileri

Bu bölümü tamamlamadan önce, envanter yönetimi için Excel kullanmanın artılarını ve eksilerini tartışmak için biraz zaman ayıralım.

PROS

MALİYET

Hem Excel'de hem de çevrimiçi olarak sunulan ücretsiz seçeneklerle, bütçenizi zorlamadan bir envanter yönetimi şablonu oluşturmak zor değil.

Çoğu küçük işletme, düşük marjlarla ve çok az kârla çalışır (özellikle başlangıçta). Excel, bütçenizi zorlamadan envanterinizi yönetmenize yardımcı olabilir.

ÖZELLEŞTİRME

Excel'in yazılımla ilgili sevdiği şeylerden biri de (yeterli beyin gücü ve ter eşitliği ile) yazılımın neredeyse her şeyi yapmasını sağlayabilmenizdir.

Bu özelleştirme düzeyi, işletmelerin muhtemelen büyük tavizler vermeden ihtiyaçlarına tamamen uygun bir envanter izleme aracı oluşturabilecekleri anlamına gelir.

ORTAK

Excel elektronik tablolarını kuruluşunuzdaki diğer ekip üyeleriyle paylaşmak kolaydır. Bunları Dropbox ve diğer platformlar aracılığıyla paylaşabilir, buluta kaydedebilir, Google E-Tablolar vb. kullanabilirsiniz.

Bu, e-tablonuza ekip üyeleri tarafından her yerden ve her zaman erişilebileceği anlamına gelir.

Elbette hiçbir çözüm %100 mükemmel değildir ve Excel de bir istisna değildir. Envanter yönetimi ihtiyaçlarınız için bu çözümü seçmeden önce bilmeniz gereken eksilerden bazıları şunlardır.

EKSİLERİ

KOMPLİKASYONLAR

Çoğu Excel elektronik tablosu hayata yönetilebilir belgeler olarak başlar.

Ancak işletmeniz ve envanteriniz büyüdükçe elektronik tablolarınız da büyüyecektir.

Üstte 100'den fazla sütun ve binlerce hücre derinliğinde çalışan hantal elektronik tabloları hepimiz gördük.

Bu sayfalar, gerçeğe dönüşen kabuslardır, her yüklemeye çalıştığınızda bilgisayarınızı boğabilecek belgelerdir.

Bloat, Excel'i envanter yönetimi için kullanan herkesin bir noktada mücadele etmesi gereken bir sorundur. Er ya da geç elektronik tablolar kullanışlı olamayacak kadar büyük hale gelir.

ZAMAN

Elektronik tablo oluşturmak, formül girmek ve veri eklemek zaman alır. Elektronik tablonun bakımı, başka bir zaman kaybıdır. Bütün bu saatler toplanır.

Envanter yönetimi yazılımı, ilk yazılım lansmanından sonra kullanıcıları için birçok stok yönetimi sürecini otomatikleştirir. Excel daha uygulamalı bir yaklaşım gerektirir.

Bu saatlerin başka bir yerde daha iyi harcanabileceği zamanlar olacaktır.

VERİ

Birden çok kişinin belgeyi değiştirme yetkisine sahip olduğu devasa bir elektronik tablo üzerinde çalıştıysanız, muhtemelen veri kaybı yaşamışsınızdır.

Kazalar olur, insanlar hata yapar ve elektronik tablolar karmaşık yaratıklar olabilir. Excel'in sorunu, bazen bu hatalar meydana geldiğinde bunları geri almanın kolay bir yolunun olmamasıdır.

Bu, verilerinizi bozabilir. Bazen çok sonraya kadar farkına bile varmazsın.

HATALAR

Barkod ve RFID taramalarını gerçek zamanlı olarak güncelleyerek envanter numaralarınızın saniyesine kadar doğru olmasını sağlayan envanter yazılımının aksine Excel, veri girişi şeklinde çok fazla el emeği gerektirir.

Ve veri girişiyle çalışan herkesin bildiği gibi, insan hatası çok gerçek bir şeydir.

Excel kullanımında yer alan sürekli insan unsuru, bu yaklaşımda envanter hatalarının envanter yönetimi yazılımına göre daha olası olduğu anlamına gelir.

GERÇEK ZAMANLI TAKİP YOK

Buna bir önceki maddede değinmiştik ama burada tekrar etmekte fayda var. Excel, envanter izleme elektronik tablosunda insan verilerinin girilmesini gerektirir.

Bu, sayfanın yalnızca birisi belgeyi değiştirmek için zaman ayırdığında güncelleneceği anlamına gelir. Bu sorunlara yol açabilir.

Envanter yönetimi yazılımı, veri girişine ihtiyaç duymadan stokunuzu gerçek zamanlı olarak günceller. Yazılım, bir barkod veya RFID her tarandığında eylemi izler. Bu, envanter seviyelerinizde her zaman güncel olacağınız anlamına gelir. Ayrıca envanter hatası riskini de azaltır.

Bu, sürekli envanter sistemi olarak bilinir ve envantere dayalı işletmelerin zamandan tasarruf etmesinin ve verimliliği artırmasının en iyi yollarından biridir.

Excel Envanter Yönetimi ile Başarılı Olmak İçin İpuçları

Envanter yönetimi ihtiyaçlarınız için Excel'i kullanıyorsanız, önceki bölümde listelediğimiz eksilerin birçoğunun üstesinden gelmenin yolları vardır.

Excel, envanter yönetimi yazılımından daha fazla uygulamalı bakım gerektirir, ancak bazı temel en iyi uygulamaları uygulayarak çalışmasını sağlayabilirsiniz.

İşte izlenecek en yaygın olanlardan bazıları.

Günlük Denetim

İnsan hatasının Excel elektronik tablolarıyla nasıl gerçek bir endişe kaynağı olduğunu tartıştık. Bu sorunla mücadele etmenin bir yolu, günlük denetimler yapmaktır.

Düzenli olarak planlanmış denetimlerden yararlanarak, sorunları zamanla birleşmeden önce yakalayabilirsiniz.

Günlük denetimler, işletmenizin büyüklüğüne bağlı olarak gerçekçi olmayan bir girişim olabilir. Durum buysa, fiziksel numaralarınızı elektronik tablo numaralarınızla dönüşümlü olarak karşılaştırdığınız döngü sayımlarını göz önünde bulundurun.

Başka bir çözüm, envanterinizi kağıt ve bir elektronik tablo üzerinde izlemektir.

Bu, çifte iş gibi görünüyor (çünkü öyle), ancak e-tablonuzla karşılaştırmanız ve tutarsızlıkları belirlemeniz için size günlük bir sayı verecektir.

Buradaki anahtar, sorunları erken bulmanın önemli olmasıdır. Sayımlar daha uzun süreler kapalı kaldıkça sorunlar büyür ve birleşir.

Hemen Güncelle

Excel elektronik tablolarındaki insan hatasının en büyük nedenlerinden biri, sayfanın güncellenmesinde gecikmeler olduğunda ortaya çıkar.

İşte bunun olduğu bir senaryo.

Her ne sebeple olursa olsun, envanter yöneticinizin, envanter değiştikçe sayfayı değiştirmesini engelleyen bir sorunu var.

Değişiklikleri not ederler, ancak iş olur ve bu değişiklikler unutulur. Artık envanteriniz kapalı. Günlük denetimler yapmıyorsanız, bu envanter hatası uzun süre devam edebilir.

Daha fazla hata olabilir. Bildiğiniz bir sonraki şey, envanterinizin tamamı yanlış.

Bu hataları önlemenin anahtarı, bir envanter değişikliği olduğunda Excel sayfanızı hemen güncellemektir.

İşin yoğun ve zorlu olabileceğini biliyoruz, ancak envanter hataları işi daha da telaşlı ve zorlu hale getiriyor. İşi şimdi yapmak ve daha sonra sorunlardan kaçınmak daha iyidir.

Yedeklemeleri Bulutta Saklayın

Excel envanter sayfanız, işletmenizdeki en önemli belgelerden biridir. Bu nedenle, yedeklendiğinden emin olmanız gerekir. Daha önce de belirtildiği gibi, Excel hataları olur ve bazen hayati veriler kaybolur.

Bulut yedeklemelerini düzenli olarak gerçekleştirerek, beklenmedik bir felaket durumunda geri dönebileceğiniz yeni bir kopyaya sahip olduğunuzu garanti ederek bu hataların etkisini azaltabilirsiniz.

Hazır ol. Hatalar olacak.

Aylık Raporlama için Verileri Birleştirin

Excel'in en büyük kusurlarından biri, geçmiş verileri analiz etmeyi zorlaştırmasıdır. Daha kolay raporlama için verilerinizi düzenli olarak birleştirdiğinizden emin olarak bu sorunla mücadele edebiliriz.

Excel tablonuzdaki bilgileri alıp diğer formatlara (çizelgeler, tablolar, grafikler vb.) aktararak, zaman içindeki eğilimleri ve sorunları tespit edebilirsiniz. Bu, kârınızı olumlu yönde etkileyebilir.

Verileri ve Sonuçları İnceleyin

Veri harikadır, ancak veri toplar ve karar vermek için kullanmazsanız işe yaramaz.

Bir Excel elektronik tablosuyla, kullanabileceğiniz geniş bir veri yelpazesine sahip olacaksınız (ve son noktayı izliyorsanız, bu verileri anlaşılması kolay biçimlerde derlemiş olacaksınız). Karar verme sürecinizi bilgilendirmek ve sonuçları tahmin etmek için bu bilgileri kullanın.

Envanter yönetiminin amaçlarından biri, eğilimleri ve sonuçları tahmin edebilmektir. Süreçte size yardımcı olması için bu bilgileri kullanın.

Gerektiğinde Bir SaaS Çözümüne Yükseltin

Excel, el envanteri ile envanter yönetimi yazılımı arasında mükemmel bir köprü olabilir. Ancak, işiniz büyüdükçe, Excel'in artık bir envanter yönetimi aracı olarak uygulanabilir olmadığı bir gün gelecek.

Envanteri bir dizi elektronik tablo aracılığıyla yönetmek tamamen mümkün olsa da, en ölçeklenebilir (veya en kolay) envanter yönetimi süreci değildir.

Microsoft Excel güçlüdür (özellikle önceden oluşturulmuş Excel şablonlarıyla eşleştirildiğinde), ancak günün sonunda, hala birçok uygulama için oluşturulmuş genel bir programdır.

Artı, bir Excel belgesi genellikle dinamik değildir; sürekli bakım gerektirir.

Yepyeni bir küçük işletme olarak bu kabul edilebilir. Ancak siz büyüdükçe ve envanter süreçlerini düzene sokmak istediğinizde, özel envanter yönetimi yazılımına geçmek zorunludur.

O gün geldiğinde, envanter yönetiminizi bir sonraki seviyeye taşımanıza yardımcı olacak yazılım çözümlerinin mevcut olduğunu anlayın. Daha da iyisi, bu çözümlerin çoğu, yalnızca elektronik tablolarla hayal edebileceğiniz düzeyde bir işlevsellik sunar.

Excel ile geçirdiğiniz süre sona erdiğinde beklemeyin. Bir sonraki adımı kucaklayın. Değişim korkutucu olabilir, ancak doğru envanter yönetimi yazılımı yeni zirvelere ulaşmanıza yardımcı olabilir.

Anında envanter şeffaflığı

Daha fazla envanter kontrolü elde etmek ve daha az maliyetli yanlış sevkıyat yapmak için bir IMS uygulayın.

İndirmek

Son düşünceler

Excel, herkesin favori yazılımı olmayabilir, ancak çok yönlülüğünü inkar etmek zordur.

Envanterinizi elle izlemenin ötesine geçen ancak envanter yönetimi yazılımı dünyasına dalmaya tam olarak hazır olmayan orta ölçekli bir işletmeyseniz, Excel meşru bir çözümdür.

İster kendi özelleştirilmiş envanter e-tablonuzu oluşturmak ister bir şablon indirmek isteyin, burada her ihtiyacı karşılayan çözümler var. Bu sadece neye ihtiyacınız olduğuna karar vermek ve en iyi Excel sayfasını bulmak meselesidir.

Herhangi bir sistem gibi, Excel de mükemmel değildir. Bu makaledeki en iyi uygulamaları takip etmek, envanterinizi kontrol altına alırken olası tuzaklardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Ve envanter yönetimi süreçlerinizi bir sonraki seviyeye taşımaya hazır olduğunuzda, SkuVault gibi özel bir platforma yatırım yapmayı düşünün. Bize güven; zaman, verimlilik ve maliyet tasarrufu buna değecektir.

Daha fazla bilgi edinmek için SkuVault platformunda 2 dakikalık rehberli ürün turuna katılın.