Proje Başarısızlığını Önlemek İçin Öğrenilen Dersleri Etkili Bir Şekilde Kullanma

Her proje bir öğrenme deneyimidir. Başarısızlıklar, aynı hataları bir daha yapmamamız için bizi uyarır. Başarılar, mevcut ve gelecekteki projelerimizde etkin bir şekilde gezinmemize rehberlik eder. Başarılı proje yönetimi için bu başarısızlıkları, kazanımları ve iyileştirme alanlarını yakalamak için uygun bir süreç gereklidir. Projeden alınan dersler yönteminin yaptığı budur.

Bu gönderide, öğrenilen dersleri kullanarak proje başarısızlıklarından nasıl kaçınılacağını keşfedeceğiz. Gönderi boyunca sağlanan şablonlar çevrimiçi olarak düzenlenebilir. Görevlerinize devam etmek için bunları kullanın.

Öğrenilen Proje Dersleri Nelerdir?

Öğrenilen dersler, bir projenin yaşam döngüsü boyunca ve sonuç olarak toplanan hem olumlu hem de olumsuz deneyimlerin anahtarıdır. Bu bilgi ve anlayışı yansıtarak, öğrendiklerinizi mevcut sistemleri ve süreçleri iyileştirmek ve gelecekteki projelerin başarısını güvence altına almak için gereken eylemlere dönüştürebilirsiniz.

Bazı kuruluşlar için proje yönetiminde alınan dersler, kapanış aşamasında proje deneyimlerini tartıştıkları ve belgeledikleri gayri resmi bir süreçtir. Diğer kuruluşlar, bir projenin her aşamasının sonunda öğrenilen bir ders oturumu düzenler. Proje yöneticileri, proje ekibi üyeleri ve ekip liderleri, raporları gözden geçirmek ve kazanılan içgörünün eylemlere nasıl dönüştürüleceğine dair kararlar almak için alınan dersler oturumuna katılabilir.

Alınan dersler oturumları projenin karmaşıklığına bağlı olarak projenin farklı aşamalarında yürütülebilir; her aşamanın sonunda, projenin sonunda veya olduğu gibi gerçek zamanlı olarak.

Öğrenilen dersler neden proje yönetiminin ayrılmaz bir parçası olmalıdır?

Öğrenilen derslerin belgelenmesi ve kuruluş genelinde paylaşılması, başarısızlık olasılığının önlenmesine ve azaltılmasına yardımcı olur. Ayrıca gelecekteki çabalara dahil edilebilecek en iyi uygulamaların oluşturulmasına yardımcı olur.

Öğrenilen dersler oturumları yürütmek, ekip üyeleri arasında güven oluşturmaya da yardımcı olur; proje sırasında neyin doğru neyin yanlış gittiğine dair kendi bakış açılarını paylaşmalarına izin vermek, kendilerini daha fazla dahil olmalarına ve proje yönetimi sürecini daha fazla desteklemeye teşvik edecektir.

Sonuç olarak, alınan derslerin şirket süreçleri ve ekiplerin çalışma şekli üzerinde gerçek bir etkisi olabilir.

Alınan dersler süreci

Öğrenilen dersler süreci beş adımdan oluşur. Toplantı katılımcılarından proje sırasında öğrenilen önemli dersleri toplamayı ve bu bilginin gelecekteki projelerle daha iyi sonuçlar elde etmek için nasıl başarılı bir şekilde uygulanacağını belirlemeyi amaçlar. Adımlar,

Adım 1: Öğrenilen dersleri tanımlayın

Yeni tamamladığınız proje sırasında nelerin iyi gittiğini ve nelerin iyi gitmediğini ve nelerin iyileştirilmesi gerektiğini gözden geçirerek başlayın. Bu, projenin kilit paydaşlarının katıldığı öğrenilen dersler oturumu sırasında yapılmalıdır.

• Oturuma hazırlanırken, kolaylaştırıcı katılımcılara bir anket göndermelidir. Projenin farklı yönleriyle (yani proje yönetimi, kaynaklar, iletişim, gereksinimler, vb.) ilgili belirli soruları içermelidir. Aynı derecede önemli olan, neyin işe yaradığı, neyin işe yaramadığı ve neyin iyileştirilmesi gerektiği konusunda geri bildirimlerini almaktır. Anketi yanıtlamak, yalnızca katılımcıların kendilerini oturuma daha iyi hazırlamalarına yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda yanıtların kendisi de aralarındaki tartışmayı yönlendirmeye yardımcı olacaktır.
• Anket sonuçlarını özetleyin ve proje başarısızlıklarını ve kazanımlarını belirlemek için oturum sırasında diğer önemli raporlarla birlikte analiz edin. Gelecekteki proje iyileştirmeleri için tavsiyeler, bunun sonunda ayırt edilmelidir.

Oturum sırasında tartışılan geri bildirimleri ve önemli noktaları kaydetmek için aşağıdakine benzer bir tablo kullanabilirsiniz.

Adım 2: Öğrenilen dersleri belgeleyin

Sürecin bir sonraki adımı, sonuçları ayrıntılı bir raporla belgelemektir. Katılımcının projenin güçlü ve zayıf yönlerine ilişkin geri bildirimlerini ve iyileştirme önerilerini içermelidir.

Rapor tamamlandığında, ilgili iç ve dış proje paydaşları ile paylaşın. Liderlik için ayrıntılı raporun bir genel görünümünü oluşturabilirsiniz, ancak kapsamlı rapor daha fazla referans için ek olarak gönderilebilir.

Adım 3: Öğrenilen dersleri analiz edin

Sürecin bu aşamasında, nasıl uygulanacağını belirlemek için öğrenilen dersleri analiz edin ve düzenleyin. Çalışanlar için gerekli eğitimler ve proje yönetimi süreçlerinde iyileştirmeler daha sonra kararlaştırılır.

Bir sonraki adım olarak, gerekli adımları, sorumlu tarafları/departmanları, kaynakları ve bir zaman çizelgesini özetleyen bir eylem planı oluşturabilirsiniz.

4. Adım: Öğrenilen dersleri arşivleyin

Öğrenilen tüm dokümanları, ortak bir sürücüde (ör. Google Drive) olduğu gibi kolayca erişilebilir bir yerde saklayın, böylece proje ekibinin yanı sıra kuruluştaki diğer ekipler ve paydaşlar için hazır hale getirin.

Adım 5: Öğrenilen dersleri alın

Mevcut proje süreçlerini iyileştirmek için alınan dersler belgelerine bakın. Her proje türü için klasörler oluşturarak ve bunları tarihe veya proje adına göre uygun şekilde düzenleyerek bu belgelerin alınabilirliğini optimize edin. Raporları saklamak için kullandığınız araç anahtar kelime arama özelliği sunuyorsa, herhangi birinin bunları alması çok daha kolay olacaktır.

Öğrenilen Derslerle Proje Başarısızlıklarından Nasıl Kaçınılır?

İşte proje başarısını sağlamak için projenizden alınan dersler sürecine dahil edebileceğiniz birkaç adım.

Öğrenilen dersleri sık sık gerçekleştirin

Özellikle büyük ve karmaşık bir girişimse, bir projede birçok şey yanlış veya doğru gidebilir. Bu nedenle, projenin sonuna kadar beklemek yerine, önemli bilgileri bir an önce kaydetmek iyi olacaktır. Zaman geçtikçe, önemli bilgileri elde edemeyebilirsiniz veya başarısız olunması durumunda, bilgiler kasıtlı olarak gözden geçirilebilir.

Standart bir süreç ve araç setine sahip olun

Çoğu kuruluş, tanımlanmış bir süreçten yoksun oldukları için projeler sırasında öğrenilen dersleri yakalamakta başarısız olur.

Uygun bir dizi adım, daha gerekli görünmesini sağlar ve ekibin projeler sırasında öğrenilen dersleri kaydetme rutinine girmesine yardımcı olabilir. Benzer şekilde, bilgileri toplamak, raporları ve belgeleri depolamak ve bunları kuruluş genelinde paylaşmak için kullanılacak önceden tanımlanmış bir araç setine sahip olmak, süreci daha da kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.

Risk planlaması sırasında öğrenilen derslerden yararlanın

Yeni bir projenin risk değerlendirmesi sırasında, potansiyel riskleri kolayca belirlemek için ilgili projelerin geçmiş alınan derslere ilişkin raporlarına bakın. Ardından, azaltma stratejileri geliştirmeye geçebilirsiniz.

Ders almış bir ekibiniz olsun

Proje boyunca öğrenilen dersler yöntemini uygulayabilir veya deneyimleri, içgörüleri ve izlenimleri gerçek zamanlı olarak aktif olarak kaydedebilirsiniz. Yöntemi nasıl uygulayacağınızı netleştirin ve yer alacak ve aktif bir rol üstlenecek bir ekip seçin.

En iyi uygulama, farklı bakış açıları toplamak için projenin farklı alanlarından üyeleri dahil etmektir. Ekip üyelerinin sayısını 3 ile 10 arasında tutun.

Bu nedenle, proje deneyimlerinin böyle bir kayıt defterinin tutulması, daha etkili öğrenilen ders oturumlarının yürütülmesine yardımcı olacaktır.

Proje Yönetiminde Öğrendiğiniz Dersleri Nasıl Kullanırsınız?

Proje yönetiminden öğrenilen derslerin neler olduğunu, alınan dersler sürecini ve proje başarısızlığını önlemek için yöntemin nasıl etkili bir şekilde uygulanacağını bu gönderide faydalı şablonlarla birlikte tanımladık.

Alınan dersleri yakalamanın, analiz etmenin ve bunlardan öğrenmenin yaptığınız her projenin bir parçası olduğundan emin olun. Aynı derecede önemli olan, öğrenilen dersleri etkili bir şekilde uygulamak için bir sonraki adım grubunu planlamaktır. Bu sürekli çaba, kuruluşunuzda devam eden bir iyileştirme kültürünün geliştirilmesine yardımcı olacaktır.