Temiz Bir CRM Veritabanı Nasıl Korunur?

Bir CRM veritabanı sistemini çalıştırırken, içinde depolanan verilerin kesinliğini ve geçerliliğini sağlamak genellikle zorlu bir görevdir. Bir kuruluş tarafından veri bakımı eşit olmadığında, faaliyetler yavaşlar, raporlar hatalı hale gelir ve ele alınması gereken başka önemli faaliyetler olduğu için her kaydın ayrıntılarını manuel olarak doğrulamak zorlaşır.

Bir örnek

Bir örnek düşünelim. Bir kuruluştan bir satış temsilcisi A, bir müşteriyi takip eden bir satış görüşmesi yaparsa ve başka bir satış temsilcisi B'nin bu aramayı zaten yaptığını öğrenirse, tüm durum A temsilcisi için biraz utanç verici olabilir. Ancak soru şudur: karışıklık nerede ortaya çıktı ve temsilci tam olarak neden yaptı. Yine de bu aramayı yapmak mı?

Şimdi, temsilci A'nın verileri çapraz kontrol etmeye devam ettiğini ve kişiye yapılan bir aramanın daha önce kaydedilmediğini tespit ettiğini varsayalım. Daha fazla incelemede, temsilci A, satış temsilcisi B'ye atanan aynı ilgili kişinin bir kopyası olduğunu keşfeder. Dolayısıyla, bu durumda, satış ekibindeki iki temsilcinin benzer bir iletişim kurduğu ve her ikisinin de görevini yaptığı sonucuna varılmıştır. müşteriye takip araması yaparak iş.

Bu, CRM'nin yanlış verilere sahip olmasının klasik bir örneğidir ve bu nedenle yukarıda belirtilen organizasyon durumunda satış sürecini engellemiştir. Bu veriler yönetilmediğinden, bazen bu, kişilerin yönetilmemesine ve telefon numaralarının veya e-posta adreslerinin değiştirilmesine de neden olabilir.

Temiz ve Düzenli Bir Veri Kümesinin Korunması

Yukarıda bahsedilen örnekte, bir veri çoğaltma vakasının utanç verici bir satış takip çağrısına yol açtığını fark ettik. Yinelemenin yanı sıra, CRM tekilleştirme yapılmaması durumunda verilerin geçerliliğini yönetmede zorluk yaşama ihtimali de olabilir .

Bu nedenle, verilerin düzenli olarak güncellenebilmesi için satış veritabanında temiz, düzenli ve geçerli bir veri seti bulundurmaya ihtiyaç vardır. Aksi takdirde satış raporları hatalarla dolu olabilir ve bu da sonunda çok daha büyük sorunlara yol açabilir.

Örneğin, diyelim ki bir kuruluş poliçeye göre ürünlerinde sadece %10 indirim sağlıyor ve bazı temsilciler bu politikadan haberdar olmayabilir veya dikkatsiz davranıp bazı ürünleri için daha yüksek bir indirim girebilir. fırsatlar.

Böyle bir durumda, istisnalara manuel olarak katılmanız ve işleri doğru ayarlamanız gerekecektir. Bu kesinlikle zaman alıcı ve gereksiz olabilir. Ayrıca, satışların etkilenmemesi için temsilcilerin hataları yakalamakta hızlı olmaları gerekecektir.

Böylece, tüm bunlar tek bir basit gerçeğe ulaşır ve bu , veritabanlarının tekilleştirilmesidir . Bir CRM danışmanından yardım alarak Zoho CRM'i kullanmak, veritabanının bakımına ve temizlenmesine yardımcı olabilir. Bunu Zoho CRM ile yapmanın etkili yollarından bazıları aşağıda belirtilmiştir. Onlara tek tek bakacağız.

Yinelenen Kayıtları Yönetme

Zoho CRM kullanımı, mükerrer kayıt sorununa hızlı ve etkili bir çözüm sunmada yardımcı olabilir. Bunu nasıl yapacağımızı iki şekilde ve bir örnekle göreceğiz.

• Kopyaları Oluşturmadan Önce Tutuklama

  Bir alanı benzersiz bir alan yaptığınızda, yinelenen bir kaydın oluşturulması hemen durdurulur. Bu, bir veritabanını korumanın etkili bir yoludur.

Bir modülde “E-posta Adresi”ni benzersiz bir alan olarak işaretlediyseniz, CRM, tıpkı mevcut bir müşteri adayı gibi aynı e-posta adresiyle yeni bir müşteri adayı oluşturmanız için sizi uyarabilir. Bir alanı benzersiz yapmak için, alan ayarları altında “Yinelenen Değerlere İzin Verme” seçeneğini seçmeniz yeterlidir.

• Yinelenen Kayıtları Birleştirme

  Benzersiz alanların oluşturulmasından ve verilerin iki kez kontrol edilmesinden bağımsız olarak, CRM'de yine de bazı yinelenen kayıtlar olabilir. Bu durumda, yinelenen verileri birleştirmek için Zoho CRM'nin veri tekilleştirme aracı kullanılabilir.

Kullanıcı tekilleştirme kontrolü yaptığında, CRM birbirinin tam kopyası olan kayıtları otomatik olarak birleştirebilir. Bir çakışma olması durumunda, kopyaların seçilen kayıtla birleştirilebilmesi için bir Ana Kayıt seçilebilir.

Tekilleştirme aracı dışında, Zoho CRM ayrıca özellikleri çoğaltan özel bir "Bul ve Birleştir" seçeneğiyle birlikte gelir. Modüldeki hangi kaydın çoğaltıldığını ve birleştirilmesi gerektiğini biliyorsanız, Kopyaları Bul ve Birleştir seçeneğini kullanabilirsiniz.

Örneğin, Sanjay adlı bir kişinin yinelenen kopyaları olduğunu biliyorsanız ve kopyaları birleştirmek istiyorsanız, Jame'in sayfasına gidip Kopyaları Bul ve Birleştir'e tıklayabilirsiniz. Kayıtları seçebilir, doğru kaydı ayarlayabilir ve çift kopyaları birleştirebilirsiniz.

CRM Verilerini Doğrulama

Verilerin tekrarını temizlemenin yanı sıra, CRM veritabanının ilk etapta gereksiz veri biriktirmemesini sağlamak için proaktif olunmalıdır. Bu aynı zamanda kişinin CRM hesabına gelen verileri doğrulamanın yollarını bulması gerektiği anlamına gelir.

Zoho CRM, veri geçerliliğini kolayca sağlayabileceğiniz bazı özelliklerle birlikte gelir. Bu aynı zamanda bir süreci devreye sokmak, bazı erişim kısıtlamaları belirlemek ve manuel onay için otomatik kayıt göndermeye sahip olmak gibi çeşitli çabaları da içerir.

• Otomatik Kayıt Gönderme

Bir satış müdürü olarak, CRM veri tabanına giren her bir bilgiyi incelemek ve doğrulamak için genellikle zamanınız olmaz . Ne olursa olsun, ürün indirim yüzdesi gibi bazı önemli detaylara göz atmak isteyeceksiniz.

Birisi kabul edilemez bir indirim girerse, bundan haberdar olmak istersiniz. Zoho CRM, satış ekibi tarafından oluşturulan kayıtların, özelleştirilmiş kriterlere göre üst kademelerin onayına otomatik olarak gönderilebildiği bu gereksinimi karşılamak için güvenilir bir çözümle birlikte gelir.

Dolayısıyla bu, endişe kaynağı olması durumunda CRM'ye giren hassas veriler hakkında bilgi sahibi olmanızın bir yoludur. İş akışı onay sürecinin uygun kriterlerle basit bir şekilde yapılandırılması, kayıtların otomatik olarak onaya sunulması için yeterlidir.

• Veri doğrulama

CRM'e bir kayıt eklendiğinde, bazen kaydın tüm alanlarını tek seferde dolduramayacağınız bir durum olabilir. Örneğin, bir müşteri adayı eklerken İlgilenenler adlı bir alan görebilirsiniz.

Şu anda çok emin olmayabilirsiniz ama müşteri temsilcisini arayıp neyle ilgilendiklerini sorduğunuzda bu alanı doldurabileceksiniz. Bu şekilde, satış müdürüyle görüştüğünüzde bir anlaşma için indirim yüzdesini de doldurabilirsiniz.

Bu durumda detaylı bir süreç izliyorsunuz. Ayrıntılar yalnızca sürecin farklı aşamalarında girilebilir. Müşteri adayı kalifikasyonu, pazarlık, indirim onayı, sözleşme aşaması gibi aşamalarla karşılaşabilirsiniz.

Bu kulağa benzer bir durumsa, CRM'ye bir süreç yerleştirebilir ve sürecin farklı aşamalarında, bilgileri gerektiği gibi doğrularken sistem yetkisine sahip olabilirsiniz. Kayıt ilerledikçe, CRM bir kullanıcıdan ayrıntıları doğru bağlamda girmesini ister. Kayıt bir süreçten çıktığında kayıt için tam bilgiye sahip olabilirsiniz.

Zoho CRM, Blueprint yardımıyla bir iş süreci oluşturmak için kullanılabilir. Sürecin sistematik bir şekilde tasarlanmasına ve yürütülmesine yardımcı olur. Zoho Blueprint yardımıyla bir süreçteki her aşama ve her aşama ile ilişkili kişiler tanımlanabilir. Ayrıca süreç yürütme boyunca ekiplerinize rehberlik edebilirsiniz. Rutin eylemleri otomatikleştirirken bilgileri doğrulayabilir ve zorunlu kılabilirsiniz.

Alanları Özelleştir

Zoho CRM, aşağıda belirtilen stratejilere dayalı olarak bir alanı özelleştirmek için kullanılabilir. Onlara tek tek bakacağız.

• Yetkili Satış Bilgileri :

İlk yöntem, alanları zorunlu olarak işaretleyerek önemli satış bilgilerini zorunlu kılmaktır. Düzenlenmemiş verilerle gelen önemli bir sorun, birçok alanın eksik olmasıdır.

Yasal belgeleri e-posta ile gönderdiğinizde, çoğu zaman adres bölümünde sokak bilgilerinin eksik olduğunu göreceksiniz, bu da işleri yapmanın verimsiz bir yolu. Zoho CRM'de alanları zorunlu olarak işaretleyerek bu durumun önüne geçilebilir. Bu yapıldıktan sonra, tüm zorunlu bilgiler doldurulmadan bir kayıt kaydedilemez.

• Alanlar İçin Maksimum Karakter Sınırını Ayarlama :

Çoğu zaman, kuruluşunuza özgü bir alanı doldurma ihtiyacı hissedebilirsiniz. Örneğin, 10 basamaklı benzersiz bir kimlik numarası. Biri 9 basamak girerse ne olur? Sistemin numarayı kabul etmesi durumunda veriler yanlış olacaktır.

Zoho CRM'de bu alanı özelleştirdiğinizde, bu sorunu önlemek için metin alanları için izin verilen maksimum karakter sınırını ve sayı alanları için izin verilen maksimum rakamı belirleyebilirsiniz.

Stil Sayfasının Bakımı

Otomasyonun çok iş yaptığına şüphe yok. Bununla birlikte, veri kalitesini sağlamak için insan çabasının önemli olduğu gerçeği de inkar edilemez. Veri girişinin kolay ve tutarlı olmasını sağlamanın etkili bir yolu, adlandırma kurallarını tanıtmaktır.

Örneğin bazen bir ülke farklı isimlerle ve farklı formatlarda anılabilir. Birleşik Krallık, Birleşik Krallık, İngiltere ve Birleşik Krallık olarak bilinir. Bu nedenle, veriler için standart bir format, kayıtları kriterlere göre filtrelerken kesin raporlar oluşturmaya yardımcı olur.

Adresler, şirket adları, e-posta adresleri, atamalar vb. için kısaltmaların ve standart veri giriş biçimlerinin bir listesini içeren bir stil sayfasını takip edebilirsiniz. Önceden tanımlanmış aşağı açılan değerler, bu durumda sorunun bir kısmını ortadan kaldırmaya yardımcı olur. veritabanının tekilleştirilmesi mümkündür .

Güvenlik için Rolleri Kullanma

Veriler birçok kaynaktan gelir ve aynı anda birden fazla kullanıcı ona erişir. Bu, temiz bir CRM veritabanının bakımının o kadar kolay olmadığı anlamına gelir. Ancak, bu görevi gerçekleştirmek için en iyi ve kanıtlanmış uygulamalardan biri, CRM hesabındaki verilere erişimi kısıtlamaktır.

CRM verileri üzerinde çalışırken kullanıcıların erişim haklarını kontrol etmenize yardımcı olacak rolleri tanımlayabilirsiniz. Bu şekilde kullanıcılar, kendileriyle ilgili kayıtları değiştireceklerdir. Erişim, yalnızca bundan sorumlu kişilerle sınırlıdır.

Çözüm

CRM verilerinin temiz olduğundan emin olmak herkesin sorumluluğundadır ve aynısını yapmanın faydaları, müşterileri çok daha iyi anlamanın yanı sıra etkin bir iletişim kurma becerisini içerir.

CRM veri temizleme ve bakım stratejisine başlarken herhangi bir yardıma ihtiyacınız olması durumunda Encaptechno, hizmetinizde olabilecek bir CRM danışmanlık ortağıdır. Geniş bir deneyim yelpazesine sahip CRM danışmanları olarak birçok işletmenin teknoloji çözümleriyle başarıya ulaşmasına yardımcı olduk.

Verilerinizi temizleyebilmemiz ve bundan sonra da böyle kalmasını sağlayacak bir süreç oluşturabilmemiz için bugün bizimle iletişime geçin.