İK Yazılımıyla Çalışan Verilerini Sorunsuz Bir Şekilde Dijitalleştirin ve Yönetin

İnsan kaynakları uzmanları, işe alım, işe alım, performans, kariyer gelişimi, sigorta detayları vb. ile ilgili birçok çalışan verisiyle ilgilenir. Tüm bu veri türlerini doğru şekilde kullanmak kolay bir iş değildir.

Üstelik bu veri türleri doğası gereği hassastır ve bunlara yetkisiz erişim, çalışanlarınızın dürüstlüğünü teşkil edebilir. Bu nedenle çalışanınızın verilerini etkili bir şekilde yönetmek, onları güvende tutmak ve gerektiğinde kolayca kullanılabilir olmasını sağlamak önemlidir.

Bu makalede, çalışan veri tabanı yönetimi ve çalışanınızın verilerini yönetmenize yardımcı olabilecek gerekli yollar hakkında daha fazla bilgi edineceksiniz.

Çalışan Veri Yönetimi Nedir?

Çalışan veri tabanı yönetimi, bir kuruluş içindeki çalışanlarla ilgili bilgilerin sistematik organizasyonunu, depolanmasını ve bakımını içerir. Bu, kişisel ayrıntılar, istihdam geçmişi, performans kayıtları, maaş bordrosu bilgileri, sosyal yardım kayıtları ve eğitim sertifikaları gibi çeşitli hususları içerir.

Çalışan Veritabanı Yönetiminin Faydaları

Çalışanlarınızın güncel bir veri tabanını korumak size veri girişinin otomatikleştirilmesi, çalışan verileriyle ilgili potansiyel sorunların belirlenmesi, düzenlemelere uygunluğun sürdürülmesi vb. gibi çok sayıda avantaj sağlayabilir.

Çalışan veritabanını yönetmenin bazı faydalarına daha bakalım.

• Verimli Kayıt Tutma : İletişim bilgileri, istihdam geçmişi ve performans değerlendirmeleri gibi çalışan bilgilerinin düzenli bir şekilde saklanmasına olanak tanır.
• Kolaylaştırılmış İK Süreçleri : Merkezi verilere erişim, bordro işlemleri, izin yönetimi ve performans incelemeleri gibi görevleri basitleştirerek İK verimliliğini artırır.
• Uyumluluk ve Yasal Gereksinimler : Çalışan sözleşmelerinin, sertifikalarının ve eğitimlerinin doğru kayıtlarını tutarak iş kanunları ve düzenlemelerine uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur.
• Geliştirilmiş İletişim : Güncel iletişim bilgileri sağlayarak ve duyurular veya politika güncellemeleri için hedeflenen iletişimi sağlayarak kuruluş içinde etkili iletişimi kolaylaştırır.
• Gelişmiş Güvenlik : Erişim kontrolleri ve şifreleme önlemleri, hassas çalışan verilerini koruyarak yetkisiz erişim veya veri ihlali riskini azaltır.
• Performans Yönetimi : Çalışan performans metriklerinin takibini, performans değerlendirmelerini, hedef belirlemeyi ve kariyer gelişim planlamasını kolaylaştırır.

Çalışan Veritabanını Akıllıca Dijitalleştirmenin ve Yönetmenin 10 Yolu

Çalışanınızın veritabanını verimli bir şekilde yönetmek için çalışanınızın verilerini kategorilere ayırabilir ve güvenlik amacıyla şifreleyebilirsiniz. Ayrıca, kuruluşunuzdaki çalışan verilerinin akışını yönetmek için veri işleme stratejilerinizi yeniden formüle etmeniz de gerekebilir.

Çalışanınızın veritabanını dijitalleştirmek ve yönetmek için göz önünde bulundurabileceğiniz en iyi yollar şunlardır:

1. Verilerinize Düzenli Olarak Erişin ve Denetleyin

İK departmanınızda saklanan verilere dikkatli bir şekilde erişin. Ne tür verilere sahip olduğunuzu ve bunların kuruluşunuz için ne kadar alakalı olduğunu tespit etmelisiniz. Veri türlerini anlayarak bunları organize edebilecek ve saklayabileceksiniz. Üstelik çalışanlarınız ve organizasyonunuzla pek alakalı olmayan veritabanını da silebilirsiniz.

2. Çalışanlarınızın Verilerini Sınıflandırın

Verilerinizi kolayca düzenlemek ve sıralamak için kategorilere ayırmanız önemlidir. Kişisel bilgiler, katılım verileri, maaş bordrosu ayrıntıları vb. gibi verileri kategorilere ayırmak için birden fazla ölçüm kullanabilirsiniz. Farklı veri türlerini kategorilere ayırmak, verilere hızlı bir şekilde erişmenizi ve dağınık dosyaları bulmak için boşa harcayacağınız değerli zamandan tasarruf etmenizi sağlar.

3. Çalışanların Veri Erişimini Sınırlayın

Tıbbi kayıtlar gibi belirli türdeki çalışan verileri gizlidir ve yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilebilir. Bu nedenle bu verilere kimlerin erişebileceğini tanımlamak için uygun bir yapı oluşturmanız gerekir.

Bu durumda, şifreleri koymak ve veri koruması için çok faktörlü kimlik doğrulama yöntemlerini uygulamak için HRMS yazılımını kullanabilirsiniz.

4. Veri İşleme Yöntemlerini Yeniden Şekillendirin

Veri işleme yöntemlerinizi veya tekniklerinizi yeniden şekillendirmek için öncelikle çalışanın verilerinin işlenmesiyle ilgili mevcut yasa ve düzenlemelere açıklık getirmeniz gerekir. Bundan sonra veri işleme yöntemlerinizi değerlendirebilir ve bunların değiştirilmesi gerekip gerekmediğini belirleyebilirsiniz.

Değerlendirildikten sonra, rol bazlı izinleri değiştirmek, veriler için düzenli risk değerlendirmeleri yapmak, olay müdahale planlarını uygulamak vb. gibi veri işleme yöntemlerinizde değişiklikler yapabilirsiniz.

5. Çalışan Veritabanı Yönetim Yazılımını Birleştirin

Çalışanın veri kayıtlarının manuel olarak tutulması veri hatalarına yol açabilir ve veri hırsızlığı olasılığını artırabilir. Veri yönetimi yazılımının yardımıyla tüm çalışanların verilerini tek bir yerde otomatik olarak kaydedebilir ve takip edebilirsiniz. Bu, verilere her yerden ve her zaman erişmeyi kolaylaştırır.

6. Çalışan Verilerini Şifreleyin

Siber suçların artması nedeniyle her an veri ihlalleri meydana gelebilir, bu nedenle verilerinizi korumak için etkili önlemler almanız önemlidir. Bu amaçla çalışanınızın veri dosyalarını şifreleyebilir ve bunlara yalnızca yetkili kullanıcıların erişmesini sağlayabilirsiniz.

7. Personeli Verileri Dikkatli Bir Şekilde Kullanacak Şekilde Eğitin

İK ekibi ve çalışanın verilerine erişen tüm üyeler, geçerli yasalar, veri ihlali sonuçları ve zayıf veri yönetimi konusunda eğitilmelidir. Bu, çalışan verilerini güvenli bir şekilde işlemelerine yardımcı olacaktır.

Ayrıca, veri depolamanızın yasal uyumluluğunu sürdürmek için ekibinizi yürürlükteki istihdam yasaları konusunda güncel tutun.

8. Veri İhlaline Karşı Bir Müdahale Planı Oluşturun

Veri ihlallerini ve güvenlik olaylarını verimli bir şekilde yönetmek için kapsamlı bir olay müdahale planı geliştirmek önemlidir. Üstelik çalışanlarınızın veri ihlali durumunda izlemeleri gereken adımları bilmesini de sağlayacaktır.

9. Siber Güvenlik Önlemlerini Uygulayın

Çalışanınızın verilerini ihlallere karşı korumak için çalışan veri tabanı yönetim yazılımını kullanabilirsiniz. Bu yazılımla verilerinizin korunmasını sağlamak için şifreleme ve güvenlik duvarları gibi çeşitli siber güvenlik önlemlerini uygulayabilirsiniz.

10. Veri Gizliliği Uyumluluğunu Koruyun

GDPR (Genel Veri Koruma Yönetmeliği) ve CCPA (Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası) gibi veri gizliliği düzenlemeleri konusunda güncel kalmak, çalışanınızın verilerini gerekli düzenlemelere uygun şekilde işlediğinizden emin olmak için önemlidir.

Çalışan veritabanı yönetimi yazılımı, verilerinizin düzenlemelere uygun kalmasını sağlamaya yardımcı olur.

Çalışan Veritabanı Yönetim Sisteminde Depolanacak Veri Türleri

Çalışan veri tabanı yönetim sistemi, tüm önemli çalışan bilgilerinin saklanması ve yönetilmesi için merkezi bir depo görevi görür. Saklanan spesifik veriler kuruluşun büyüklüğüne, sektörüne ve yasal gerekliliklere bağlı olarak değişiklik gösterebilir.

Bununla birlikte, genellikle bir EDMS'de bulunan bazı yaygın veri türleri şunları içerir:

• Personel Bilgileri : Bir çalışan hakkında özgeçmiş ayrıntıları, özgeçmiş kontrolleri, işten çıkarılma belgeleri, terfi kayıtları vb. gibi temel bilgileri içerir.
• Bordro Bilgileri : Bordro verileri hassastır ve sınırlı olarak paylaşılmaktadır. W-4 formlarını, W-2 formlarını, banka ayrıntılarını, borç verenin çalışanın doğrulanmasına yönelik taleplerini vb. içerebilir.
• Tıbbi Bilgiler : Bu tür bilgiler, bir çalışanın uyuşturucu testleri, Aile ve Sağlık İzin Yasası (FMLA) ile ilgili veriler, Kovid-19 verileri vb. hakkındaki ayrıntılarını içerir.
• Demografik Bilgiler : Demografik detaylar altında cinsiyet, ırk, yaş, engellilik durumu, etnik köken vb. veriler kaydedilir. Bu veriler yalnızca ihtiyaç duyulduğunda toplanmalı ve iş gücünüzde ne tür bir kişinin bulunduğunu size belirtmelidir.
• İstihdam Verileri : Bu veri türünde şirket, bir çalışanın geçmiş deneyimlerinin, işe alım teşviklerinin, iş sözleşmelerinin, yasal belgelerin vb. kaydını tutar. İstihdam verileri ayrıca bir çalışanın izin politikalarını ve banka bilgilerini de içerir.
• Performans Verileri : Çoğu kuruluş, çalışanlarının performansını düzenli olarak değerlendirir. Bu nedenle, performansı değerlendirmek ve performans için bir ölçüt belirlemek amacıyla çalışan verilerini çeşitli İK ölçümlerine dayalı olarak saklarlar.

Çalışan Veri Kümesini Kullanırken İpuçları

Çalışanınızın veri kümesini işlerken düzenlemelere uyduğunuzdan ve çalışanınızın verilerini etkili bir şekilde kategorilere ayırdığınızdan emin olun. Ayrıca veri ihlali durumlarını ele almak için bir olay müdahale planı oluşturmalısınız.

Verilerinizi doğru şekilde yönetirken takip etmeniz gereken ipuçları şunlardır:

• Verilerin toplanması, saklanması ve kullanılması sırasında ilgili veri gizliliği düzenlemelerine uyun.
• İK fonksiyonları için gerekli olmayan aşırı kişisel bilgileri toplamaktan kaçının.
• Veri kümesindeki tutarsızlıkları veya yetkisiz erişim girişimlerini tespit etmek için periyodik denetimler gerçekleştirin.
• Hassas çalışan bilgilerini korumak için erişim kontrolleri, şifreleme ve düzenli yedeklemeler gibi güvenlik önlemlerini uygulayın.
• Herhangi bir veri sızıntısını önlemek için uygun veri kaldırma prosedürünü izleyerek verileri atın.

Çözüm

Çalışan verilerini yönetmek karmaşık ve zaman alıcı bir görev olabilir. Ancak güçlü bir İK yazılımı uygulayarak bu süreci sorunsuz ve verimli bir deneyime dönüştürebilirsiniz. Gelişmiş veri güvenliği, doğru kayıt tutma ve değerli veri öngörüleri sayesinde, gelişen ve katılımcı bir iş gücünü teşvik etmek için bilinçli kararlar alabilirsiniz.

Çalışan Veritabanı Yönetimi: Sıkça Sorulan Sorular