Dijital ekipleri yönetme | İşinizi dijitalleştirme #6

Son zamanlarda, dijital ekipler oluşturmak giderek daha önemli hale geliyor, bu da iş verimliliğinin önemli ölçüde artmasına ve çalışanlar arasında daha kolay iletişim kurulmasına katkıda bulunuyor. Dijitalleşme sayesinde ekipleri yönetmek daha az karmaşık, daha hızlı ve daha kesin hale geliyor. Şirketlerin, bilinçli kararlar almanın anahtarı olan çalışanların ilerlemesini daha iyi izlemelerine olanak tanır. Okumaya devam etmek.

Dijital ekipleri yönetme – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Neden dijital ekipler oluşturmalı?
3. Dijital ekipleri yönetmek için araçlar nasıl seçilir?
4. Pratik ekip yönetimi araçları
5. Dijital ekipler oluşturma
6. Dijital ekiplerin performansını ölçme
7. Özet

giriiş

Dijital evrim çağında, ekip yönetimi büyük bir dönüşüm geçiriyor . Yalnızca yüz yüze görüşme ve görüşmelere dayalı geleneksel yönetim yöntemleri yerini daha gelişmiş ve esnek teknolojik çözümlere bırakıyor. Bu yazıda, dijital ekip yönetiminin temel yönlerini ve bu dönüşümü destekleyebilecek pratik araçları tartışacağız.

Neden dijital ekipler oluşturmalı?

Dijitalleşme kuruma birçok fayda sağlıyor. Birincisi, iletişim, planlama ve kontrol süreçlerini kolaylaştırarak iş verimliliğini artırır . Ek olarak, dijital araçlar iş performansının daha iyi izlenmesine yardımcı olur ve analiz için değerli veriler sağlar. Son olarak, şirketlerin pazarda daha rekabetçi olmalarını sağlar.

Birçok işletme sahibi, dijital ekipleri yönetmeye yönelik araçları yalnızca uzaktan ve bilgisayar tabanlı çalışmayla ilişkilendirir. Bununla birlikte, hem ofiste, evde hem de sahada ekip çalışmasının verimliliğini artırmaya yardımcı olan bir dizi platform vardır.

Dijital ekipleri yönetmek için araçlar nasıl seçilir?

Dijital ekipleri yönetirken, gerçek şirketin ihtiyaçlarına ve karşılık gelen yazılım işlevlerine odaklanmak önemlidir. Bir ihtiyaç analizi yaparak, yani aşağıdaki soruları yanıtlayarak başlamak en iyisidir:

• Zaman izleme özelliğine ihtiyacımız olacak mı?
• Paylaşılan dosyalar mı kullanacağız?
• Yazılım mobil cihazlarda mı yoksa bilgisayarlarda mı çalışmalı?
• İşletme sahibi veya yöneticisi için bir yönetim paneline mi ihtiyacımız olacak yoksa paylaşımlı bir çalışma alanı yeterli olacak mı?

Cevaplar, doğru programı veya birlikte çalışan uygulamaları seçmemize izin verecektir. Ekip yönetimini aşağıdaki alanlarda dijitalleştirmeyi düşünmek önemlidir:

• İletişim – grup sohbeti ve video konferans uygulamaları gibi modern iletişim araçları, hızlı ve etkili ekip iletişimi sağlar. TechRepublic'in (2021) bir raporuna göre, şirketlerin %95'i zaten bunları kullanıyor,
• Dosya paylaşımı – dosya paylaşımı ve uzaktan işbirliği için bulut çözümleri bugün işletmelerin %76'sı tarafından kullanılıyor. Herkes aynı binada çalışsa bile, tek bir paylaşılan Miro (https://miro.com/) veya Mural (www.mural.co) panosunda mesaj göndermek veya işbirliği yapmak çok daha hızlı ve kolaydır. bir konferans odasında beyaz tahta,
• Güvenlik – VPN kullanmak, evden çalışan kişilerin güvenli bir şekilde dosya paylaşmasına ve hassas bilgi alışverişinde bulunmasına olanak tanır, bu nedenle şirketlerin %54'ü bu çözümden yararlanıyor,
• Planlama – dijital takvimler ve görev zamanlayıcılar, işi organize etmeyi ve ilerlemeyi ve son teslim tarihlerini izlemeyi kolaylaştırır, örneğin Kanban panolarında veya kilometre taşı ve yol haritası görünümlerinde,
• Görevleri devretme – proje yönetimi yazılımıyla, görevleri tek tek üyelere atamak ve ilerlemelerini izlemek daha kolaydır.
• Kontrol – dijital araçlar sayesinde yöneticiler ekibin performansını gerçek zamanlı olarak izleyebilir ve güvenilir verilere dayalı kararlar alabilir.

Pratik ekip yönetimi araçları

Piyasada çok sayıda proje yönetim aracı bulunmaktadır. Özellikle ücretsiz planlar sundukları için en popüler olanlara daha yakından bakalım:

• Trello - görev panoları oluşturmanıza, bunları bireysel ekip üyelerine atamanıza ve ilerlemeyi izlemenize olanak tanıyan, bilgisayarlarda ve mobil cihazlarda kullanılabilen bir proje yönetimi platformudur.
• Asana – bilgisayarlarda ve mobil cihazlarda kullanılabilen, planlamayı, izlemeyi ve ekip işbirliğini basitleştirmek için bir dizi özellik sunan daha gelişmiş bir görev ve proje yönetim sistemidir.
• Slack - bilgisayarlarda ve mobil cihazlarda bulunan Trello ve Asana gibi diğer araçlarla entegre olan bir ekip içinde bilgi alışverişi için modaya uygun bir anlık mesajlaşma uygulamasıdır.
• Firmbee – zaman takibini kullanmanıza, Kanban panolarındaki projeleri görüntülemenize ve ekibinizle ve serbest çalışanlarla işbirliği yapmanıza olanak tanıyan, PC'lerde bulunan güçlü bir proje yönetim aracıdır.

Ancak bazen bir şirketin ihtiyaçlarına uygun ekip yönetimi yazılımı bulmak zor olabilir. İşte o zaman daha az popüler olan seçeneklerden birini düşünmeye değer:

• Bir danışmanla tanışmak – günümüzde pek çok kişi işletmeler için yazılım seçmeye ve uygulamaya yardımcı oluyor. Deneyimli ve bağımsız bir danışman, “türünün en iyisi” ilkesine göre, yani kişisel tercihleri ​​karşılamak yerine belirli bir sorunu çözmek için en uygun olan çözümlerin seçilmesine yardımcı olacaktır. Bu şekilde seçilen çözümler, bir şirketin ihtiyaçlarına göre uyarlanmış benzersiz bir bütün oluşturmak için bir API (uygulama programlama arayüzü) kullanılarak birbirine bağlanabilir.
• Bir yazılım eviyle işbirliği yapmak – bir ekip veya serbest çalışan kiralamak zorunda kalmadan belirli bir şirketin gereksinimleriyle tamamen uyumlu benzersiz bir yazılım oluşturmanın yanı sıra şirketin ihtiyaçlarını belirleme ve tanımlama fırsatı veren pahalı bir çözümdür. kendi

Dijital ekipler oluşturma

Piyasada bulunan proje yönetim araçları çok iyi tasarlanmış. Bu nedenle, dijital ekipler oluşturmak, çalışanlardan fazla çaba gerektirmemelidir. İhtiyaçları analiz etmeyi ve araçları seçmeyi bitirdiğimizde, uygulamaya geçme zamanı.

Ekip üyelerini seçilen araçlara alıştırmak ve onları nasıl kullanacaklarını öğretmek için eğitmekle başlamak iyi bir fikirdir. Genellikle bir mobil cihaza uygulama yüklemek veya bir tarayıcıya giriş yapmak yeterlidir. Bir sonraki adım, nasıl devam edileceğini tartışmak ve aşağıdaki gibi soruları yanıtlamaktır:

• Görevleri kim ve ne zaman devredecek?
• Yeni atamaların bildirimleri nerede görüntülenecek?

Ancak bu aşamada araçları kendiliğinden kullanmaya değer. Bu şekilde, bariz olanı tartışarak zaman kaybetmeden olası sorunları belirlemek en kolay olacaktır.

Dijital ekiplerin performansını ölçme

İlerlemeyi izlemek ve ekipten geri bildirim toplamak, dijital iletişim araçlarını uygulamak kadar önemlidir. Bu, aşağıdaki gibi performans göstergelerine dikkat ederek, dijitalleşmeden önceki sonuçları mevcut sonuçlarla karşılaştırarak yapılabilir:

• Görev tamamlama süresi - örneğin, bir müşterinin sitesinde çalışan mobil çalışanlara yapılan telefon görüşmelerini, yapılacak bir görevin yanı sıra adresi ve GPS konumunu içeren mesajlara çevirerek, muazzam bir şekilde iyileşebilir.
• Bir ekipteki etkileşim sıklığı - daha az zaman alarak ve yalnızca belirli bir sorunu çözmede gerçek bir etkisi olan kişileri dahil ederek bilgi alışverişinin yoğunlaşacağı ortaya çıkabilir,
• Müşteri memnuniyet düzeyi – örneğin müşteri hizmetlerini bir ekip yönetiyorsa, bir kişinin siparişinin yerine getirilmesiyle ilgili süreçlerle ilgili bilgilerin dijital bir araçta bulunması müşteri ilişkileri üzerinde çok olumlu bir etkiye sahip olabilir.

Özet

Şirketler, doğru araçlara yatırım yaparak ve bunları uygulayarak daha verimli, rekabetçi hale gelebilir ve ekip işbirliğini geliştirebilir. Dijital ekipleri yönetmenin temel unsurları iletişim, planlama, görev delegasyonu ve kontroldür. İhtiyaçları analiz etmek, doğru araçları seçmek, ekibi eğitmek ve uygulanan çözümlerin etkinliğini ölçmek için biraz zaman ayırmaya değer.

Proje yönetimi araçlarının geleceği, sadece çalışanların verimliliğini değil, aynı zamanda refahını ve memnuniyetini de desteklemektir. Yapay zeka ve otomasyon gibi teknolojilerin geliştirilmesi ve oyunlaştırma çözümlerinin tanıtılması, çalışma yaşamının kalitesinin artırılmasına yardımcı olabilir.

Dijital araçlar, liderlerin çalışan memnuniyetini ve katılım düzeylerini izlemesine ve iyileştirilmesi gereken alanları belirlemesine yardımcı olacaktır. Profesyonel gelişimi destekleyen esnek çalışma saatleri, uzak ofisler ve platformlar gibi modern çözümlerle yönetim, her çalışanın ihtiyaç ve beklentilerine daha fazla odaklanacaktır. Modern araçların kişiselleştirilmesi, daha fazla verimlilik, iş tatmini ve yeteneklerin elde tutulmasına katkıda bulunarak, çalışanların refahının ekip yönetiminin geleceğinde önemli bir rol oynamasını sağlayabilir.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Andy Nichols

5 farklı derece ve sonsuz motivasyon rezervine sahip bir problem çözücü. Bu onu mükemmel bir İşletme Sahibi ve Yöneticisi yapar. Çalışan ve ortak ararken, dünyaya açıklık ve merak en çok değer verdiği niteliklerdir.

Tüm gönderileri görüntüle

İşletmenizi dijitalleştirme:

1. İş dijitalleşmesi nedir?
2. Dijital dönüşümün tuzaklarından nasıl kaçınılır?
3. Dijital dönüşümü veri güvenliği ile dengelemek
4. Dijital Pazarlama
5. Dijital finansal yönetim ve çevrimiçi muhasebe
6. Dijital ekipleri yönetme