Uzak Çalışanları Yönetme: Zorluklar, Araçlar ve Verimlilik İçin En İyi Uygulamalar

Uzak çalışanları yönetme konusunda zorluklarla mı karşılaşıyorsunuz?

İster yıllardır uzak bir işgücünüz olsun, ister COVID-19 karantinalarına uyum sağlamanız gereksin, uzaktaki çalışanları yönetmek zorluklarla birlikte gelir.

Şirket yapınızı hızlı bir şekilde değiştirmek zorunda kaldıysanız ve insanların evden çalışmasını sağladıysanız, öngörülemeyen zorluklarla karşı karşıya kalırsınız. Ancak, uzak bir ekip aynı zamanda büyük olanaklar ve potansiyelle birlikte gelir.

Uzmanlar, uzaktan çalışmanın kaçınılmaz bir gelecek olduğunu savunuyor. Gittikçe daha fazla işletme çevrimiçi hale geldikçe, uzak işler daha erişilebilir hale geliyor.

2003'ten 2018'e kadar, uzaktan çalışma %140 oranında büyüdü - işgücünün geri kalanından yaklaşık 10 kat daha hızlı. Ve bu, mevcut trendler dikkate alınmadan önce. Karantinaların ardından daha da fazla insan uzaktan çalışmaya devam edecek.

Uzak çalışanlara olan talep zaten artmakta olduğundan, neden hemen olasılıklara bakmıyorsunuz? Trende erken binmek size bir avantaj sağlar.

Dahası, uzak bir ekip pandemiye karşı dayanıklıdır. Dan Lok, işini neredeyse yalnızca çevrimiçi olarak yürütüyor. Bu nedenle, eyaletler karantinaya başladığında işi sorunsuz bir şekilde devam edebildi.

Diğer işletmeler mücadele ederken, Dan Lok'un ekibi devam edebildi. Onun örneğinden öğrenin ve böyle bir şeyin bir daha olması ihtimaline karşı güvenliği sağlamak için uzak çalışanları bugün yönetmeye başlayın.

Uzak çalışanları yönetmeyle ilgili en iyi ipuçlarımızı aşağıda bulabilirsiniz.

Uzak Çalışanları Yönetmenin Ortak Zorlukları

Uzaktan çalışanları yönetmek için en yaygın iki zorluk, iletişim ve yanlış beklentilerdir.

Uzak çalışanlarla iletişim bir dengeleyici eylemdir. Fiziksel yakınlık olmamasına rağmen, sizinle ve ekiple iletişim kurabilmelerini istiyorsunuz.

Bir ofiste, birbirinize çarpmak veya bir su soğutucu sohbet anı yaşamak kolaydır. Ancak uzaktan çalışanlar kendi başlarına. Bu nedenle, tüm takıma bağlı hissetmek zor olabilir.

Aynı zamanda, onları e-postalar ve günlük sohbetlerle aşırı yüklemek istemezsiniz. İletişime çok fazla önem verilmesi aslında uzaktaki çalışanlarınızın üretkenliğini düşürebilir. E-postalar kolayca görevlerden önce gelir ve görüntülü sohbetler iş akışını bozar.

Uzak bir ekibi yönetirken iletişimi dengelemenin zorluğu budur: kendilerini kapalı hissetmelerini istemezsiniz, ancak üretkenliklerini de tehlikeye atmak istemezsiniz.

Uzak Çalışanlara Yönelik Yanlış Beklentiler

Karşılaşabileceğiniz ikinci zorluk, yanlış yerleştirilmiş beklentilerdir. Çok fazla veya yanlış bir şey beklemek çalışanlarınızın verimliliğini düşürebilir.

Bir açıdan, uzaktaki ekibinizin fiziksel bir ekiple aynı şekilde çalışmasını beklemek istemezsiniz. 9'dan 5'e kadar kesinlikle çalışmalarını beklemeyin.

Uzaktan çalışma harikadır çünkü çalışanlarınızın istedikleri saatte çalışmasına olanak tanır. Geceleri daha verimli olduklarını biliyorlarsa, bırakın geceleri çalışsınlar. Kabul ettiğiniz son tarih ve kriterleri karşıladıkları sürece, bunda bir sorun yok.

Uzaktan çalışan birçok çalışanın karşılaştığı ikinci zorlu beklenti, kullanılabilirliği sürdürmektir. Esnek saatlerin sürekli kullanılabilirlik ile karıştırılması kolaydır. Ancak uzak çalışanların da normal personel gibi dinlenmeye ihtiyacı vardır.

Uzak ekiplerinizin mikro yönetiminden uzak durun. Mikro yönetim, çalışanların izlendiğini hissettirir ve üretkenliklerini azaltabilir.

Bu, özellikle çalışma sürelerini izleyen sistemlerde oturum açması gereken çalışanlar için geçerlidir. Çalışmak için harcanan zaman, üretkenliğin en iyi göstergesi değildir.

Yapabiliyorsanız, izleme süresinden hiç uzak durun. Ekibinize, gerekli çalışmaları yaptıklarına güvenin. Bunun yerine, performanslarını izlemenize olanak tanıyan KPI'lar oluşturun. KPI'lar girdikleri zamandan bağımsız olabilir.

Aslında, çoğu uzaktan çalışan güvenilirdir ve normal iş gücüne kıyasla haftada ortalama dört saat daha fazla çalışır.

Anahtar Performans Göstergeleri

Temel performans göstergeleri (KPI'ler), sizin ve çalışanlarınızın başarıyı izlemesine olanak tanır. KPI'lar ya sizin tarafınızdan ya da ekip tarafından birlikte belirlenir. Her iki durumda da, herkesin ne yapması gerektiğini bildiğinden emin olurlar.

KPI'lar ölçülebilir olmalı ve çalışanlarınızın işlerinde doğru yolda olup olmadıklarını görmelerini sağlamalıdır. Çalışanlarınızın iş performansını daha izlenebilir hale getirir.

Bir kişi sürekli olarak KPI'larını yerine getiremiyorsa, onunla konuşmaya değer olabilir. Bir kişi genellikle KPI'lar açısından başarılıysa, onları terfi ettirmeyi düşünün.

İşe Alım Süreci ve Ödeme İşlemleri

Etkili bir işe alım süreciniz varsa, olası zorluklardan kaçınabilirsiniz. Çalışanları işe aldığınızda, uzaktan çalışmaya uygun olup olmadıklarını kontrol etmek iyi bir fikirdir.

Bu yetenek, onların doğal yeteneklerine ve güçlü yanlarına bağlıdır. Harika uzaktan çalışanlar genellikle biraz daha içe dönüktür. Ayrıca detay odaklıdırlar ve bağımsız olarak harekete geçebilirler.

Tabii ki, dışa dönükler de uzaktan çalışabilir, ancak onların sosyal refahlarını sağlamanız gerekir . Mutlu olmak için çevrelerindeki insanlara ihtiyaçları varsa, uzaktan çalışma onları tatminsiz bırakabilir.

Bu nedenle, işe alırken bu faktörleri göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun. Bazen, önce yarı zamanlı bir pozisyon için işe almak ve çalışanları bir test aşamasına sokmak iyi bir fikirdir. Bu şekilde ikiniz de iş ilişkinizin verimli olup olmadığını test edebilirsiniz.

Birçok zorluğu erken ortadan kaldırabilecek bir diğer faktör de ücrettir. Birçok işletme sahibi, uzaktan çalışanların daha ucuz olduğunu düşünür ve genellikle haklıdırlar.

Ancak yapmak istediğiniz şey, onlara endüstri standardından daha fazla ödeme yapmaktır. Bunu yaparsanız motivasyonları ve memnuniyetleri arttığı için daha verimli olurlar. Mutlu çalışanlar daha çok çalışır.

Evde Dikkat Dağıtan Şeyler

Uzak çalışanları yönetmek söz konusu olduğunda son bir engel, dikkat dağıtıcı bir ortam olabilir. Bu kişinin ilk kez evden çalışıp çalışmadığını düşünmek özellikle önemlidir.

Çalışanlarınızın belirlenmiş bir ofis alanı olmalıdır. Bu şekilde evden çalışırken üretkenliklerini yüksek tutarlar. Bu alan dikkat dağıtıcı unsurlardan arındırılmış olmalıdır (örneğin, odada TV olmaması).

Evlerinde başka insanlar varsa, bu da dikkate alınmalıdır. Ev arkadaşları evden çalışmanın hala iş olduğunu anlıyor mu? Çalışanınızın sözünü kesme eğilimindeler mi?

Çevreleri hakkında erken sorular sorun ve benzer engellerden kaçınıp kaçınmadığınızı görün.

Bazı çalışanlar bir kafede veya dışarıda çalışmaktan keyif alabilir. Sorun değil, ama dikkatleri dağılmadan çalışacak bir yerleri olmalı.

İletişim araçları

Artık uzaktaki çalışanları yönetmenin önündeki en yaygın engellerden bazılarının farkında olduğunuza göre, şimdi iletişim araçlarını ele alalım. Bunlar, uzaktaki ekipleri daha verimli bir şekilde yönetmenize olanak tanıyan uygulamaları ve yönetim sistemlerini içerir.

İletişim araçları, iletişimi kolaylaştırmaya veya iş akışlarını optimize etmeye yardımcı olur. İşte bilmeniz gerekenler.

Görüntülü iletişim için en popüler araçlar Zoom veya Skype'tır. Skype tamamen ücretsizdir. Yatırım yapmak için biraz bütçeniz varsa, işletmeler için daha eksiksiz bir çözüm olduğu için Zoom'u tercih edebilirsiniz.

Zoom, toplantıları kaydetmenize, ekranınızı paylaşmanıza ve çok daha fazlasını yapmanıza olanak tanır. Ekibinize biraz yüz yüze iletişim getirmek için mükemmel bir araçtır.

Kısa mesajlar için Slack, işletmeler arasında son derece popülerdir. Slack, şirketiniz için bir kanal ve birkaç alt kanal oluşturmanıza olanak tanır.

Ekibiniz büyükse, her alt ekip için bu alt kanalları oluşturabilirsiniz. Tüm ekibin gereksiz mesajlarla spam olmasını önleyin.

Metin mesajları genellikle e-postadan daha hızlıdır; tek başına e-posta iletişimi tüm iş akışını yavaşlatabilir.

Proje Yönetim Araçları

Çoğu işletme sahibi iletişim araçlarının farkında olsa da, proje yönetimi yazılımları ve ekstralar genellikle gözden kaçar.

İş akışını destekleyen araçlar olmadan verimlilik düşer. İnsanlar ne yapmaları gerektiğini veya projenin nerede durduğunu bilmiyorlar.

Örneğin, bir video ve film yapım işi yürüttüğünüzü varsayalım. Film, grafik tasarım, metin yazarlığı ve daha pek çok konuda uzmanlaşmış insanlara ihtiyacınız var.

Yerinde bir iş akışı veya süreç yoksa, düzenleyici bir sonraki videoyu ne zaman düzenleyeceğini bilemez; film çeken kişi, videoyu nereye yükleyeceği ve bundan sonra ne olması gerektiği hakkında hiçbir fikri olmayabilir.

Asana, Basecamp, ClickUp veya Float gibi araçlar, açık ve akıcı bir süreci sürdürmenize yardımcı olur. Her şey tek bir yerde oluyor ve çalışanlarınız bir sonraki görevlerini nereye kontrol edeceklerini biliyorlar.

Bunun gibi basit bir araç, iş gücünüzün üretkenliği üzerinde muazzam bir etkiye sahip olabilir.

İşbirliği Araçları

Son olarak, kullandığınız araçların çalışanlarınızın işbirliği yapmasına izin verdiğinden emin olmak istersiniz. Uzak çalışanları yönetirken ekip işbirliği oluşturmak zor olabilir. Hepsi birbirinden bağımsız çalışmaya başlayabilir.

Ancak çalışanlar işbirliği yaptığında yeni yaratıcı fikirlere yol açabilir. Uzak bir ekip için, birkaç kişinin tek bir belge veya sayfa üzerinde çalışmasına olanak tanıyan google belgeleri gibi araçlar yardımcı olabilir.

Hangisini seçerseniz seçin, gerçek ekip çalışmasının gerçekleşebilmesi için canlı düzenlemeye izin veren bir araç olduğundan emin olun.

En İyi Uygulamalar

Artık uzaktaki çalışanları yönetmek için ortak zorluklar ve faydalı araçlar hakkında fikir edindiniz. Ancak sizin ve uzaktaki ekibinizin öğrenebileceği en iyi uygulamalardan bazıları nelerdir?

Zorluklardan ve aksiliklerden doğal olarak kaçınmak ve aynı zamanda çalışanlarınızın üretken refahını sağlamak için bu uygulamaları izleyin.

Mutsuz uzak ekipler hızla tükenir, verimsiz çalışır ve maliyetlidir. Bu nedenle, işe yaradığı kanıtlanmış sistemlere ve fikirlere bir göz atmak iyi bir fikirdir.

İş Kültürü ve Vizyonu

Başarılı bir uzak ekibin kökü, iş kültürünüzdür . Her şirketin veya işletmenin belirli bir kültürü vardır. Ancak kültür tesadüfen oluşmaz: Lider ve her ekip üyesi olarak sizin tarafınızdan şekillendirilir.

Uzak çalışanları başarılı bir şekilde yönetmek için bir sahiplik ve sorumluluk kültürü istiyorsunuz. Her ekip üyesi sorumluluğunun farkındaysa ve kendini sorumlu tutuyorsa, mikro yönetmenize gerek yoktur.

Güven yaratan şey budur. Yönetim çok kontrol edici olduğunda, çalışanlar cesareti kırılmış ve daha az yaratıcı hissederler.

Başarılı işletmeler, çalışanlarına bir meta gibi değil, güven ve özenle davranır.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, uzaktan çalışanlarınıza kendi şartlarında çalışma şansı verin. Bu zamanlarda üretken olamayacakları belirli bir zaman dilimini zorlamayın.

Uzaktan çalışanlarla olumlu ve besleyici bir kültür oluşturmak genellikle kolaydır. Bunun nedeni, uzaktaki ekiplerin genellikle daha mutlu, daha memnun olmaları ve yaptıklarını sevme eğiliminde olmalarıdır.

Dahası, iş vizyonunuzu net bir şekilde iletmek de istiyorsunuz. Çalışanlarınız, yapmaları istenen şeyi neden yaptıklarını bilmelidir. En iyi durum senaryosu - kişisel hedefleri, şirket için genel hedefiniz ile uyumludur.

Yinelenen ve Yapılandırılmış Toplantılar

Uzaktan iletişimin zorluklarına zaten değinmiştik. İletişimi kolaylaştırmanın harika bir yolu, yinelenen görüntülü toplantılar yapmaktır.

Bazı işletmeler haftalık veya iki haftada bir toplanmayı tercih eder; hatta bazıları günlük toplantıları bile seçer. Ancak günlük toplantılar yapmaya karar verirseniz, çalışanlarınızın zamanını korumak için toplantıları kısa tutun.

Haftalık veya iki haftalık toplantılar genellikle en iyi sonucu verir. Bazı şirketler de aylık aramalar yapar, ancak bu süre çok uzayabilir ve üretkenliği olumsuz etkileyebilir.

Ayrıca görüntülü toplantılarınızın bir yapı izlemesini istiyorsunuz. Kaotik toplantılar verimliliği düşürür. Kendiniz bir yapı oluşturamıyorsanız, kanıtlanmış formülleri kullanın: Örneğin, Seviye 10 toplantısı.

Ekip toplantılarının yanı sıra, üç ayda bir birebir toplantılar yapmak iyi bir fikirdir. Bu toplantılar, her bir çalışanla iletişimi derinleştirdiği ve iyi performans gösterip göstermediğini gözden geçirmenize izin verdiği için harikadır.

Beklentilerinizi ve kendi hedeflerini karşılıyorlar mı? Herhangi bir sorun ortaya çıkarsa, bunlar da üç ayda bir yapılan toplantılarda tartışılabilir.

İletişim Zaman Çerçeveleri

Çalışanlarınızın kendi çalışma programlarını tasarlamalarına izin vermenin mantıklı olduğunu söyledik . Ancak sahip olmak istediğiniz şey, herkesin karşılaması gereken belirli temas noktalarıdır.

Örneğin, herkes haftalık bir toplantıya katılmak zorundadır. Veya herkesin kısa mesajlara 24 saat içinde yanıt vermesi gerekir.

Uzak çalışanlarınıza kendiniz ve işiniz için neyin mantıklı olduğunu iletin ve beklentilerinizi netleştirin.

Onlara hangi iletişim kanalını ne için kullanacaklarını öğretmek de iyi bir fikirdir. Hangi durumlarda metin mesajlarını kullanmalarını bekliyorsunuz? Hangi durumlarda e-posta kullanmalılar? Size özel mesaj göndermelerine izin var mı?

Resmi kurallar yoktur; sadece işlerin nasıl yürümesini istediğinizi çalışanlarınıza önceden bildirdiğinizden emin olun.

Hedefler ve Kariyer Şansları

Uzak çalışanlara serbest çalışanlar gibi davranmak yaygın bir tuzaktır. Ekibinizin bir parçasıysa, onlara çalışan gibi davranın. Onlara kariyerlerini ilerletme ve kişisel hedeflerini takip etme şansı verin.

Sonsuza kadar konumlarına sıkışıp kalmış gibi hissetmelerine izin vermeyin. Her yıl veya altı ayda bir bire bir görüşme yapın ve nasıl olduklarını tartışın. Gelecek yıl için hedefleri neler ve takım nasıl yardımcı olabilir?

Çalışanlarınıza saygılı davranın ve onları mutlu edin. Böylece sadık bir ekibiniz olur. Sadık çalışanlar çok değerlidir çünkü ekibinizdeki dalgalanmalar size çok pahalıya mal olur.

Yeni çalışanları işe almak ve onları eğitmek zorunda kaldığınızda zaman ve para kaybedersiniz. Yine de gerektiğinde yeni insanları işe almak istiyorsunuz; yeni çalışanlar da taze fikirler getirir. Ancak insanları sık sık ayrılmaya zorlayan bir kültürden kaçının.

ekip oluşturma

Güçlü bir ekip oluşturmak, özellikle uzaktan çalışan işletmeler için zordur. Daha önce de belirttiğimiz gibi, fiziksel bir ofis ortamında insanlar doğal olarak birbirlerine rastlar ve iletişim kurarlar.

Bu nedenle bazı işyerleri uzaktaki çalışanlarına açık bir sohbet sunmayı sever. Bu sohbette iş dışında istedikleri her şeyi konuşabilirler. Bir ofiste yapılacak olağan küçük konuşmaları değiştirmenin harika bir yolu.

Uzun vadede uzak bir ekip kurmayı planlıyorsanız, yıllık ekip toplantılarını düşünün. Yılda sadece iki veya üç gün birlikte olmak tüm ekip için faydalı olabilir.

İş Akışınızı Dragon 100 Alışkanlıkları Kontrol Listesi ile Hizalayın

Artık, uzak çalışanları yönetmek söz konusu olduğunda akılda tutulması gereken çok şey var. Peki ya size ekibinizi daha net ve şeffaf yönetmenin bir yolu olduğunu söylesek?

Dan Lok, danışma kurulu Dragon 100 aracılığıyla diğer işletme sahiplerine nasıl ölçeklendirilecekleri konusunda koçluk yapıyor. Dragon 100'ün bir parçası olmasanız bile Dragon 100 Alışkanlıkları Kontrol Listesine erişebilirsiniz.

Kontrol listesi, tüm çalışanlardan netlik elde etmenizi sağlar. Ekibinizi üst düzey yöneticilerden küçük üyelere hizalayın. Rehberinize Hemen Erişin.