Ev Takımlarından Çalışmayı Etkili Bir Şekilde Yönetme

Birkaç ay önce her şey çok farklıydı. Bütün hafta evden çalışan bir ekibin parçası olmak hiç düşünülmemişti. Ancak COVID-19'un talihsiz yayılmasının yarattığı bu yeni gerçeklikte bu, olağan hale geldi.

Ancak evden çalışma, karantina çağının başlangıcından önce bile birçok kuruluş arasında trend olmuştu. Birçok ekip, evden çalışan ekiplerin doğasında bulunan birçok zorluğu başarıyla ortadan kaldırırken bunu etkili bir şekilde uyguluyor.

Bu kılavuzda tartışacağız

• zaten karşılaşmış olabileceğiniz uzak çalışanları yönetmenin bu ortak zorluklarından bazıları
• Oyununuzun zirvesinde kalmak için izleyebileceğiniz en iyi uygulamalar

Evden Çalışan Bir Ekibi Yönetmenin Zorlukları

Bir ekibi yönetmek söz konusu olduğunda birçok zorluk vardır ve bu ekip kıtaya veya dünyaya yayıldığında, onlara liderlik etmek daha da zorlaşır.

Önce uzaktaki ekibinizin performansını neyin olumsuz etkilediğini belirlemek, sizi aradığınız çözümü bulmaya daha da yaklaştıracaktır.

Uzak çalışanları yönetirken, bu zorluklardan birkaçıyla kendiniz karşılaşmış olmalısınız,

• Kişilerarası etkileşim eksikliği. Yöneticiler, çalışanların denetimleri altında yaptıkları kadar verimli çalışamayacaklarından endişe ederken, çalışanların kendileri de kafalarından destek almadan mücadele ediyor. Bu aynı zamanda ekip üyeleri arasında güven oluşturmada zorluklara yol açacaktır.

• Zamanlama zorluklarına yol açan farklı zaman dilimleri. Sabah planlamak istediğiniz bir toplantı, ekip üyelerinizden birinin öğle tatilini etkileyebilir.

• Kaynaklar, belgeler vb. dahil olmak üzere bilgilere erişim eksikliği. Aynı yerden çalışırken, geri dönüp iş arkadaşlarınızdan ihtiyacınız olan her şeyi isteyin. Ancak evden çalışırken bu tamamen farklı bir senaryo.

• Evde dikkat dağıtıcı şeyler. Kendi başınıza yaşamadığınız sürece, evinizdeki diğer sakinler tarafından birçok kez kesintiye uğramanız gerekir. Bu, üretkenliğiniz üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir. Aynı zamanda, sosyal etkileşim eksikliği çalışanların kendilerini izole hissetmelerine yol açacaktır.

• Ekibiniz dünyanın her yerinden insanlardan oluşuyorsa, kültürel ve dil engelleriyle de karşılaşabilirsiniz.

• Şirket kültürünüzü geliştirmek de zamanla zarar görebilir. Şirket kültürü bir ofiste doğal olarak desteklenir, ancak evden çalışan bir ekip için aynı olmayabilir.

Ev Ekiplerinden Çalışmayı Yönetmek için En İyi Uygulamalar

Yukarıda tartıştığımız zorlukların üstesinden etkili bir şekilde gelmenize yardımcı olacak bazı en iyi uygulamalara bir göz atalım.

Uygun Araçları Kullanın ve Yönergeleri Belirleyin

Bir ofis ortamında, ekibinizi her zaman bir araya getirebilir, bir şeyler hakkında konuşabilir ve planlar yapabilirsiniz.

Evden çalışan bir ekiple bunu yapmak o kadar kolay değil. Ancak doğru araç setini iş akışınıza entegre ederek, aynı yerde olmasanız bile ekibin aynı sayfada olmasını sağlayabilirsiniz.

Yatırım yapmanız gereken araçlar şunları içerir:

• İletişim için sohbet ve video konferans araçları . Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek var; Slack, Zoom, Skype vb. birkaç isim. Ayrıca, çalışma saatlerinde ve çalışma saatleri dışında da ekip üyeleri arasında iletişimi teşvik etmek için çeşitli araçlar sağlamak önemlidir.
• Performansı izlemek için proje/görev yönetimi araçları .
• Google Dokümanlar ve OneDrive gibi belge/dosya düzenleme ve paylaşma araçları . Tüm dosyaları tek bir yerde saklamak, herkesin kolayca erişmesini sağlayacaktır.
• Ofis beyaz tahtanızı kopyalamak için görsel işbirliği platformları . Creately gibi bir çevrimiçi tuval yazılımı, Sprint'inizi planlamanıza, beyin fırtınası yapmanıza, ürün tel çerçeveleri üzerinde işbirliği yapmanıza veya süreçleri gerçek zamanlı olarak analiz etmenize yardımcı olabilir.

İşte WFH ekipleri için iletişim ve işbirliği için daha fazla aracın genişletilmiş bir listesi.

Doğru araçları seçmek kadar, bunların nasıl ve ne zaman kullanılacağına dair temel kurallar oluşturmak da önemlidir. Bunları önceden netleştirmek size zaman ve kafa karışıklığı kazandıracaktır. Örneğin,

• Çalışırken her zaman sohbet platformunuzda hazır olun ve uzaklaşıyorsanız diğerlerini bilgilendirin.
• Çevrimiçi bir toplantıya katılırken veya günlük check-in toplantısı yaparken videoyu açın.
• Proje yönetimi platformunda bireysel görevleri parçalara ayırın ve bunları saatlere göre tahmin edin.

Ekibinizle Sürekli İletişim Kurun ve Etkileşime Girin

Çalışanlarınızla düzenli olarak iletişim kurmak, size güvenmelerini ve size danışmalarını sağlamanın etkili bir yoludur. Aynı zamanda onların endişeleri, soruları ve önerileri hakkında bilgi edinmek için harika bir fırsat.

Günlük veya haftalık bire bir, ekip toplantıları yapabilir veya sohbet platformunuzda onlara ne üzerinde çalıştıkları hakkında bir güncelleme talep eden bir mesaj gönderebilirsiniz.

Ekibinize ne zaman müsait olacağınızı ve size yaklaşmanın en iyi yolunu bildirin. Erken saatlerde bir acil durum meydana gelirse, cep telefonu numaranızın ekibinizle paylaşılması, sizi aramalarına veya anlık mesaj göndermelerine yardımcı olacaktır.

Ayrıca ekip üyelerini işle ilgili konuşmaları için herkese açık bir kanal kullanmaya teşvik edin. Bu, neler olup bittiğini izlemenize ve gerektiğinde yardım sunmanıza olanak tanır.

İşte evden çalışan ekiplerin yaşaması gereken bazı en iyi iletişim uygulamaları.

Farklı Saat Dilimleri Hakkında Endişe Edin

Tüm ekip farklı yerlere dağıldığında, içinde yaşadıkları farklı zaman dilimleri konusunda ekstra bilinçli olmanız gerekir.

• Toplantıları planlarken, herkesi ve programlarını kontrol ettiğinizden ve herkesin rahat edebileceği bir zaman seçtiğinizden emin olun.
• Toplantılarınız sırasında tartışılan önemli noktaları belgeleyin, böylece bunları tartışma sırasında bulunamayan ekip üyeleriyle paylaşabilirsiniz.

• Ayrıca ekstra yol kat edebilir ve daha sonra görmeleri için toplantınızı kaydedebilir veya ertesi gün bire bir görüşme yaparak tartışılanlar hakkında onlara bilgi verebilirsiniz.

İşbirliği ve Ekip Oluşturma Konusunda Ekstra Efor Harcayın

Evden çalışan ekiplerin eksik olduğu iki şey güven ve ekip ruhudur. Onlar olmadan, bir ekip birbirlerine güvenemez ve ilişkilerinde gelişemez.

Doğru araçları kullanmak ekibinize birbirleriyle işbirliği yapmaları için bir platform sağlarken, yine de ekibinizin bağ kurmasına yardımcı olacak daha fazla yol bulmanız gerekiyor.

• Ekip içindeki rolleri ve sorumlulukları ve raporlama ilişkilerini açıkça tanımlayarak başlayın. Nereye ait olduklarının ve kime rapor verdiklerinin farkında olan iyi yapılandırılmış bir ekip, kafa karışıklığını önleyebilir ve işbirliğini artırabilir.

• Ekip üyelerini iş dışında birbirleriyle etkileşime girmeye teşvik edin. Öğle yemeği yerken ya da ofisteyken su ısıtıcısının başında otururken yapacakları eğlenceli sohbetler için bir Facebook Grubuna veya ayrı bir Slack kanalına sahip olabilirler. Uzak çalışanların birbirlerini kişisel düzeyde tanımalarını sağlamanın etkili bir yolu, bu da ekip bağlılığına olumlu yansıyacaktır.
• Gündelik konuşma için bir toplantının başlangıcında birkaç dakika bırakın.
• Mümkün olduğunda sanal ekip oluşturma etkinlikleri düzenleyin. Çalışan mutluluğunu teşvik etmenin ve üretkenliklerini artırmanın anahtarıdır. İşte hemen deneyebileceğiniz bazı ucuz sanal ekip oluşturma aktiviteleri.

Beklentiler ve Hedefler Konusunda Açık Olun

Aradığınız sonuçları istiyorsanız, bunlar hakkında ekibinize net olun. Net beklentiler belirlemek ve hedefleri önceden belirlemek, bunu daha hızlı yapmanıza yardımcı olacaktır.

ile başlamak için

• Haftalık, aylık veya üç ayda bir herkes için net hedefler belirleyin ve eylem planlarını tartışın.

• Çalışan performansı hakkında sık sık geri bildirimde bulunun. Ayrıca, beklentilerini de dinleme fırsatı verin.
• Ekibinizle düzenli olarak iletişim kurun, özellikle endişe ve stresle mücadele ediyorlarsa, onlara duygusal destek sunun.
• Ekibinizden ne beklediğiniz konusunda net yönergeler belirleyin (yani tüm e-postaların 24 saat içinde yanıtlanmasını istemek). Bunları belgeleyin ve herkesin kolayca erişebileceği merkezi bir yerde saklayın.
• Çalışanları motive etmek için kazanımlarını takdir edin ve kutlayın.

Uzak Çalışanları Yönetmekle İlgili Daha Fazla İpucunuz Var mı?

Tartıştığımız en iyi uygulamalar ucuzdur ve etkili sonuçların alınmasını sağlamak için hemen uygulanabilir. Listeye daha fazla ipucu eklemek ister misiniz? Aşağıda bir yorum bırakın.

Son zamanlarda siz ve ekibiniz evden çalışmaya mı başladınız? Etkili ve verimli kalmak için bilmeniz gereken her şeyi kapsayan bir ekip olarak evden çalışmanın pratik kılavuzu.