Ekibinizi Uzaktan Yönetmek İçin Mükemmel Bir Kılavuz

Uzaktan çalışan çok sayıda işletme var ama pandemi başladığından beri işletmelerin çoğu ya kapandı ya da evden çalışma konseptine geçti.

Uzaktan çalışırken ekibi yönetmek zor değil

Ancak durumu ilk kez ele alan yöneticiler için ekibi üretken, bağlı ve başarılı tutmak için gezinmeyi yapmak korkutucu olabilir.

Evden işten bile çalışabilen ekiple başlayalım. Ve tonlarca şeye bağlanmadan insanlarla başa çıkabilirsiniz.

Ancak burada ekibinizi yönetmek size yardımcı olacak bir rehberdir.

Uzaktan Çalışmada Karşılaşabileceğiniz Genel Zorluklar

Durumu önceden nasıl ele alacağınızı anlamak için, bazı faktörlerin uzaktan çalışmayı etkileyeceğini anlamanız gerekir, Bu sadece daha zorlu hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda yüksek performanslar ve katılım reddedilebilir.

Bunlar çoğunlukla ekip arasında uygun eğitim, hazırlık ve iletişim olmadığında olur.

Bunların dışında, karşılaşabileceğiniz ortak zorluk burada.

Daha Az Yüz Yüze Denetim

Ortaya çıkan ve bundan sadece yöneticilerin değil, çalışanların da muzdarip olduğu ortak sorun, yüz yüze denetim eksikliğidir.

Yöneticiler, çalışanların görevi gerektiği gibi yapamayacaklarından endişe duyarlar. Çalışanlar ise iletişim ve yönetim desteğine daha az erişimleri olduğu için mücadele ediyor.

Bazı durumlarda, çalışanlar uzaktaki yöneticilerine ulaşamayacaklarını hissederler ve bu temassızlık onları işi yapma konusunda tedirgin eder.

Yapılması Gereken : İnsanlara esnek bir zaman vererek onları yönetebilirsiniz.

İnsanlar ofiste ve uzaktan çalışırken bazı büyük farklılıklar vardır. Ve bu farklılıkları anlamak önemlidir.

Bilgiye Erişim Sorunu

Çalışanların karşılaştığı en yaygın fakat en önemli sorun, bilgiye ihtiyaç duyulduğunda erişememektir.

Bu, iş arkadaşlarından veya çok fazla zaman alan basit bir sorudan kaynaklanabilir. İş arkadaşları arasında karşılıklı bilgi eksikliği, durumun nasıl ele alınacağı konusunda kötü bir izlenim bırakıyor.

Örneğin, bir kişi aynı ortamda çalışıyorsa, iş arkadaşının kötü bir gün geçirdiğini görebilir ve anlayabilir. Bu durumda, bir şey olursa, çalışanlar çok daha affedici ve anlayışlıdır.

Ancak uzaktan çalışma senaryosunda insanlar bir başkasının durumunu anlamayabilir. Bu, ekibin profesyonelliğini etkileyen şüphenin faydasını ortadan kaldırır.

Ne Yapmalı : Size çok fazla erişim sağlayan farklı yazılımı kullanabilirsiniz. Ayrıca, doğru araçlar, erişilecek bilgileri paylaşmanıza yardımcı olur.

Ayrıca, insanların kafaları karıştığında iletişim kurabilmeleri için kendinizi uygun hale getirirsiniz.

Evde Çalışma Kültürü İle İlgili Dikkat Dağınıklıklar ve Sorun

Her şirketin kendi çalışma kültürü vardır, ancak insanlar evlerinden çalışırken yönetmek zordur.

Pek çok yaşlıda, işçiler ya aileleriyle, evcil hayvanlarıyla ya da yatak, kanepeler vb. üzerinde çalışan bir başkası ile birliktedir.

İnsanların aynı anda hem çocuklarını yönetirken hem de iş yaparken görüldüğü birçok örnek var.

Bunlar ortaya çıkan sorunlardır ve onları yöneten kişi için beklenmelidir.

Ne Yapmalı : Daha iyi zaman yönetimini hedefleyin, ipuçlarını paylaşın ve işlerini düzenlemelerine yardımcı olun. Ancak, halletmeleri gereken önemli işleri varsa onlara yer verin.

İnsanlarla Temas Eksikliği

Uzaktan çalışırken kendilerini yalnız hisseden birçok insan var. Bu yaygın şikayetlerden biridir ve insanlar ofisteyken yaptıkları etkileşimleri kaçırır.

Bu, başka bir toplantı yolu yoksa daha fazla olur. Bu tür duyguları uzun süre hissetmek, işyerine daha az ait hissetmek gibi sorunlara da neden olur.

Ne Yapmalı : Bunu geliştirmek için, insanların iletişime geçebilmesi için daha fazla seçenek sunabilirsiniz. Ayrıca biraz boş zaman geçirebilir, ekibinizin birlikte iyi vakit geçirmesine izin verebilirsiniz.

Şirketten ayrılma niyetini arttırır.

Sorumluluğu Tutmak Zor

İzleme ekibi, bir ofiste yapıyorsanız çok daha kolaydır, ancak uzak ekibi yönetirken, nasıl güven oluşturacağınızı ve üretkenliği yüksek tutacağınızı anlamanız gerekir.

Ya ekibiniz çalışmıyor da şovları izleyerek zaman harcıyorsa gibi düşünmeniz gereken pek çok şey var.

Çalışma saatleri içinde üretkenliği nasıl koruyabilir ve yönetebilirsiniz. Bunları fiziksel olarak kontrol etmenin bir yolu yoktur, ancak daha iyi yolları anlamak önemli hale gelir.

Yapılması Gereken: Yollardan biri, zamanlarını yönetmek ve atlamamaları için son tarihler belirlemektir. Mikro yönetim yapmaktan kaçının ama aynı zamanda ekibinizi iş için heyecanlandırın.

Uzaktan Çalışanlarınızı Etkili Bir Şekilde Nasıl Yönetebilirsiniz?

Küçük bir işletme için zorluklar vardır, ancak bunlarla nasıl başa çıkacağınızı anlarsanız, bunlar yönetilebilir.

Ayrıca evden çalışmanın böyle bir dönemde kullanılabilecek faydaları vardır.

Bu senaryoyu ilk kez ele alıyorsanız, uzaktan çalışanlarınızı yönetmenize yardımcı olabilecek birkaç şey aşağıda verilmiştir.

Doğru İnsanlarla Başlayın

Her insan evden çalışamaz. Bazı insanlar dikkat dağınıklığının üstesinden gelebilir, ancak uzaktan çalışanlar olduklarında kendilerini disiplinli ve üretken tutarlar.

Bir ekip kurarken, işi gerçekten yapabilecek kişileri seçtiğinizden emin olun. Bu kişiler, uzaktan çalışmayı bildikleri için idare etmek ve yönetmek daha kolaydır.

Doğru insanları seçtiğinizde, işi yapmak için olumlu bir tutum ve motivasyona sahiptirler.

Burada işlerini yapmak için onları tekrar tekrar zorlamanız gerekmez. Ayrıca, çalışanlarınız için her şeyi mikro yönetim yapmak zordur.

Doğru ekiple başladığınızda talimat beklemezler, güncellemeleri alırsınız ve verilen işleri zamanında tamamlarsınız.

Ne Yapmaları Gerektiğini Açıkça Tanımlayın

İnsanlar evden çalışırken kafa karışıklığı yaygın sorunlardan biridir. Ekibinizin neyle uğraştıklarını ve ilgili rollerini bildiğinden emin olun.

İşlerini açıklayın ve beklentilerinizi net bir şekilde belirleyin, böylece hangi işi ne zaman yapmaları gerektiğini anlarlar.

Ölçülebilir hedefler tanımlamaktan ve bunları kolay anlaşılır kılmaktan daha iyi bir yol yoktur.

İlerlemeyi İzlemeye Devam Edin

Bunu her gün yaptığınızdan emin olun, çalışanlarınızın ne kadar ilerlediğini takip etmeye devam edin. Bununla, her zaman bir adım öne geçebilir ve her türlü sorunu ortaya çıkmadan önce çözebilirsiniz.

Ayrıca önemli bir gün geldiğinde kötü sürprizlerle karşılaşma olasılığını da ortadan kaldırır. İyi araçlar edinin ve süreci yönetin, ayrıca güncel kalmak için takip etmeye devam edin.

Sık İletişim Yapın

Uzak çalışanları idare ettiğinizde, herkesi aynı sayfada tutmak zordur. Farklı yerlerden insanlar var ve eğer doğru yapmazsanız işlerini yönetmek karmaşık bir hal alıyor.

Ayrıca ofiste olmadığınız için onlara yürüyerek gidip sorunlarını tartışamazsınız. Bu yüzden iletişimi güçlü tutmalısınız.

Bununla, sorunları çok daha hızlı ve erken bir aşamada tespit edebilir ve kalıcı olarak yönetilebilir veya kaldırılabilir.

E-postaları, telefon görüşmelerini veya sohbetleri ekip iletişimi olarak yapabilirsiniz. Sen de yapabilirsin :

• Önemli işlerin açıklamasını yapmak için ekran paylaşımını kullanın
• Gerçek zamanlı tartışmayı yapmak için sohbet araçlarını kullanın
• Geri bildirim istemek için toplantıyı haftalık olarak planlayın

Bu özelliklerle birlikte daha iyi iletişim kurmanızı sağlayan birçok uygulama var. Örneğin, Skype, Google Hangout, Slack ve Hipchat'ı kullanabilirsiniz.

Performanslarını ve Çıktılarını Ölçün

Uzak çalışanlardan en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, çıktıyı gerçekleştirmek ve karşılaştırmak önemlidir.

En azından ayda bir kez yapın, ekibinizin nasıl çalıştığı ve durumu nasıl ele aldığı hakkında çok daha derin bilgiler verir.

Sizin ve çalışanlarınızın her bir görev için harcadığı zamanı analiz edin. Bununla, verimliliği ölçmek için verileri kullanabilirsiniz.

Bunun dışında ilk seferde anlamak için kaliteyi izleyebilirsiniz. Bununla, düzeltmeniz gerekebilecek zamandan ve paradan tasarruf edersiniz.

Daha İyi Bir Uzak Ekip Oluşturmak İçin Dikkate Alınması Gereken Önemli Faktörler Nelerdir?

Uzaktan çalışmaya geçtiğinizde, birçok soruna neden olur ve bu tür durumlarla başa çıkmak için etkili bir ekibe ihtiyacınız olacaktır.

İyi bir ekibiniz olduğunda, ekibinizin de işleri kendi başına yöneteceğinden her zaman emin olabilirsiniz.

Peki, nasıl iyi bir takım oluşturulacağını anlamak için, işte anladığınız birkaç nokta.

Doğru Araçların Önemini Anlayın

Doğru aletlere sahip olduğunuzda, uzaktan çalışıyor olsanız bile sorunsuz bir işlem yapabilir ve işi halledebilirsiniz.

Doğru araçlarla ekibi yönetebilir ve verimli bir şekilde yerinde tutabilirsiniz. Bu tür işler için CloudDesk'i uzaktaki işverenleri izlemede yardımcı olarak kullanmayı düşünebilirsiniz.

Ayrıca, yüz doğrulaması gerektiren check-in'ler yapabilir ve çalışanların hile yaptığında ortadan kaldırabilirsiniz.

Ayrıca, çalışanlarınızı odaklı ve üretken tutmak için verimli bir zaman izleyici arayabilirsiniz.

Takım Büyüklüğünü Düşün

Takımın büyüklüğünü seçmeye gelince, zor ve hızlı bir kural yoktur. Ne kadar idare edebileceğinize bağlı olarak ekibinizi 10 ila 1000 kişi arasında seçebilirsiniz.

Bir pandemi durumunda, Facebook ve Google gibi şirketler uzaktan çalışmaya geçti.

Boyutu ne olursa olsun, bazı sorunlar ortaya çıkabilir. Yakalama sorunları, iletişimsizlik, toplantılar olabilir.

Seçebileceğiniz en kolay yol, bu tür sorunlardan kaçınabilmeniz veya daha hızlı gerçekleşirse bunları çözebilmeniz için politikalar oluşturmaktır.

Kurulum Türünü Seçin

Uzak bir ekipte bulabileceğiniz farklı türler vardır ve bu, işinizi nasıl yürüttüğünüze bağlıdır.

Yaygın tipler üç farklı kategoriye ayrılmaktadır ve dünyada da en fazla görülmektedir. Ekibi seçerken kurulumu seçebilirsiniz, şunları içerir:

Tamamen Uzak Ekip

Tam uzak ekip, herkesin evden çalıştığı anlamına gelir. İşverenlerden üst düzey yöneticilere kadar tüm ofis, hepsi uzaklara gidiyor.

İşte şirket bu koşullarda çalışıyor. Toplantılar ise video konferans yöntemiyle yapılıyor.

Şirket, ekip yönetimi yapmak ve çalışanlarının genel çalışmalarını yönetmek için çalışan izleme yazılımını kullanır.

Kısmi Uzak Ekip

Bununla birlikte, şirketlerin işyerlerinde iki farklı ekibi var. İçlerinden biri işlerini evden yani uzaktan yapıyor. ve geri kalanı ofise katılmak zorunda.

Bu, işin türüne ve işçilerin bulunma zorunluluğuna göre bölünür.

Ekip, işini evden yapabilen kişilerin kolayca yönetebilmesi için bölünmüştür. Ayrıca bu, şirketin çok fazla yatırım yapmadan daha fazla işi karşılamasını sağlar.

Kısmi Uzak Seçenek

Bu, şirketlerin bazı günlerde çalışanların işi ne zaman uzaktan yapacaklarını seçebilecekleri bir seçenek sunduğu türden ziyade seçeneklere benziyor.

Çoğu şirket, uzaktan çalışma için bir gün seçmek için haftada bir kez verir.

Bütçeyi ve Faydaları Düşünün

Uzak bir ekip seçerken, önce bütçenizi düzeltmeniz önemlidir. Bununla birlikte, uzaktan çalışmalarda, gayrimenkul, ofis mobilyaları, bakım maliyetleri, sarf malzemeleri vb. için fazla yatırım yapmanız ve paradan tasarruf etmeniz gerekmez.

Uzaktan kumandayı seçerken bu para harcamanıza gerek olmadığı anlamına gelmez, ayrıca internet ödeneği, uzak ofis kurulumu ve diğer planları da seçersiniz.

Parayı nereye harcayacağınızı ve onu nasıl kullanacağınızı anlamak önemlidir, böylece ondan faydalar elde edersiniz.

Çalışanınızın Tercihleri

İnsanlara uzaktan çalışma veya ofis seçmeleri için baskı yapamazsınız. Araştırma, kayıp işverenlerin zaten uzaktan çalışmayı tercih ettiğini söylüyor

Ankete göre, insanların %37'den fazlası ofis ve uzaktan kumanda arasında seçim yapmaları durumunda işlerini değiştirmeyi tercih ediyor.

İstatistikler bunu söylese de, çalışanınıza yeni ortamlarda rahat olup olmadıklarını sormanız önemlidir. Ayrıca, fikirlerini veya geri bildirimlerini sorduğunuzdan emin olun.

Ekibinizi Uzaktan Yönetmek İçin İpuçları

Nasıl yönetileceğini anlamak için önemli noktaları da göz önünde bulundurabilirsiniz. Bu ipuçları, ekibinizi çok daha kolay ve verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır.

Yöneticiler için ekiplerini güncel tutmak, çalışmalarını kontrol etmek, üretkenliklerini yüksek tutmak ve onları motive ederek işleri yönetmek önemlidir.

Bir ofiste çalışan şirketler bunu kolaylıkla yönetebilir, ancak uzaktan kumandaya geçtiğinizde, özellikle ekipte çok sayıda insan olduğunda iletişim bir sorun haline gelir.

İşte tüm durumu daha iyi ele almanıza yardımcı olabilecek birkaç ipucu.

Esnek ve Düzenli Tutun

Hatırlamanız gereken önemli anahtar saat konusunda esnek olmanızdır. Bu, tutarlılığın yönetilmesine yardımcı olacaktır.

Ancak, belirlenen hedeflere ulaşmak için size ve ekibinize rehberlik edeceği için sağlam bir planınız olduğundan emin olun. Ancak gerektiğinde stratejilerinizin esnek olduğundan emin olun.

Ayrıca, çalışanlarınızın çalışma saatlerini seçme konusunda kendilerini özgür hissetmelerine izin verin. Sabah veya akşam işlerini yapıyor olmaları önemli değil. Önemli olan onların işlerini yapıp bitirmeleridir.

İşin kalitesinin düşmesine izin vermediğinizden ve bunu başarmak için işleri düzenli tuttuğunuzdan emin olun.

Zaman Zaman Süreci Takip Edin

İzleme, çalışanlarınızın yönetilmesini ve organize edilmesini sağlar. Bu, çalışanlarınızın çalışıp çalışmadığını veya tembellik yapıp yapmadığını anlamanıza yardımcı olur.

Çalışmayı, teslim etmeleri gereken zamanla birlikte onlara atayın. Sizin için, birlikte çalışacağınız yapıyı elde ederken onların işlerini yönetmenize yardımcı olur.

Ayrıca, onları şaşırtmak için ofiste değilsiniz, bu yüzden onlara yer açın ve çalıştıklarına güvenin.

Beklentileri Sıklıkla ve Erken Belirleyin

Projenizi ve ekibinizi kurmak önemlidir ancak en önemli adım yönergeler, sınırlar ve kurallar sağlamaktır.

Çoğunlukla iletişim ve erişim eksikliğinden kaynaklanan bazı sorunlar vardır. Bu yüzden ekibinizden bazılarının yardıma ihtiyacı olduğunda kolayca ulaşılabilir olmalısınız.

Ayrıca diğer ekiplerin müsaitlik durumunu hesaplayabilir ve her türlü bilgiden kaçınmak için insanlara ulaşmayı sağlayabilirsiniz.

Çalışanlarınızı ve politikanızla ilgili güncel bilgileri koruyun. Herhangi bir değişiklik veya ipucu varsa, insanlarla kolayca iletişim kurabilirsiniz.

Bu aynı zamanda yaşam ve iş arasında sağlıklı bir denge kurmanıza yardımcı olacaktır.

Toplantı Sürelerini Uyarlayın

Toplantıları ve geri bildirim oturumlarını kısa tutun. Evden çalışırken, insanların yapması gereken çok fazla kalça var.

Toplantıları uzun tutmak yerine değerli tutmak önemlidir. İşleri kısaltmaya ve daha az zaman ayırmaya odaklanın.

Yalnızca toplantılar için değil, aynı zamanda ekip kaynakları, zamanlama ve eylemle ilgili diğer süreçler için de.

Ekip Arasında Bağlantılar Kurun

İnsanlar evden çalışırken kendilerini izole edilmiş ve cesaretleri kırılmış hissederler. Bu sadece motivasyonu kırmakla kalmaz, aynı zamanda işi de etkiler.

İnsanların konuşabilmesi ve birbirlerini anlayabilmeleri için bir bağlantıya sahip olmak önemlidir. Olumlu geri bildirimleri paylaşmak, eğlenceli sohbetler yapmak ve ekip oluşturmaya zaman ayırmak önemlidir.

İnsanların bir yere ait olduklarını hissetmelerine ve çalıştıkları zaman ilgilerini sürdürmelerine yardımcı olabilir.

Ayrıca, açık kapı politikasını uzaktaki çalışanlara da uygulamak önemlidir. İnsanların bağlantı kurabilmesi ve sorunu paylaşabilmesi için kendinizi erişilebilir tutun.

Mikro Yönetim Alışkanlığına Direnmek

Yönetmek isteyebileceğiniz birçok şey var. Ayrıca, durum ve mekanda bir değişiklik var. Yöneticinin durumu ele alması ve işleri organize etmesi önemli hale gelir.

Ancak, mikro yönetime direnin. Takımınıza tekrar tekrar bakmanıza gerek yok. Ve uzaktan çalışırken, hiç mikro yönetim yapmamalısınız.

Ekibinize ve iletişiminize güvenin, hedeflerinizi ve son tarihlerinizi belirleyin. İşi üretken tutun ama çok zorlama da yapmayın.

Daha Fazla Dinle

İyi yöneticiler dinler, aslında bunu çok yaparlar. İnsanlara güvenirler ve onlara saygı duyarlar.

Ekibinizi uzaktan yönetmek için bunu hatırlamak önemlidir. Çalışanlarınızın söylemek istediklerini dinlediğinizden emin olun. Geri bildirimi yapın ve puanlarını dikkate alın.

Geri bildirim istediğinizde, bu tavsiye hakkında bir şeyler yaptığınızdan emin olun. Sadece konuşup akışına bırakmayın, işlerini ciddiye aldığınızdan emin olun.

Daha İyi İletişimi Vurgulayın

Yöneticilerin iletişimi yerinde tutmaları çok önemlidir. Personelinizi uzaktan yönetirken daha iyi iletişime önem verin.

İnsanların sizinle ve sohbette birbirleriyle iletişim kurabilmeleri için daha fazla yola sahip olmak ve seçenekler sunmak önemlidir.

Seçebileceğiniz en iyi yöntem, ekibinizin ne istediğini sorarak işi yönetmektir. Ayrıca, çalışanların birbirlerini daha iyi yönetmelerine ve ekip olarak çalışmalarına yardımcı olun.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

Ek Kaynaklar