Not Nasıl Yazılır?: İpuçları ve Şablonlar (2022)

Hatırlatıcı ve muhtıra olarak da bilinen bir not, işin önemli bir parçasıdır. Resmi iş veya prosedürlerle ilgili iç iletişim için kullanılır.

Kuruluş içindeki çalışanlara bilgi iletmenin birincil yollarından biridir. Kısa notlar, bilgileri dağıtmak için etkili bir seçenek olduğu kadar hızlıdır.

Bir e-postanın aksine, büyük bir çalışan grubuna mesaj olarak bir not gönderebilirsiniz. Tüm departmanınız veya hatta şirketinizde çalışan herkes olabilir.

Ancak, biçimlerin tam olarak farkında değilseniz, bir not yazmak zor olabilir. Nasıl not yazılacağını öğrenmek için konu hakkında daha fazla bilgi edinmek için makaleyi okumaya devam edin.

Not Yazma Formatını Nasıl Seçmelisiniz?

Doğru formatı seçmek söz konusu olduğunda, farklı formatların farklı amaçları veya amaçları olduğunu anlamanız önemlidir.

Ne için seçtiğinize bağlıdır, örneğin, bilgileri çalışanlarınızla paylaşmak için bir bilgi notu yazabilirsiniz, ardından bir talep notu için ikna edici tarafa odaklanmanız gerekir.

Notlarda bulabileceğiniz farklı türler vardır, bunlar arasında onay, bilgi talebi, periyodik rapor, çalışma sonuçları ve öneri notları bulunur.

Bununla birlikte, tüm not türlerinin benzer bir formatı olabilir, ancak bazı farklılıkları mesajın gövdesinde bulabilirsiniz.

Bu nedenle, ne tür bir mesaj yazacağınıza ve ayrıca notu kime göndereceğinize odaklanmanız önemlidir.

Notun içerdiği amaç veya amacı net bir şekilde anladığınızdan emin olun.

Bir İş Notunun Bölümleri Nelerdir ?

Bir iş notu bölümlere ayrılmıştır, resmi iş mektubunun aksine bir selamlama veya gönderenin imzası yoktur.

Tipik bir not formatı, aşağıdakiler gibi farklı bölümleri içerir:

başlık

Başlık bölümü, şirketin adresinin yanı sıra adı da içerir. Ancak, antetli kağıdınız varsa, bu bilgi zaten yazdırılacaktır.

Bu bölümün hemen altına Memorandum veya Memo kelimesini yazmanız gerekmektedir. Bu, mesajın bir not kullanılarak iletilmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.

alıcılar

Bu bölüm alıcıları belirlemek içindir.

Notun kime gideceğini veya kime ait olduğunu belirtmeniz gereken yer burasıdır.

Örneğin, pazarlama departmanındaki çalışanlarınız için bir not yazıyorsanız

Burada “Kime: Pazarlama Departmanının Tüm Çalışanları”nı belirtmeniz gerekir.

Gönderen

Gönderen bölümü, notu yazan kişinin kim olduğunu belirtmek içindir. Adı, bölümü ve atamayı içerir.

Örneğin, satış departmanından bir müdür yardımcısı iseniz.

Burada önce adınızı belirtmeniz, ardından "Müdür Yardımcısı, Satış" eklemeniz gerekir.

CC veya Ek Alıcılar

CC ( Karbon Kopya ) veya Ek Alıcılar, bilgilendirme amacıyla not kopyasının kime gönderileceğini belirttiğiniz bölümlerdir.

Pekala, burada bahsedilen ad doğrudan nota veya Kime bölümüne yönelik değildir.

Tarih

Notun yazıldığı tarihi belirtmeniz önemlidir. Notu Tarih bölümüne ne zaman yazdığınızı ekleyin.

Konu satırı

Konu satırı, notun ne hakkında olduğuna dair kısa ve kesin bir fikir yazmanız gereken bölümdür.

Burada, notun içerdiği hızlı içerik fikrinden bahsetmeniz gerekiyor.

Örneğin, not, SEO departmanında çalışan çalışanlar için bir eğitim oturumu hakkındaysa. Ardından buraya “Konu: SEO departmanındaki çalışanlar için Eğitim Oturumu” yazmanız gerekiyor.

Mesaj Gövdesi

Eh, mesaj gövdesi önemlidir ve en çok odaklanmanız gereken bölümdür.

Mesaj gövdesi, notun ne hakkında olduğunu, bilgileri ve amacı içerir. İki veya üç paragrafa bölebilirsiniz.

Bu organın ilk paragrafı, notun amacını belirtir. Şimdi Bilgi veya mesajdan bahsetmek için bir sonraki paragrafa geçebilirsiniz.

Peki içerik uzunsa mesajın özetini ekleyebilirsiniz. Ayrıca, CTA'yı ekleyebilir veya harekete geçirici mesajı silebilirsiniz.

Bu, alıcının hangi eylemi yapması gerektiğini anlamada yardımcı olacaktır.

ekler

Ancak, ekin eklenmesi önemli veya gerekli değildir. Ancak, not sunulan sonuçlarla ilgiliyse, araştırma yapıyorsa veya herhangi bir ek veriye ihtiyaç duyuyorsa ekleyebilirsiniz.

O zaman notun, notun mesajını doğrulamak için bir eki olmalıdır.

İş Notunuzu Nasıl Yazabilirsiniz?

Şimdi notunuzu nasıl yazmanız gerektiğini anlamanız gerekiyor. Yazının basit ve takip etmesi kolay birkaç temel adımı vardır.

O içerir :

1. Adım: Memo Hold'unuzun Ne Amacını Listeleyin

Giriş paragrafınızın ilki, notunuzun amacını belirtmelidir.

Notu okuyan kişi, giriş paragrafında gönderenin kendilerine ne ilettiği hakkında anında bir fikir edinmelidir.

Ayrıca, notunuzun içeriği, sorulara cevap verebilecek şekilde hazırlanmış olmalıdır. Çalışanınızın veya alıcınızın ne tür bir sorusu olabileceğini dikkate aldığınızdan emin olun.

Açık olması gereken ilk şey amaç olmalıdır, daha sonra yapılması gereken ayrıntıları veya eylemleri genişletebilirsiniz.

Her şeyi kronolojik bir olaylar dizisine koyduğunuzdan emin olun. Bu, çalışana çok daha fazla netlik kazandırmaya yardımcı olacak, ayrıca gerektiğinde çok daha kolay harekete geçebilirler.

2. Adım: Her Şeyi Özlü ve Olumlu Hale Getirin

Notunuzun yazılması yöneticiye veya iş arkadaşlarınıza hitap edeceğinden. Notu yazarken dili olumlu tutmanız önemlidir.

Ayrıca günlük olarak tanıdığınız ve etkileşim kuracağınız kişilere gönderilecektir. Dili böyle tutun.

Bunun dışında cümlelerinizi kısa ve net tutun. Ayrıca, amacı yerine getirebilmek için aktif sesi kullanın.

Bu, meslektaşlarınız arasındaki güvenilirliği artırmaya yardımcı olacaktır.

Adım 3: Mesajı Konu Satırından İletin

Bir sonraki şey, konu satırına ne yazarken dikkatli olmanız gerekir. Bu bölüm okuyuculara notu okurken ne beklemeleri gerektiğini anlatmalıdır.

Ayrıca konu satırı, e-posta klasörlerini nereye dosyaladıklarına ilişkin yön verir.

Örneğin, pazarlama departmanı için bir bütçe güncellemesi ise, notun konusunu okuyarak anlaşılmasına yardımcı olacağı gibi, departmanı olduğu kadar operasyonu etkileyecek eylemleri de önizleyecektir.

Adım 4: Ana Paragraf ve Sonuç Kullanarak Bilgileri Parçalayın

Verdiğiniz kararın duyurusunu detaylandırmak için gövde paragrafını kullanın. Ayrıca çalışanları ve operasyonları nasıl etkileyeceğini de ekleyin.

Ayrıca, bu, çalışanlarınızın hissedebileceği duyguların yanı sıra soruları ele almak için de yararlı olabilir.

Minnettarlığı ifade edin ve değişikliklerde gezinin.

Bir Not Yazmak İçin Şablon Nedir?

Şimdi, bir not yazmanın şablonunu anlamak önemlidir. Kullanmanız gereken biçim şudur:

İş Memorandumu

Tarih : Geçerli ay, gün ve yılı ekleyin

Kime: Notu gönderdiğiniz çalışanınızın adını ekleyin

Kimden: Buraya işletme unvanınızla birlikte adınızı ve soyadınızı eklemeniz gerekir.

Konu: Bu not ne için?

Gövde: Notu yazmanın arkasındaki nedenleri listeleyerek başlayın. Bir cümlede tutun ama mümkün değilse iki cümleye geçebilirsiniz. Şimdi, kişinin giriş seviyesi çalışanlarla paylaşması gereken ayrıntıyı ekleyin. Varsa, şirket tarafından gönderilen yanıtı veya takibi açıklayın.

Şimdi sonucu belirtin. Bunu okuyucunun tepkisini belirlemek için de kullanabilirsiniz. Okuyucunuzun yapmasını istediğiniz eylemlerden bahsedin.

Teşekkür ederim,

Adınız ve Soyadınız

Şirketinizin e-posta adresi

Şirketinizin telefon numarası

Ek ekliyorsanız, bunu notta açıklamanız gerekir.

İş Notunuzu Yazmak İçin İpuçları

Şimdi, notu doğru formatla birlikte nasıl yazacağınızı anladığınızda.

Notunuzu etkili hale getirebilecek bazı ipuçları.

• İşinizle birlikte gelen herhangi bir stil gereksiniminiz olup olmadığını kontrol edin. Ayrıca, şirketinizin not yazmak için sahip olduğu herhangi bir standart formu arayın. İndirilebilir mi değil mi?
• Metnin gövdesinin özlü, doğru ve dikkate alındığından emin olun. Ayrıca, her şeyin doğru ve okunması kolay olduğundan emin olmak için dilbilgisi kontrolünü yapın.
• Cümlelerinizi basit tutun. Uzun cümleler kullanmayınız ya da aşırıya kaçan ifadelerden kaçınınız.
• Çözümleri kullanmayın. Notunuz doğrudan konuya gitmelidir.
• Önemli bir şeyiniz varsa, mesajı iletmek için madde işaretli listeyi ve başlığı kullanın.
• Ayrıca, notunuzun sonundaki kapanış açıklamalarını kullanın. İlham verici ve doğrudan tutun, böylece okuyucunuz hangi eylemi yapması gerektiğini bilir.
• Ekleri notunuzla birlikte ekliyorsanız, bundan bahsedin veya tek kelime 'ek' kullanın.
• Taslağı tamamladıktan sonra tanıdığınız veya bir meslektaşınız ile paylaştığınızdan emin olun. Kaymış olabilecek hataları yakalamanıza yardımcı olacaktır.

Sıkça Sorulan Sorular ( SSS)

Ek Kaynaklar