Toplantı Tutanakları (Aylık) Nedir? MoM için Yazılım ve Şablonlar
Yayınlanan: 2024-01-10Özet: Toplantı tutanakları oluşturarak tartışılan konuları belgeleyebilir, önemli toplantı noktalarını özetleyebilir ve önemli çıkarımları vurgulayabilirsiniz. MOM ve nasıl MOM oluşturabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edelim.
Verimli toplantılar işbirliği için çok önemlidir, ancak toplantıda tartışılan tüm ayrıntıları hatırlamak zor olabilir. Bu nedenle toplantıyla ilgili her ayrıntıyı belgelemek için toplantı tutanakları oluşturmanız gerekir. Bu yazıda MOM'u ve nasıl MOM oluşturabileceğinizi öğreneceğiz. Ama önce MOM'un tam olarak ne olduğunu öğrenelim.
İçindekiler
Toplantı Tutanakları (Aylık) Nedir?
MOM genellikle "Toplantı Tutanakları" anlamına gelir. Bir toplantı sırasında meydana gelen tartışmaların, kararların ve eylem öğelerinin resmi yazılı kaydını ifade eder.
MOM, bir toplantı sırasında tartışılan noktaların belgelenmesi, sorumlulukların atanması ve katılımcılara referans sağlanması açısından önemlidir. Tartışmanın önemli noktalarını, tüm katılımcıları ve toplantının kararını içerir.
Toplantı Tutanaklarının Önemi
Toplantı Tutanakları (MOM), organizasyonel verimlilik ve iletişimde önemli bir rol oynamaktadır. MOM, tartışmaları, kararları ve eylem maddelerini belgeleyerek önemli bir referans noktası görevi görür ve katılımcılar arasında netlik ve anlayış sağlar.
MOM, fikirlerin ve stratejilerin zaman içindeki gelişimini yakalayan tarihi bir arşiv görevi görüyor.
MOM, önemli bilgileri mevcut olmayan ekip üyeleriyle paylaşarak iletişimi kolaylaştırmanın yanı sıra, daha etkili planlama ve strateji geliştirmeye de katkıda bulunur.
Ne Zaman MoM Yapmalısınız?
MOM aşağıdaki durumlarda kullanılabilir:
- Bir toplantının çıkarımlarını ve hedeflerini kaydetme
- Toplantıya katılmayanlar için toplantı özetinin oluşturulması
- Resmi toplantılarda yasal belge olarak saklanması
- Gelecek toplantıda kullanılmak üzere bir referans belgesinin tutulması
MOM Oluşturmayla İlgili Adımlar
Toplantı tutanaklarını oluştururken toplantı gündemini, katılımcı listesini ve mevcut MOM'u listelemeniz gerekir. Ayrıca toplantıda kimlerin bulunmadığını ve mevcut olduğunu da not etmeniz gerekir. Bir MOM oluşturmak için izlemeniz gereken tüm adımların ayrıntılı bir listesini görelim:
- Hazırlık: Gündem, katılımcı listesi ve önceki MOM gibi gerekli ayrıntıları toplayın. Ayrıca kayıt için bir şablon oluşturun.
- Katılım: Mevcut ve mevcut olmayan katılımcıların ayrıntılarını not edin. Herhangi bir konuğu veya önemli katılımcıyı işaretleyin.
- Gündemin Gözden Geçirilmesi: Her bir maddenin ele alındığından emin olarak toplantı gündemini gözden geçirin.
- Tartışma Ayrıntıları: Kısa ve öz bir dil kullanarak önemli noktaları, kararları ve eylem öğelerini kaydedin.
- Sorumlulukları Atayın: Eylem öğelerini son teslim tarihlerine sahip kişilere açıkça atayın.
- Açıklamalar: Toplantı sırasında bağlam açısından yapılan tüm açıklamaları ekleyin.
- Kapanış: Toplantının sonucunu onaylayın ve takip gerekliliklerini not edin.
- İnceleme ve Onay: MOM'u incelenmek üzere paylaşın ve gerekli onayları alın.
- Dağıtım: Nihai MOM'u katılımcılara ve ilgili paydaşlara derhal dağıtın.
MOM Yapmanın Faydaları
Toplantı Tutanakları (MOM) çok önemli faydalar sunar. Tartışmaların, kararların ve eylem öğelerinin belgelenmiş bir kaydını sağlayarak netlik ve hesap verebilirlik sağlarlar. İşte bir MOM yaratmanın diğer bazı faydaları:
- Belgeleme: Toplantı sırasındaki tartışmaların, kararların ve eylem öğelerinin resmi bir kaydını sağlarlar.
- Referans: Tutanaklar, katılımcıların neyin tartışıldığını ve hangi görevlerin atandığını hatırlamaları için bir referans görevi görür.
- Hesap Verebilirlik: Eylem öğelerini ve son teslim tarihlerini belgeleyerek, katılımcılar arasında hesap verebilirliği teşvik ederek sorumluluk verirler.
- İletişim: MOM, toplantıya katılamayan kişilerle önemli bilgileri paylaşarak iletişimi kolaylaştırır.
- Planlama: Geçmişteki tartışmaları ve sonuçları özetleyerek gelecekteki eylem ve stratejilerin şekillendirilmesine yardımcı olarak gelecek planlamasına yardımcı olurlar.
- Uyum: Tutanaklar, tüm katılımcıların neyin tartışıldığı ve karara bağlandığı konusunda ortak bir anlayışa sahip olmasını sağlayarak yanlış anlamaları azaltır.
Toplantı Tutanağında Neler Bulunmalı?
Toplantı tutanaklarını yazmaya gelince, belgeye eklemeniz gereken birkaç unsur vardır: İşte MOM'un bazı temel unsurları:
- Toplantı tarihi ve saati
- Katılımcıların listesi ve rolleri
- Toplantının amaçları veya hedefleri
- Toplantı gündemi ve görüşülen konular
- Alınacak önlemler ve alınacak kararlar
- Takip için gelecek adımlar ve zaman çizelgesi
- Doğrulama için katılımcıların imzaları ve baş harfleri
Toplantı Tutanaklarının Yazılması (En İyi Uygulamalar)
Etkili toplantı tutanakları için tarihi, saati ve katılımcı sayısını kaydetmelisiniz. Daha sonra, yaklaşan toplantıyla ilgili ayrıntıları eklemeniz gerekir.
- Toplantı Taslağını Önceden Oluşturun: Toplantıyı daha verimli hale getirmek için, toplantıda tartışılacak tüm noktaların yanı sıra bir toplantı taslağı oluşturmak daha iyidir. Bu, toplantının başında kafa karışıklığının önlenmesine yardımcı olacak ve katılımcıların geçerli gündeme bağlı kalmasını sağlayacaktır.
- Toplantının Amacını Not Alın: Bu süre zarfında toplantının amacını ve bu toplantıda neyin başarılması beklendiğini not etmeye çalışın. Bu notlar toplantıya katılamayanlar için faydalı olacaktır.
- Yaklaşan Toplantı Tarihine Karar Verin: Toplantı notları alıyorsanız, tartışılan konuyla ilgili bir sonraki toplantının ne zaman gerçekleşeceğini de dahil etmek aynı derecede önemlidir. Bu, katılımcılara atanan görevleri ne kadar sürede tamamlamaları gerektiğine dair bir kılavuz sağlayacaktır. Ayrıca yaklaşan bir toplantı tarihine karar vermek görevlerinizi önceliklendirmenize de yardımcı olacaktır.
- Toplantı Özeti Oluşturmak için Yapay Zekayı Kullanın: Toplantıda notlar oluşturmaktan sorumluysanız, bir toplantı transkripsiyon aracı kullanabilirsiniz. Bu araçla tüm çağrı kayıtları, transkripsiyonlar ve özetler toplantıya ve takvime bağlanır, böylece her şey tek bir yerde kalır.
- Toplantının Önemli Noktalarını Takip Etmek İçin Gündemi Kullanın: Toplantıdan sonra sonuçları takip etmek için toplantı gündemini kullanabilirsiniz. Bir gündemi genel rehberiniz olarak kullanarak, belirlenen hedeflere doğru ilerlemenizi ölçebileceksiniz.
Toplantı Tutanakları Oluşturmak için Şablonlar
- Resmi Kurul MoM Şablonu
- Resmi Olmayan Toplantı MoM Örneği
- Yönetim Kurulu Toplantısı MoM Şablonu
- David Sacks'ın SaaS Yönetim Kurulu Toplantısı MoM Şablonu
- Aylık Yönetim Toplantısı
- Sprint Planlama Şablonu
- Bire Bir Toplantı Şablonu
Hızlı bir şekilde toplantı tutanakları oluşturmak için önceden yapılandırılmış şablonları kullanabilirsiniz. MOM şablonları, Resmi Yönetim Kurulu Toplantı Tutanaklarından Aylık Yönetim Tutanaklarına, Gayri Resmi Toplantı Tutanaklarına, Sprint Planlamaya, SaaS Toplantısına vb. kadar değişebilir. MOM prosedürünüzü kolaylaştırmak için bu şablonların her biri aşağıda verilmiştir.
Resmi Yönetim Kurulu Toplantı Tutanağı Şablonu
| Sipariş için arayın 'Yönetim Kurulu Başkanı'nın kolaylaştırıcılığıyla • [Toplantı yöneticisi], [Kuruluş]'un [yer]'de, [tarih] tarihinde [saat]'te olağan toplantısını düzenlemek için çağrıldı. Yoklama Sekreter yoklama yaptı. Aşağıdaki kişiler hazır bulundu: • Sekreter • Kıdemli Yönetici • Toplantı Kolaylaştırıcısı Dakikaların onaylanması Herhangi bir resmi iş yapılmadan önce yönetim kurulunun son toplantı tutanaklarını onaylaması gerekir. • [Sekreter] son toplantının tutanaklarını okudu. Tutanaklar onaylandı. Açık sorunlar Kurulun daha önce tartıştığı ve resmi onaya hazır olan maddeler. Yeni iş Bu maddeler oylanabilir, değiştirilebilir, masaya yatırılabilir, değerlendirilmek üzere komiteye taşınabilir veya ertelenebilir. erteleme Tüm açık konular ve yeni işler tartışılıp belgelendikten sonra, toplantı kolaylaştırıcısı yönetim kurulu toplantısını erteleyecektir. • [Toplantı yöneticisi] toplantıyı [toplantının sona erdiği saatte] erteledi. Tutanakların sunulması ve onaylanması Tutanağı tutan kişi, tutanağı Kurul Başkanı veya toplantı kolaylaştırıcısının onayına sunmalıdır. • Tutanakları sunan: [İsim] • Tutanak onaylayan: [İsim] |
Resmi Olmayan Toplantı Tutanağı Örneği
| Sipariş için arayın [Kuruluşun] toplantısı [tarih] tarihinde [lokasyon] adresinde gerçekleştirildi. Katılımcılar • Oylamaya katılan üyeler arasında şunlar vardı: • Katılan konuklar arasında şunlar yer almaktadır: • Toplantıya katılmayan üyeler şunları içermektedir: Dakikaların onaylanması • Önceki [tarih] toplantısının tutanaklarının onaylanması yönünde bir önerge [isim] tarafından yapılmış ve [isim] tarafından desteklenmiştir. Raporlar • [Rapor adı], [sunucunun adı] tarafından sunuldu. • [Rapor adı], [sunucunun adı] tarafından sunuldu. Ana hareketler • Hareket: [isim] tarafından taşındı ve bunu [hareketinizi burada belirtin] destekledi. [Sayı] lehinde ve [sayı] aleyhinde olan önerge [gerçekleştirildi veya başarısız oldu]. erteleme • [Taşıyıcının adı] toplantının ertelenmesini önerdi ve bu konuda [erteleme zamanında] anlaşmaya varıldı. • Sekreter: • Onay tarihi: |
Yönetim Kurulu Toplantı Tutanağı Şablonu
| Toplantı ayrıntıları Toplantı türünü, tarihini ve saatini not edin. • Toplantının adı: • Tarih: • Zaman: Yoklama Toplantıya katılanları not edin. • Başkan: • Sekreter: • Başkanlık görevlileri: • Yönetim kurulu üyelerinin bulunmadığı durumlar: • Mevcut diğer konuklar veya personel: Eski iş Son yönetim kurulu toplantısının önemli toplantı tutanakları ve kararları. • Önceki toplantı tutanaklarının onaylanması • Önceki yönetim kurulu toplantılarından çözülmemiş eylem maddeleri Yeni iş Memurlardan, komitelerden veya farklı yönetim kurulu direktörlerinden gelen raporları ekleyin. • Gündem maddesi 1 • Gündem maddesi 2 • Gündem maddesi 3 Eylem adımları Kapanış Aşağıdaki bilgileri belgeleyerek yönetim kurulu toplantısını sonlandırın: • Bir sonraki yönetim kurulu toplantısının tarihi ve saati • Toplantının ertelendiği zaman • Sekreter onayı: • Başkan/Başkan onayı: |
David Sacks'ın SaaS Yönetim Kurulu Toplantısı Şablonu
| • CEO Güncellemesi [30 dakika] Kazanmalar, zorluklar, öğrenmeler ve KPI'lar. • Satış Güncellemesi [30 dakika] ARR, anlaşmalar, kapatılanlar, itirazlar ve tahmin • Departman Güncellemeleri [20 dakika] Ürün yol haritası ve diğer departmanlardan güncellemeler. • Finansallar [10-20 dakika] Brüt kar marjı, mali planlar ve operasyonel harcamalar. • Takım [10-20 dakika] Yeni işe alımlara en çok ihtiyaç duyulan alanlar hangileri? • İdari Konular [5-10 dakika] Temizlik ve idari konular • Aksiyon nesneleri Bu toplantıdan ne çıktı? |
Aylık Yönetim Toplantıları
| Aylık Yönetim Toplantısı Metrikleri/KPI'ları İnceleyin Metrikler ve hedefler ile Gerçek sonuçlar arasındaki ilerlemeyi izleyin. Planın neresindeyiz? Neden? Şirket Güncellemesi Önemli güncellemeleri paylaşın ve bir “Birliğin Durumu” sağlayın. Departman/Takım Lideri Yuvarlak Masa Toplantısı Herkesi güncel bilgilerden haberdar edin, verimlilik arayın ve engellerin kaldırılmasına yardımcı olun. İsim • Son galibiyetler • Mevcut öncelikler • Takıldığınız bir şey var mı? Mesleki Gelişim (İsteğe Bağlı) Etkileşimli bir öğrenme veya ekip oluşturma deneyimi yoluyla uzun vadeli iş sonuçlarınızı iyileştirin. Problem Çözme Oturumu Bir zorluk veya öncelik alanı seçin. • Sorunla ilgili sunum • Sorunu daha iyi anlamak ve çözümler bulmak için tartışmaya açık olun • Sonraki adımları atayın Sonraki adımlar @name DUE-DATE tarihine kadar görev |
Sprint Planlama Şablonu
| Sprint Planlama Sprint Hedefi Bu sprintin asıl amacı nedir? Aşağıda temel hedefleri tanımlayın. Sprint İş Listesi Hangi kullanıcı hikayeleri sprint hedefiyle eşleşiyor? Katkıda bulunabilmeleri için bunu toplantıdan önce ekibinizle paylaşın. Her kullanıcı hikayesini bireysel görevlere bölün. Her görevin mümkün olduğunca fazla bilgi içerdiğinden emin olun. Önemli ölçümleri ekleyin. Sunulacak Destanlar Bu sprint sırasında başlatmayı veya sunmayı planladığımız destanları listeleyin. İşin Kapsamının Açıklanması "Bitti" tanımınızı tekrar gözden geçirin. Her görevin ne zaman tamamlanacağını belirlemek için kullanılan kabul kriterlerine karar verin. Tüm bunların ekibinizin kapasitesiyle gerçekçi bir şekilde uyumlu olduğundan emin olun. Temel Riskler ve Endişeler Hedef ve sprint biriktirme listesine bağlı olarak hangi potansiyel sorunlar ortaya çıkabilir? Bunları nasıl çözebiliriz? İşin kapsamı beklenmedik sorunlara yeterli zaman ayırıyor mu? Notlar ve Çıkarımlar Bu sprint planlama oturumundaki ana görüşler ve tartışma noktaları nelerdi? Davranmak Atılacak sonraki adımlar hakkında ekibinizden sözlü onay alın. Bunları kimin tamamladığını ve ne zaman yapılması gerektiğini açıklayın. Paylaşmak ve atamak için bu bilgiyi buraya not edin. Takip etmek Nasıl iletişim halinde olacağız ve gelişmelerden nasıl haberdar olacağız? Bir takip toplantısı planlamalı mıyız? |
Bire Bir Toplantı Şablonu
| Bire Bir: Yönetici Haftalık 1:1 Giriş sorusu Açık uçlu bir soruyla başlayın. Geçen hafta nasıldı? Son zamanlarda sizin için iyi giden şeyler neler? Kazanılanları ve Öğrenilen Dersleri Kutlayın Son toplantımızdan bu yana neler başardık? Önemli girişimlerdeki ilerlemeyi not edin. Nasıl daha iyi olabiliriz? Önceki haftadan öğrenilen dersleri vurgulayın. Birlikte Gösterimleri Kaldır İlerlemenizi durduran veya yavaşlatan (varsa) nedir? Bu engeli nasıl kaldırabiliriz? Hangi desteğe ihtiyacınız var? Belirli engelleri kaldırmayı ve eylem öğeleri oluşturmayı planlayın. İki Yönlü Değerlendirme ve Geri Bildirim Nasıl yapıyoruz? Birlikte nasıl daha etkili çalışabiliriz? Tartışmayı Aç Açık tartışma için zaman tanıyın. Konuşmak istediğin başka bir şey var mı? Takip etmek Bire bir daha planlamalı mıyız? Bire bir görüşmeden kaynaklanan tüm eylem öğelerini inceleyin. Aksiyon nesneleri |
Toplantı Tutanağı Oluşturmak için En İyi Yazılım
MoM oluşturmak için hem ücretsiz hem de ücretli yazılım arasından seçim yapabilirsiniz. Göz önünde bulundurabileceğiniz en popüler seçeneklerden bazıları şunlardır:
Ücretsiz MOM Yazılımı
- Google Notes: MOM oluşturmak, paylaşmak, notları arşivlemek vb. amaçlar için kullanabileceğiniz ücretsiz bir yazılımdır.
- Evernote: Evernote'u not almak ve yakalamak, yapılacaklar listesi oluşturmak, notlar üzerinde işbirliği yapmak vb. için kullanmak ücretsizdir.
- EasyRetro: Bununla birlikte yapışkan notlar oluşturabilir, bunları iş arkadaşlarınızla paylaşabilir, eylem öğeleri oluşturabilir, proje fikirleri yazabilir vb.
Ücretli MOM Yazılımı
- NTask: Görev oluşturmak ve atamak, görev ayrıntılarını başkalarıyla paylaşmak, proje ayrıntılarını planlamak, toplantılar yürütmek vb. için kullanılabilir.
- Zipdo: Bu toplantı notları uygulaması takvime bağlanır ve her toplantı için ortak notlar oluşturur.
- Beenote: Toplantılarınızı oluşturmak, yönetmek ve organize etmek için kullanabileceğiniz AI tabanlı bir yazılımdır.
Çözüm
Toplantı tutanakları sayesinde toplantının tamamını birkaç önemli noktada özetlemek son derece kolay hale geliyor.
Makaleyi okuduktan sonra neden bir MOM yaratmanız gerektiğine dair bir fikriniz oldu ve kendiniz için bir MOM yaratabilirsiniz. Daha kolay bir yaklaşım için, kullanım durumlarınıza bağlı olarak MOM oluşturmaya yönelik şablonları da değerlendirebilirsiniz.
Toplantı Tutanakları (Aylık) ile İlgili SSS
- Toplantı tutanaklarının tutulmasından kim sorumludur?
Toplantı tutanaklarının tutulmasından genel olarak şirket sekreteri sorumludur.
- Toplantı tutanağı formatı nedir?
Toplantı tutanaklarının temel formatı, toplantı sırasında tartışılan ana fikirlerin, alınan kararların ve ayrıca katılımcıların hedeflere ulaşmak için atması gereken adımların ana hatlarını içerir.
- Toplantı tutanağı anlamı nedir?
Toplantı tutanakları, tartışılan konuları, katılımcıların ayrıntılarını, önemli çıkarımları vb. içeren bir toplantı sırasında alınan notlardır.
- MOM'un açılımı nedir?
MOM, iş dünyasında Toplantı Tutanakları anlamına gelir. Bir toplantı sırasında tartışılan tüm önemli ayrıntıları, amacını ve sonucunu not etmek için kullanılır.
- Toplantı formatının mesleki tutanakları nelerdir?
Profesyonel toplantı tutanaklarında katılımcıların ayrıntıları, tartışılan gündem, geleceğe yönelik adımlar ve daha fazlası yer alır.