Proje yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları | #25 Proje yönetimine başlarken

Proje Yöneticileri (PM'ler), devam eden proje hakkında stratejik düşünen ve onu tüm organizasyonun faaliyetleri perspektifine yerleştiren daha küçük ölçekli CEO'lar gibidir. Görevleri disiplinlerarasıdır. İşin yürütülmesinde veya projenin ilgili olduğu alanda uzman olmaları gerekmese de, bunlar hakkında genel bir bilgiye sahip olmaları gerekir. En iyi çözümü önerecek olan proje ekibinin bir üyesi olan uzmanla ilgiliyken, Proje Yöneticisi bu çözümün neden en iyi çözüm olduğunu anlamalıdır. Peki Proje Yöneticisinin temel görev ve sorumlulukları nelerdir?

Proje Yöneticisinin görev ve sorumlulukları – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Planlama ve organizasyon
3. Bütçe hazırlama
4. Proje izleme
5. takımı desteklemek
6. Paydaşlarla iletişim
7. Özet
8. Proje yönetimi için yazılımımızı inceleyin

giriiş

Proje Yöneticisi insanları değil, projeyi yönetir. Bu nedenle, ekibin işlerini ellerinden gelen en iyi şekilde yapan uzmanlardan oluştuğunu her zaman akılda tutmalıdır. Başbakanın görevi, bu faaliyetlerin uygulanmasını kolaylaştırmak ve onlara yön vermektir. Bu nedenle Başbakan:

• Mikro yönetimden kaçının – ekip üyelerine görevlerini nasıl yapacakları konusunda talimat vermek,
• Sorunların nasıl çözüleceğini seçme özgürlüğünü bırakın,
• Sorumluluğu yönetin – görevlerin kapsamını bireysel ekip üyelerinin yetenekleriyle eşleştirin.

Ancak, hangi görevler Proje Yöneticisinin sorumluluklarının bir parçasıdır?

Planlama ve organizasyon

Bir projede zaman yönetimi, görevlerin yürütülmesini planlama ve organize etme gibi görevlerden oluşur. Planlama, farklı oranlarda olsa da projenin her aşamasının ayrılmaz bir parçası olan proje yaşam döngüsünün bir parçasıdır. Ancak planlama, Proje Yöneticisinin görevlerinin günlük bir parçası olarak, yani pratik açıdan nasıl görünüyor?

Planlamanın en önemli yönü, proje yönetimi yazılımının verimli kullanılmasıdır. İlk olarak, bu, gerçekleştirilecek görevlerin bir listesini derlemeyi ve bunları önceliklendirmeyi içerir. İkinci görevle ilgili olarak, Proje Yöneticisinin ikinci temel görevi, işi organize etmektir.

Yalnızca yapılacak en acil görevleri seçmeyi değil, aynı zamanda bunların zamanında yapılmasını ve tüm ekip üyelerinin mümkün olduğunca eşit iş yüküne sahip olmasını da içerir. Bu darboğazları önleyecektir. Ekibin çalışmasının bu uygunsuz organizasyonu, bir kişinin aşırı sayıda görevden sorumlu olmasına neden olur. Sorumlulukların üst üste yığılması diğer ekip üyelerinin işlerinin durmasına neden olur ve projenin ilerlemesi yavaşlar hatta durur.

Kullanmakta olduğunuz programın karmaşıklığını ayarladığınızdan veya işlevlerinin uygulamalarını eldeki projenin özelliklerine göre değiştirdiğinizden emin olun. Sonuçta, olasılıkların sayısı her zaman daha iyi yönetim anlamına gelmez. Yalın ilkelerine bağlı kalınmasını ve yalnızca ekibin yeteneklerini geliştiren veya projenin ilerleyişini değerlendirmek için gerekli verileri sağlayan işlevleri benimsemenizi öneririz. Güzel bir şekilde sunulan veriler paydaşları baştan çıkarabilse de, yalnızca bu amaca hizmet edecekse, verileri toplamak için çok fazla zaman harcamaya değmez.

Bütçe hazırlama

Proje Yöneticisi, projenin planlama aşamasında bütçeyi belirler. PMBOK'ta şu şekilde anılır:

"Proje veya herhangi bir iş kırılım yapısı bileşeni veya programlanmış herhangi bir faaliyet için onaylanmış tahmin." (Proje veya herhangi bir iş kırılım yapısı (WBS) bileşeni veya herhangi bir planlanmış faaliyet için onaylanmış tahmin.)

Bir projede bütçe hazırlamak ve giderleri kontrol etmek kolay bir iş değildir. Titizlikle planlanmış harcamalara rağmen, hayata geçirilen hemen hemen her proje için değişiklik yapılması gerekecektir. Bu nedenle, iyi planlanmış bir proje bütçesi, öngörülemeyen giderler için minimum %10-15'lik bir pay varsayar. Tüm maliyetlerin %20'si güvenli bir eşik olarak kabul edilir, ancak bütçe değişikliklerinin daha da yüksek olduğu projeler vardır.

Planlanan harcamalardan aşırı sapmaları önlemek için, bu nedenle, yalnızca en olası giderleri dikkate alarak ustaca planlamak gerekli değildir. Başbakan ayrıca, örneğin değişen fiyatlara zamanında tepki verebilmek için devam eden bir projedeki harcamaları izlemeye büyük önem vermelidir .

Proje izleme

Proje Yöneticisinin bir diğer önemli sorumlulukları da proje izlemedir. Riskleri akıllıca ele almamıza, değişiklikleri öngörmemize ve proaktif bir şekilde yanıt vermemize olanak tanır.

Ancak, izleme yalnızca ortaya çıkan riskleri izlemekle ilgili değildir. Proje Yöneticisinin projeyi izleme konusundaki sorumlulukları ayrıca şunları içerir:

• Görevlerin ilerleyişine ilişkin istatistiklerin tutulması,
• Bütçe uygulama oranı,
• İş akışı kontrolü ve optimizasyonu.

Proje Yöneticisinin tüm izleme sorumluluklarının amacı , birçok projede tekrar eden süreçlerin nasıl çalıştığını ve değiştiğini öğrenmenin yanı sıra, projenin amaçlandığı gibi yürütülmesi için faaliyetleri optimize etmektir.

takımı desteklemek

Proje Yöneticilerinin sorumlulukları arasında bir ekip oluşturmak, çalışmalarını organize etmek ve koordine etmek, aynı zamanda görevini tatmin edici bir şekilde yapmayanlarla işbirliğini sonlandırmak da vardır.

Bir ekip oluştururken Proje Yöneticisi, üyelerinin birlikte proje hedefine ulaşmak için gerekli tüm becerilere sahip olduğundan emin olmalıdır. Ancak aynı zamanda, ekip içinde net bir sorumluluk dağılımı ve şeffaflık olduğundan emin olun.

Proje Yöneticilerinin, her bir proje katılımcısı tarafından temsil edilen alanda uzman olmak zorunda olmadığını ve hatta olamayacaklarını unutmayın. Uzmanları çalışmalarında desteklemekten ve projenin uygulama yönteminin anlaşıldığından ve etkili olduğundan ve ekibin iş akışının optimize edildiğinden emin olmaktan sorumludurlar.

Paydaşlarla iletişim

Proje Yöneticisi tarafından gerçekleştirilen bir diğer görev alanı da paydaşlarla iletişimdir. Kilit görevlerden biri, doğru kişilere doğru zamanda iletilecek bilgileri seçmek, yani iletişim kanallarını optimize etmek ve ayrıca tüm paydaşların projeyle ilgili olarak kendilerine iletilen mesajları anlamasını sağlamaktır. Bu, genel projeyle ilgili teknik olarak karmaşık veya son derece uzmanlaşmış görevler söz konusu olduğunda özellikle önemli olabilir.

Paydaşlarla periyodik toplantılar yapan ve raporları hazırlayan Başbakandır. Bunlar bazen kısa e-postalar şeklinde, bazen de detaylı veri ve analizleri içeren çok sayfalı belgelerdir.

Başbakanın temsili rolünün her zaman hoş olmadığını unutmayın. Özellikle proje hakkında olumsuz bilgileri paydaşlara iletmek zorunda oldukları anda. Bu, iyi gelişmiş sosyal becerilerin çok kullanışlı olacağı zamandır.

Özet

Proje Yöneticisi , projelerin uygulanmasını planlamak, koordine etmek ve denetlemekten sorumlu kişidir. Ana görevleri şunları içerir:

• Proje uygulama planı oluşturmak ve görevlerin yürütülmesini organize etmek,
• Proje bütçesinin belirlenmesi ,
• Giderlerin, risklerin ve potansiyel sorunların izlenmesi ,
• Proje ekibinin çalışmalarının organizasyonu
• Paydaş iletişimi ve raporlama

Bu nedenle Proje Yöneticisi, hem uzmanlaşmış hem de kişilerarası olmak üzere çok çeşitli yetkinliklere sahip olmalıdır . Ayrıca Waterfall, Agile ve Scrum gibi proje yönetimi metodolojilerine aşina olmalıdır.

Proje yönetimi için yazılımımıza göz atın:

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler