Çoklu görev ve tek görev. Verimliliğiniz için hangi yöntem daha iyidir?

Hangi yöntem daha iyi verimlilik ve üretkenlik sağlar? Önceliklendirme, kendi işinizi organize etme veya stratejik olarak planlama yeteneği genellikle işverenler tarafından istenir. Sorumlulukların sayısı arttığında ve amir hızlı sonuçlar beklediğinde, aynı anda birden fazla görevi yerine getirerek mi yoksa aynı anda yalnızca bir şeye odaklanarak mı daha iyi sonuçlar elde edeceğinizi düşünmeye değer. Hadi bulalım!

Çoklu görev ve tek görev – içindekiler tablosu:

1. çoklu görev nedir?
2. Tek görev: çoklu göreve bir alternatif
3. Tek görev nasıl yapılır?
4. Çoklu görev ve tek görev
5. Özet

çoklu görev nedir?

Çoklu görev iki şekilde anlaşılabilir. Birincisi, dikkatin bölünebilirliği ile ilişkilidir, bu sayede bir kişi, bir ekip toplantısına katılırken bir müşteriden gelen bir e-postayı yanıtlamak ve iş arkadaşlarıyla sohbet etmek gibi aynı anda birden fazla görevi gerçekleştirebilir. Çoklu görev, bireysel görevler arasında hızla geçiş yapma becerisiyle de eş tutulabilir.

Çoklu görev etkili midir? Sonuçları "Süper Görevliler: Olağanüstü çoklu görev yeteneği profilleri" yayınında sunulan araştırmaya göre, katılımcıların yalnızca %2,5'i aynı anda birden çok görevi başarıyla gerçekleştirdi. Geri kalanı performansta önemli düşüşler gösterdi.

Bir nöropsikolog olan Cynthia Kubu, insan beyninin aynı anda yalnızca tek bir göreve odaklanma yeteneğine sahip olduğunu doğruluyor: "Birden çok görev yaptığımızı düşündüğümüzde, çoğunlukla iki işi aynı anda yapmıyoruz. Ancak bunun yerine, hızlı bir şekilde art arda bireysel eylemler yapıyoruz veya görev değiştiriyoruz.”

Bu kez Paris'teki Institut National de la Sante et de la Recherche Medicale'den (INSERM) araştırmacılar tarafından yapılan başka bir çalışma, çoklu görevin prefrontal korteksi nasıl etkilediğini gösteriyor. Tek bir görevi yerine getirirken, prefrontal korteksin her iki tarafı birlikte çalışır. Aynı anda birden fazla iş yapıldığında beynin iki tarafı bağımsız çalışmaya başlar, bu da hafıza sorunlarına yol açar, bu da performansın düşmesine ve hata sayısının artmasına neden olur.

Aynı anda birden fazla iş yapmak verimsizse, bir insan aynı anda örneğin akşam yemeği yiyebilir, sosyal medyada gezinebilir ve radyo dinleyebilir? Cevap, prefrontal korteksin angajman seviyesinde yatıyor - otomatik olarak gerçekleştirdiğimiz aktiviteler (yürümek gibi), örneğin araba kullanmaktan daha az zorluyor .

Tek görev: çoklu göreve bir alternatif

Çoklu görev yerine ne yapmalı? Tek görev, çoklu göreve bir alternatif olabilir. Bir seferde yalnızca bir göreve odaklanmayı içerir. Bu yöntemin sadece üretkenlik üzerinde değil, aynı zamanda insan vücudu üzerinde de olumlu bir etkisi vardır. Peki, tek görevlendirmenin faydaları nelerdir?

• Daha yüksek verimlilik – bir görevi tamamlamak için enerji harcamak, işin eksiksiz yapılmasını sağlar, böylece hata yapma riski azalır.
• Daha iyi konsantrasyon – belirli bir göreve odaklanma yeteneği, daha iyi sonuçlar elde etmenizi sağlar. Bu sadece mesleki görevler için değil, ilişkiler için de geçerlidir. Örneğin, arkadaşlarla buluşurken konsantrasyon veya "şimdi ve burada olmak", anın tadını çıkarmanızı sağlar.
• Daha az dikkat dağıtıcı - bir göreve odaklanmak onu bir öncelik haline getirir ve harici dikkat dağıtıcı unsurlar otomatik olarak ortadan kaldırılır.
• Daha fazla kontrol – görevler arasında "geçiş", bir kişinin dikkatini işten uzaklaştırarak, çabalarının etkilerini veya bir görev için harcadıkları zamanı daha sonra ölçmelerini zorlaştırır.
• Azaltılmış stres seviyeleri - tek görev, verilen bir görevi fiilen tamamlama olasılığını artırır. Ayrıca, çalışan artık işini ne zaman ve nasıl bitireceğini düşünmek zorunda kalmadığından, memnuniyeti artırır ve stres düzeylerini azaltır.

Tek görev nasıl yapılır?

Önceliklendirme

İşe başlamadan önce öncelik listenizin başında hangi görevlerin olduğuna karar verin. Hangi sorunların acil olduğunu ve hemen ilgilenilmesi gerektiğini ve hangilerinin daha sonra ele alınabileceğini belirlemenize yardımcı olacak Eisenhower matrisini kullanın. Görevlerin önceliğini belirledikten sonra, kendi yapılacaklar listenizi oluşturun . Bu, Firmbee'nin sağladığı özelliklerden biridir. Bu sistem sadece sorumluluklarınızı yazmanıza değil, aynı zamanda önceliklendirmenize, onlara statüler ve son tarihler vermenize de olanak tanır.

Zamanınızı nasıl yöneteceğinizi öğrenin

Büyük görevleri kısa sürede tam odaklanarak tamamlanabilecek daha küçük işlere bölerek zamanınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olan çeşitli teknikler vardır. Bir örnek, döngüsel zaman bloklarında çalışmaya dayanan Pomodoro tekniğidir. En yaygın bölünme, bir görevi 25 dakika yapmak ve ardından 5 dakika ara vermektir. Dört bloktan sonra daha uzun bir mola verilmesi tavsiye edilir.

Dikkat dağıtıcı unsurları engellemek, daha iyi odaklanmanıza da yardımcı olur. Bu amaçla, tüm bildirimleri kapatmak ve sizi işinizden uzaklaştıran web sitelerinden çıkmak iyi bir fikirdir. Elbette, bazı iş arkadaşları mesajlarına anında yanıt verilmesini bekleyebilir. Daha sonra, elinizdeki göreve odaklanmanız gerektiğini başkalarına önceden bildirmeli ve bunu yaparken sizi rahatsız etmemelerini istemelisiniz. Bu tür durumlar size sağlıklı sınırları nasıl belirleyeceğinizi de öğretir. Liderler ayrıca asenkron iletişim konusunda çalışanları tanıtmayı veya en azından daha fazla eğitmeyi düşünebilir.

Proje yönetim sistemini kullanın

Proje yönetimi yazılımı, işinizi organize etmek için kullanılabilecek birçok özelliğe sahiptir. Her şeyden önce, Kanban panolarının yardımıyla bir ekip, görevleri tanımlamak, önceliklerini ve statülerini belirlemek, bunları tamamlamaktan sorumlu çalışanları atamak veya son tarihler belirlemek için birlikte çalışabilir. Atanan görevleri olan bir kişi, bunları kendi yapılacaklar listesine yazabilir, ardından bunları tek tek ve sırayla tamamlayabilir ve tamamlandı olarak işaretleyebilir.

Aktif dinleme alıştırması yapın

Aktif dinleme, diğer kişiye odaklanmanıza ve toplantıdan mümkün olduğunca çok şey hatırlamanıza yardımcı olur. Bu uygulama sayesinde sadece karşınızdaki kişiye saygı göstermekle kalmaz, aynı zamanda tartışılan konuları daha iyi anlayabilir, hatalardan ve yanlış anlamalardan kaçınabilirsiniz . Bu nedenle, bir toplantıya katılırken dikkat dağıtan cihazları (telefon, dizüstü bilgisayar vb.) ortadan kaldırmak ve tercihen başka bir odada bırakmak iyi bir fikirdir. Çevrimiçi tartışmalar sırasında, web tarayıcınızdaki tüm gereksiz sekmeleri kapatmanız da iyi bir fikirdir.

Çoklu görev ve tek görev

Çoklu görev ve tek görevin görevleri gerçekleştirmenin tamamen farklı yöntemleri olduğunu fark etmek zor değil. Aşağıdaki tabloda, temel farklılıkları sunuyoruz.

Özet

Günümüzde çoklu görev, çoğunlukla daha fazla üretkenlik ve verimlilikle ilişkilendirildiği için işverenler tarafından arzu edilen bir beceridir . Çalışmaların gösterdiği gibi, ilişki tam tersidir. Görevler arasında sürekli geçiş yaparak, işinizi önceliklendiremeyerek ve organize edemeyerek ve sık sık dikkati dağılarak, bir çalışanın verimliliği önemli ölçüde azaltılabilir ve düzeltilmesi için yine zaman ve enerji gerektiren hata yapma riski artar.

Elbette bazı durumlarda ve bazı insanlar için çoklu görev ideal bir çözüm olabilir. Bununla birlikte, nüfusun yalnızca küçük bir yüzdesinin bu konuda doğru yeteneğe sahip olduğunu hatırlamakta fayda var.

Tek göreve yönelik tutumu değiştirmek ve bunun daha aşağı bir yöntem olduğu görüşünü reddetmek de çok önemlidir. Çok sayıda yayında, makalede ve blogda, sağlığın yanı sıra iş üzerindeki olumlu etkilerini okuyabilirsiniz. Bu nedenle , çok fazla baskı ve stres hissetmek istemeyen ve bunun yerine belirli görevlerin tamamlanmasından memnun hissetmek isteyenler için ideal bir alternatif olabilir.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle