Küçük İşletme Gider Takibi için Dokuz Temel En İyi Uygulama

Giderler işin bir gerçeğidir. Dediği gibi, "Biriktirmek için spekülasyon yapmalısınız."

Ancak herhangi bir anda harcadığınızdan fazlasını kazandığınızdan nasıl emin olabilirsiniz?

Küçük işletme giderleri hızla artabilir ve bunları dikkatli bir şekilde takip etmiyorsanız bütçenizi kontrol ettiğinizde kötü bir şokla karşı karşıya kalabilirsiniz.

Bu nedenle paranızı nereye ve ne zaman harcadığınızı yakından takip etmeniz önemlidir.

Küçük işletme gider takibinin bir angarya olması gerekmez. Doğru araç ve tekniklerle takip edilmesi, değerlendirilmesi ve yönetilmesi kolaydır.

İşte size yardımcı olacak dokuz denenmiş ve test edilmiş en iyi uygulama.

Atlamak:

• Küçük İşletme Gider Takibi için En İyi Dokuz Uygulama

Kaynak

Küçük İşletmeler Etkin Gider Takibinden Nasıl Yararlanır?

Etkin gider takibinin pek çok faydası vardır. İşte bunlardan sadece birkaçı.

• Nakit akışınızı daha verimli yönetmenize yardımcı olur.
• Harcama kalıplarınız hakkında daha fazla bilgi sağlar.
• Size nerede tasarruf edebileceğinizi ve nerede biraz daha fazla harcama yapabileceğinizi gösterir.
• Gerçekçi bütçeler belirlemenize yardımcı olur.
• İş tahmini için harikadır.
• Vergi indirimlerinde yardımcı olur.
• Uyum açısından önemlidir.
• Birçok muhasebe sürecini çok daha basit hale getirir.

Küçük İşletme Gider Takibi için En İyi Dokuz Uygulama

1. İşletmenizin büyüklüğüne ve gereksinimlerine göre bir sistem seçin
2. İş operasyonlarınızla alakalı net kategoriler tanımlayın
3. Harcamaların tutarlı ve zamanında kaydedilmesini sağlayın
4. Gider takibini muhasebe yazılımıyla entegre edin
5. Maliyet tasarrufu fırsatlarını bulmak için harcamaları düzenli olarak değerlendirin
6. Çalışanları gider takibi politikaları ve prosedürleri konusunda eğitin
7. Masrafla ilgili tüm belgeler için merkezi bir sistem kurun
8. Gider takibi çözümlerinin erişilebilirliğini ve ölçeklenebilirliğini sağlayın
9. Hassas gider verilerini güvenli erişim önlemleriyle koruyun

Yani, bariz bir sonraki adıma geçiyoruz.

Artık bunun neden önemli olduğunu biliyorsunuz; iş harcamalarınızı verimli bir şekilde takip etmenin en iyi dokuz yolunu burada bulabilirsiniz.

1. İşletmenizin büyüklüğüne ve gereksinimlerine göre bir sistem seçin

2024 finans trendleri söz konusu olduğunda, gider takibi ve tahmin sistemleri gibi otomatik süreçler söz konusu olduğunda seçim yapmakta zorlanacağınızı göreceksiniz.

Orada pek çok şey var ve hepsi biraz farklı bir şeyler sunuyor.

Bu yüzden bulduğunuz ilk sistemi tercih etmeyin. Acele etmeyin, araştırmanızı yapın ve ihtiyaçlarınıza uygun olanı alın.

Bunu yapmanın en iyi yollarından biri durumunuzu ve gereksinimlerinizi tam olarak anladığınızdan emin olmaktır.

Özellikle işletmenizin büyüklüğünü ve harcama operasyonunuzun ölçeğini düşünün.

Örneğin, bir KOBİ'nin muhtemelen sisteme düşük maliyetle yüzlerce yeni kullanıcı eklemenizi sağlayan bir araca ihtiyacı yoktur; ancak küçük bir finans departmanının iş yükünü azaltmaya yardımcı olmak için otomasyondan yararlanabilir veya iş büyüyor .

Bu arada, daha büyük bir işletmenin abonelik maliyetleri konusunda çok fazla endişelenmesine gerek olmayabilir ancak uzaktan erişimi avantajlı bulabilir.

2. İş operasyonlarınızla alakalı net kategorileri tanımlayın

Kaynak

Ne kadar organize olursanız iş harcamalarınızı takip etmeniz o kadar kolay olur.

Bu nedenle, en yaygın maliyetlerinizi açıkça tanımlanmış kategorilere ayırın.

Her masrafın makul olduğundan emin olmak için bu kategorileri iş operasyonlarınızla uyumlu hale getirin.

Örneğin, bir eğitim şirketi işletiyorsanız gider kategorileriniz şunları içerebilir:

• Kırtasiye
• Seyahat masrafları (bu yakıt, toplu taşıma biletleri, taksi yolculukları vb. gibi alt bölümlere ayrılabilir)
• Konaklama (yatılı kurslar için)
• İkramlar
• Teknoloji öğretmek
• Öğretim yazılımı
• Araçlar
• Tesis kirası

…ve benzeri.

Bu kategorilerin dışındaki herhangi bir şey makul olarak makul olmayan bir harcama olarak değerlendirilebilir.

Örneğin, birisi yeni bir araba için talepte bulunmaya çalışırsa ve bu, 'Seyahat' kategorilerinizden herhangi birine girmezse, yönetim uyarılır ve daha sonra talebin haklı olup olmadığını öğrenmek için talep sahibiyle iletişime geçebilir.

3. Harcamaların tutarlı ve zamanında kaydedilmesini sağlayın

Harcamaların tutarlı ve zamanında kaydedilmesi, verimli nakit akışı yönetimi için çok önemlidir, ancak bu her zaman kolay değildir.

Beklenmedik bir harcama varsa veya acil bir durumda harcama yapıyorsanız, bu maliyetleri hemen sisteminize giremeyecek kadar meşgul olabilirsiniz.

Bu nedenle çeşitli otomasyon ve takip araçlarını kullanmak faydalı olabilir.

Bu, tüm harcamalarınızın otomatik olarak kaydedilmesini sağlamaya yardımcı olabilir ve önceki harcamaları ve etkinlikleri gözden geçirmeyi kolaylaştırabilir.

Örneğin, iyi bir sipariş yönetimi yazılımı, kayıt sürecinin çoğunu otomatikleştirebilir ve envanterinizi takip etmenizi kolaylaştırabilir.

Bu da harcamalarınızı ve siparişlerinizi otomatik olarak takip etmenize ve herhangi bir tutarsızlık olması durumunda ayrıntılı bilgi vermenize yardımcı olacaktır.

4. Gider takibini muhasebe yazılımıyla entegre edin

Kaynak

Gider takip ve muhasebe yazılımınızı entegre ederek kendinize büyük miktarda zaman kazandırabilirsiniz.

Tüm harcamaların eninde sonunda hesaplardan geçmesi gerekiyor, öyleyse neden ikisini en baştan entegre etmiyorsunuz?

Bunu yaparak harcamalarınızı anında hesaplarınızla senkronize edebilirsiniz.

Bu onların tamamen güncel kalmasına yardımcı olacak ve bu da nakit akışı yönetimi, vergiler ve daha pek çok konuda yardımcı olacaktır.

Hepsinden iyisi, finans departmanınızı tüm işletme giderlerinizi manuel olarak girmek zorunda kalmaktan kurtarır.

5. Maliyet tasarrufu fırsatlarını bulmak için harcamaları düzenli olarak değerlendirin

Harcamalar sinsi olabilir.

Biraz oraya biraz buraya harcamak, bütçenizde büyük bir yük oluşturabilir ve ciddi nakit akışı sorunlarına neden olabilir.

Bu nedenle, yalnızca harcamalarınızı yakından takip etmek değil, aynı zamanda maliyet tasarrufu fırsatlarını bulmak ve işletme giderlerini azaltmak için bunları düzenli olarak değerlendirmek de önemlidir .

Örneğin, harcamalarınıza bakabilir ve çalışanınızın yakıt ödeneği için çok fazla para ödediğinizi görebilirsiniz.

Birbirine yakın yaşayan personel için araç paylaşımını teşvik ederek, işe bisikletle gitme girişimini uygulayarak veya daha fazla uzaktan çalışma fırsatı sağlayarak bu maliyeti azaltabilirsiniz.

Tekrar ediyorum, doğru teknoloji ve araçlar burada çok önemlidir.

İyi bir küçük işletme nakit akışı yönetimi yazılımı, yalnızca gider durumunuzu bir bakışta göstermekle kalmaz, aynı zamanda ortalamanın üzerinde harcama yaptığınız yerleri vurgulayabilir ve gider döngünüzdeki kalıpları işaret edebilir.

6. Çalışanları gider takibi politikaları ve prosedürleri konusunda eğitin

Kaynak

İnsan hatası veya yanlış anlama, küçük işletme gider takibinin etkili bir şekilde yapılmasının önündeki en büyük engellerden biridir.

İnsanlar harcamaları girmeyi unutabilir, yanlış girebilir veya hepsini bir kerede göndermeden önce aylarca hak taleplerini bekleyebilir (dikkatli nakit akışı yönetim sisteminizi altüst edebilir).

Bu nedenle herkesin gider takibi politikalarınızı ve prosedürlerinizi anlaması önemlidir.

Çalışanlarınıza şunları açıklayın:

• Harcamaları nasıl takip edersiniz?
• Politikalarınızın ve prosedürlerinizin amacı
• Giderler nasıl girilir
• Taleplerde zaman sınırı
• Yazılım nasıl çalışır?
• Harcamalarla ilgili sorunlar hakkında kiminle konuşulmalı?

Ve benzeri.

7. Masrafla ilgili tüm belgeler için merkezi bir sistem kurun

Giderleri izlemek ve vergileri ödemek için kayıt tutmak önemlidir.

Tüm küçük işletme gider belgeleriniz için merkezi bir sistem, yönetimi hem daha basit hem de daha verimli hale getirecektir.

Artık belirli bir belge veya işlemi aramak için platformlar arasında geçiş yapmanıza gerek yok.

Artık verileri bir platformdan diğerine manuel olarak aktarmanıza gerek yok.

Bunun yerine her şey tek bir yerde bulunabilir.

Elbette tüm harcama platformları ihtiyacınız olan her şeyi yapmaz.

Bu gibi durumlarda diğer araç ve platformlarla entegre olacak bir çözüm aramak iyi bir fikirdir, böylece veriler bunlardan merkezi sisteminize otomatik olarak senkronize edilir.

8. Gider takibi çözümlerinin erişilebilirliğini ve ölçeklenebilirliğini sağlayın

Çalışanlarınızın gider politikalarınızı ve prosedürlerinizi anlamalarının öneminden bahsetmiştik.

Ancak gider takip araçlarını doğru kullanabilmeleri için erişilebilir olmaları gerekiyor.

Personelin kolayca anlayabileceği gider takip yazılımını seçin.

Erişilebilirlik özellikleri de önemlidir.

Ekibinizin bazı üyeleri, yeterince erişilebilir olmadıkları için gider takip araçlarınızı kullanamıyorsa, bir sorununuz var demektir, bu nedenle bunu bir öncelik haline getirin.

Ölçeklenebilirlik de önemlidir. Gider takip sisteminizin işletmenizle birlikte büyüyebileceğinden ve ihtiyaç duyulduğunda ekstra kullanıcı ve iş yükü alabileceğinden emin olmak istiyorsunuz.

Bu nedenle, geleceğe de sadık kalabileceğiniz ölçeklenebilir bir sistem arayın.

9. Hassas harcama verilerini güvenli erişim önlemleriyle koruyun

Kaynak

Gider verilerinin son derece hassas olduğunu söylemeye gerek yok. Bu nedenle onu korumanız önemlidir.

Güvenlik ve veri ihlalleri yalnızca mali durumunuza zarar vermekle ve mahremiyetinizi tehlikeye atmakla kalmaz, aynı zamanda sizi ciddi yasal sonuçlara yol açabilecek veri koruma düzenlemelerinin yanlış tarafına da sokar.

Gider takip araçlarını ve platformlarını seçerken işletmenizin karşılaşabileceği her türlü siber güvenlik sorunuyla başa çıkabilecek çözümler arayın.

Güvenlik özelliklerinizi mümkün olduğunca sık güncelleyin ve endişeleriniz varsa destek ekibiyle iletişime geçmekten asla çekinmeyin.

Saygın herhangi bir şirket güvenliği bir öncelik haline getirecek ve kontroller yapmaktan, yükseltmeleri uygulamaktan ve bu konuda olabilecek tüm sorularınızı yanıtlamaktan mutluluk duyacaktır.

Küçük İşletme Gider Takibini Doğru Yapın

Kaynak

Küçük işletmeler için etkili gider takibi, nakit akışınızda, kârınızda ve hatta iş yükünüz üzerinde büyük bir fark yaratabilir; bu nedenle bunu doğru yapmak önemlidir.

Doğru yazılım, eğitim ve sağlam gider takip politikaları ve prosedürleriyle, küçük işletme maliyetlerinizin kontrolünü ele geçirebilir ve gerçekten verimli nakit akışı yönetiminin ödüllerini alabilirsiniz.

İyi dijital araçlar, işletmenizin hemen hemen her alanında oyunun kurallarını değiştirebilir ve gider takibi de bundan farklı değildir.

Araştırmanızı yapın; bu süreci daha kolay, daha verimli ve daha güvenli hale getirebilecek saygın yazılımları bulmakta sorun yaşamazsınız.