Çalışmanızın şaşırtıcı derecede incelikli bir unsurunu düzene sokarsanız, sayısız saatten tasarruf edebilirsiniz.

Bu unsur belge organizasyonudur .

Belgeler iş hayatımızı çok kolaylaştırıyor — bir durum ortaya çıktığında “ne yaparım?” diye merak etmenize gerek yok. Tüm ekibinizin başvurabileceği bir sisteminiz zaten var.

Her gün cevaplamanız gereken anlamsız sorular yok. Halihazırda bir çözümü olan bir sorunla uğraşmak için daha fazla saat harcamanıza gerek yok. Sadece belgeleri kontrol edin!

Ancak tüm yapılacaklar listelerinizi, prosedürlerinizi, stil kılavuzlarınızı, toplantı notlarınızı ve diğer önemli belgelerinizi nerede tutuyorsunuz?

Bazen, o duble espressoyu içmiş, tamamen işine odaklanmış ve her şeyi tam olarak nerede bulacağını bilmiş olabilirsin:

Ancak, normalde böyle gitmeme ihtimalinin yüksek olduğunu söyleyebilirim.

Normalde, birkaç masaüstü klasörüne veya Google Dokümanlar klasörüne tıklayarak ve ardından ilgili anahtar kelimeleri arama çubuklarına yazarak belge aramayı başlatırdım.

Belgeyi orada bulamazsanız, belki Dropbox'ınıza veya Evernote'a dönersiniz.

O halde, hm—bir keresinde Asana'daki belgeye birini bağlamamış mıydınız? Belki de eski görevlerinizi orada da bağlantı için aramalısınız.

Bir ekiple çalışırken, bu sorun esasen katlanarak artıyor ve tamamen dayanılmaz hale geliyor.

Ah. Bunun her ekip üyesi için her gün birkaç kez olduğunu varsayarsak, ne kadar zaman harcıyorsunuz?

Organizasyon, herhangi bir içerik pazarlama görevini başarıyla tamamlamanın en – değilse de – temel parçalarından biridir. Muhtemelen birden fazla çözüm denemişsinizdir, ancak çoğu zaman bir açıdan yetersiz kalıyorlar.

Bunun nedeni, işinizle ilgili her şeyi gerçekten koyabileceğiniz bir yerin neredeyse hiç olmamasıdır.

Notion o yer olacak şekilde tasarlanmıştır. İşiniz ve ekibinizle ilgili her türlü bilgiyi mükemmel bir şekilde organize etmek ve saklamak için bir “görev kontrolü” görevi görür.

Bu oldukça yüce görünüyor, değil mi? Katılıyorum, ancak Notion, gün boyunca uğraşabileceğiniz belgeler, notlar, görevler, listeler, veritabanları ve hemen hemen her tür bilgi için çözümler sunar.

Bu makalede, normal bilgi avınızı iyi organize edilmiş, mükemmel şekilde düzenlenmiş bir ekip merkezine nasıl dönüştürebileceğini görmek için bu "hepsi bir arada çalışma alanına" daha yakından bakacağız.

Kavram İncelemesi: Her Şeyi Düzenleyebilen Hepsi Bir Arada Çalışma Alanı

Kavram, ekibinizin organizasyonundaki tonlarca boşluğu doldurabilir. Diğer platformların yetersiz kaldığı durumlarda, Notion bir çözüm buldu. Şimdi, Notion'ın destekleyebileceği tüm belge türlerini ve işle ilgili diğer öğeleri inceleyelim.

1. Eşyalarınızı Notion'a Aktarın

Bu, Notion'ın güzelliğinin büyük bir parçasıdır, bu yüzden onu, Notion'a aktarabileceğiniz çeşitli belge türlerine ayırmak istiyorum.

Pek çok farklı seçenekten birine tıklayarak, ekibinizle çalışırken ihtiyaç duyabileceğiniz hemen hemen her tür belgeyi içe aktarabilirsiniz.

İçe aktarma özelliği, mümkün olan entegrasyonların sayısıyla esnek hale getirilmiştir. Daha fazla kullanım için Notion'da belge toplamaya gelince, ne tür bir belge kullanabileceğiniz konusunda neredeyse hiçbir sınırlamanız yoktur.

Notlar ve belgeler

Notlar ve belgeler için Evernote, Word, Google Docs veya Dropbox Paper'ınızdan belgeler yükleyebilirsiniz; bu, belirli bir bilgiyi bulmak için artık bu programları tek tek tarama konusunda endişelenmenize gerek olmadığı anlamına gelir.

Bununla birlikte, burada bitmiyor; Google Haritalar, Twitter, Typeform ve Codepen gibi çok çeşitli uygulamalardan ve programlardan tonlarca bilgiyi doğrudan Notion belgelerinize gömebilirsiniz.

Bilgi tabanı / Wiki

İkincisi, bilgi tabanınız için Confluence veya GitHubWiki gibi çok yaygın birkaç programdan yükleme yapabilirsiniz, bu da esasen o bilgiyi bir daha aramak için asla yeni sekmeler açmayacağınız anlamına gelir; sadece Notion içinde arama yapabilir ve istediğinizi anında bulabilirsiniz. arıyoruz.

Confluence gibi bir ekip işbirliği aracını entegre etmeyi düşündüğünüzde bunun özellikle güçlü olduğunu düşünüyorum. Ekip tartışmalarını ve iş akışlarını yönetme gücü, Notion'ın akıllı düzgünlüğü ile entegre edildiğinde artar.

Görevler ve projeler

Ekibiniz görevler ve projeler etrafında döner, bu nedenle Notion, her şeyi tek bir yerde tutmanıza yardımcı olacak diğer proje yönetimi programlarınızı entegre etmek için harika bir çözüme sahiptir.

Örneğin, hepsini tek bir noktadan organize etmek ve yönetmek için Trello panolarınızı veya Asana'nın ekip yönetimi araçlarını Notion'a aktarabilirsiniz.

Diğer güçlü araçları entegre ederek, ekibinizi yönetmek, izlemek ve onlarla iletişim kurmak için Notion'dan tam olarak yararlanabilirsiniz.

Ancak, halihazırda bir iş akışı veya proje yönetimi aracı kullanmıyorsanız, Notion'ın iş akışları oluşturma ve yönetme konusunda kendine özgü bir sistemi vardır. Her zaman ihtiyaç duyduğunuzu bildiğiniz proje yönetimi aracı haline gelebilir.

E-tablolar ve veritabanları

Çoğumuz elektronik tabloları ve veritabanlarını dini olarak kullanırız. Dışarıda bırakılmayacak kadar faydalıdırlar, bu nedenle Notion, Google E-Tablolar veya Airtable gibi güçlü elektronik tablo araçlarının entegrasyonunu da destekler.

Notlarınızı, belgelerinizi, bilgi birikiminizi ve veritabanlarınızı kullanımı kolay tek bir arayüzde tutmak, tüm bunları tek bir noktada bir araya getirerek ne kadar kolay başarabileceğinizi hayal ettiğinizde hiç de zahmetsiz gibi görünüyor.

2. Yeni Sayfalar Oluşturun

Yeni sayfalar oluşturmak, Notion'da yapacağınız en temel ve yaygın etkinliktir, bu nedenle oldukça esnek olması mantıklıdır.

Yeni bir sayfa oluşturmak için tek bir düğme olmak yerine, yeni sayfayı, projenin özel gereksinimlerinize uyacak şekilde özelleştirmenize ve biçimlendirmenize olanak tanıyan çeşitli seçenekler sunulur.

Yeni bir sayfa oluştururken yapmanız gereken ilk şey, oluşturulacak sayfanın türünü seçmektir.

Bu, basit bir belge mi, veritabanı mı, galeri mi, takvim mi, pano mu olacağına veya Notion'un önceden hazırladığı şablonlardan birini mi seçeceğinize karar vermeniz gerektiği anlamına gelir.

Bu şablonlar son derece esnektir. Örneğin, tasarım özellikleri için bir belge oluşturuyorsanız, uygun şablonu seçip bilgilerinizi girerek bunu kolayca yapabilirsiniz.

Tasarım özellikleri şablonunda arka plan ve araştırma için alanlar, yapılacaklar listesi ve bir web sitesine bağlantı gibi diğer önemli bölümler bulunur.

Bilgi tabanı söz konusu olduğunda, şablonlar eşit derecede esnektir. Ekip evi, kişisel ev, toplantı notları veya çalışan katılımı için kolay ve hızlı bir şekilde yeni bir sayfa ekleyebilirsiniz.

Bu şablonlar güzel ve pratiktir; görevleri tamamlayarak kılavuz oluşturma ve ekip üyelerine yürüme sürecinin tamamını gerçekten hızlandırırlar.

Bilgi tabanı şablonları hakkında dikkat edilmesi gereken ilginç bir nokta, çalışan işe alım şablonunun, potansiyel işe alımları karşılaştırmak ve karşılaştırmak için tasarlanmış bir Trello panosuna çok benzemesidir.

İster bir şablon kullanın, ister Trello'dan içe aktarın, sonuçta size bağlıdır, ancak bu aracın benzer görevleri birden çok yolla gerçekleştirmeye yönelik inanılmaz esnekliği, tüm ekibin bilgilerini tek bir yerde tutmak için son derece yararlıdır.

Görevler ve projeler için yapılacaklar, kontrol listeleri ve iş akışları gibi liste stili şablonlar arasından seçim yapabilirsiniz, ancak her ikisi de organize etmenize ve görselleştirmenize yardımcı olmak için tasarlanmış takvim şablonu veya yol haritası şablonu gibi çeşitli biçimlere sahip şablonlar da seçebilirsiniz. yaklaşan görevler ve projeler.

Son olarak, notlar ve taslaklar şablonu, işe alım hattı, hafif CRM, okuma listesi ve bağış toplama veritabanı dahil olmak üzere veri toplamak ve depolamak için farklı şablon stilleri arasından seçim yapabilirsiniz.

Açıkçası, neredeyse sonsuz sayıda yolla veri toplayabilirsiniz, bu nedenle bu şablonlar, ekibinizle veri toplamanıza ve analiz etmenize yardımcı olacak sayfaları tasarlamanıza ve geliştirmenize yardımcı olacak bir başlangıçtır.

3. Yeni Alt Sayfalar Oluşturun

Bu adım, çalışma alanlarınızın gerçekten hayat bulacağı yerdir.

Eklediğiniz sayfalar, eşit derecede esnek olan ve aynı şablonlara dayalı olarak oluşturulabilen alt sayfalarla tamamlanır ve detaylandırılır.

Bir sayfa oluşturduğunuzda, bir alt sayfa oluşturmak için tek yapmanız gereken sayfanın sol tarafında bulunan daraltılabilir menüde sayfanın yanındaki küçük artı simgesine tıklamak.

Alt sayfalarda, sayfalarda ve çalışma alanlarında olduğu gibi, içindeki bilgileri kimlerin görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini veya değiştirebileceğini tamamen özelleştirebilirsiniz. Belgede herhangi bir değişiklik yapılmadığından emin olmak için hassas sayfaları bile kilitleyebilirsiniz.

Notion Üzerine Son Düşünceler

Notion'ın herkesin organizasyonunu geliştirmek için kullanabileceği olağanüstü esnek bir araç olduğu çok açık.

Bu aracı herkes kullanabilirken, ekipler halinde çalışan ve düzenli olarak farklı türde belgeler, programlar veya verilerle ilgilenen kişiler, bu aracın doğru bilgiyi bulmak için yapmaları gereken süpürme miktarını önemli ölçüde azalttığını göreceklerdir. Projeye işbirliği ve üretken katkılar için güzel bir çerçeve sağlar. Notion, toplam bağlantı için mobilde de mevcuttur.

Daha büyük verilerle çalışan daha büyük ekipler veya daha fazla erişime ihtiyaç duyan girişimciler için, bir kişi için ayda 4 dolardan ve ekip üyesi başına ayda 8 dolardan başlayan ücretli planlar vardır; bu, çok sayıda aboneliği sonlandırabileceğiniz düşünüldüğünde çok da kötü değil. diğer ücretli organizasyon ve proje yönetimi araçları.

Belki de en iyi yanı, Notion'ın belgelerini yönetmek için yalnızca temel bir platforma ihtiyaç duyan ve büyük dosyaları barındırmaya gerek duymayan, gelişmiş izin ayarlarına sahip ekipler tarafından tamamen ücretsiz olarak kullanılabilmesidir. Bu, Notion'u kullanmaya başlamanın özellikle kolay olduğu anlamına gelir; esasen sınırsız ücretsiz deneme hakkınız vardır.

Notion cazip geliyorsa, bir şans vererek kaybedecek bir şeyiniz yok.

Yassir Sahnoun , WriteWorldwide'ın içerik stratejisti, yazarı ve kurucu ortağıdır. SaaS işletmelerine içerik stratejisi ve SEO konusunda yardımcı olur. YassirSahnoun.com adresinde Yassir hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.