Küçük İşletmeler İçin En İyi 7 Ofis Otomasyon Aracı Örneği
Yayınlanan: 2023-07-26Özet: Ofis otomasyon araçları, işletmelerin entegrasyon yoluyla diğer uygulamalarla veri alışverişini kolaylaştırdı. Gelin bu araçları aşağıda ayrıntılı olarak öğrenelim!
Birkaç yıl önce, çoğu işletme verileri manuel olarak yönetmeye güveniyordu. Bordro oluşturmaktan çalışanların ayrıntılarını girmeye ve fatura oluşturmaya kadar her şey manuel olarak yapıldı. Bu tür sıkıcı manuel işlemler, büyük mali kayıplara ve itibar zedelenmesine neden olan yanlış veri beslemesine yol açtı. Oysa günümüzde, her ofis görevi otomasyon araçlarıyla kolaylaştırılabilir ve daha kısa sürede tamamlanabilir.
Finans yönetiminden siparişleri işlemeye, müşteri katılımını otomatikleştirmeye ve e-imza oluşturmaya kadar birçok görev ofis otomasyon araçlarıyla yönetilebilir. Bu yazıda, ofis otomasyonu için en iyi araçlardan bazılarını karşılaştıracağız.
İçindekiler
Ofis Otomasyon Araçları nelerdir?
Bir ofis otomasyon aracı, verilerin insan müdahalesi ve yanlışlıklar olmadan otomatik olarak bir sistemden diğerine taşınmasına yardımcı olan yazılım ve donanımın bir kombinasyonudur. Yazılım, işletmelerin günlük iş operasyonları için verileri güvenli bir şekilde toplamasına, yönetmesine ve analiz etmesine yardımcı olur.
Ofis otomasyon araçlarının temel amacı, manuel işi azaltmak ve verileri doğru bir şekilde depolamaktır. Ofis otomasyon sistemi tarafından yönetilen veriler muhasebe, finans, insan kaynakları, ön büro, bulut altyapısı, proje yönetimi vb. farklı departmanlardan olabilir.
İş Örnekleri için En İyi 7 Ofis Otomasyon Aracı Listesi
- Expensify: Gider yönetimi için en iyisi
- Keka HRMS: İşe alım ve bordro işlemlerini yönetmek için en iyisi
- Okta: Kimlik yönetimi için en iyisi
- Kisi: Erişim kontrolünü yönetmek için en iyisi
- Elçi: Çalışma alanını yönetmek için en iyisi
- Fikir: Proje yönetimi için en iyisi
- DocuSign: E-imzaları yönetmek için en iyisi
Bordro, işe alım, sipariş işleme, faturalama vb. gibi çeşitli iş prosedürlerini otomatikleştirmek için kullanılabilen farklı ofis otomasyon araçları mevcuttur. Çeşitli kullanım durumları için bu araçlara birkaç örnek:
Expensify: Gider yönetimi için en iyisi
Expensify, kişisel ve iş harcamalarını izlemek ve yönetmek için özel olarak tasarlanmış bir ofis otomasyon aracıdır.
Bu araç, giderleri izlemek, analiz etmek, onaylamak, uzlaştırmak ve geri ödemek için kullanılır. Ayrıca fatura ödemelerini otomatikleştirme, bordro ve seyahat masraflarını yönetme vb. işlevler sunar.
Expensify'ın Özellikleri
- Tek bir tıklamayla makbuz taramayı destekler
- Kişisel ve kartvizit işlem ayrıntılarını içe aktarır
- Giderleri yönetmek için iş akışlarını özelleştirir
- Defteri kebir kodlarını sisteminize aktarır
- Şirketin giderlerini yönetir ve analiz eder
Expensify'ın Artıları ve Eksileri
- Bununla birlikte, seyahat masraflarınızı takip edebilirsiniz.
- Harcamalarınızı analiz etmek için çeşitli gider raporları oluşturur.
- Kullanıcılar, bazen gider verilerini yanlış bir şekilde uzlaştırdığını bildirdi.
Ücretsiz Deneme: Mevcut değil
Expensify Fiyatlandırması: Ücretsiz plan mevcut | Fiyatlandırma farklı özellikler için farklıdır
Keka HRMS: İşe alım ve bordro işlemlerini yönetmek için en iyisi
Keka HRMS, insan süreçlerini kolayca yönetmek için farklı İK iş akışlarını otomatikleştirmenize yardımcı olur. Adayların işe alınması ve işe alınmasından başlayarak organizasyondan ayrılmalarına kadar her görev bu yazılım ile yönetilebilir. Ayrıca, İK analitiği ile iş gücü verilerini görüntüleyebilir ve bu verilerden değerli içgörüler elde edebilirsiniz.
Keka HRMS Özellikleri
- Yönetime katılan çalışanlar
- Gelişmiş izin yönetimi sunar
- Bordro ve giderleri yönetir
- Bir çalışan self servis portalı sunar
- GPS tabanlı zaman takibini destekler
- Tüm belgeleri dijitalleştirin
Keka HR'nin Artıları ve Eksileri
- Çalışanların performans incelemelerini yönetmek için kullanabilirsiniz.
- Bir çalışanın tüm istihdam döngüsünü yönetmek için de kullanılabilir.
- Vergi hesaplamaları bazen doğru olmayabilir.
Ücretsiz Deneme: Mevcut
Keka HRMS Fiyatlandırması: Ücretsiz plan yok | Ücretli plan ayda 6999 INR'den başlar
Okta: Kimlik yönetimi için en iyisi
Okta, kullanıcıların cihazlara ve uygulamalara erişim izinlerini yönetmesine yardımcı olan bir kimlik ve erişim yönetimi çözümüdür. Öncelikle bulut uygulamalarının erişimini yönetmek için oluşturulmuştur, ancak şirket içi cihazların erişimini yönetmek için de kullanabilirsiniz.
Okta ile elde ettiğiniz bazı özellikler arasında Kimlik Yönetişimi, Kullanıcı Yaşam Döngüsü Yönetimi, iş akışı otomasyonu, API ve ayrıcalıklı erişim yönetimi yer alır.
Okta Özellikleri
- Uygulamalara ve cihazlara erişimi doğrular ve yetkilendirir
- Ayrıcalık kontrollerini yönetir
- Müşterilere ve çalışanlara tek oturum açma sağlar
- Verileri kötü amaçlı saldırılara karşı korur
- Varlıkları marka kimliğine göre özelleştirmek için kod özelleştirme seçeneği yok
- Kimliklerin sağlanmasını ve sağlanmasının kaldırılmasını yönetir
Okta'nın Artıları ve Eksileri
- Kullanıcı kimliklerinin yaşam döngüsünü yönetebilirsiniz.
- Hesap erişim ayrıntılarıyla birlikte kullanıcıların (çalışanlar ve ziyaretçiler) görünümü ile denetimleri zahmetsiz hale getirir
- Bir kullanıcı oturum açma kimliğinin temel hazırlığını kaldırmak çok zaman alır.
Ücretsiz Deneme: 30 gün
Okta Fiyatlandırması: Müşteri yönetimi ve iş gücü kimliği için farklı fiyatlandırma sunar.
Kisi: Erişim kontrolünü yönetmek için en iyisi
Kisi, binanızın kapılarına, uygulamalarına, cihazlarına ve IoT cihazlarına erişimi kısıtlamak ve yönetmek için hem yazılım hem de donanım sunan eksiksiz bir platformdur.
Bununla birlikte tesis erişimini yönetebilir, geçiş kontrolünü yönetmek için diğer yazılımlarla entegre edebilir, mevcut güvenlik sistemlerindeki güvenlik açıklarını belirleyebilirsiniz, vb. Bu ofis otomasyon uygulaması, Asansör Erişimi ile belirli bir kata erişimi kısıtlamak için de kullanılabilir.
Kisi'nin Özellikleri
- Anahtar kartlar aracılığıyla ziyaretçilere geçici erişim sağlamanıza olanak tanır
- Doğrulama için 2FA yöntemleri sunar
- Kimliklerin otomatik olarak sağlanmasını destekler
- Cihazlarınıza ve uygulamalarınıza uzaktan erişimi yönetir
- Kuruluşunuzdaki belirli noktalara erişimi kolayca kilitler ve kilidini açar
Kisi'nin Artıları ve Eksileri
- Bu yazılımı çevrimdışı modda bile kullanabilirsiniz.
- Farklı fiziksel konumlardaki izinleri yönetmek için küresel yönetim sunar.
- Güvenlik açıklarını belirlemek için güvenilir bir seçenek değil.
Kisi Fiyatlandırması: Fiyat, istek üzerine resmi web sitesinde mevcuttur.
Elçi: Çalışma alanını yönetmek için en iyisi
Envoy, tek bir çözümden ekiplerle çalışmanıza ve işbirliği yapmanıza olanak tanıyan bir iş yeri platformudur. Bununla birlikte ziyaretçilerinizi, çalışanlarınızı, işyerinizi vb. yönetebilirsiniz.
Bu platform ile çalışanlarınızın dizinini yönetebilir, tüm ziyaretçileri yönetebilir, yasal olarak imzalanmış belgeleri saklayabilir, ziyaretçiler için rozetler oluşturabilir, misafirlerinizin ön kaydını yapabilirsiniz.
Envoy'un Özellikleri
- Ziyaretçilerin verilerini sıralar ve filtreler
- Yasal belgeleri ziyaretçi türüne göre özelleştirir
- Birden fazla ofis konumunun yönetilmesine yardımcı olur
- Geçmiş ve şimdiki çalışanların kaydını tutar
- Ziyaretçileri yönetmek için yönetim ekibi paneli oluşturmaya yardımcı olur
Elçinin Artıları ve Eksileri
- Tüm ofis konumlarınızı merkezi bir veritabanında kolayca düzenleyebilir ve yönetebilirsiniz.
- Bununla birlikte, kimlikleri de tarayabilir ve bilgilerini sisteminize kaydedebilirsiniz.
- Ziyaretçi verilerini aktarırken yavaşlar.
Ücretsiz Deneme: Mevcut
Envoy Fiyatlandırması: Ücretsiz plan mevcut | Ücretli plan ayda 8.956,04 INR'den başlar
Fikir: Proje yönetimi için en iyisi
Notion, tüm projeleri izlemek ve yönetmek için bağlantılı bir iş akışı oluşturmanıza izin veren bir yazılım programıdır. Bununla birlikte, tüm bilgi bankanızı, projelerinizi ve belgelerinizi merkezi bir veritabanında tutabilirsiniz. Notion, farklı görevleri sıralamak ve filtrelemek, etiketleri özelleştirmek, takvimler oluşturmak, izinleri yönetmek ve çok daha fazlası için de kullanılabilir.
Kavram Özellikleri
- Özel ekip alanları oluşturur
- Gelişmiş sayfa analitiği sunar
- Provizyonlar ve provisions izinleri
- Projelerde çalışmak için başkalarını davet etmenizi sağlar
- Sınırsız dosya yüklemeyi destekler
- Site etki alanınızı özelleştirir
Kavramın Artıları ve Eksileri
- Sayfalarınızın performansını analiz etmek için sayfa analitiği sunar.
- Zapier ve Slack gibi yazılımlarla entegrasyon sunar.
- Birden fazla projeyi aynı anda yönetmek üyeler için zorlaşır.
Ücretsiz Deneme: Mevcut
Notion Fiyatlandırması: Ücretsiz plan mevcut | Ücretli plan ayda 6999 INR'den başlar
DocuSign: E-imzaları yönetmek için en iyisi
DocuSign e-İmza, belgelerin yasal ve güvenli bir şekilde imzalanması için kullanılır. Bu yazılımı e-imza gerektiren tüm belgeler için kullanabilirsiniz.
Ayrıca, belge sonrası imzalarda yapılan değişiklikler de kaydedilebilir ve izlenebilir. DocuSign'ın diğer bazı özellikleri, imzalayan kimliği ve kimlik doğrulaması, belge arşivleme, veri doğrulama, belge düzeltme vb. içerir.
DocuSign'ın Özellikleri
- Belgeleri e-imza için müşterilere gönderir
- İmza prosedürünü kontrol etmek için gerçek zamanlı denetim izini destekler
- 44'ten fazla dilde imzaya izin verir
- Mobil duyarlı imzalamayı destekler
- E-postalar ve bildirimler için özelleştirilebilir markalama
- Sözleşmelere ve belgelere erişim için kullanıcı izinlerini yönetir
- Çeşitli üretkenlik uygulamalarıyla bütünleşir
DocuSign'ın Artıları ve Eksileri
- Bununla birlikte, belgeleri güvenlik amacıyla şifrelemek için AES 256 bit şifrelemeye sahip olursunuz.
- El yazısı imzaları doğrudan belgelere almak için de kullanabilirsiniz.
- El yazısıyla taranan belgelerin kalitesi istenilen seviyede değil.
Ücretsiz Deneme: 30 gün boyunca kullanılabilir
DocuSign Fiyatlandırması: Ücretsiz plan yok | Ücretli plan ayda 1.231,68 INR'den başlar
Ofis Otomasyonu İçin Araçlar Nasıl Kullanılır?
Ofis otomasyon araçlarını kullanmak için verilen adımları izleyin:
Adım 1: Muhasebe, HRMS, arka uç vb. gibi kullanmak istediğiniz ofis otomasyon aracı türünü seçin.
2. Adım: Bundan sonra, oturum açma kimlik bilgilerinizle yazılımı kurun ve oturum açın
3. Adım: Ardından, ofis otomasyon araç tipinize bağlı olarak şirket bilgilerinizi girin.
Adım 4: Bundan sonra, otomatikleştirmek istediğiniz görevleri seçin. Örneğin, HRMS yazılımı kullanıyorsanız işe alım, bordro, performans yönetimi vb. seçeneklerinden birini seçebilirsiniz.
Adım 5: Seçilen görevler otomatik olarak tamamlanacak ve bunları gereksinimlerinize göre değiştirebilirsiniz.
Ofis Otomasyon Araçlarının Faydaları
- Verileri saklamayı ve yönetmeyi kolaylaştırır
- Farklı uygulamalar arasında kolayca veri alışverişi yapabilirsiniz.
- Zamandan ve paradan tasarruf etmek için karmaşık görevlerin otomatikleştirilmesine yardımcı olur
- Analiz yoluyla mevcut veriler hakkında değerli bilgiler sağlar
- Şirket içi ve bulut uygulamalarına erişimi kısıtlamanızı sağlar
- Çalışanların gerçek zamanlı olarak çalışmasını ve işbirliği yapmasını kolaylaştırır
Ofis Otomasyon Araçlarının Sınırlamaları
- Çoğu çalışan, ofis otomasyonunu yönetecek becerilere sahip olmayabilir ve ek eğitim gerektirebilir.
- Bu araçları uygulamanın ilk maliyeti, işletmeler için ek bir maliyet haline gelir.
- Güvenlik protokolleri etkilenirse veri ihlalleri meydana gelebilir.
- Uyumluluk sorunları, eski sistemler yeni yazılıma entegre edilemediğinde ortaya çıkabilir.
Çözüm
Ofis otomasyon sistemleri, üretkenliği artırmada ve operasyonel verimliliği iyileştirmede çok yardımcı olabilir. İşletmeler bordro, gider yönetimi veya proje yönetimi gibi çeşitli ofis görevlerini otomatikleştirerek uzun vadede çok fazla kaynak ve para tasarrufu sağlayabilir.
Office Otomasyon Araçları ile ilgili SSS
Ofis otomasyon araçları nelerdir?
Ofis otomasyon araçları, çeşitli görevleri yürütmek için iş bilgilerini dijital olarak toplamak, depolamak, aktarmak, değiştirmek ve kullanmak için kullanılan bir tür yazılımdır.
Ofis otomasyonu türleri nelerdir?
Elektronik yayıncılık, elektronik iletişim ve işbirliği araçları, görüntü işleme ve belge depolama ve ofis yönetimi dahil olmak üzere dört farklı ofis otomasyonu türü vardır.
En iyi otomasyon aracı nedir?
Çeşitli iş süreçlerini otomatikleştirmek için kullanabileceğiniz birkaç otomasyon aracı vardır. En iyi seçeneklerden bazıları Expensify, Keka HRMS, Okta, Kisi vb.
En iyi ücretsiz otomasyon aracı nedir?
İş süreçlerinizi yönetmek için çeşitli ücretsiz ofis otomasyon araçları arasından seçim yapabilirsiniz. Notion, DocuSign ve Okta bu amaç için en iyi seçeneklerden bazılarıdır.