Ofis Bahar Temizliği için Öncelikler Belirleme

Ufukta bahar var. Karın dağıldığını, çiçeklerin açtığını ve ağaçların yeniden yapraklarını açtığını görmeye başlıyoruz (en azından bazılarınız bunu görüyor olmalı). Benimsediğimiz adetlerden biri de bahar temizliğidir. Hayatınızdaki çok fazla fazlalığı temizleme fikri, hayatınızı yürütmek için temiz bir sayfa sağlar. Ofisinizin organizasyonuna öncelik vermek için bahar temizliğinden daha iyi bir zaman var mı? Ofis bahar temizliği, ofisinizi başarıya hazırlama uygulamasıdır.

Bir dosyalama sistemi kurun

İlk olarak, ofisinizi güzel ve temiz hale getirmek çok fazla dikkat gerektirir. Dosyalama sisteminizi kurmak çok önemlidir. Masanızdaki her şeyi bir yığına veya bir çöp kutusuna atan ve orada olduğunu asla hatırlamayan türden biriyseniz, bu tam size göre. Sizin için önemli olan kategorileri ayarlayın. Kişisel dosyalama sistemim, kategoriye göre öncelik verilmiş şeyler üzerine kuruludur. İlk olarak, ödenecek faturalar. Ardından, ödenen faturalar. Üçüncüsü, yalnızca kayıtlar için ve son olarak, arşivlenen ancak yine de saklanması önemli olan şeyler (vergi kayıtları vb.).

Dosyalama sisteminizi kurmak, daha çok baktığınız şeye hitap etmekle ilgilidir. Sizin için önemli olan farklı kategorilere sahip olabilirsiniz. Örneğin, gelen yazışmalar sizin için kağıt üzerinde olan bir şey olabilir. Gelen yazışmalarınızı düzenlemek için dosyaları ayarlamak sizin için hayati olabilir. Hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olmak için müşteriler ve satıcılar için bir yazışma dosyası oluşturun. Basılı sözleşmelerde çalışıyorsanız, sözleşmeler için yürütme tarihlerine sahip bir dosya oluşturun. Bu, son teslim tarihlerine karşı dürüst olmanıza yardımcı olacaktır. gelecek projeler için.

Veya randevu tarihine göre bir şeyler düzenleyin. Doktorlar ve avukatlar bu konuda harika. Bir önceki günün sonunda ertesi gün için randevu defterleri ve dosyaları düzenlenir. Bir sürü randevusu olan meşgul bir profesyonelseniz, ertesi gün için dosyalarınızı daha küçük bir dosya dolabına yerleştirmek için zaman ayırın veya dosyalarınız elektronikse, onları hazır hale getirmek için masaüstünüze koyun. müşteriniz geldiğinde.

E-posta gelen kutunuza biraz bahar temizliği yapın

Bu konuda çok suçluyum. Gelecekte herhangi bir zamanda yararlı olacak gibi görünen bir şey varsa, onu sonsuza kadar saklayacağım. Ben bir e-posta paketi faresiyim. Benim gibi bundan suçluysanız, o e-postaları gözden geçirmek için biraz zaman ayırın. Görmezden geldiğiniz kişileri bulun ve onları doğrudan çöpe atın. Ve çöpü boşaltın. Bu size yapılacaklar listenizin temiz bir görünümünü verecektir. Sadece kayıtlarınız için bazı e-postalara ihtiyacınız varsa, e-postanızda arşivler için bir klasör oluşturun ve bunları bu arşivlere gönderin. Yalnızca şu anda ilgili e-postaları etrafta asılı tutun. İnan bana, bunun için çok daha iyi hissedeceksin. Eğer benim gibiyseniz, e-postamda birkaç günden daha uzun bir süre bekleyen bir şey görünce çıldıracağım. Bu yüzden, söylemeye gerek yok, gelen kutumu temizleyeceğim.

Sosyal medya kanallarınızı ihmal etmeyin

Etrafta oturan bir ton Evergreen yayınınız varsa, en iyisini yapanlara öncelik vermek için bu fırsatı kullanın. En çok neyin ilgi gördüğünü öğrenmek için sosyal medya kanallarınızdaki Analytics'i kullanın. En iyi gönderilerinizi bulduktan sonra, bu gönderiler etrafında bir program belirleyin ve biraz daha fazla dikkat gerektirebilecekleri doldurun. dlvr.it, Evergreen ilanınızı doğru kategorilerle doğru özelliklere ayarlamanıza yardımcı olacak harika bir araç paketine sahiptir. Öncelikli gönderilerle bir kategori belirleyin ve ardından daha az önemli gönderilerle başka bir kategori belirleyin. Ardından, zamanlamanızı gönderileri istediğiniz gibi değiştirecek şekilde ayarlayın. EverQueue'nuzu kullanarak çok sık paylaşım yapmaktan kaçınabilirsiniz.

Satıcılarınızı değerlendirmek için zaman ayırın

Bahar temizliği, kullandığınız araçları yeniden değerlendirmek için mükemmel bir zamandır. Bir veya iki alet takımına alışma eğilimindeyim ve bu aletlerden asla sapmam. Ancak, tek bir aletle yapılabilecek bir iş için çok sayıda alet kullanıyorsanız, daha az alet kullanmak zamandan, emekten ve paradan tasarruf etmenizi sağlar. Tipik olarak, tek bir araç, birçok araçtan çok daha iyi bir çözüm olacaktır. Örneğin, sesi ve videoyu tek bir araçla düzenleyebiliyorsanız, bunu yapmak istersiniz. Benim durumumda video, ses ve ekran görüntüleri yakalamak için SnagIt'i tercih ederim. Bu araç, işleri konsolide ve çok basit tutmaya yardımcı olur. Belirli işler için belirli araçları kullanmak harika olabilir, ancak bu işleri birleştirebilirseniz daha iyi olur.

Gereksiz abonelikleri kaldırın

Huffington Post'un mükemmel bir önerisi var. Ağırlıklarını çekmeyen abonelikler için e-postanızı gözden geçirmenizi önerirler. E-postanızda bulunan abonelikleri kontrol edin ve bu kişilerden gelen e-postaları geçen ay herhangi bir zamanda açma zahmetine girip girmediğinizi görün. Eğer yapmadıysanız, onları hendekleyin! Gerekirse daha sonra abone olabilirsiniz. Yine de çoğunlukla, ölü ağırlıktan kurtulmak sadece size fayda sağlayacaktır.

Şablonlarınızı güncelleyin

Özellikle hemen hemen her şey için standart bir biçim kullanıyorsanız, işinizi sürdürmek için bu şablonları güncellemek çok önemlidir. Geçen yıl bir politikayı güncellediniz mi? Sözleşmenize koyun. Artık çoğunlukla e-posta yoluyla anlaşma yapmak istiyor musunuz? Sık karşılaşılan sorunlar için elektronik şablonlar yazın. İster kağıt üzerinde ister elektronik olarak kullanın, tüm bu şablonlar kullanışlı olacaktır.

Mümkün olduğunda dijitale geçin

Makbuzları vergi amacıyla saklamak zorunda mısınız? Onları bilgisayarınıza girin. Masanızda yer kaplayan dev bir fatura yığınınız var mı? Bunları bir elektronik tabloya koyun ve kağıt kopyaları parçalayın. Faturalarınız geldikçe bunu yapmaya devam edin. Kağıt sadece azalmakla kalmayacak, aynı zamanda aptal bir kağıt parçasını hatırlamanız gerektiğinden çok daha organize olacaksınız. Ayrıca, olabildiğince sık fatura alın. Elektronik faturalar e-posta gelen kutunuza gelebilir ve postada kaybolabilecek bir faturadan çok daha hızlı dikkatinizi çekebilir.

Hepsini bir araya koy

Hepsi bir arada, bahar temizliği, temiz bir sayfa ile hayatınızı kolaylaştırmakla ilgilidir. Kağıt üzerinde ve bilgisayarınızda organize olarak, bir şeyleri unutmayacağınız için genellikle daha mutlu olacaksınız. Yapmam gereken tüm işleri hatırlamakta zorlanıyorum ve bir senedir dokunmadığınız gelen kutunuzu temizleyerek yapılacaklar listesi oluşturmak size sadece hayatınızda daha fazla zaman kazandıracak.