Anlamlı Kuruluş Şemaları için Organizasyon Şeması En İyi Uygulamaları

Bir organizasyon şeması, bir organizasyonun departmanları, fonksiyonları ve insanları arasındaki ilişkilerin grafiksel bir temsilidir. Ayrıca aşağıdan yukarıya veya yukarıdan aşağıya veri akışını, sorumluluğu ve raporlamayı da gösterebilir. Dünya çapında kullanımı, etkinliğinin bir kanıtıdır. Aşağıda, kuruluş şemanızı daha anlamlı ve kullanışlı hale getirmek için kuruluş şemaları ve kuruluş şeması en iyi uygulamaları çizmek için bazı kurallar bulunmaktadır.

Böl ve fethet

Az sayıda çalışanı olan küçük bir şirket değilseniz, organizasyon şemaları, departmanlar veya işlevler arasında muhtemelen birçok karşılıklı ilişki ile kesinlikle karmaşık olacaktır.

Örneğin, çok uluslu bir şirketin, çeşitli organizasyon yapılarına (piyasa durumuna ve iş fonksiyonlarına bağlı olarak) sahip olacak farklı ülkelerde/pazarlarda bağlı ortaklıkları olabilir ve şirket çok büyük ve karmaşık bir organizasyon yapısına sahip olacaktır.

Organizasyon şemanız yukarıdaki gibi çok büyük ve karmaşık hale geldiğinde, daha küçük çizelgelere bölünebilir. Departmana, projeye, siteye, bölgeye vb. göre bölebilirsiniz.

Kuruluşunuzdaki diğer kişiler için anlamlı olan her neyse. Bu, izleyicinin her bölümün sorumluluklarını veya beklentilerini anlamasını kolaylaştırır.

Kuruluş şemasını küçük çizelgelere bölmek , çalışanların ilerlemesini veya iş yükünü izlemeyi çok daha kolay hale getirir. Böylece yükü daha az olan işçiler arasında işi yaymak daha kolay olabilir. Ayrıca, bir durumun karşılaştırmalı analizini yapmayı çok kolaylaştırır, böylece kaynak tahsisi farklı durumların taleplerini karşılayacak şekilde düzenlenebilir.

Kuruluş Şeması Yazılımı

Çeşitli organizasyon şemalarının oluşturulmasını kolaylaştıran hem çevrimiçi hem de çevrimdışı olarak kullanılabilen birçok kuruluş şeması yazılımı vardır.

Büyük organizasyonların alt birimlerini kapsayan birden fazla organizasyon şeması olduğunda, bunları bir bakışta birlikte incelemek muhtemelen zor olacaktır.

Birkaç sayfayı kapsayan bir çizelge ile, çizelgede gösterilen her bir varlık arasındaki bağlantıları çözmek de kafa karıştırıcı olabilir. Kuruluş şeması diyagram aracınız olarak Creately ile diyagram bağlama özelliğini kullanarak bu sorunu önleyebilirsiniz. Bu, grafiği görüntüleyenlerin grafikler arasındaki bağlantıları görmelerine, farklı grafikler arasında gezinmelerine ve muhtemelen bireysel çalışan profillerini beğenmelerine olanak tanır.

Örneğin, aşağıdaki kuruluş şemasına bir göz atın. Şirketin üst hiyerarşisini gösterir. Şimdi vurgulanan kutuya (mavi sağdaki CEO kutusu) tıklayın ve sizi o departmanı daha da parçalayan başka bir kuruluş şemasına götürecektir. Alt araç çubuğundaki ok düğmelerini tıklayarak orijinal grafiğe hızlı bir şekilde geri dönebilirsiniz. Devam edin ve kendiniz deneyin.

Creately, organizasyon yapılarını etkili bir şekilde çizmek için kullanabileceğiniz birkaç Org Chart dikdörtgen/şekil sunar; Çalışanın adı ve unvanı gibi yalnızca temel bilgileri içeren Ad ve Görev şekli, Çalışanın yalnızca Adını içeren Yalnızca Ad şekli, çalışanın profil resmini ekleyebileceğiniz şekiller vb. diğer seçenekler.

Mantıklı Gruplamalar Yapın

Organizasyon şemaları alt çizelgelere bölündüğünde, her bir şemanın bağlantısı ve akışın izleyici tarafından kolayca anlaşılması gerektiğinden, mantıklı gruplama ve bağlantı kurma şarttır.

Mantıklı gruplandırma, bireylerin, işlerin, işlevlerin veya faaliyetlerin nasıl farklılaştırıldığına ve toplandığına dayalı olarak yapılır. Bilgi akışı aynı zamanda her grup içinde optimizasyonu gerektirir, ancak aynı zamanda onu diğer gruplardan açıkça ayırt etmeyi gerektirir.

Yapısal Bağlama

Grupların yapısal olarak bağlanması, organizasyon liderliğinin rehberlik sağlamasına olanak tanıyacak şekilde gruplar arasında bilgi paylaşımına ve koordinasyonuna yardımcı olmak için bir entegrasyon mekanizması (örneğin: irtibat rolleri, birimler arası gruplar, entegratör rolleri veya projeleri ve noktalı çizgiler) ile gerçekleştirilmelidir. ve organizasyon genelinde yön.

5 Organizasyon Yapısı Türü

1. Fonksiyonel Organizasyon Yapısı

Fonksiyonlara veya bölümlere göre organize edilen en yaygın yapı. Örneğin finans, pazarlama, satış vb. Geniş bir coğrafi alanda yönetmesi gerekmeyen küçük veya tek programatik kuruluşlar için uygundur.

Bu modelin faydaları;

• Belirli bir işlev veya departmanda derin beceriler geliştirir (çoğu iş doğası gereği işlevseldir)
• İşlevsel yeniliği, ölçeği teşvik eder ve maliyetleri düşürür
• Yapması basit ve her departmanın kendi temel sorumluluklarını anlaması ve onları sorumlu tutması kolaydır.

2. Coğrafi Organizasyon Yapısı

Bu yapı belli başlı coğrafyalar etrafında örgütlenmiştir. Yerel farklılıkların başarı için kritik olduğu (örn. düzenleme, kaynak yaratma, ekonomi) coğrafyalar arasında sıklıkla farklılık gösteren birden fazla programı olan büyük şirketler için uygundur.

Bu modelin faydaları;

• Bir coğrafyada başarılı olmak için gereken kaynakları sağlar
• Programların veya hizmetlerin bölgeye göre daha fazla özelleştirilmesine izin verir
• Coğrafyaya göre sonuçlar için hesap verebilirlik ile net odaklanma sağlar
• Coğrafi finansman kaynaklarına odaklanmayı sağlar

3. Program Organizasyon Yapısı

Bu yapı büyük projeler etrafında organize edilmiştir. Birbirinden çok farklı programları olan (örneğin farklı müşteriler, ekonomiler vb.) ve bir programın başarılı olması için gereken kaynak ve becerilerin çok farklı olduğu çok hizmetli kuruluşlar ve vakıflar için uygundur. Ancak, her program için faktörler coğrafyalar arasında benzerdir.

Bu modelin faydaları;

• Belirli bir program alanında derinlemesine bir anlayış geliştirir ve program yeniliğini teşvik edebilir
• Bir program içinde başarılı olmak için gereken kaynakları sağlar
• Program sonuçları için hesap verebilirlikle net odaklanmayı sağlar
• Genellikle program odaklı olan finansman kaynaklarına odaklanmayı sağlar

4. Müşteri/Piyasa Organizasyon Yapısı

Bu yapı, organizasyon tarafından hizmet verilen müşteriler/müşteriler etrafında organize edilmiştir. Çok farklı müşterileri olan ve farklı hizmet gereksinimleri olan şirketler için uygundur (bunun sonucunda farklı programlar sağlanır).

Bu modelin faydaları;

• Odaklanmanın müşteriye verilmesini sağlar, böylece nüfusun ihtiyaçlarına ve “sonuç” alma becerisine göre uyarlanmış programların geliştirilmesine olanak tanır.
• Müşteri grubuna göre sonuçlar için hesap verebilirlik ile net odaklanma sağlar
• En önemli müşterilere ve/veya pazarlara net bir şekilde odaklanmayı sağlar

5. Matris Organizasyon Yapısı

Bu, örneğin program ve coğrafya gibi birden çok boyutu yönetmek için organize edilmiş bir yapıdır. Yönetimin zorluğu nedeniyle, bu modelin kullanılması tavsiye EDİLMEZ.

Bu modelin faydaları;

• Kuruluşun (en azından teorik olarak) birden çok kurumsal boyutu aynı anda yönetmesini sağlar

Bu türlerden bazıları kuruluş şeması örneklerimizde bulunabilir.

Yapı Referansları: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Raporlama Yolunu / Hiyerarşiyi Temizle

Organizasyon hiyerarşisini gösteren bir organizasyon şeması çizerken, izleyicinin/çalışanın izlemesi gereken raporlama yapısını net bir şekilde anlaması için net raporlama yolları vurgulanmalıdır. Kullanılacak bir yöntem, raporlama yolunu belirtmek için bir renk kodlaması veya görsel kuyruklar kullanmak olabilir. Raporlama ilişkilerinin geleneksel hiyerarşi yerine bir ızgara veya matris olarak ayarlandığı Matrix organizasyon şemaları söz konusu olduğunda, açık raporlama yolunun belirtilmesi, kuruluşun operasyonunun başarısı için kritik öneme sahiptir.

Aşağıda, düz (ekip/fonksiyonel tabanlı) bir organizasyonun geleneksel olmayan bir kuruluş şemasına iyi bir örnek verilmiştir.

Organizasyon Şemanız En İyi Uygulamalarınız Nelerdir?

Organizasyon yapısı en iyi uygulamalarına ilişkin bu makaleyi yararlı bulduğunuzu ve çok daha etkili kuruluş şemaları oluşturmanıza yardımcı olduğunu umarız. Bunlar, Cinergix'te takip ettiğimiz kuruluş şeması en iyi uygulamalarından bazılarıdır. Peki sizinkiler neler? Yorumlarda bize bildirdiğinizden emin olun.