Dış kaynak kontrolü veya şirket içi kontrol departmanı

Günümüzde birden fazla tek boyutlu birimlere sahip şirketler, düzgün bir şekilde gelişebilmek için farklı unsurların eş zamanlı çalışmasını gerektiren ayrıntılı organizmalar olarak algılanmaktadır. Ancak bu unsurların her biri özel olarak mı organize edilmeli? Sorumluluğu işletmenin dışına devretmeyi ne zaman düşünmeye değer? Bugünkü makalemizde, farklı iş türlerinin kontrolüne ilişkin dış kaynak kullanımı konusuna odaklanacağız ve giderek daha talepkar hale gelen bir pazarda birinin operasyonlarının verimliliğini artırmanın yollarını daha yakından inceleyeceğiz.

Dış kaynak kontrolü

Kontrol genel olarak işletme yönetimiyle yakından bağlantılıdır. Şirketin işleyişinin temel sistemini oluşturan bu birim, planlamadan, bireysel hedeflerin belirlenmesinden, ilgili görevlerin yerine getirilmesinden, kontrol edilmesinden, motive edilmesinden, kontrol edilmesinden veya koordine edilmesinden, hatta çoğu zaman birbiriyle bağlantısız gibi görünen iş aktivitelerinden sorumludur.

Bir şirkette iyi düşünülmüş kontrol faaliyetlerinin üstlenilmesi, hiç şüphesiz, günlük işlerin gelişimi veya organizasyonu üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir. Ancak bunun son derece karmaşık bir süreç olduğu ve sadece raporlamaya ya da en gerekli bilginin anlık olarak sağlanmasına indirgenemeyeceği unutulmamalıdır. En önemli husus, başlangıçta tanımlanan varsayımların kontrolünden sorumlu çok boyutlu bir bilgi sisteminin optimizasyonunu sonuçta destekleyecek olan belirli bir şirketin organizasyonel ademi merkeziyetçiliğini derinleştirmeye odaklanmaktır.

Kendi kontrolünün dış kaynaklardan sağlanması, temel kontrol faaliyetlerini kolaylaştırmak için harici bir şirketle veya bu alanda uzmanlaşmış uzmanlarla işbirliğine dayanmaktadır. Bu tür adımların atılmasının amacı, kontrol maliyetlerini önemli ölçüde azaltmak ve bu alandaki faaliyetlerin uygulanması için geleneksel olarak harcanması gereken zamandan tasarruf edilmesini garanti etmektir.

Sonuç olarak, bu tür bir dış kaynak kullanımının yardımıyla şirket, şirketin gelişiminin planlanması ve ekonomik durumunun tahmin edilmesi bağlamında son derece önemli bir rol oynayan kontrol hizmetlerinden maksimum ve etkin şekilde yararlanma şansına sahip olur. Şirketin profiline uygun şekilde ayarlanan kontrol, ayrıca acil durumların hızlı bir şekilde çözülmesini kolaylaştırarak, çeşitli pozisyonlarda görevlerini yerine getiren kişilerin konforunu artırır.

Rasyonel periyodik bütçeler ve finansal veya yatırım planları geliştirmek, dış kaynak kullanımı potansiyeliyle ilişkili diğer kolaylıklardır. Ayrıca herhangi bir usulsüzlük durumunda gelişmiş kontrol yapıları, mal sahiplerinin sorunları etkili bir şekilde çözmesine olanak tanıyarak önemli kayıplara uğrama riskini en aza indirir.

Kontrol departmanı gerekli mi?

Birçok girişimci için kontrol gibi kilit ve stratejik açıdan önemli bir hizmetin dış kaynaklardan sağlanması endişe yaratmaktadır. İşletme üzerindeki gerçek kontrolü kaybetmekten korktukları için, temel süreçlere, ticari sırlara, finansa veya genel operasyonlara ilişkin bilgilerin harici kuruluşlara devredilmesi fikrine şüpheyle yaklaşıyorlar. Şirketlerin dış kontrolden kaçınmaları haklı mıdır ve kurum içi bir kontrol departmanı geliştirmek her zaman en iyisi midir?

Şirketlerde kontrol işinin organize edilmesi konusunu inceleyen bazı girişimciler, kontrolün harici bir organizasyondan ayrılamayacağı mitiyle karşı karşıya kalıyor. Bu tür çarpık vizyon genellikle yönetim kontrolünün kaybı, gizli bilgilerin sızması veya kontrolün dışarıdan mümkün olamayacak kadar belirli bir kuruluşa özel olarak uyarlanması gerçeği hakkındaki yanlış anlamalardan kaynaklanır.

Bu nedenle, şirketlerin bir iç kontrol departmanının meşruiyetini doğrularken, bu alanda dış kaynak kullanmanın karar alma süreçlerini ayırmak anlamına gelmediğinin farkında olması gerekir. Dış kaynak kullanımı, harici BT altyapısına dayanarak temel görevleri desteklemeye odaklanır ve bu aynı zamanda SaaS modelinde dahili kontrolün uygulanmasını da dışlamaz.

Dış yardımın yardımıyla bile, tüm kararlar hâlâ kurum içinde kendisine sağlanan verilere dayanarak verilmektedir. Uzman danışmanlık şirketleri, hassas finansal verilerin bile sıkı kontrol altında tutulmasına olanak tanıyan gizli bir şekilde hizmet vermektedir. Dolayısıyla şirketlerin kontrol departmanlarının organizasyonundan uzaklaşarak herhangi bir bilginin sızmasından korkmaları için hiçbir neden yok.

Dış kaynak kullanımı kontrolü ve kurum içi kontrol departmanı – özet

Pek çok girişimci için, özellikle de dinamik olarak büyüyen küçük ve orta ölçekli şirketlerin yönetiminden sorumlu olanlar için, planlama sürecinde dış danışmanları tercih etmek giderek daha cazip bir alternatif haline geliyor. Bu tür adımların atılması, temel iş alanlarındaki kişilerin planlama veya kontrolün uygulanmasından dışlanmasına yol açar

Tüm organizasyonun işini kolaylaştıran ve çalışanların önemli görevlere odaklanmasına olanak tanıyan prosedürler.

Sonuç olarak, dış kaynak kontrolünü uygulayan şirketler, maliyetlerin en aza indirilmesiyle birlikte kaynak ihtiyacında gözle görülür bir azalma görebilirler. Uzmanlara kaynak sağlamak zorunda kalmamak, işletmeyi ölçeklendirmeye yardımcı olur ve gelirleri ilgili maliyetlerden daha hızlı artırır.

Şirketlerin artık sıklıkla sorunlu olan işe alım süreçlerini organize etme konusunda endişelenmesine gerek yok. Yeni çalışanları işe almak yerine, halihazırda uygun şekilde eğitilmiş dış uzmanları işe almak daha iyidir; bu aynı zamanda beceriksiz bir kişiyi işe alma riskini de önemli ölçüde azaltır. Bu şekilde girişimciler, artık insan kaynaklarının yönetimine veya kapsamlı süreçlerin doğrudan yönetilmesine ve kontrol edilmesine harcanmasına gerek kalmayan zamandan da tasarruf sağlar.

Dış kontrolün bir diğer avantajı da sunucu, yazılım veya ağ ekipmanı gibi BT altyapısının geliştirilmesine gerek olmamasıdır. Hizmetleri sıkı bir şekilde kontrol etmeye odaklanan harici bir şirket, bu alanda en son yasal gereklilikleri takip ederek faaliyetler yürütmesine olanak tanıyan modern bir yazılım uygulamaktadır. Kapsamlı BT tesisleri, kriz durumları da dahil olmak üzere karar alma sürecini destekleyerek bilgi akışını düzene sokar.

Bununla birlikte, dış kaynak kontrolüne yönelik yaklaşım, muhasebe verilerini bütçelerinin veya genel mali durumlarının düzenli analizinden ziyade alacakların zamanında ödenmesi bağlamında kullanan nispeten büyük şirketler için biraz farklı görünmektedir. Kontrol biriminin ayrılması, maliyet disiplinini güçlendirmenin yanı sıra görevleri, kaynakları ve sorumlulukları hassas bir şekilde birbirine bağlayarak tüm birimin sonuçlarını istikrara kavuşturmalarına olanak tanır.

Kuruluşlar çoğunlukla işlerindeki değişikliklerdeki eğilimleri takip etmelerine, operasyonlarını optimize etmelerine veya likiditeyi daha iyi kontrol etmelerine olanak tanıyan döngüsel raporları önemsemiyor. Aynı zamanda, genellikle basmakalıp inançlarla motive edilen, dış kontrolörlere olan güven eksikliği, girişimcilerin kontrol departmanlarını yönetmeye devam etmeleri için nihai motive edici faktör haline gelir.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'taki meşgul arılar topluluğumuza katılın.