PMS İşlevleri ve Projeleri Akıllıca Yönetmek İçin Kullanım Örnekleri

Özet : Proje yönetimi yazılımını proje yöneticileri ve diğer profesyoneller arasında bu kadar popüler yapan nedir? Proje planlama, bütçeleme, görev zamanlaması ve proje durumu takibi gibi görevleri çok daha kolay hale getirebilecek harika özelliklerini keşfedin.

Proje yönetimi yazılımı, işletmelere bir projenin planlanması, programlanması, yürütülmesi, izlenmesi ve kaynak tahsisi konularında yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Başarılı bir şekilde tamamlanması için bir projeyle ilgili tüm görevleri etkin bir şekilde yönetir ve optimize eder. Yazılım, görev planlamasından başarıyla tamamlanmasına kadar bir projenin tüm döngüsünü izler ve yönetir.

Proje yönetiminde size yardımcı olabilecek bazı PMS İşlevlerini öğrenelim.

Temel Çıkarımlar

Proje Yönetimi Yazılımının İşlevleri

Proje yönetimi yazılımı , görev yönetimi, gerçek zamanlı işbirliği, kaynak yönetimi, kullanıcı rolü yönetimi, proje planlama ve daha fazlası gibi özellikler sunmalıdır. Tüm PMS İşlevleri, kullanıcıların tüm projelerini tek bir yerden başarıyla yönetmelerine yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

• Görev yönetimi

Görev yönetimi, en önemli PMS İşlevlerinden biridir. Kuruluşların, boru hattına girdiği andan tamamlanmasına kadar her projeyi takip etmesine yardımcı olur. Çözüm, zaman çizelgesinde bir projeyle ilgili görevleri ve alt görevleri temsil etmek için birden çok yol sunar. Dahil olmak üzere en yaygın biçimlerden bazıları-

• Gantt Grafikleri

Gantt şeması, belirli bir dönemde tamamlanan görevlerinizi, bu görevler için planlanan zamana göre karşılaştırmalı olarak sunmanıza yardımcı olacaktır. Görevin son tarihleri, görevler arasındaki bağımlılıklar, görev üyeleri vb. gibi proje ayrıntılarını içerebilir.

• Scrum Panoları

Kullanıcıların projeyi üç alt bölüme ayırmasına olanak tanır: yapılacak, devam ediyor ve tamamlanma. Projeyi belirli teslim tarihleri ​​olan sprintlere bölerek çalışır. Böylece organizasyonların scrum framework ile projeyi tamamlaması kolaylaşır.

• Kanban Panoları

Bu format altında kuruluşlar, projeyle ilgili tüm detayları kartlar ve sütunlar şeklinde haritalandırabilir. Sütunlar proje aşamasını temsil eder ve bireysel görevleri kartlar.

Örnek: Bir yazılım geliştiriyorsanız, proje ayrıntılarını bir Kanban panosu aracılığıyla proje adı, devam ediyor, tamamlanma vb. gibi birden çok sütun ve kartta ayırabilirsiniz. Tüm görevler, tasarlama, geliştirme, içerik vb. gibi sprintlere dönüştürülebilir. Sürükle ve bırak işleviyle, bu görevleri, yazılım geliştirme projesinin farklı aşamalarını vurgulayan birden çok sütuna kolayca taşıyabilirsiniz.

• Proje Planlama ve Çizelgeleme

Projeyi planlamak ve ekip üyelerine atamak, projenin zamanında yürütülmesi için önemlidir. Proje yönetimi yazılımı, ekibin projeyi birden fazla alt göreve ayırmasına ve bunları belirli ekip üyelerine atamasına yardımcı olacaktır. Buna ek olarak, kullanıcılar proje için son tarihler ve süre de ekleyebilirler. Bu, proje yöneticilerinin PMS İşlevlerini kullanarak tamamlamak için gereken süre ile birlikte projenin net bir yol haritasını korumalarına yardımcı olur.

Planlayıcı ile, projeyi tamamlamak, görevleri önceliklendirmek ve projeyle ilgili gelecek faaliyetlerinizin haritasını kolayca çıkarmak için kaç saat gerektiğine dair bir fikir edinirsiniz.

Örnek: İnşaat mühendisleri, herhangi bir altyapının tasarımını ve inşasını planlamak için proje yönetimi yazılımını kullanabilir. Bir projenin farklı aşamaları için görevler planlayabilir ve aynısını ekip üyeleriyle planlayabilirler.

Önerilen Okuma: Yazılım Mühendisliği Proje Yönetim Araçlarının Önemi

• Bütçe yönetimi

Bütçenin oluşturulması ve yönetilmesi, projenin tamamlanması için yapılması gereken masrafların bir tahminini elde etmek için önemlidir. Bir proje yönetim yazılımı ile proje yöneticisi, kaynaklara ve işçilik, makine, malzeme vb. çeşitli maliyetlere göre bir bütçe oluşturabilir. Bu, projenin maliyet içinde tamamlanmasını ve para israfının olmamasını sağlar.

Bütçeleme ayrıca, herhangi bir projenin zamanında tamamlanması için uygun fonların bulunmasını sağlamaya yardımcı olur. Benzer tahmin, kazanılmış değer analizi, parametrik tahmin, aşağıdan yukarıya yöntem, yukarıdan aşağıya yöntem ve daha fazlasını içeren bir proje için bütçe oluşturmanın farklı yolları vardır. Kuruluşlar, bütçe oluşturmak için proje bütçeleme yöntemlerinden herhangi birini kullanabilir.

Örnek: İnşaat mühendisleri, zamanında tamamlanması için insan sermayesi, hammadde, makine vb. maliyetlerini tahmin ederek bir proje için bütçe tahsis edebilirler. Bu, kaynak israfını en aza indirmeye yardımcı olacaktır.

• Zaman Takibi

Zaman takibi, özellikle paydaşlarla çalışırken PMS İşlevlerinden biridir. PMS yazılımı ile kuruluşlar, her bir proje için harcanan saatleri takip edebilir ve saatlik proje ücretlerini ekleyebilir. Bu, her projedeki giderleri kaydetmelerine ve müşteriler için fatura oluşturmalarına yardımcı olur. Yazılımla oluşturulan fatura, çalışma saatleri, saat başına alınan ücretler, varsa vergiler, müşteri detayları vb. dahil olmak üzere projenin tüm detaylarını içerecektir.

Örnek: Müşteriniz için bir web sitesi tasarlıyorsanız, her tasarım projesi için çalışma saatlerini takip edebilir ve çalışma maliyetini hesaplayabilirsiniz. Tasarım projesi tamamlandığında, paydaşlarınızı kolayca faturalandırabilir ve buna göre faturalar oluşturabilirsiniz.

• İşbirliği

Büyük bir proje, onun farklı yönleri üzerinde çalışan birden fazla ekip üyesinden oluşabilir. Bu nedenle, diğer ekip üyeleriyle işbirliği yapmak ve ilgili bilgileri paylaşmak için hızlı bir iletişim kanalı olması önemlidir.

Bir proje yönetimi çözümünün proje işbirliği özelliği, kuruluşların dosyaları, takvimleri ve kişi listelerini gerçek zamanlı olarak paylaşmalarına izin vererek, gerçek zamanlı olarak projeler üzerinde işbirliği yapmalarını sağlar. Her ekip üyesi sisteme bilgi ekleyebilir, böylece proje bilgilerini her yerde, her zaman eklemelerini ve bunlara erişmelerini kolaylaştırır.

Ayrıca, bir ekip kontrol panelinin mevcudiyeti, ekibin belirlenen KPI'ları karşılayıp karşılamadığını sürekli olarak kontrol etmeye de yardımcı olur. Çözüme bağlı olarak kullanıcılar, ekip üyeleriyle daha iyi işbirliği için doğrudan mesaj gönderebilir veya bir grupta sohbet edebilir.

Örnek: Bir yazılım geliştirme ekibinde üyeler, bu aracın yardımıyla yazılım geliştirirken gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir. Tasarım, prototip oluşturma, içerik vb. farklı yönler üzerinde çalışan ekip üyeleri, farklı yazılım geliştirme süreçlerindeki herhangi bir değişiklik açısından her zaman birbirleriyle bağlantı kurabilirler.

Önerilen Okuma: 20 Açık Kaynak ve Ücretsiz Proje Yönetim Yazılımı

• Kaynak yönetimi

Bir kuruluşun, toplantı alanları veya proje malzemeleri gibi belirli bir projeyi tamamlamak için gereken tüm kaynakların kaydını tutması gerekir. Bir proje yönetimi çözümü, kullanıcıların tüm proje kaynaklarını planlamasına yardımcı olur ve projeyi tamamlamak için gereken her bir kaynağın kabaca bir tahminini sağlar. Bu, kuruluşların proje kaynaklarını akıllıca yönetmelerine ve fazla harcamadan kaçınmalarına yardımcı olur.

Ek olarak, proje yöneticisi kaynakların mevcudiyetini kolayca kontrol edebilir, bunları belirli projelere tahsis edebilir ve tüm üyelerin projenin tamamlanması için gerekli kaynaklara sahip olmasını sağlayabilir.

Örnek: E-ticaret işletmeleri, mallarının zamanında teslimi için kaynakları tahsis etmek üzere proje yönetimi yazılımını kullanabilir. Örneğin, iş gücünün saat dilimine, konumuna ve müsaitliğine göre teslimat ortakları atayabilirler.

• Kullanıcı Rol Yönetimi

Finansal veriler veya müşteri bilgileri gibi proje ile ilgili verilere her zaman tüm çalışanlar tarafından erişilemeyebilir. Bu nedenle, kullanıcı rolü izin yönetimi ve erişim kontrolü özellikleri, işletmelerin projenin belirli bir alt görevi için izinler oluşturmasına ve yönetmesine yardımcı olur. Böylece, gizli proje bilgilerine erişimi kısıtlamak.

Ek olarak, ekip üyelerine özel görevler veya projeler atamalarına ve belirli projeler için özel roller tanımlamalarına yardımcı olur.

Örnek: Siber güvenlik departmanında çalışan çalışanlar, çalışanlar ve müşteri verileriyle çalışırken rol tabanlı izinler oluşturabilir ve yönetebilir. Bu departman dışında çalışan çalışanlar için bu verilere erişimi kısıtlayabilirler.

• Gerçek Zamanlı Raporlama ve Analiz

Tüm ekip üyelerinin proje hakkında güncel bilgilere sahip olması gerekir. Gerçek zamanlı raporlama ile projede çalışan tüm üyeler projenin ilerleme durumu, kaçırılan son tarihler veya projede devam eden diğer değişiklikler hakkında bilgilendirilir. Hatta birkaç proje yönetimi yazılımı çözümü, raporları iş gereksinimlerine göre özelleştirmek için rapor özelleştirme özellikleri sunar.

Örneğin, herhangi bir projenin ilerlemesini ölçmek için KPI raporları gibi birden çok şablon kullanabilirsiniz. Bu nedenle, raporları karşılaştırarak mevcut projeyle ilgili sorunları bulabilir ve bunların üstesinden gelmek için stratejiler formüle edebilirsiniz.

Kullanıcılar ayrıca, planlanan ve gerçek proje değeri, tamamlanan görevlerin yüzdesi vb. gibi belirlenen KPI'lara göre projenin ilerlemesini ölçmek için bir proje KPI panosu oluşturabilir. Bu, bir projenin başarı oranını artırmaya yardımcı olur.

Örnek: Sosyal medya yöneticileri, yalnızca etkili sosyal medya pazarlama stratejileri oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda gerçek zamanlı raporlama yoluyla etkinliğini de ölçer. Pazarlama stratejilerindeki darboğazları rakiplere karşı analiz ederek bulabilirler.

• Takvim Paylaşımı

Bir proje takvimi, ürün yöneticilerinin bir projenin zaman çizelgesini sistematik olarak düzenlemesine yardımcı olur. Bir projenin çalışma ve çalışma dışı saatlerini tanımlar ve kullanıcıların son tarihleriyle birlikte görevler oluşturmasına, görevleri ekip üyelerine atamasına ve bir proje için tüm kilometre taşlarını kaydetmesine olanak tanır.

Yönetici, oluşturulan takvimi ekiple paylaşarak, tüm üyelerin proje ile ilgili planlanmış tüm görevler, toplantılar, etkinlikler vb. için zamanında bildirim almasını sağlayabilir. Bu, proje üzerinde çalışan tüm üyelerin tüm proje toplantılarına katılmasını sağlayacaktır.

Örnek: Satış ekibi, birden fazla müşteri toplantısı veya satış kampanyası için bir takvim oluşturabilir ve bunu üyelerle paylaşabilir. Ekip üyeleri için takvime bu toplantılar hakkında daha fazla ayrıntı da ekleyebilirler.

• Doküman yönetimi

Bir proje üzerinde çalışırken kuruluşun proje ayrıntıları, paydaş ayrıntıları, proje takvimi, proje bütçesi vb. dahil olmak üzere birden çok belge oluşturması ve yönetmesi gerekir. Bir proje yönetimi çözümü, kuruluşların tüm bu belgeleri gerçek zamanlı olarak oluşturmasına ve yönetmesine yardımcı olur. Bu nedenle, ekip üyelerinin belge oluşturmasını, bunları gerçek zamanlı olarak güncellemesini, paydaşlarla paylaşmasını vb. kolaylaştırmak.

Yazılım sayesinde, ekip üyeleri proje ile ilgili tüm belgelere rastgele aramak yerine tek bir yerden erişebilirler. Ayrıca, ek belge depolama için Dropbox , OneDrive , Google Drive vb. üçüncü taraf bulut depolama çözümleriyle entegrasyon sunar.

Önerilen Okuma: İnşaat Sektöründe Proje Yönetim Yazılımı Kullanımı

• Özel İş Akışı

Özel iş akışı, projeleri ve görevleri yönetmek için temel PMS İşlevlerinden biridir. Yazılım, insan kaynakları, satış, pazarlama, bilişim sektörü vb. farklı departmanlar için iş akışını özelleştirmek için önceden oluşturulmuş şablonlar sunar. Bu nedenle, kullanıcıların iş akışını hızlı bir şekilde oluşturmasını kolaylaştırır.

Bununla birlikte çözüm, proje gereksinimlerine göre belirli bölümleri ekleyerek veya çıkararak bu iş akışlarını özelleştirmek için modül de sunar. Bu sayede proje yapısı üzerinde tam kontrol sağlar.

Örnek: İK departmanı, işe alım için görevler oluştururken önceden oluşturulmuş bir şablon seçebilir ve gereksinimlerine göre özelleştirebilir. Yerleştirme ve bunun için ayrı bir proje oluşturma gibi belirli modülleri kaldırabilir veya ekleyebilirler.

• Entegrasyon

Yazılım, işletmelerin birden çok görevi tek bir platformdan yönetmesine yardımcı olmak için ana işletme çözümleriyle entegre edilebilir. Entegre bir PMS İşlevidir.

E-posta Yazılım Entegrasyonu: E-posta entegrasyonu, ekip üyelerinize yazılım aracılığıyla doğrudan yanıt vermenize yardımcı olur. Ayrıca görevler oluşturabilir, toplantılar planlayabilir, ekiple takvim paylaşabilir vb.

CRM Entegrasyonu: CRM yazılımı ile entegrasyon, projenin paydaşlarıyla ilgili tüm bilgileri tek bir yerde tutmanıza yardımcı olur. Bu, müşterinin tüm bilgilerini ayrı bir portalda tutma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Kimlik Yönetim Sistemi Entegrasyonu: Bu entegrasyon sayesinde, proje yöneticisi proje için rol tabanlı izinler atayabilir ve yönetebilir. Bu, yalnızca doğru üyelerin belirli proje verilerine erişmesini sağlar.

Çözüm

Kuruluşunuzun boyutu ne olursa olsun, proje yönetimi yazılımı, gerçek zamanlı işbirliği, görev yönetimi, izin yönetimi vb. gibi çeşitli şekillerde yardımcı olabilir. Her kuruluşun projeleri yönetmek için kendi gereksinimleri vardır, bu nedenle iş hedeflerinize ve PMS İşlevleri gereksinimlerinize uygun bir yazılım seçin.

İlgili Kategoriler: İş Akışı Yönetim Yazılımları | Kanban Araçları | Ürün Yönetim Yazılımı |
Görev Yönetimi Yazılımı | Scrum Araçları | Ürün Bilgi Yönetimi | Zihin Haritalama Yazılımı | Tel Kafes Araçları | Kalite Yönetim Yazılımı | Gantt Şeması Yazılımı | Rota Planlama Yazılımı