Değerinizi Kanıtlamak için Halkla İlişkiler Raporlamasının 8 Sütunu

Halkla ilişkiler dünyasında, müşteriler hakkında bilgi sahibi değillerse onlar için sonuç almanın bir önemi yoktur.

Halkla ilişkiler raporlaması , etkinizi müşterilere iletmenin temelidir.

Bir halkla ilişkiler kampanyasının en önemli parçasıdır çünkü çalışmanızın değerini gösterir.

Halkla ilişkiler profesyonellerinden biri olmak için itibar yönetimi, içerik oluşturma, medya ilişkileri, kurumsal sosyal sorumluluk ve sosyal etki alanlarındaki iletişim uzmanlığının ötesine geçmeniz gerekir. Sonuçları nasıl izleyeceğinize ve ölçeceğinize de net bir şekilde odaklanmanız gerekir.

Burada size PR raporlamasının temellerini vereceğiz, böylece her zaman doğru anlayacaksınız.

4 tür PR raporu

Halkla ilişkiler raporlaması söz konusu olduğunda , tek beden herkese uymaz. Hedef kitlenize ve amaca bağlı olarak , raporunuz tamamen farklı görünebilir.

Aşırı bilgi yüklemesi çoğu yönetici için gerçek bir tehlikedir, bu nedenle bir rapor hazırlarken kilit paydaşlara iletmek istediğiniz şeye odaklanmanız önemlidir .

Metrikler ve KPI'lar hakkında basit bir güncelleme sağlıyor musunuz ? Yoksa bir kampanyanın stratejik yönünü bir bütün olarak mı değerlendiriyorsunuz?

Açıkça tanımlanmış bir hedefle, veriye dayalı karar verme için eyleme dönüştürülebilir içgörüler sağlayan ve en önemlisi başarılarınızı öne ve merkeze koyan bir rapor oluşturmaya odaklanabilirsiniz.

Aylık raporlar – ilerlemenizi takip edin

Aylık halkla ilişkiler raporları , kampanyanızın şu ana kadar nasıl ilerlediğini ortaya koymalıdır. Buradaki anahtar: şimdiye kadar.

KPI'larınıza ulaşma yolunda olmadığınızı fark ettiniz mi?

Neyin işe yarayıp yaramadığını ve sonuçlara ulaşmak için nasıl yön değiştireceğinizi göstermenin zamanı geldi.

Düzenli aylık raporlar büyük olasılıkla yöneticinizi hedef alır ve öncelikle en önemli KPI'larınızı izlemekle ilgilidir. Büyük olasılıkla, zaman içindeki bahsetmeler, toplam gösterimler veya bir konum grafiği gibi metrikleri dahil edeceksiniz.

Üç aylık raporlar – üst seviyeye çıkma zamanı

Çeyrek mi yaklaşıyor? Nerede durduğunuzun üst düzey bir değerlendirmesinin zamanı geldi.

Üç aylık halkla ilişkiler raporlamasının vurgusu , çalışmanızın müşterilerinize getirdiği iş değerini göstermektir.

Üç aylık raporlar daha seyrek olduğundan, topladığınız veriler daha stratejik hale gelir. Üç aylık raporlar, potansiyel olarak daha küçük şirketlerde Başkan Yardımcısı, CMO ve hatta CEO'ya kadar, bir müşterinin yönetim yapısının daha üst kademelerinde paylaşılma eğilimindedir, bu nedenle başarılarınızı vurgulamak önemlidir.

Üç aylık raporlarda şunları yapmak istersiniz:

• Harcamalarınızın değerini gösterin
• Halkla ilişkiler faaliyetleri ile müşteri geliri arasında bir bağlantı çizin
• Büyük kazanımlarınızı özetleyin
• Üst düzey veri sağlayın
• Sonraki adımları göster

Yıllık raporlar – uzun oyun

Yıllık halkla ilişkiler raporları, yönetim gıda zincirinde diğer tüm rapor türlerinden daha yukarılara çıkar ve büyük olasılıkla müşterinizin CMO'su ve CEO'su veya diğer üst düzey üyelerin yanı sıra yönetim kurulu ve herhangi bir önemli yatırımcı tarafından okunacaktır.

Genellikle, onu görüntülemelerinin birincil nedeni, gelecek yılın bütçesine karar vermek ve gelecekteki stratejilerini planlamaktır.

Yıllık raporların riskleri daha yüksektir. Yıllık raporlarınızın somut veriler ve grafiklerle desteklenen başarıları sergilemesi gerekir.

Vurgu, bağlamdaki uzun vadeli değeriniz üzerindedir. Geçen yılın sonuçlarını göstermenin ötesinde, belirli bir bütçe ve harcama ile geleceğe yönelik beklentilerinizi projelendirmelisiniz.

Kampanya raporları

Bir kampanya raporu, zamanında hazırlanan bir rapordan bile daha fazla hedeflidir ve çok özel bir hedefe veya KPI'lara bağlıdır . Bir ürün lansmanı, yeni bir pazar girişi veya belirli bir etkinlik için PR yürütüyor olabilirsiniz ve raporlamanız doğrudan bu hedefe yönelik başarılarınızı yansıtacaktır.

Teşhir, kapsam ve etkileşimlerle ilgili ölçümleri izlemek ve başarılarınızı görsel olarak açıkça göstermek çok önemlidir .

Halkla ilişkiler raporlamasının 8 ayağı

Paydaşlara bağlı kalan (iyilik için) etkili bir halkla ilişkiler raporu sunmak bir sanattır . İşte ilgi çekici, veri odaklı bir hikaye anlatmak için sekiz adım.

1. Hedefleri öne ve ortaya koyun

Ayrıntılara ve verilere dalmadan önce, hangi tür rapor derlerseniz derleyin, raporunuz kampanyanızın önceden üzerinde anlaşılan hedeflerini ana hatlarıyla belirtmelidir. Bu hedeflerin basit bir dille açıkça ifade edilmesi gerekir.

Profesyonel ipucu: Bir meslektaşınızdan halkla ilişkiler raporunuza bakmasını ve kampanyanın hedeflerini belirlemesini isteyin. Bunu anında yapamıyorlarsa, yeterince net değiller demektir.​

Örneğin, hedefiniz geri gelen ziyaretçileri %20 artırarak marka sadakatini artırmaksa, bu durum raporun başında açıkça belirtilmelidir.

2. Doğru analitiği kullanın

Kampanya hedeflerinizi ve bunları ölçmek için kullandığınız PR metriklerini yeniden belirledikten sonra , verilerinizi toplamanın zamanı geldi. Bu hedeflere yönelik ilerlemenizi takip etmek için önceden tanımlanmış ölçümler dahil en uygun ölçümleri göz önünde bulundurun . Büyüme göstermeniz ve bu metrikleri önceki dönemlerle karşılaştırmanız gerekiyor. Bunlar şunları içerebilir:

• Toplam bahsetme sayısı
• Sosyal medya takipçileri
• Toplam gösterim, toplam tıklama
• Kaynağa göre bahsetmeler, müşterilerin hangi kanalların en çok konuşmayı oluşturduğunu görmesine olanak tanır
• Örneğin, bir kampanyanın farklı bölümlerinin etkisini görmek için zaman içinde bahsedilmesi
• Konum haritaları, dünyada en çok sözün nereden geldiğini gösteren çizelge

Verileriniz, raporunuz aracılığıyla anlattığınız daha büyük hikayenizin bir parçasıdır. Verilerinizden ve analizlerinizden önemli içgörüler elde etmek, genel hikayenize katkıda bulunacak ve PR raporunuzu daha da güçlü hale getirecektir.

3. Özetle

İnsanlar saniyenin yalnızca 1/10'unda bir ilk izlenim yaratır ve alışılmadık bilgileri neredeyse aynı hızla yargılarız. Bu nedenle, raporunuzun verileri kullanarak önemli kilit bulguları, başarıları ve önerileri özetleme yeteneği, meşgul yöneticiler üzerinde bir etki yaratmak için önemlidir.

Müşterinizin en çok ilgilendiği metrikleri dahil edin ve en önemli bulguları ve kampanya için önerilen değişiklikleri vurgulayın.

Özetiniz şöyle başlayabilir:

"Amaç , özellikle Facebook ve Twitter'da marka bilinirliğinizi oluşturmaktı. Kampanya, bu platformlardaki toplam bahsedilme sayısında %185'lik bir artış sağladı. Bu, tahmin ettiğimiz artışın neredeyse iki katı ve ana rakibinizin sahip olduğu büyüme oranından %60 daha hızlı. Bunu, raporun geri kalanında detaylandıracağımız dört bir defaya mahsus ve devam eden on beş faaliyet sayesinde başardık.”

Ancak bir etki yaratabilmesi için taranabilir ve görsel olması gerekir:

4. Rekabet zekasını entegre edin

Einstein'ın bir bütün olarak evren için vardığı sonuca göre , ilerleme görecelidir ve halkla ilişkiler ajansları için de farklı değildir . En iyi halkla ilişkiler raporları , başarılarınızın ayrıntılarının ötesine geçer, bağlamı verir, böylece müşteriniz, rakiplerine ve geçmiş performanslarına göre markalarını nasıl oluşturduğunuzu görebilir.

Müşterinizin rakiplerinden daha hızlı büyüme, daha geniş erişim veya daha fazla gösterim elde ettiniz mi? Rekabet analizi , büyük resmi sergilemenin güçlü bir yolu olabilir:

Ölçülecek temel metriklerden bazıları şunlardır :

• ses paylaşımı
  Bu erişim ölçüsü, ilgili her bir sorgu tarafından kıyaslanan karşılaşma payının net bir tasviriyle müşterinize bütünün bir oranı olarak ne kadar ilgi gördüklerini gösterir.
• Gösterimler
  Yine rekabete göre kıyaslanan toplam marka izlenimlerinin bir tablosunu ekleyin .
• Kanal başına toplam bahsetme
  Burada, medya ilişkilerinize ve yayınladığınız basın bültenlerine bağlı olarak, müşterinizin sosyal medya ve basın kuruluşları gibi her bir ana kanaldaki performansının bir karşılaştırmasını sağlayabilirsiniz . Bu, en güçlü kanalların yanı sıra düşük performans gösterebilecek kanalları belirlemenin harika bir yoludur ve stratejinizi buna göre ayarlamanıza yardımcı olur.
• Zaman içinde bahsedenler
  Daha geniş kapsamlı bir rapor için, özellikle onlarla çalıştığınızdan bu yana belirgin bir artış varsa, marka sözlerinin zaman içinde nasıl değiştiğine özellikle dikkat çekmek isteyeceksiniz.

5. En iyi etkileyicileri vurgulayın

Kilit etkileyiciler , ister sosyal medyada geniş bir aktif takipçiye sahip bir birey, ister yüksek trafik hacmine sahip bir yönlendirme web sitesi veya önemli yetkiye sahip bir medya kuruluşu olsun, başarılı PR kampanyalarında büyük bir fark yaratır .

En iyi etkileyicileri dahil etmek, gelecekteki faaliyetler veya ortaklıklar için uygun hedefler yakalamanıza yardımcı olabilir ve ayrıca müşterinizin rakiplerinin, katılımlarının önemli bir bölümünü nereden çekebileceğini belirlemenize yardımcı olabilir. Daha fazla ayrıntı derinliği için, en iyi etkileyenler için bahsetme sayısına, kaynağa ve erişime göre bölünmüş ayrı görseller eklemeyi düşünün.

6. Bahsetme ölçümlerini dahil edin

Derlediğiniz rapor türü ne olursa olsun, bahsi geçen analiz, müşterinizin markası, ürünleri ve hizmetleri ile bunların faaliyet gösterdiği alanlar hakkındaki konuşmaya uyum sağlamanın güçlü bir yoludur.

Bahsetmelerin toplam hacmini dahil etmeli, ancak aynı zamanda markanın nasıl karşılandığı hakkında daha spesifik bir okuma elde etmek için bunları olumlu ve olumsuz tepkiler arasında değerlendirmelisiniz.

Bahsetme hacmi ile ölçülebilir marka bilinirliği arasında kampanyalarınızın etkisini açıkça gösteren doğrudan bir bağlantı vardır.

7. Duyarlılık analizi ekleyin

Halkın müşterinizin markasına yönelik hislerini anlamak, izleyicileriyle doğru şekilde etkileşime giren bir strateji oluşturmalarına yardımcı olur. Örneğin, olumlu duyguların ani bir şekilde taşması, bir olumsuzluk dalgasından farklı türde bir katılım kampanyasını garanti eder.

Sosyal medya izleme araçları , duyarlılığı ölçmenize ve bunu seçilen herhangi bir arama terimine göre bir grafik üzerinde sunmanıza izin vererek burada yardımcı olabilir. Müşteriniz ve rakipleri için bu aramayı yapmak, pazardaki herhangi bir uyumsuzluktan yararlanma fırsatlarını belirlemenize de yardımcı olabilir.

8. Önerilerinizi unutmayın

Özet dışında, bu muhtemelen PR raporunuzun en önemli unsurudur . Müşterileriniz, sunabileceğiniz stratejik içgörülerin değerini ve onları hedeflerine yaklaştıran temel ölçütlerde iyileştirmeler görmek istiyor .

Raporunuzun geri kalanında topladığınız veriler, eğilimleri, fırsatları ve yaklaşımınızı değiştirecek alanları belirlemeniz için size bol miktarda kanıt sağlamalıdır. Bunları verilerde tespit ederek ve eyleme dönüştürülebilir içgörüler oluşturarak, lansman etkinlikleri, tek seferlik kampanyalar ve 'her zaman açık' PR çabaları etrafında PR stratejilerini yönlendirerek müşterinize daha da fazla değer sunacaksınız.

Raporun geri kalanında olduğu gibi, önemli olan onu kısa, ikna edici ve eyleme dönüştürülebilir tutmaktır.