Sektörler Arasında İK Süreç Otomasyonu için En İyi Uygulamalar

İK ekibiniz çalışanlarınızla ilgilenirken, çalışanlarınız organizasyonunuzla ilgilenir.

Bir organizasyonun sorunsuz çalışması için İK ekibiniz çok fazla çaba, manuel çalışma, zaman ve diğer kaynakları harcar. Ya onların omuzlarından biraz yük alıp zaman ve emekten tasarruf etmek için belirli İK süreçlerini otomatikleştirebilseydiniz?

Evet, İK otomasyonu ile daha yüksek çalışan üretkenliği ve katılımını başarıyla sağlayabilirsiniz.

İK otomasyonunda neler olduğunu, faydalarını ve izlemeniz gereken en iyi uygulamalardan bazılarını anlayalım.

İK Otomasyonu Nedir?

İK otomasyonu, tekrarlayan ve çok fazla zaman ve manuel çaba harcayan İK süreçlerini kolaylaştırmak, dijitalleştirmek ve otomatikleştirmek için yazılım çözümlerini kullanmakla ilgilidir. Bu İK süreçleri, bordro hesaplamalarını, çalışanların işe alımını, zaman işleyişini ve diğer idari görevleri içerir.

İK süreçlerinin otomasyonu, İK ekibinizin tekrarlayan görevler yerine stratejilere odaklanmasına yardımcı olacaktır. İK otomasyonu, insan hatalarını en aza indirir ve verimlilik ve güvenlik sağlar.

Ancak kuruluşunuzda İK otomasyonunu kolaylaştırmak için çalışanlarınızın yenilikçi teknolojilere uyum sağlamaya hazır olması gerekir. Ek olarak, İK otomasyon yazılımının nüanslarını öğrenmek için belirli bir eğitim almaları gerekebilir. Ancak sonunda zamanınızı ve emeğinizi yatırmak buna değecektir.

İK Süreç Otomasyonuna Neler Dahildir?

Tüm İK görevlerinin hangilerinin otomatikleştirilebileceğini anlayalım.

• Işe alma süreci

  Otomatik e-postalar göndererek, görüşme planlaması yaparak, otomatik ret soruları ekleyerek vb. işe alım sürecinizi otomatikleştirebilirsiniz. Bu, adayların ilk eleme sürecini otomatikleştirmenize yardımcı olur ve zamanınızı aday değerlendirmesi, seçimi ve işe yerleştirmeye daha fazla yatırabilirsiniz.

• Zaman Çizelgesi Tutma

  Devam kayıtlarını tutmak, manuel olarak yapıldığında yorucu bir iştir, ancak, her çalışanın saatini ve katılımını doğru bir şekilde otomatik olarak izlemek için İK yazılımını kullanabilirsiniz. Otomatik zaman çizelgeleri ile çalışma günlerini, tatilleri, izin taleplerini, mesai vardiyalarını, izinleri vb. hesaplayabilirsiniz.

• Maaş bordrosu

  Çalışanların çalışma saatleri ve ücretleri ile ilgili tüm bilgilere sahip olduğunuzda bordro işlemlerini kolayca yapabilirsiniz. Bordro otomasyonu ayrıca kesintilerin otomatik olarak borçlandırılmasını, ek faydaların maliyetini, ikramiyelerin otomatik olarak kredilendirilmesini vb. destekler.

• vergi beyannamesi

  Bulut tabanlı İK otomasyonunu kullanarak, herhangi bir uyumluluk sorununu önlemek için zamanında vergi hesaplaması ve dosyalama sağlayabilirsiniz. Hatta özel eyalet vergi kurallarınıza göre özelleştirebilirsiniz. Bu, vergileri manuel olarak yapmak için İK ekibinizin üzerindeki baskıyı ortadan kaldırır.

• Kayıt Giderleri

  Çalışan maaşlarının yanı sıra İK ekibinizin yönettiği başka ofis giderleri de vardır. Bu ek harcamalar manuel olarak kaydedilir, girilir ve onaylanır, bu da herkes için uzun ve sıkıcı bir süreç haline gelir. Ancak, bu süreçlerin otomatikleştirilmesi, her çalışanın veya departmanın self servis portalına kendi giderlerini eklemesine olanak tanıyacak ve böylece onayları daha hızlı hale getirecektir.

• Kayıt Yönetimi

  Kayıt yönetimini otomatikleştirmek, bir çalışanın ayrıntılarını bir yığın belgede manuel olarak bulma yükünü ortadan kaldırır. Departmanlar arasında şeffaflık, hesap verebilirlik ve verimlilik sağlar. Bir çalışanın yaşam döngüsüyle ilgili tüm bilgiler, İK yönetim yazılımı aracılığıyla anında alınabilir.

• Çalışan Alımı ve Ayrılması

  Bir çalışanı işe almaktan son işten çıkarma sürecine kadar İK görevlerini içerir. Bu süreçler sırasında yanlılık veya verimsizlik olasılığı olabilir, ancak bu görevlerin otomatikleştirilmesi şeffaflığı sağlayacaktır. Ek olarak, sizi gelecekte olası yasal sorunlardan da kurtaracaktır.

• Bildirimler ve Hatırlatıcılar

  İK yazılımı ile özel gün veya etkinlikler için otomatik hatırlatma ve bildirimler gönderebilirsiniz. Bunlar, çalışma yıldönümlerini, çalışan performansı incelemelerini, tatilleri ve diğer önemli tarihleri ​​içerir.

  Bu, önemli tarihleri ​​kaçırmamanızı sağlar ve artık görevlerini tamamlamak veya onlara hatırlatıcı vermek için insanları kovalamanıza gerek kalmaz. İletişimi geliştirmenin yanı sıra, zamanında aksiyon alınmasını da sağlayacaktır.

İK Süreç Otomasyonunun Faydaları

İşte İK süreç otomasyonunun avantajlarından bazıları.

• Uygun Maliyetli: İnsan kaynakları otomasyonu, işleme ve envanter maliyetlerinde çok şey azaltmanıza yardımcı olacaktır. Kağıt maliyetlerini, kırtasiye maliyetlerini ve manuel çalışmaya harcanan zaman ve kaynakları azaltmayı içerir.

• Daha İyi Karar Verme: İK otomasyonu, içgörüler çıkarmanıza ve veriye dayalı kararlar vermenize olanak tanır. Bu veriler süreçleri iyileştirmek, arızaları gidermek ve boşlukları belirlemek için kullanılabilir.

• Şeffaflığı Sağlayın: İK otomasyonu, herkesin rol ve sorumluluklarını net bir şekilde tanımlayarak süreçlerde şeffaflık elde etmenizi sağlar. Özellikle birden fazla yerden çalışan kuruluşlar için faydalıdır.

• Artırılmış Üretkenlik: Sıkıcı, manuel görevleri otomatikleştirerek İK ekibi, zamanlarını ve çabalarını daha stratejik çalışmalara yatırabilir. Aynı zamanda, çalışanlar eğitim, geri bildirim, ödüller ve tanınma ile daha fazla meşgul hissedecekler.

• Optimum Güvenliği Sağlayın: İK süreçlerinin otomatikleştirilmesi, yalnızca uygun çalışanların herhangi bir bilgiye erişmesini sağlayacaktır. Bilgi sızıntısı veya hırsızlık olasılığı daha az olacaktır.

• İşbirliğini ve İletişimi Kolaylaştırın: İK otomasyonu, her çalışan için rolleri ve sorumlulukları açıkça tanımlar ve doğru raporlama sağlar. Sorunsuz işbirliği ve iş akışına yardımcı olur.

  

İK Otomasyonu için En İyi Uygulamalar

Farklı sektörlerde İK süreç otomasyonu için en iyi uygulamalardan bazılarını listeledik.

• Çalışanlarınızı Motive Edin: Bir İK ekibinin ana işi, şirket çalışanlarını motive etmek ve performanslarını iyileştirmek için stratejiler hazırlamaktır. Ancak çoğu İK çalışanı, maksimum zamanlarını, devam takibi, manuel bordro hesaplaması vb. gibi otomatikleştirilebilecek tekrarlayan görevlere harcar. İK ekibinizin stratejik görevler üzerinde çalışmasına izin vermek, onları ellerinden gelenin en iyisini yapmaya teşvik edecektir.

• İş Akışlarını Basitleştirin: İK otomasyonuna geçişin arkasındaki ana nedenlerden biri, organizasyondaki iş akışlarını basitleştirmek ve tanımlamaktır. Otomasyon teknolojilerinin yardımıyla iş günlerinin, tatillerin ve diğer İK taleplerinin kayıtlarının tutulması gibi görevler basitleştirildi ve kolaylaştırıldı.

• Çalışan İhtiyaçlarına Odaklanma: İK süreçlerinin otomasyonu, çalışan merkezli bir şirket kültürü oluşturmaya katkıda bulunabilir. İK otomasyon yazılımındaki AI araçları, davranış kalıplarını tespit ederek çalışanların ihtiyaçlarını anlamanıza yardımcı olabilir. Sonunda sorun yaratabilecek sorunları belirlemenize yardımcı olacaktır.

• Tutarlılığı Sağlar: Her çalışanın, kurumsal hedeflerinizle uyumlu olması gereken benzersiz bir çalışma tarzı vardır. Ancak İK otomasyonu ile iş profilleri tanımlayabilir, doğru adayı her role uygun hale getirebilir ve onlara büyümeleri için gerekli eğitim ve geliştirme oturumlarını sağlayabilirsiniz.

• Küçük Başlayın: Modern teknolojilere uyum sağlamak zaman alır, İK ekibinizin yeni otomasyon süreçlerini tek bir günde anlamasını ve uygulamasını bekleyemezsiniz. Bunun yerine, sürecin tamamında küçük değişikliklerle başlamayı deneyin. Bu İK otomasyon yazılımını denemeye başlayın ve çalışanlarınız ve kuruluşunuz için nasıl sonuçlandığını görün.

• Bir 'Kendi Kendine Yardım' Tutumu Oluşturun: Yeni bir İK otomasyon yazılımını anlamak için, çalışanlarınız birkaç soru sormak için sürekli olarak BT veya İK departmanıyla iletişim kurabilir. Bu durumda, birkaç temel öğretici gibi bir kendi kendine yardım seçeneği veya belirli SSS'lerden oluşan bir el kitabı sağlamak çok yardımcı olacaktır.

• Gereksiz Onayları Kaldırın: Bir çalışanın izin talepleri, seyahat talepleri, masraf talepleri vb. gibi çeşitli onay süreçlerinden geçmesi gerekir. İK otomasyonu ile onay sürecini kolaylaştırabilir ve daha hızlı çözüm sağlayabilirsiniz.

• Dayanıklı Bir Organizasyon Yaratın: İşyeriniz zorluklara, sürekli değişime ve aksamalara daha açık hale geldikçe sektörünüz sürekli gelişiyor. İK ekipleri, çalışanların değişen beklentileri yerine getirmek ve karşılamak için yeterli desteği ve maruziyeti aldığı bir ortam yaratmalıdır. İK otomasyon yazılımıyla, çalışanlarınızın becerilerini geliştirmek için sürekli geri bildirim ve eğitim sağlayabilirsiniz.

OpportuneHR ile Benzersiz İK Süreç Otomasyonu Senaryoları Nasıl Yönetilir?

İK otomasyon yazılımının çoğu, sorunların genel %85'ini ele alırken, sorunların diğer %15'ine dokunulmaz. OpportuneHR, kuruluşların benzersiz İK senaryolarına yönelik yaratıcı ve özelleştirilmiş çözümler sunar. Yazılım, bir kuruluş içindeki İK otomasyonunun benzersiz gereksinimlerine odaklanır, böylece verimsiz süreçlerden ödün vermek zorunda kalmazsınız.

OpportuneHR'nin kuruluşunuz için en iyi İK otomasyon ortamını nasıl oluşturabileceğini anlayalım.

• Senaryo Tabanlı Tasarım: Bütünsel bir deneyim yaratmak için İK alanındaki uzmanlıkla birlikte senaryo tabanlı bir yaklaşım izler. Oyunlaştırılmış katılım sistemleri, çalışan sorgu yönetimi için botlar, makine öğrenimi sistemleri vb. benzersiz bir İK deneyimi oluşturmaya yardımcı olur.

• %15 İK Otomasyonu Prensibi: Çözüm, endüstri anlayışına dayalı benzersiz İK senaryosu eşleme ile yardımcı olur. Benzersiz iş ihtiyaçlarınıza uygun mikro özellikler katmanları elde edeceksiniz.

• Sektöre Özel Çözümler: Opportune İK çözümü, sektöre özel ihtiyaçlarınıza göre çeşitli iş gücünüzü yönetmek için özelleştirilmiş modüllere erişmenizi sağlar.

• Otomasyon Derinliği: OpportuneHR, derin bir otomasyon yaklaşımıyla tasarlanmıştır. Temel özelliklere ekstra esneklik ve güç sağlayan bir mikro özellikler katmanına sahiptir. Tüm sektörlerdeki benzersiz senaryolar için yapılandırılabilmesinin nedeni budur. Bulutta konuşlandırılırken, şirket içi HRMS çözümlerinin özelleştirme düzeyleriyle eşleşebilir!

• Karar Verme için Veri Noktaları: OpportuneHR çözümü, önemli veri noktalarını vurgulayarak CXO'lara ve diğer karar vericilere veri odaklı stratejiler oluşturmada yardımcı olur.

• Endüstriler Arasında İK Otomasyonu Darboğazlarını Çözme: İmalat, konaklama, teşhis merkezleri, insan gücü hizmetleri ve daha fazlası gibi endüstrilerin ihtiyaçlarını karşılayan benzersiz özellikler sağlar.

SSS

İlgili Kategoriler: İK Yazılımı | Bordro Yönetim Yazılımı | Yönetim Yazılımından Ayrılın | Katılım Yazılımı