Süreç Dokümantasyonu Nedir |Şablonlarla Dokümantasyon İşlemenin Kolay Kılavuzu

İşletmeniz büyüdükçe karmaşıklığı da artar. Her zaman en verimli şekilde düzenlenemeyecek daha fazla adım, daha fazla insan ve daha fazla şey var.

İşletmenizin nasıl çalıştığını yeniden düşünmek göz korkutucu gelebilir, ancak size büyük verimlilikler kazandıracağı kesindir. Süreç dokümantasyonu buna yönelik ilk adımdır!

Belgeleri işlemek için bu kolay kılavuz, tam olarak doğru yapmanıza yardımcı olacaktır.

Bulmak için okumaya devam edin;

• Süreç Dokümantasyonu nedir?
• Neden Yapılır: Süreç Dokümantasyonunun Önemi
• Bir Süreç Nasıl Belgelenir
• İpuçları ve Püf Noktaları: Süreç Belgelendirmesi En İyi Uygulamaları
• Sizin İçin Neler Var: Süreç Belgelendirmesinin Faydaları
• Kolay Başlangıç ​​Süreci Akış Şeması Şablonları

Süreç Dokümantasyonu nedir?

Süreç belgeleri, bir iş sürecinin nasıl yürütüleceğine dair ayrıntılı bir açıklama sağlar.

gibi bir süreci destekleyen her tür belgeyi içerir.

• politikalar
• kontrol listeleri
• öğreticiler
• formlar
• Ekran görüntüleri
• diğer uygulamalara bağlantılar
• süreç haritaları

Karar vericiler ve paydaşlar da dahil olmak üzere her seviyedeki çalışanların şirket süreçlerini hızlı bir şekilde anlamalarına yardımcı olmak için bir rehber olarak kullanılır.

Neden yaptın? : Süreç Dokümantasyonunun Önemi

Bir süreci belgelemek, 5 önemli şeyi başarmanıza yardımcı olacaktır:

1) Süreçlerin iyileştirilmesine yardımcı olur. Kesin süreçleri belgeleyerek darboğazları ve verimsizlikleri belirleyin. Geliştirmeniz veya kurtulmanız gereken süreçleri hızla göreceksiniz.

2) Çalışanları eğitmeye yardımcı olur. Yeni çalışanların iş rollerini anlamalarına ve dahil olacakları süreçlere aşina olmalarına yardımcı olmak için süreç belgelerini kullanabilirsiniz. Deneyimli çalışanlar bile, süreci doğru yürüttüklerinden emin olmak istediklerinde bu belgelere başvurabilirler.

3) Şirket bilgisinin korunmasına yardımcı olur. Bunları yapmakta uzmanlaşmış birkaç kişi tarafından bilinen süreçlerin kaydını tutun. Bu sayede yeni gelenler, ayrıldıklarında bile kolayca çalışmaya devam edebilirler.

4) Risklerin azaltılmasına ve operasyonel tutarlılığın korunmasına yardımcı olur .

5) Ayrıntılı süreç dokümantasyonu da patentlerin ve ticari sırların hayati bir parçasıdır .

Süreç Dokümantasyonuna Kimler Katılır

Süreç belgelerinde 3 temel sahiplik rolü vardır. Bazı durumlarda, aynı kişi üç rolü birden oynayabilir.

Süreçler Nasıl Belgelenir

Bir süreci belgelemek için adım adım bir yöntem kullanmak, onu hızlı bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olacaktır.

Adım 1: Süreci Tanımlayın ve Adlandırın

İlk önce hangi süreci belgeleyeceğinizi belirleyin. Amacını (sürecin kuruluşa neden ve nasıl fayda sağlayacağını) belirleyin ve sürecin kısa bir tanımını yapın.

Adım 2: Süreç Kapsamını Tanımlayın

Sürece nelerin dahil edildiğine ve nelerin süreç kapsamı dışında olduğuna veya nelerin dahil olmadığına dair kısa bir açıklama sağlayın.

Adım 3: Süreç Sınırlarını Açıklayın

Süreç nerede başlar ve nerede biter? Başlamasına ne sebep olur? Ve ne zaman yapıldığını nereden biliyorsun? Bu sınırları iyi tanımlayın.

Adım 4: Süreç Çıktılarını Tanımlayın

Süreç tarafından neyin üretileceğini veya süreç tamamlandığında hangi sonuca ulaşacağını belirleyin.

Adım 5: Süreç Girdilerini Tanımlayın

Süreç adımlarının her birini gerçekleştirmek için hangi kaynakların gerekli olduğunu listeleyin.

Adım 6: Süreç Adımları için Beyin Fırtınası Yapın

Baştan sona süreç adımlarıyla ilgili tüm bilgileri toplayın. Ya süreci tetikleyen şeyle başlayın ya da sürecin sonunda başlayın ve başlangıç ​​noktasına kadar olan adımları takip edin.

Beyin fırtınası oturumu, kesin veriler sağlayabilecekleri için, süreç görevlerinden doğrudan sorumlu olanları veya bu konuda kapsamlı bilgiye sahip birini içermelidir.

7. Adım: Adımları Sırayla Düzenleyin

Bulduğunuz adımların listesini alın ve bir süreç akışı oluşturmak için bunları sıralı bir sıraya koyun.

Adım sayısını minimumda tutun ve bir adım birden fazla görev içeriyorsa, bunları ana adımın altında listeleyin.

8. Adım: Kimin Dahil Olduğunu Tanımlayın

Süreç görevlerinden sorumlu olacak her bireye karar verin. Rollerini tanımlayın. Adlarından ziyade iş unvanlarını belirtmeyi unutmayın.

Ayrıca belgeye atıfta bulunacak kişiler hakkında da düşünceli olun. Makul bilgiye sahip herhangi bir çalışanın okuyup anlayabileceği şekilde yazın.

9. Adım: Süreci Görselleştirin

Bu, belgelerinizin netliğini ve okunabilirliğini artırmak içindir. Bir süreç akış şeması kullanarak, daha önce tanımladığınız süreç adımlarını düzgün bir şekilde görselleştirin.

Adım 10: Normal İşlem Akışına İlişkin İstisnaları not edin

Bir iş süreci çeşitli nedenlerle her zaman aynı akışı izlemeyebilir. Bu istisnalardan ve bunları ele almak için hangi adımların atılacağından bahsedin.

Adım 11: Kontrol Noktaları ve Ölçümler Ekleyin

Süreçte risklerin nerede oluşabileceğini belirleyin ve süreci izlerken süreç sahibine yardımcı olmak için kontrol noktaları ekleyin.

Sürecin etkinliğini belirlemek ve iyileştirmeye yardımcı olmak için ölçümler oluşturun.

Adım 12: Süreci Gözden Geçirin ve Test Edin

Katılan herkesi toplayın ve haritalandırdığınız süreç akış şemasını gözden geçirin. Eksik adımlar var mı? Her şey yolunda mı? Tamamlandığında, işlemi test edin ve bir şeyi kaçırıp kaçırmadığınızı görün.

Kurumsal süreçlerinizi görselleştirin, analiz edin ve belgeleyin. Süreç darboğazlarını ve iyileştirme alanlarını belirleme konusunda ekibinizle paylaşın ve işbirliği yapın.

Bir Süreç Haritası Oluşturun

İpuçları ve Püf Noktaları: Süreç Belgelendirmesi En İyi Uygulamaları

• Belgeyi basit ve özlü tutun. Teknik olarak doğru olması gerekirken , takip edilmesi kolay olmalıdır.

• Süreç değişeceği zaman/değişecekse belgeleri güncellemek için uygun bir plana sahip olun . Bunları yılda en az bir kez gözden geçirdiğinizden emin olun.

• Veya düzenli incelemeler yapabilecek ve değişiklikleri diğerlerine bildirebilecek bir süreç sahibi atayın .

• Karışıklığı önlemek için her farklı işlem için ayrı belgeler bulundurun.

• Süreçleri ilk kez belgelendirirken, tüm organizasyonu bir kerede kapsamaktan kaçının. Bir departman içindeki tek bir süreçten veya tüm organizasyon için ortak olan büyük bir süreçten başlayın .

• Belgeleri, arayan herkesin kolayca erişebileceği bir yerde saklayın.

• Gerektiğinde revize edilmesinin kolay olduğundan ve yeni sürümün ilgili herkese kolayca dağıtılabildiğinden emin olun.

• Belgeleri bir süreç dokümantasyon aracı aracılığıyla merkezi bir konumda çevrimiçi olarak saklayın. Bu, yukarıda belirtilen iki en iyi uygulamaya otomatik olarak yardımcı olacaktır.

• Gerektiğinde uygun örnekler, grafikler, renk kodlaması, ekran görüntüleri, çoklu platformlar vb. kullanın.

• Süreç belgelerinin kuruluşunuzun mevcut standartlarına uygun olduğundan emin olun.

• Süreç akışını sözlü bir biçimde vurguluyorsanız, bunu her zaman grafiklerle, bir süreç akış şemasıyla dengeleyin .

• Farklı süreç rollerini, zaman çizelgelerini vb. ayırt etmek için iş süreci akış çizelgelerinize kulvarlar ekleyin .

• Herkesin bir süreci belgelemek için standart bir şablon olarak başvurabileceği bir süreç belgelendirme kılavuzu oluşturun .

• Süreç dokümantasyonu için bilgi toplamak için mevcut belgesel materyali , kayıtları, röportajları, vaka çalışmalarını, proje personelinin saha günlüklerini ve çalışanların bilgisini kullanın.

Sizin İçin Neler Var: Süreç Belgelendirmesinin Faydaları

• İşlem adımlarının ortak bir görünümünü sağlayarak herkesin aynı sayfada olmasına yardımcı olun. Tutarlılık için ortak bir görüş gereklidir.

• Açık süreç dokümantasyonu olduğunda, süreçlerde değişiklikler zamanında ve doğrudan yapılabilir.

• Etkili işbirliği ve performans için ideal koşulların belirlenmesine yardımcı olur.

• Süreçlerdeki ("iyi işlenmiş" prosedürlerde bile) aksi takdirde fark edilmeyebilecek darboğazları ve verimsizlikleri belirlemeye yardımcı olur.

• Açıkça belgelenmiş bir süreç, herhangi bir karışıklığı ortadan kaldırarak ve net talimatlar sağlayarak zamandan tasarruf sağlar ve hataları önler .

• Maliyetleri ve gereksiz kaynak harcamalarını azaltır .

• Süreçlerin genel kalitesini ve sonucun kalitesini iyileştirmeye yardımcı olur.

• Çalışan verimliliğinin yanı sıra memnuniyetini de artırmaya yardımcı olur.

• Süreçlerin nasıl yürütülmesi gerektiği açıkça kayıt altına alındığından, işlerin dışarıdan alınmasını kolaylaştırır.

• Süreç dokümantasyonu, gerektiğinde süreçleri kolayca otomatikleştirmeye de yardımcı olur.

Kolay Başlangıç ​​Süreci Dokümantasyon Şablonları

Temel olarak , süreç eşleme, süreç adımları, süreç rolleri, girdiler ve çıktılar gibi belgelenmiş bilgileri akıcı bir resimde temsil etmeye yardımcı olur.

Aşağıda, organizasyonel süreçlerinizin bilgileriyle çevrimiçi olarak hızlı bir şekilde düzenleyebileceğiniz süreç akış şeması şablonları/ süreç eşleme şablonları bulunmaktadır. Creately düzenleyicisinde açmak için şablona tıklayın.

Şablon 1

Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın

Şablon 2

Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın

Şablon 3

Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın

Şablon 4

Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın

İşlem Belgelerine Yönelik Kolay Kılavuz hakkında geri bildirim

Bu süreç dokümantasyon kılavuzu, bir süreci doğru bir şekilde dokümante etmek için bilmeniz gereken her şeyi kapsar. Yukarıda tartıştığımız süreç dokümantasyonu adımlarını takip edin ve kaliteli bir dokümantasyon süreci sağlamak için süreç akış şeması şablonlarından yararlanın.

Topluluğumuzda daha fazla süreç akış şeması şablonu bulabilirsiniz.

Bir sonraki kılavuzumuzda, iş süreçlerinizi kolayca düzenlemenize yardımcı olacak süreç iyileştirme tekniklerini tartışacağız.