Süreç İyileştirme Teknikleri için Kolay Kılavuz | Yalın ve Altı Sigma Karşılaştırması

İş süreçlerinizi düzene sokmanın ilk adımı, onları neyin yavaşlattığını belirlemektir. Süreçlerinizdeki darboğazları ve verimsizlikleri belirlemek için birçok süreç iyileştirme metodolojisi vardır.

Bu kılavuz, süreç iyileştirme tekniklerinin her birine hızlı bir genel bakış sunar. Bu seride daha sonra her biri üzerinde derin dalışlar yapacağız.

"Temel kural, berbat bir sürecin, işin kendisinin gerektirdiğinden on kat daha fazla saat tüketeceğidir."

-Bill Gates

Burada, kolayca kullanabileceğiniz en etkili olanları listeliyoruz. Öğrenmek için aşağı kaydırın,

Yalın araçlar

• 5S
• Değer akışı haritalama
• Kaizen (PDCA Döngüsü)
• Yalın Kahve Çerçevesi

Altı Sigma Araçları

• DMAIC
• DMADV
• Neden ve Etki Analizi
• SIPOC Analizi
• Süreç Haritaları / Süreç Akış Şemaları

Başka

• BPMN Süreç Haritaları

Yalın Araçlar

Yalın araçlar, herhangi bir değer katmayan savurgan süreç adımlarını veya faaliyetleri ortadan kaldırmak için kullanılır.

Aşağıdaki Yalın araçlarla ortadan kaldırabileceğiniz 8 atık türü şunlardır:

• kusurlar
• aşırı üretim
• Beklemek
• Kullanılmayan yetenek
• Toplu taşıma
• Envanter
• Hareket
• ekstra işlem

Süreçlerinizdeki bu savurgan adımlardan kurtulmak, ürün kalitesini artırmanıza, teslim süresini kısaltmanıza ve toplam maliyeti düşürmenize yardımcı olacaktır.

İşte iş süreçlerinizi iyileştirmek için kullanabileceğiniz 3 Yalın araç.

5S

Verimli süreçler için organize bir ofis ortamı şarttır. 5S metodolojisi ile ekibiniz için temiz, güvenli ve üretken bir ortam oluşturabilirsiniz.

Genellikle kullanılır:

İmalattan küçük işletmelere kadar her türlü endüstri

İçin yararlı:

• güvenliği teşvik etmek
• maliyetleri düşürmek
• süreç/ekip verimliliğini artırmak
• atıkları üretim süreçlerinden uzaklaştırmak

Belgeler:

• Fotoğraflar (5S uygulamadan önce ve sonra çalışma alanlarının)
• Takım faaliyet belgeleri veya kontrol listeleri
• İlk 3 adımın durumunu kontrol etmek için değerlendirme formları
• Ofisi düzenli ve temiz tutmak için yönergelerin listesi

Kullanım kolaylığı:

Herhangi bir teknik analiz gerektirmediği için iş yerindeki herkes tarafından kullanılabilir.

Nasıl kullanılır:

5S uygularken izlemeniz gereken adımlar

Değer akışı haritalama

Değer akış haritası, ürün veya hizmetinizi müşterinize getirmek için gereken malzeme ve bilgi akışının grafiksel bir temsilidir.

Genellikle kullanılır:

Üretim endüstrisi

İçin yararlı:

• Süreçler içindeki ve süreçler arasındaki atıkların belirlenmesi
• Karar verme ve süreç akışları hakkında bilgi edinme
• İyileştirme alanlarının belirlenmesi ve önceliklendirilmesi
• İyileştirme görevleri için ölçülebilir hedefler belirleme

Belgeler:

• Mevcut durumda müşterilerinize nasıl hizmet verdiğinizi gösteren mevcut durum haritası
• Değişiklikler yapıldıktan sonra sürecin nasıl görüneceğini gösteren gelecek durum haritası

Kullanım kolaylığı:

Haritalama işleminin tamamlanması 3 gün kadar sürebilir, ancak doğru ekiple daha hızlı yapılabilir.

Nasıl kullanılır:

Başlamak için değer akışı eşlemeye yönelik bu hızlı kılavuza göz atın.

Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın

Düzenleyebileceğiniz daha fazla ücretsiz değer akışı haritası şablonuna mı ihtiyacınız var?

kaizen

Kaizen, işletmenizin her fonksiyonunun sürekli iyileştirilmesini gerektiren bir tekniktir. PDCA döngüsü aracılığıyla uygulanabilir.

Genellikle kullanılır:

Yönetim departmanları, aynı zamanda kalite kontrol çevrelerindekiler, atık imha analizörleri ve ortak çalışanlar tarafından

İçin yararlı:

• Süreçlerin, ürün/hizmetlerin kalitesinin ve müşteri memnuniyetinin iyileştirilmesi
• Ekip üretkenliğini ve iş memnuniyetini artırma
• Daha iyi güvenlik ve daha hızlı teslimatı teşvik etme

Belgeler:

• İşyerinin mevcut durumuna ilişkin raporlar
• Ekibin iş tatminine yönelik tutumunu kontrol etmek için anketler
• Ekip verimliliğini artırmayı hedefleyen Kaizen strateji planı

Kullanım kolaylığı:

Bu devam eden bir süreçtir ve tüm şirketin aktif katkısını gerektirir.

Nasıl kullanılır:

Optimum sonuçlar için döngünün her aşamasında aşağıdaki adımları izleyin.

Altı Sigma Araçları

Altı Sigma, bir işletmeyi yönetmenin daha akıllı bir yoludur. Neler olduğunu anlamak için süreçler hakkında veri toplamakla ilgilidir. Bu veriler daha sonra süreci iyileştirmenin etkili yollarını bulmak için analiz edilir ve yorumlanır. Bunu yaparak

• Müşteri memnuniyetini artırın
• Döngü süresini azaltın
• Kusurları azaltın

İşletmelerde süreçleri iyileştirmek için yaygın olarak kullanılan birkaç altı sigma aracına bakalım.

DMAIC

DMAIC, mevcut süreçleri iyileştirmek için kullanılan 5 adımlı bir yöntemdir (Planla-Uygula-Kontrol Et-Uygula Döngüsünün doğrudan bir devamıdır).

Ürünleriniz/hizmetleriniz veya iş süreçleriniz müşteri beklentilerinizi karşılamıyorsa veya iyi performans göstermiyorsa, DMAIC nedenini anlamanıza ve soruna uzun vadeli çözümler bulmanıza yardımcı olabilir.

Genellikle kullanılır:

Her türlü endüstri, özellikle projeler üzerinde çalışan ekipler tarafından

İçin yararlı:

• Süreçleri veya ürünleri iyileştirme
• Süreçlerdeki problemlere çözüm bulma
• Fazla maliyetleri ve zamanı azaltmak

Belgeler:

• Proje başlatma belgesi
• Süreç girdileri ve çıktıları ile süreç haritası
• Projenin performansına ilişkin veriler
• Yeni çözümün dokümantasyonu

Kullanım kolaylığı:

Birkaç ay içinde veya bir yıl boyunca kullanıma sunulabilir.

Nasıl kullanılır:

DMAIC yöntemini uygulamak için atmanız gereken adımlar aşağıdadır.

DMADV

Altı Sigma için Tasarım (DFSS) olarak da bilinen DMADV, Altı Sigma kalite seviyesinde yeni süreçler oluşturmak için kullanılır.

Mevcut süreçleriniz optimize edildikten sonra bile gerekli kalite seviyelerini karşılamıyorsa, evrimsel bir değişiklik meydana getirmek için bir DMADV yapmanın zamanı gelmiştir. Veya başka bir deyişle, yeni ve daha iyi bir süreç yaratın.

Genellikle kullanılır:

Her türlü sanayi, özellikle imalat

İçin yararlı:

• Yeni bir süreç/ürün geliştirmek
• Bir ürün hattındaki hataların azaltılması
• Müşteri memnuniyetini artırmak
• Artan kar

Belgeler:

• Geçmiş süreç/ürün verileri hakkında bilgi
• Müşteri geri bildirimi/incelemeleri

Kullanım kolaylığı:

Bu metodoloji birkaç ay, hatta yıllar boyunca yayılabilir.

Nasıl kullanılır:

DMADV'yi uygulamak için şu adımları izleyin

Neden ve Etki Analizi

Balık kılçığı diyagramı veya Ishikawa diyagramı olarak da bilinir. Belirli bir sorunun veya etkinin nedenlerini görsel olarak göstermek için kullanılabilen bir tekniktir.

Genellikle kullanılır:

Her türlü endüstri

İçin yararlı:

• Bir problemin/etkinin tüm olası nedenlerini belirlemek ve analiz etmek
• Takım problem çözme beyin fırtınası oturumlarını kolaylaştırmak

Belgeler:

Analiz edilen konularla ilgili bilgilere ilişkin belgeler

Kullanım kolaylığı:

Tek bir beyin fırtınası oturumunda bir takımın bir sorunun nedenlerini belirlemesine ve analiz etmesine yardımcı olabilir

Nasıl kullanılır:

İşte başlamanıza yardımcı olacak kılçık diyagramları için nihai kılavuz.

Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın

Çevrimiçi olarak hızla düzenleyebileceğiniz daha fazla ücretsiz kılçık diyagramı şablonu edinin.

SIPOC analizi

SIPOC analizi, iş süreçlerinizde yer alan kişiler ve şeyler hakkındaki verileri düzenlemeye yardımcı olan bir tekniktir.

Genellikle kullanılır:

Üretim endüstrisi

İçin yararlı:

• Bir süreç iyileştirme projesi için ihtiyaç duyulan tüm ilgili unsurların belirlenmesi
• Kapsamı doğru şekilde belirlenmemiş karmaşık projeleri tanımlayın
• DMAIC'in tanımlama aşamasında süreci anlama

Belgeler:

SIPOC analizinde, aşağıdaki kategorilerin her birinin altındaki verileri listeleyeceksiniz ve bu nedenle onlar hakkında bilgiye ihtiyacınız olacak.

• Tedarikçi : bir süreci yürütmek için gereken girdiyi sağlayan kişiler, departmanlar, kuruluşlar vb.
• Girdi : Hammadde, ekipman, formlar veya bilgiler ve hatta bir süreci yürütmek için ihtiyaç duyulan insanlar
• Süreç : süreç adımlarının bir grafiği
• Çıktı : sürecin iç ve dış müşteriye sağladığı şeylerin bir listesi
• Müşteri : çıktılarınızı alacak olan dahili ve harici müşterilerin listesi

Kullanım kolaylığı:

5 sütun bir beyin fırtınası oturumu sırasında doldurulur. İlgili bilgiler ekip tarafından sağlandığı sürece diyagram hızlı bir şekilde tamamlanıp analiz edilebilir.

Nasıl kullanılır:

Ekibinizi toplayın ve yukarıdaki bilgileri aşağıdaki gibi bir şema/tabloda listeleyin.

Süreç Haritaları

Süreç haritaları, bir sürecin her adımını grafiksel olarak temsil eder. Ve bunlar süreç belgelerinin önemli bir parçasıdır.

Genellikle kullanılır:

Üretimden pazarlamaya kadar her türlü sektör

İçin yararlı:

• Süreçlerin nasıl çalıştığını anlamak
• Değişime ihtiyaç duyan süreç alanlarının belirlenmesi

Belgeler:

• Eşlenen süreç hakkında mevcut bilgiler
• Sürece dahil olanların görev tanımları ve sorumlulukları

Kullanım kolaylığı:

Bir sürecin haritasını çıkarmak için ilgili kişilerin katılımına ihtiyacınız var. Bunları tek bir yerde toplamak, sürecin haritasını çıkarmak ve analiz etmek, özellikle süreç karmaşıksa, birkaç güne yayılabilir.

Nasıl kullanılır:

Ekibinizi toplayın, süreç adımlarını beyin fırtınası yapın, süreç sınırlarını belirleyin, adımları sıralı bir sıraya koyun, süreç haritasını çizin ve haritanın doğru olduğunu doğrulayın.

Çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklayın

Bir süreç haritası/akış şeması çizmek ister misiniz? Hızlı bir şekilde halletmek için Creately akış şeması yazılımını kullanın!

BPMN Süreç Haritaları

Bir İş Süreci Modelleme Gösterimi haritası, iş süreçlerinizin görsel modellerini yaratmanın standartlaştırılmış yoludur.

Genellikle kullanılır:

Her türlü endüstri, özellikle iş analistleri tarafından

İçin yararlı:

• Kolay analiz için iş süreçlerinin dökümü
• Süreçlerdeki hataları belirleme
• Tamamen yeni süreçler tasarlamak
• Paydaşların işin nasıl yürütüldüğünü anlamalarına yardımcı olmak

Belgeler:

İş sürecinin girdileri, çıktıları vb. hakkında bilgi

Kullanım kolaylığı:

BPMN standartlarına aşina iseniz, sürecin nasıl ilerlediği konusunda net bir fikriniz olduğu sürece, diyagramın çizilmesi bir gün içinde yapılabilir.

Çevrimiçi düzenleyebileceğiniz daha fazla ücretsiz BPMN şablonu edinin.

İş Süreci İyileştirme metodolojilerinin Listesini Genişletmek İster misiniz?

İş akışınızı kolaylaştırmak ve ekibinizin üretkenliğini artırmak için kullanabileceğiniz bir dizi kullanışlı iş süreci iyileştirme metodolojisini ele aldık. Bunları kullanın ve hedeflerinize ulaşmanıza nasıl yardımcı olduklarını bizimle paylaşın.

Başka hangi süreç iyileştirme metodolojilerini kullanıyorsunuz?

Bir sonraki kılavuzumuzda, verimliliği artırmanıza ve maliyetleri düşürmenize yardımcı olacak temel bir iş süreci iyileştirme tekniği olan süreç haritalama hakkında daha fazla ayrıntıya bakacağız.