İşlem Haritalama için Kolay Kılavuz

Yeni bir strateji mi planlıyorsunuz? Müşteri memnuniyetini artırmak mı istiyorsunuz? Bazı projelerinizin neden başarısız olduğunu bilmek ister misiniz?

Süreç haritalama, yukarıdaki bu soruların nasıl ve neden olduğunu bulmak için ilk adımdır.

Bu süreçte size göstereceğimiz haritalama kılavuzunda;

• Süreç Haritası nedir?
• İşlem Haritası Sembolleri
• Süreç Haritalarının Türleri
• Süreç Haritası Nasıl Oluşturulur
• Süreç Eşleme En İyi Uygulamaları
• Süreç Haritalamanın Faydaları
• Süreç Eşleme Şablonları
• İşlem Haritası Sembolleri (Devam)

Süreç Haritası nedir?

Bir süreç haritası, bir iş faaliyetinin adımlarını ve her adımı gerçekleştirmeye dahil olan kişileri görsel olarak gösterir.

Bir süreci haritalarken, her adım için bir kutu çizmeniz ve bir akışı göstermek için bunları oklarla birleştirmeniz yeterlidir. Kolayca bir Süreç Haritası oluşturmak için çevrimiçi bir araç kullanabilirsiniz. Temel bir süreç haritası şöyle görünür;

İşlem Haritası Sembolleri

Bir süreçteki her adım, bir süreç haritasında bir şekil ile temsil edilir. Bu şekillere akış şeması şekilleri de denir.

Proses haritalamada kullanabileceğiniz 30'a yakın standart şekil vardır. Bununla birlikte, çoğu insan için en yaygın şekillerden bir avuç kullanmanın anlaşılmasının daha kolay olacağını düşünüyoruz.

Şekil	İsim	Kullanmak
	Faaliyet/Süreç	Bir sürecin adımını/aktivitesini temsil etmek
	Karar	Verilmesi gereken bir kararı temsil etmek
	Başlangıç/Bitiş	Bir sürecin başlangıcını ve sonunu temsil etmek için
	Ok	İki adım arasındaki bağlantıyı temsil etmek için ve akış yönü
	belge	olabilecek veri veya bilgileri temsil etmek için insanlar tarafından okundu

Tüm süreç haritası/akış şeması şekilleri bu kılavuzun alt kısmındadır.

Süreç Haritalarının Türleri

Aşağıda, kısa bir açıklama ve her birini ne zaman kullanabileceğiniz ile birlikte farklı türdeki süreç haritalarının bir listesi bulunmaktadır. Hedefinize en uygun süreç haritası türünü seçin.

Temel Akış Şeması

Temel bir akış şeması, girdileri ve çıktıları dahil olmak üzere bir sürecin adımlarını görselleştiren basit bir haritadır.

Ne zaman kullanılır:

• yeni projeler planlamak
• bir süreci modellemek ve belgelemek
• Sorunları çözmek için
• ekiplerin fikirleri daha iyi iletmesine yardımcı olmak için
• İş akışlarını analiz etmek ve yönetmek için

Nasıl çizilir:

İşte onları nasıl çizeceğinizi öğrenmek için ihtiyacınız olan nihai akış şeması kılavuzu.

Üst Düzey Süreç Haritası

Bu aynı zamanda bir değer zinciri haritası veya yukarıdan aşağıya bir harita olarak da bilinir. Bir sürecin temel faaliyetlerini gösterir. Karar noktaları, yeniden işleme döngüsü, ilgili roller vb. hakkında fazla ayrıntıya girmiyor.

Ne zaman kullanılır:

• iş süreçlerini tasarlamak ve tanımlamak
• Bir sürecin temel adımlarını ve temel ayrıntılarını belirlemek için

Nasıl çizilir:

1. süreçteki en temel adımları listeleyin (en fazla 5-6 adım)
2. bunları sırayla, yatay olarak düzenleyin
3. her bir alt adımı (yine en fazla 5-6 adım) ana adımların altında listeleyin

Detaylı Süreç Haritası

Bir sürecin detaya inme sürümünü gösteren bir akış şeması. Bu, alt süreçlerin tüm detaylarının bu harita türünde yer aldığı anlamına gelir.

Ne zaman kullanılır:

• bir süreç adımıyla ilgili tüm ayrıntıları (girdiler ve çıktılar) vermek
• bir süreç içindeki karar noktalarını belgelemek

Nasıl çizilir:

1. süreç sınırlarını tanımla
2. süreci tetikleyen nedir? Proses girişlerini belirlemek için bir SIPOC kullanın
3. her girdiden hemen sonra ne olacağını belirleyin (çıktıya ulaşana kadar tekrar tekrar 'sırada ne olacak?' diye sorun)

İşlevler Arası Akış Şeması

Yüzme kulvarları ile süreç adımları ve onlardan sorumlu fonksiyonel birimler (ekipler/departmanlar) arasındaki ilişkileri gösteren bir akış şeması. Dağıtım akış şeması olarak da bilinir.

Ne zaman kullanılır:

• süreçten sorumlu kilit rolleri ve bunların birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu belirlemek
• bir sürecin şirket sınırları boyunca nasıl aktığını vurgulamak
• olası süreç hatalarını, fazlalıkları, gecikmeleri, yeniden çalışmayı, aşırı denetimi vb. belirlemek için.

Nasıl çizilir:

1. Yetkin ve ilgili çapraz işlevli bir ekip toplayın
2. Paydaşları tanımlayın
3. süreç müşterisinden başlayarak süreç paydaşlarını (süreç müşterisine ne kadar yakın olduklarına göre) listeleyin
4. her bir paydaş arasındaki sütunları ayırmak için yüzme şeritleri ekleyin
5. her bir paydaş tarafından kendi yüzme kulvarında gerçekleştirilen adımları ekleyin
6. akışı belirtmek için adımları oklarla birleştirin

SIPOC

SIPOC, Tedarikçiler, Girdiler, Süreç, Çıktılar ve Müşteriler gibi bir sürecin temel unsurlarını gösterir.

Ne zaman kullanılır:

• detaylı bir harita yapmadan önce bir sürecin temel unsurlarını belirlemek
• karmaşık süreçlerin kapsamını tanımlamak
• DMAIC metodolojisinin Ölçüm aşamasında kullanılabilir

Nasıl çizilir:

1. Tedarikçiler, Girdiler, Süreç, Çıktılar ve Müşteriler için 5 sütunlu bir tablo çizin
2. Süreci 5-6 üst düzey adımda haritalayarak başlayın
3. Çıktıları tanımlayın
4. Müşterileri tanımlayın
5. Sürecin girdilerini tanımlayın
6. Her bir girdinin tedarikçilerini belirleyin
7. SIPOC diyagramını proje başkanı ve diğer paydaşlarla doğrulayın

Değer akış haritası

Değer akışı haritaları, ürününüzü müşteriye ulaştırmak için gereken malzeme ve bilgi akışını görselleştirir.

Ne zaman kullanılır:

• süreç adımlarının girdi ve çıktılarının ölçümlerini kaydetmek
• süreçler içindeki ve süreçler arasındaki atıkları belirlemek
• bilgi ve materyal akışını belgelemek, analiz etmek ve iyileştirmek
• Karar verme ve süreç akışı hakkında fikir edinmek için
• gelecekteki projelere veya alt projelere nereye odaklanılacağını belirlemek

Nasıl çizilir:

İşte bunların nasıl çizileceğini öğrenmek için kapsamlı bir değer akışı haritalama kılavuzu. Değer akışı haritalarının farklı bir dizi şekle sahip olduğunu, ancak süreç haritalama ilkelerinin aynı kaldığını unutmayın.

Bir Süreç Haritası Nasıl Oluşturulur| Süreç Eşleme Adımları

Artık süreç haritalama sembollerinin ne olduğunu ve orada ne tür süreç haritaları olduğunu bildiğinize göre, bir süreç haritası oluşturmaya hazır mısınız? İşte izlemeniz gereken adımlar,

Adım 1: Haritalamanız Gereken Süreci Tanımlayın

Nereden başlamak istediğinize karar verin. Düşük performans gösteren süreçle mi ilgili? Yeni stratejiniz için önemli olan süreçle mi? Yoksa müşteri memnuniyetini doğrudan etkileyen süreçle mi?

Ve sonra ona bir isim verin.

Adım 2: Doğru Ekibi Bir Araya Getirin

Süreci haritalarken sürecin her yönünü kapsadığınızdan emin olmak için sürece dahil olan herkesin girdileri gereklidir. Doğru ekip , süreci yapan, yöneten ve girdi sağlayanları içermelidir.

3. Adım: Gerekli Tüm Bilgileri Toplayın

• Süreç nerede başlar ve nerede biter?
• Bu iki nokta arasındaki adımlar nelerdir?
• Sürecin girdileri ve çıktıları nelerdir?
• Kim ne yapar? Ne zaman, nerede ve nasıl?

Adım 4: Adımları Sıralı Bir Sırada Düzenleyin

Ekibinizin her adımı baştan sona sıralı bir düzende düzenlemesini sağlayın.

Adım 5: Temel Süreç Haritasını Çizin

Haritayı olduğu gibi gösteren bir süreç haritası çizin. <İşlem eşleme en iyi uygulamalarını> unutmayın.

Adım 5: İyileştirme Alanlarını Bulmak için Haritayı Analiz Edin

Süreçlerdeki verimsizlikleri ve darboğazları belirleyin. Kaldırılması gereken adımlar nelerdir? Nerelerde iyileştirmeler yapabilirsiniz?

Adım 6: İyileştirmeleri Uygulayın ve İzleyin

İlk önce iyileştirmeleri daha küçük bir ölçekte uygulayın. Daha iyi çalışırlarsa, daha büyük ölçekte uygulayabilirsiniz. Nasıl çalıştığını ve daha fazla optimizasyona ihtiyaç duyup duymadığını görmek için yeni ve geliştirilmiş süreci izleyin.

Süreç Eşleme En İyi Uygulamaları

• Süreç adımlarını belirlemeden önce sürecin başlangıç ​​ve bitiş noktalarını belirleyerek başlayın. Bu, sınırların ayarlanmasına yardımcı olur

• Süreç haritalarınızı, şirketinizdeki herkes tarafından okunması ve anlaşılması için mümkün olduğunca kolay ve basit hale getirin

• Haritanızda yalnızca gerekli ayrıntıları tutun. İyileştirme alanlarını belirlemek için gerekenden daha az veya daha fazla değil

• Karışıklığı önlemek için çizim yaparken doğru süreç haritası sembollerini kullandığınızdan emin olun.

• Önemli bilgileri veya adımları kaçırmamak için sürecin haritasını çıkarırken tüm kilit paydaşları dahil edin

• Verimlilik için ekibinizle gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmanın yanı sıra hızlı bir şekilde çizim yapmanıza olanak tanıyan bir iş süreci haritalama yazılımı kullanın

Daha fazla süreç haritalama en iyi uygulaması mı?

Süreç haritalamanın faydaları

Halihazırda süreç haritalama hakkında bir şeyler okuduğunuza göre, bunu yapmanın en azından birkaç faydasını bildiğinizi tahmin ediyoruz. Ancak başkalarını ikna etmenize yardımcı olacağı için bu bölümü dikkatlice okuyun!

• Ekipler, paydaşlar veya müşteriler arasında süreci anlamayı ve iletişim kurmayı çok daha kolay hale getirir

• Senaryo testi ve olasılık değerlendirmeleri için faydalı bir araç olarak hizmet eder

• Yatırımcılarınıza veya endüstriyel müşterilerinize iş süreçlerinizin güvenilir olduğunu kanıtlamak için bir pazarlama aracı olarak kullanılabilir.

• ISO 9000 gibi birçok standart ve sertifikasyon türünün bir gereğidir

• Süreç belgelerini daha okuyucu dostu hale getirir

• Katılanların rolleri ve sorumlulukları hakkında farkındalığı yaymak

• Süreçteki kusurları ve nerede iyileştirmeler yapılması gerektiğini belirlemeye yardımcı olur

• Aids ekipleri, çalışanları elde tutmak, geliri azaltmak vb. gibi zorlukların üstesinden gelmeye yardımcı olacak iyileştirme veya yeni değişiklikler için beyin fırtınası yapar.

• Ürün ve hizmetlerin geliştirilmesiyle ilgili maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olur

• Ekip performansını ve çalışan memnuniyetini artırın

• Yeni çalışanları eğitmek için öğrenme materyali olarak kullanılabilir

• İş süreçlerinin verimliliğini ölçmeye yardımcı olur

Süreç Haritası Şablonları

Aşağıda, Creately düzenleyicisiyle çevrimiçi olarak düzenleyebileceğiniz birkaç işlem haritası şablonu bulunmaktadır.

Şablon 1

Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın

Şablon 2

Şablon 3

Daha fazla ücretsiz düzenlenebilir süreç haritası şablonu mu istiyorsunuz?

İşlem Eşleme Sembolleri (Devam)

Daha önce tartıştığımız temel sembollere ek olarak, süreç haritalama aşağıdaki sembolleri de kullanır.

Proses/ İşlem Sembolleri

Şekil	İsim	Kullanmak
	Önceden Tanımlanmış Süreç / Alt Program	Önceden tanımlanmış bir süreci temsil etmek için
	Alternatif Süreç	Normal süreç adımına alternatif olan bir süreç adımını temsil etmek
	Gecikme	Süreç akışı devam etmeden önceki bir gecikmeyi veya duraklamayı temsil etmek için
	Manuel Döngü	Manuel olarak durdurulması gereken otomatik adımları temsil etmek için
	Hazırlık	Devam etmeden önce süreçte değiştirilmesi veya ayarlanması gereken bir şeyi temsil etmek

Akış Sembollerinin Dallanması ve Kontrolü

Şekil	İsim	Kullanmak
	Sayfa İçi Bağlayıcı	Proses akışında bir inceleme noktasını temsil etmek için
	Sayfa Dışı Bağlayıcı	Başka bir sayfada başka bir süreçten sürece çapraz referansları ve bağlantıları temsil etmek
	Birleştirmek	Birkaç adımı tek bir adımda birleştirecek bir adımı temsil etmek için
	Çıkarmak	Paralel yollara bölünmüş bir süreci temsil etmek için
	Veya	'veya' mantığını temsil etmek için
	Ve	've' mantığını temsil etmek için

Giriş ve Çıkış Sembolleri

Şekil	İsim	Kullanmak
	Veri	Sürecin girdilerini ve çıktılarını temsil etmek
	Çoklu Belgeler	Birden çok belgeyi temsil etmek için
	Görüntülemek	Bir ekranda veya ekranda okunmak üzere görüntülenen verileri temsil etmek için
	Elle giriş	Bir kişi tarafından manuel olarak gerçekleştirilecek işlem adımlarını temsil etmek

Dosya ve Bilgi Depolama Sembolleri

Şekil	İsim	Kullanmak
	Depolanmış veri	Depolanan verileri temsil etmek için
	Veri tabanı	Bir veritabanını temsil etmek
	Doğrudan Erişimli Depolama	Bir sabit sürücüyü temsil etmek için
	Dahili depolama	Bir dahili depolama aygıtını temsil etmek için

Veri İşleme Sembolleri

Şekil	İsim	Kullanmak
	harmanla	Verilerin standart bir şekilde düzenlendiği bir adımı temsil etmek
	Çeşit	Öğelerin belirli bir sırada sıralanmasını temsil etmek için

Süreç Haritalama Rehberi Hakkındaki Düşünceleriniz Nelerdir?

Süreç haritaları sadece süreç dokümantasyonunun hayati bir parçası değil, aynı zamanda popüler bir iş süreci iyileştirme metodolojisidir.

Kişisel olarak kullandığınız başka bir süreç haritalama tekniği olsa bile, verimli iş süreci haritaları oluşturmak için kılavuzu izleyin ve sahip olabileceğiniz tüm endişeleri bizimle paylaşın.

Bir sonraki kılavuzumuzda İK yönetimini daha verimli hale getirmek için kullanılabilecek diyagramları tartışacağız.