proje kapanışının önemi | #22 Proje yönetimine başlarken

Projenin resmi kapanışı çok az önemli görünebilir. Tüm görevler tamamlanmış ve proje hedefine ulaşılmışken, dostça bir atmosferde kısa bir toplantıya ve karşılıklı tebriklere ne dersiniz? Bunun için de ekip ve paydaşlarla uygun uzunlukta bir toplantı planlamaya değer. Yine de, proje kapanışının sadece projeye dahil olanların entegrasyonu nedeniyle kilit an olmadığını unutmayın.

Proje kapanışı – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Sonuçta kapatmayı bırakmaya ne dersiniz?
3. Bir proje nasıl iyi kapatılır
4. Projeyi kapatırken görevlerin listesi
5. Özet

giriiş

Proje yönetimi, aşağıdakileri içeren beş süreç grubu olarak sunulabilir:

• Başlatma - kapsamını ve anlamını tanımlama,
• Planlama – projenin kapsamını ve ulaşılacak özel hedefleri belirlemek,
• Yürütme - planlanan çalışmanın yürütülmesi,
• İzleme ve kontrol - işin plana göre gidip gitmediğini sürekli olarak kontrol etmek,
• Kapanış - projenin resmi olarak tamamlanması.

Bugün son süreç grubuna, yani proje kapanışına odaklanacağız. Bu küçük bir görev grubudur. Ancak, tüm projenin, aynı portföy veya portföy içinde yürütülen benzer projelerin yanı sıra aynı müşteri için yürütülen gelecekteki projelerin algısı üzerinde oldukça etkisi vardır. Projeyi başarılı bir şekilde kapatmak, sözleşmeyi tamamlamak ve gelecek için en ilginç dersleri çıkarmak için nelere dikkat edilmesi gerektiğini önereceğiz.

Proje kapanışını hiç yapmamaya ne dersiniz?

Proje kapatma görevinden vazgeçmek cazip görünüyor. Hedefe ulaştıktan sonra, bir sonraki projenin başlatılmasına daha yumuşak bir geçiş daha iyi görünüyor. Son görevlerden kazanılan bilgi ve becerileri uygulamak artık basit ve sezgisel görünüyor. Ancak, resmi proje kapanışını atlamak belirli riskleri de beraberinde getirir. İşte nedeni.

Görüntünün bozulması

Ekibin ve Proje Yöneticisinin imajının bozulması, proje kapatma süreçlerinin ihmal edilmesinin ilk ve şiddetle hissedilen sonucudur. Şirketin sisteminde listelenen yarım kalmış bir iş veya bitmemiş bir proje iyi görünmüyor. Daha da önemlisi, müşteri projenin sonuçlarından memnun olsa bile yüklenicilerin güvenilirliğini düşürür. Bu, gelecekteki projelerle ilgili anlaşmazlıklara veya daha az elverişli işbirliği koşullarına neden olabilir.

iş çoğaltma

Tamamlanan proje hedefinin uygun şekilde belgelenmemesi , organizasyonun diğer üyelerinin bunu öğrenemeyeceği anlamına gelir. Yani bizim projemizde geliştirilen çözümleri bilmeyecekler. Ve zaten sahip olduklarının üzerine inşa etmek yerine, bundan bir süre sonra çok benzer bir projeyi uygulamaya başlayabilirler.

Kaçırılmış fırsatlar

Proje Yöneticisinin proje kapanış aşamasında gerçekleştirdiği görevler , projenin beklenen faydalarını açıklayan dokümantasyon oluşturmayı içerir. Bunlar, ticari uygulamaların yanı sıra dahili veya müşteri uygulamalarını içerebilir.

Bu formalite tamamlanmadan çok başarılı bir proje sonucu bile “orphane” (yetim ürün) haline gelebilir. Bu, müşteriye erişim, satış ve pazarlama ile ilgili uzmanlara uygun şekilde iletilmezse olabilir. Sonuç olarak, tüm başarı şanslarına rağmen piyasada görünmeyecek.

Resmi riskler

Bir müşteri için yürütülen bir projenin tamamlanması , gerekli tüm belgelerin zamanında hazırlanması ve imzalanması gereken sözleşmenin sonuçlandırılmasını içerir. Bu nedenle, tamamlanmamış süreçler, şirket için maliyetli olan gerçek bir resmi eksiklik riski içerir.

Bu nedenlerden dolayı, her şeyi bitirmek için projenin son aşamasının kullanılması tavsiye edilir. Böylece son düğmesine kadar iliklenen aktivitelerle övünebilirsiniz.

Bir proje nasıl iyi kapatılır

İyi bir proje tamamlama üç alanı içermelidir:

• Projenin teknik olarak tamamlanması – projenin amacına ulaşıldığından ve tüm görevlerin tamamlandığından emin olmak için,
• Öğrenme – hem yapılan görevlerde hem de proje yönetiminde neyin iyi yapıldığını ve neyin yanlış gittiğini yansıtmak,
• İşbirliği ve motivasyon – her ekip üyesinin yapılan işe katkısını takdir etmek ve projenin başarısını kutlamak.

Projeyi kapatırken görevlerin listesi

Başarıyı olabildiğince sorunsuz bir şekilde kutlamaya başlamak için, nihai görevlerin bir listesini oluşturmak ve seçilen metodolojiye göre uygulanmasını planlamak en iyisidir. Her projenin kendine has özellikleri olmasına rağmen, aşağıdaki görevler listede olmalıdır:

1. Proje sonucunun, proje belgesinde listelenen stratejik olarak en önemli ve tercihen tüm kriterleri karşıladığından emin olun .
2. Proje sonucunun uygulama kapsamını tüketip tüketmediğini kontrol edin .
3. Proje belgelerini hazırlayın ve tüm paydaşların kullanımına sunun.
4. Proje sonucunun tüm kullanıcılarının bunu uygulayabildiğini ve belgelere erişebildiğini doğrulayın .
5. Tüm gereksinimlerin karşılandığını görmek için müşterilerle ve ekip üyeleriyle yapılan sözleşmeleri gözden geçirin .
6. Tüm sonuçların müşteri veya diğer yetkili paydaşlar tarafından kabul edildiğine dair belgelere sahip olduğunuzdan emin olun .
7. Sözleşmeleri sonuçlandırmak için bir toplantı veya toplantılar düzenleyin .
8. Proje yönetimi konusunda gelecek için geri bildirim içeren bir belge hazırlayın .
9. Ekiple birlikte, bir sonraki projeye başlamadan önce ekipteki işbirliği kuralları ve çözülmesi gereken sorunlar hakkında bir belge hazırlayın .
10. Tüm proje materyallerini arşivleyin .
11. Projeyi bitirmek için bir toplantı düzenleyin .

Yukarıdaki listedeki her görev, projemizin ve paydaşlarımızın gereksinimlerine göre rafine edilmelidir. Bununla birlikte, projeyi kapatma adımlarını başarıyla tamamlamak için genel listeye bağlı kalmak ve her projede değişiklik yapmak iyidir.

Özet

Tamamlanmış bir proje resmi bir sonuç gerektirir, ancak aynı zamanda öğrenilen dersler ve başarıyı ekiple kutlamak için zaman gerekir . Hedeflerin yanı sıra hedefe ulaşıldığından ve müşterinin sonuçlardan memnun olduğundan emin olmak, bir Proje Yöneticisinin atması gereken en önemli adımlardır. Ancak erişilebilir dokümantasyon hazırlamayı ve doğru kişilerin kullanımına sunmayı ihmal etmeye değmez. Şu anda her şey net görünse bile, projemizin gelecekteki kaderini ikincisi belirleyebilir.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Nicole Mankin

Olumlu bir atmosfer yaratma ve çalışanlar için değerli bir ortam yaratma konusunda mükemmel bir yeteneğe sahip İK yöneticisi. Yetenekli insanların potansiyelini görmeyi ve gelişmek için onları harekete geçirmeyi seviyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler