Proje yürütme | #20 Proje yönetimine başlarken

Proje yürütme, amaçlanan hedefe ulaşılmasına yol açan görevlerin uygulanmasıdır. Bu nedenle, proje yürütme alanı, günlük görevleri yerine getirmekten daha fazlasını içerir. Aynı zamanda süreçler oluşturmak, şirket kaynaklarını yönetmek ve işbirliğini ve öğrenmeyi teşvik eden açık, kapsayıcı bir ortam oluşturmak için çalışmaktır.

Proje yürütme – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Proje yürütme alanı
3. Proje yürütmede süreç yönetimi
4. Geriye dönük, öğrenme ve iyileştirme
5. Özet

giriiş

Yürütme alanı, proje faaliyetlerinin gerçekleştiği sekiz ana alandan biridir. Bu sadece görev planlamasını takip eden bir aşama değildir. Aksine, yürütme alanı, proje sırasında devam eden tüm işleri tanımlar.

Proje yürütme alanı

Proje yürütme, öncelikle proje ekibinin her bir üyesi tarafından gerçekleştirilen uzun bir görevler listesidir. Bunlar, Proje Yöneticisi tarafından hazırlanan, önceliğe göre düzenlenen ve genellikle bir Kanban panosuna asılan görevler listesinden seçilir.

Proje yürütme alanına ait görevler arasında, hem örneğin yazılım güncellemeleri ile ilgili yinelenen döngüsel faaliyetler hem de bir uygulama için logo tasarlama gibi tek seferlik olaylar bulacağız.

Proje yürütme alanı, aşağıdakilerle ilgili faaliyetlerden oluşur:

• Günlük görevlerin yerine getirilmesi,
• Yeni görevler geliştirmek,
• Halihazırda gerçekleştirilmiş ve yürütülmesi planlanan görevlerde değişiklik yapmak,
• Verimli süreçler oluşturmak,
• Paydaş iletişimi,
• Malzeme, ekipman, veri ve diğer şirket kaynaklarının yönetimi,
• Projenin uygulanması için gerekli belgelerin hazırlanması,
• Proje uygulamasını etkileyebilecek kuruluş içindeki ve dışındaki değişiklikleri gözlemlemek
• Sürekli öğrenme ve düzeltme eylemleri.

Proje uygulamasında süreç yönetimi ve öğrenmenin nasıl bir rol oynadığına ve proje izleme ve uygulama alanlarının en yakın nerede buluştuğuna biraz daha yakından bakacağız.

Proje yürütmede süreç yönetimi

Proje süreçlerinin yönetiminin amacına hizmet etmesi ve gereksiz bir bürokrasiye dönüşmemesi için uygulamadan gelmesi gerekir. Bu nedenle, geliştirmeleri genellikle Proje Yöneticisi ve proje ekibi arasında paylaşılır. Bu yaklaşımda, teknik veya üretim süreci olarak da adlandırılan her bir iç süreç , aynı anda iki eksen tarafından belirlenir:

• Görevin uygulanma aşaması
• Belirli bir göreve ilişkin iş akışı

Görev yürütme aşamaları

Bir görevin yürütülmesinin aşamaları, kapılar olarak adlandırılan, yani bir görevin bir sonraki aşamaya geçmek için karşılaması gereken kriterler tarafından belirlenir. Belirli bir görevin durumu aşağıdaki gibi değişebilir:

• yürütme amaçlı – yani Proje Yöneticisi tarafından yapılacaklar listesine yerleştirilir,
• uygulamada – yani, proje ekibi üyelerinden biri tarafından yürütülmek üzere seçilen,
• test edildi - görev tamamlandı ve performansının doğruluğunu ve kalitesini test eden başka bir kişiye teslim edildi, testler başarısız olursa görev önceki aşamaya geri döner,
• yayınlanmayı bekliyor - görev testi geçti ve devam eden projenin türüne bağlı olarak müşteriye yayın, üretim veya transfer için onaylandı,
• Bitti – tüm işler yapıldı ve sonuç tamamlandı olarak onaylandı.

Durum sayısı, proje ekibinin ihtiyaçlarına ve devam eden görevlerin özelliklerine göre ayarlanır. Buna karşılık, sıklıkla kullanılan minimum sürüm, görevi "tamamlanacak", "devam ediyor" ve "hazır" olarak tanımlayan klasik Kanban panolarından alınan üç sürümdür.

iş akışı

İş akışı, bir görev için gereken adımlarla ve herhangi bir zamanda onu kimin tamamladığıyla ilgilidir. Bu nedenle, görevi tamamlama sorumluluğunu tanımlar. İş akışı, görevin bir sonraki yürütme aşamasına geçmesi için hangi eylemin yapılması gerektiğini de gösterir.

Bir görevin iş akışının nasıl görünebileceğini düşünelim: "LinkedIn'de proje tamamlama hakkında bir gönderi yayınlayın". Durumunu “devam ediyor”dan “tamamlandı”ya değiştirmektir. İş akışı aşağıdaki gibi görünebilir:

• Gönderinin konusunu ve yayının içeriğini seçmek - sorumlu kişi, görevi metin yazarı ve grafik tasarımcıya devreden sosyal medya pazarlama uzmanıdır,
• Metin hazırlama - görev, metin yazma konusunda uzmanlaşmış bir serbest çalışan tarafından gerçekleştirilir,
• Grafiklerin geliştirilmesi - bir grafik tasarımcı, şirketin markasını takip eden görseller hazırlar,
• Kalite kontrol - bir pazarlama uzmanı tarafından değerlendirme ve olası düzeltmeler veya yayın onayı,
• Yayın – Gönderim zamanına ilişkin karar, gönderi programını yöneten kişi tarafından verilir.

Süreç optimizasyonu

Proje yürütmede süreç yönetiminin bir diğer önemli kısmı da süreç optimizasyonudur. Sorunsuz çalışmıyorsa, süreci izlemeyi ve yeniden düzenlemeyi içerir. Esas olarak darboğazları ortadan kaldırmaya odaklanır - yani, bir kişinin tamamlayabileceğinden daha fazla görevden sorumlu olduğu ve diğer ekip üyelerinin o bitene kadar boş boş beklediği anlardır. Darboğazlar ayrıca makinelerin performansıyla veya bileşenlerin harici bir tedarikçi tarafından yürütülmesi veya teslim süresiyle ilgili olabilir.

Geriye dönük, öğrenme ve iyileştirme

Öğrenmeye değer vermek ve iletişimi ve karşılıklı yardımı destekleyen kapsayıcı bir ortam yaratmak, proje yönetiminde harika sonuçlara yol açar. Bu nedenle, ekiple yapılan toplantılarda aşağıdakilere özellikle dikkat edilmelidir:

• en iyi tamamlanan görevler ve başarıları kutlamak,
• ekip üyelerini suçlamadan görevleri tamamlayamama,
• ekip olarak nasıl çalışılacağı ve işbirliği yapılacağı üzerine düşünmek.

Birlikte gelişmek ve kişinin başarılarından ve başarısızlıklarından ders çıkarmak, görev tamamlamada en iyi uygulamaları geliştirmenin en iyi yoludur. Öte yandan, takımdaki çalışma şekli, motivasyon, kullanılan araçlar ve hatta rol dağılımı üzerine düşünmek, takımın genel etkinliğinde bir iyileşmeye yol açar. Bu nedenle, sadece yapılan işlerin özetlerine değil, aynı zamanda geriye dönük incelemelere de ayrılan düzenli toplantılar yapmak çok önemlidir.

Bunun nedeni, kazanılan bilgilerin bir kısmının hemen kullanılabilmesidir. Bu şekilde, ekip görev tamamlamayı hızlandırır ve işbirliğini derinleştirir. Proje ekibinin üyeleri, görevleri tamamlamanın ve işbirliğini geliştirmenin daha iyi yöntemlerini birbirlerinden öğrenirler.

Özet

Proje yürütme alanı, Proje Yöneticisinin süreçleri tasarlamasını, devam eden süreçleri denetlemesini, eşzamanlı olarak gözlemlemesini ve kademeli olarak iyileştirmesini gerektirir. Yürütme alanı ayrıca, proje ekibi tarafından gerçekleştirilen ve proje hedefinin gerçekleştirilmesine aşamalı olarak yol açan tüm görevleri içerir.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler