Proje beklentileri ve bunların nasıl karşılanacağı

Yayınlanan: 2022-01-25

Bir projeyi gerçekleştirme görevi ağır bir sorumluluk taşır. İster Proje Yöneticisi, ister serbest çalışan olarak çalışın, tanımlanmış ve yüksek proje beklentilerini karşılamanız gerekir. Çoğu durumda, uygun iletişim eksikliği nedeniyle bu gereksinimler yanlış anlaşılır ve yanlış yorumlanır. Projeyi ilerletmek yerine daha az kaotik hale getirmek için zaman kullanıldığından ekip moralini kaybeder. Tüm beklentileri karşılayan bir proje nasıl yapılır? Bugünkü yazımızda, hayata geçirildiğinde projenizin sorunsuz ve kolay bir şekilde yürütülmesini sağlayacak bazı yönlendirmeler yapmak istiyoruz.

Proje beklentileri – içindekiler tablosu:

  1. Proje Beklentileri – neden genellikle hayal kırıklığına yol açarlar?
  2. Proje beklentileri yönetiminin 5 unsuru:
  3. Gelecek için

Proje Beklentileri – neden genellikle hayal kırıklığına yol açarlar?

Muhtemelen, müşterinizin çalışmanızın sonucundan memnun olmadığı başınıza geldi. Vizyonlarınızın neden uyuşmadığını ve tüm gündemi ne ölçüde belirsiz hale getirdiğini merak ediyordunuz. Sonunda çok geç olduğunu anladığınızda, bazen daha da kötüsü – tüm proje sona erdi, Yine de kafanız karışıyor – ne ters gitti? Bu durumda cevap, neredeyse her zaman iletişim ve her iki tarafın beklentilerinin doğru ifadesidir . Neyse ki, bu tür felaketleri önlemenin bir yolu var.

Beklentiler , aklımızda olan bir şeyin belirli bir görünümü, şekli, dokusu vb. olduğuna ve her şeyin hayal ettiğimiz şekilde olacağına dair güçlü inançlardan başka bir şey değildir. Bu konuların tam olarak tespit edilmesi genellikle zordur, bu da özellikle iş açısından bakıldığında zahmetli olabilir. Ayrıca hem projenin hedeflerini hem de başarısını ölçmenin yollarını bulanıklaştırır.

Ayrıca sorun, belirli bir görev için tanımlanmış önceliklerin ve zaman çerçevelerinin olmaması veya yanlış aşamalara çok fazla dikkat edilmesi olabilir. Sonunda elimizde kalan zaman, düşük moral ve düşük iş verimliliğidir. Bu tür organizasyonel kaos , ekip içinde katılım eksikliğine neden olur, ancak daha da önemlisi, müşteri ile siz de dahil olmak üzere belirli bir proje üzerinde çalışan kişilerden oluşan ekip arasında ciddi bir güven kaybına neden olur.

project_expectations

Proje beklentileri yönetiminin 5 unsuru:

Gördüğünüz gibi, beklentilerin doğru yönetimi, birçok gereksiz sorundan kaçınmanıza yardımcı olabilir ve projenin başından sonuna kadar müşterinin istediği gibi yürütülmesi sürecinin tamamına öncülük edebilir. Proje beklentileri yönetiminin 5 temel unsuru vardır:

  1. Proje planlaması

    2. Çoğu zaman, bir projeyle ilgilenen tarafların, belirli bir girişim için planı oluşturmadan önce bile belirli bir hazır vizyona sahip olmaları söz konusudur. Bu nedenle, müşteriyi zaten başlangıç ​​aşamasına, yani planlamaya dahil etmek iyi bir fikirdir. Müşteri ve iş arkadaşlarıyla birlikte faaliyetlerin kapsamını, öncelikleri ve hedefleri belirleyin, görevler arasındaki ilişkileri belirleyin . Bir şey net değilse - sormaktan çekinmeyin. Ayrıca, öngörülemeyen durumlarda bir çıkış yolu bulmak için bir risk değerlendirme planı oluşturmayı da unutmayın.

    Her iki tarafın beklentileri her zaman eşleşmeyebilir - bu yöntem belirli bir proje için tüm varsayımları netleştirecek ve tüm ekibi daha fazla meşgul edecektir.

  2. Projenin uygulanması

    3. Proje planlaması önemlidir ancak uygulanması kadar önemli değildir. Bunu yapmak için, çabanızın gelişimini nasıl yürüteceğinizi ve izleyeceğinizi belirlemek için müşteri ve ekiple toplantılar yapmanız gerekir.

    Ekibinizle görüşürken herkesin rolünü anladığından ve ne yapmaları gerektiğini bildiğinden emin olun. Rolleri, görevleri, bunlara harcanacak zamanı, bir iletişim planını ve kilometre taşlarını hesaba katmanın bir yolunu belirleyin. KPI'ları ve bir güncelleme yapacağınız sonraki planlanmış toplantıları hemen dahil etmeniz en iyisidir.

    İletişim bu aşamada önemlidir – örneğin iletişim için uygun bir platform sunarak buna dikkat edin. Firmbee, iş arkadaşlarıyla iletişim kurma olanağının yanı sıra, proje yönetimi ve çalışmada yararlı olan birçok başka işlevi olan bu tür araçlardan biridir. Birkaç programı entegre etmeye gerek olmayan ve teknik yorgunluğun bizi rahatsız etmediği birkaç proje yönetim platformundan biridir.

  3. İletişim

    4. Görüldüğü gibi etkili bir iş akışının ve dolayısıyla beklentilerin karşılanmasındaki aslan payı, net bir şekilde iletişim kurma becerisiyle ilgilidir. Gereksiz yanlış anlamaları ve dolayısıyla zaman ve motivasyon kaybını önlemek için tüm proje aşamalarında bu akılda tutulmalıdır.

    Her şeyden önce, herkesin anlayabileceği basit ve net bir dil kullanın. Belirsizlik veya şüphe olmamalıdır. Ayrıca, tüm toplantıları hızlı geri bildirimlerle özetlemek en iyisidir.

    Aşağıdakileri içeren bir iletişim planı da oluşturabilirsiniz:

    • iletişim yöntemi (e-postalar, mesajlar, iletişim araçları),
    • iletişim sıklığı,
    • belirli bir görevden sorumlu belirli bir kişi,
    • risk değerlendirmesi ve potansiyel iletişim sorunları.

    İlgililerin ne bekleyeceklerini bilmelerini ve en kötü durum senaryolarının bile hoş olmayan bir sürprizden ziyade sonradan düşünülmesini sağlayacaktır. Kötü haberleri gizlemek yardımcı olmaz ve ekibin güvenini ve bağlılığını kaybetmesine neden olabilir.

  4. Yetersiz vaat ve gereğinden fazla teslim

    5. Kelimenin tam anlamıyla, yetersiz söz, bir çabanın başlangıcında kişinin vaatlerini küçümsemesi anlamına gelir ve tam tersine, aşırı teslim, teslim edildiğinde beklentileri aşmak anlamına gelir .

    Planlama sürecinin başında heyecana kapılıp, zamanla ve heves soğuduktan sonra yerine getirilmesi zor, hatta imkansız olabilecek bir şey vaat etmek zor değildir. Zar atıldığından ve onu geri alamayacağınız için, o zaman ne olacak? Muhtemelen ileride biraz stres var. İşin püf noktası, bu durumun ilk etapta olmasına izin vermemektir. Nasıl?

    Verebileceğimizden biraz daha azını teklif etmeliyiz . Bu şekilde, proje sona erdiğinde müşteri memnun hissediyor ve beklentilerini aşmayı başardık. Öngörülemeyen zahmetli koşulların plandan bazı parçaları koparması durumunda, müşteri yine de memnundur çünkü umarız sözümüzü tutmayı başarmışızdır. Bununla birlikte, tüm süreç boyunca sakin kalmak için, alt ve üst stratejimizi kalibre etmek için hedefleri ve kilometre taşlarını mümkün olduğunca gerçekçi bir şekilde titizlikle belirlememiz gerekir.

  5. Kişisel beklentiler

    6. İnsanlar zihin okuyamaz . Konuları açık ve net bir şekilde ifade etmezsek, ne demek istediğimizi, varsaydığımızı veya öngördüğümüzü tahmin edemezler. Bu şekilde, beklentilerimizi ifade eden son ama hiçbir şekilde en az önemli olmayan unsura ulaşırız. Niyetlerimizin, eylemlerimizin ve beklentilerimizin şeffaflığı ve netliği, iş arkadaşlarımızın ve potansiyel müşterilerimizin üstlendiğimiz projenin tüm görünümünü anlamalarını ve hayal etmelerini sağlar.

Gelecek için

Beklentiler, profesyonel yönü de dahil olmak üzere hayatımızın ayrılmaz bir parçasıdır . Bunları proaktif bir şekilde yönetmek, iş akışını düzene sokabilir ve daha bağlı bir ekibe, memnun müşterilere ve nihayetinde kişisel başarıya yol açabilir! Projeleriniz üzerinde çalışırken bunu aklınızda bulundurun ve bu birkaç prensibi uygulamaya koymayı deneyin - farkı hemen göreceksiniz.

Okuyun: 2021 ve 2022'de sahip olmanız gereken yeni proje yönetimi becerileri.

İletişimde kalmak istiyorsanız, Facebook topluluğumuza katılın.

Project expectations and how to meet them caroline becker avatar 1background

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyonel becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle