Proje başlatma aşaması – nelere dikkat edilmeli? | #16 Proje yönetimine başlarken

Proje başlatma aşaması, bir girişim fikriyle başlar. Ancak projeyi başlatmak için bağlayıcı bir kararla sona erer. Bütçeyi planlama, uygulama yöntemini ve ekibin bileşimini seçme zamanı gelmeden önce, Proje Yöneticisi projenin vizyonunun ve hedefinin bir taslağını hazırlar. Peki başlangıç ​​aşamasında özel dikkat gerektiren şey nedir?

Proje başlatma aşaması – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Belgeler ve paydaşlar
3. Yeni projenin nasıl yönetileceğini belirleyin
4. Başlangıçtan planlamaya
5. Özet

giriiş

Proje başlatma aşaması, uygulama yönteminden bağımsız olarak yalnızca bir kez gerçekleşir. Amacı, projenin ne hakkında olduğunu tanımlamaktır. Tamamlanma olasılığı hakkında ciddi şüpheler varsa, bir projeden vazgeçmek için de en iyi zamandır. Bu erken aşamada, organizasyon büyük maliyetlere maruz kalmayacak, ancak Proje Yöneticisinin hala kabataslak bir projeden ayrılması nispeten kolay olacaktır. Bununla birlikte, yeni bir proje umut verici görünüyorsa, başlangıç ​​aşamasında nelere dikkat etmeye değer?

Belgeler ve paydaşlar

İlk düzenlemelerden sonra fizibilite çalışması ve proje başlatma belgesi hazırlama zamanı. İlk belge girişimimizin başarı şansını belirleyecek. İkinci aşamada, Proje Yöneticisi girişim için kabataslak bir çerçeve yazacaktır. Hâlâ ayrıntılardan yoksun olsa da, paydaşları yeni projenin peşine düşmeye değer olduğuna ikna etmeye hizmet edecek olan bu iki belgedir.

Ama kimin ikna edilmesi gerekiyor? Bu aynı zamanda paydaş listesinin tutulduğu proje başlatma aşaması tarafından da belirlenir. Bu, projeyle doğrudan ilgili kişilerin bir listesidir , yani müşterinin temsilcileri, kuruluşun yönetim kurulu veya diğerlerinin yanı sıra potansiyel yükleniciler. Ancak paydaşlar arasında projemizin uygulanmasından dolaylı olarak etkilenecek kişiler de olabilir. Bunlar, örneğin işi yapacağımız caddenin sakinleri veya otomasyonu uygulayacağımız müşteri hizmetleri departmanının çalışanları olabilir. Projeye dahil olmayacaklar ama bizim eylemlerimiz onların yaşam ve çalışma ortamlarını değiştirecek.

Yeni projenin nasıl yönetileceğini belirleyin

Ancak yeni girişim için planların hazırlanmasında kim yer alıyor? Proje Yöneticisi bunlardan birincil derecede sorumludur . Projenin yürütülmesini denetleyecek kişilerle temas kurar ve onlarla diğer şeylerin yanı sıra aşağıdaki gibi konuları belirler:

• sorumluluklar
• iletişim yolları – raporlama gibi resmi ve proje planlaması ve uygulamasında devam eden sorunlar hakkında soru sormak gibi gayri resmi
• tolerans aralıkları – örneğin, planlanan bir projenin bütçesi ve hazırlık süresi veya alınan riskler için.

Yönetim kurulunda daha fazla kişi projeye dahil edilecekse, bazen bu amaçla başlangıç ​​toplantısı adı verilen bir toplantı yapılır . Genellikle, Proje Yöneticisi yukarıda hakkında yazdığımız belgelerin ilk sürümleri üzerinde çalışmayı bitirdiğinde gerçekleşir:

• fizibilite çalışması
• proje başlatma belgesi
• paydaş listesi ve bazen
• risk faktörü kaydı.

Başlangıçtan planlamaya

Proje başlatma ve planlama arasındaki farkı göstermenin en kolay yolu, her iki aşamada da cevaplanması gereken kilit soruları sormaktır. Karşılaştırmaları aşağıdaki tabloda gösterilmektedir:

Planlama daha ayrıntılıdır - bir şeyin nasıl yapılacağına ilişkin soruların yanı sıra uygulama ve bütçenin zamanlaması hakkındaki gerçekleri yanıtlama eğilimindedir. Başlatma ise, genel amaç ve anlam ile projenin bir bütün olarak fizibilitesine ilişkin sorulara odaklanır.

Planlama genellikle başlangıç ​​aşamasında ve proje resmi olarak başlatılmadan önce eşzamanlı olarak gerçekleştirilse de, projenin bu iki alanı farklı kapsamlara sahiptir. Planlama aşaması, proje sırasında birçok kez tekrarlanabilir. Bunun nedeni, belirli görevlerin nasıl ve hangi sırayla gerçekleştirildiği ve proje hedefine ulaşılmasına yol açan hedeflerin nasıl ve hangi sırayla uygulandığı ile ilgilidir. Başlatma aşaması ise proje hedefinin tanımlanmasına ve uygulanmasının mümkün ve mantıklı olup olmadığının değerlendirilmesine odaklanır. Eğer öyleyse, bu aşamanın bir kısmı kilit paydaşları ikna etmeyi de içerir.

Özet

Proje başlatma aşamasında, en temel soruyu tekrar tekrar sorun: Bu projeyi uygulamak mantıklı mı? Ne de olsa, bir kez verildikten sonra, nihai cevap tamamlanacak ve deyim yerindeyse başlangıç ​​aşamasını kilitleyecektir. Bu, planlanan faaliyetlerin tüm süresi boyunca proje ekibinin çalışmalarının yönünü ve kapsamını belirleyecektir.

Doğru seçimi yapmak için, belgeleri özenle hazırlamaya ve yeni projeyi yönetmenin net bir yolunu oluşturmaya enerji ayırmaya değer . Bu yatırımlar, uygulamanın sonraki aşamalarında kesinlikle karşılığını alacaktır.

Proje yönetimi ile ilgileniyor musunuz? Hiçbir makaleyi kaçırmamak için serimizi takip edin.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler