6 Basit Adımda Proje Zaman Çizelgesi Nasıl Oluşturulur (Şablonlarla)

Proje yönetimi birçok zorlukla birlikte gelir. Yine de hedefinize ulaştığınızdan emin olmanın etkili bir yolu, bir proje yönetimi zaman çizelgesi oluşturmaktır. Bu basit bir araçtır, ancak herkesin aynı sayfada olmasına ve bir projeyi planlama ve yönetme süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Belki proje yönetim sürecinizi yeniden yapılandırıyorsunuz veya bu alandaki kariyerinize yeni başlıyorsunuz. Her iki durumda da, bu basit kılavuzun etkili bir proje yönetimi zaman çizelgesi oluşturma konusunda ustalaşmanıza yardımcı olmasına izin verin.

İşte proje yönetiminde faydalı bulabileceğiniz diğer bazı kaynaklar;

Başarılı Bir Proje Tüzüğü Oluşturmanın Kolay Kılavuzu

Proje Yönetimi Yaşam Döngüsünün Aşamalarını Anlamak İçin Kolay Kılavuz

Bir Proje Planlamak için Görsel Kılavuz

Proje Planlama Sürecinizi Kolaylaştırmaya Yönelik SMART Kılavuzu

Proje Zaman Çizelgesi nedir?

Zaman çizelgesi, bir dizi olayı kronolojik sırayla görselleştirmek için kullandığımız bir araçtır. Ve bir proje zaman çizelgesi, baştan sona proje adımlarının üst düzey bir görsel genel görünümünü temsil eder. Hangi görevlerin tamamlandığını, hangi görevlerin devam ettiğini ve gelecekte ne yapılması gerektiğini vurgular.

Bir proje zaman çizelgesine giren unsurlar, proje boyutuna ve onunla sergilemek istediğiniz detay miktarına göre değişebilir. Birden fazla görev ve alt görev içeren oldukça ayrıntılı bir zaman çizelgesi veya yüksek düzeyde bilgi içeren basit bir zaman çizelgesi olabilir.

Ancak, bir proje zaman çizelgesi genellikle görevlerin bir listesini, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini, görevlerin süresini ve görev bağımlılıklarını içermelidir.

Bir proje yönetimi zaman çizelgesi birçok biçimde olabilir, ancak Gantt çizelgeleri on yıllardır en popüler zaman çizelgesi türü olmuştur.

Gantt Şeması ve Proje Zaman Çizelgesi

Gantt şeması, görev bağımlılıklarını, görev ve proje ilerlemesini vurgulayarak bir projeye ayrıntılı bir bakış sunan bir araçtır.

Öte yandan, bir zaman çizelgesi projenin genel ilerlemesini tasvir eder.

Bir Gantt şeması, bireysel proje görevlerine daha yakından bakmanızı sağlarken, proje zaman çizelgesi size yalnızca projeye ilişkin yüksek düzeyde bir genel bakış sunacaktır. Görev bağımlılıklarını gösterebilmesine rağmen, görevler arasındaki ilişkiyi göstermesi gereken Gantt şemasının aksine bunu atlayabilir.

Bir proje zaman çizelgesi bir Gantt çizelgesi gibi görünebilir, ancak bir Gantt çizelgesi bir proje zaman çizelgesi gibi görünemez.

Neden bir proje zaman çizelgesine ihtiyacınız var?

• Projeniz hakkında üst düzey bilgileri yöneticilere ve paydaşlara iletmenin kolay yolu
• Herkesi aynı sayfada tutar ve amaçlarını ve hedeflerini hizalar
• Proje önceliklerinin belirlenmesine ve etkili kararlar alınmasına yardımcı olur
• Projeleri takip etme ve ilerlemeyi izleme süreçlerini basitleştirir
• Kaynak tahsisi ve zaman yönetimine yardımcı olur

Proje Yönetimi Zaman Çizelgesi Nasıl Oluşturulur

Bir proje yönetimi zaman çizelgesi, önemli olaylar ve tarihler de dahil olmak üzere bir projenin eksiksiz bir resmini iletir. Yapması ve anlaması kolay görünse de, bir tane oluşturmak, yeni birinin zor bulacağı birkaç adım içerir.

Ancak süreci parçaladık ve aşağıda listeledik. Proje zaman çizelgesi oluşturma görevinizi basitleştirmek için bu 6 adımı izleyin.

Adım 1: Proje kapsam bildirimini ve hedeflerini tanımlayın

Proje zaman çizelgenize başlamadan önce projenizin kapsamını tanımlamanız gerekir.

Proje planında kritik bir rol oynayan kapsam bildirimi, projenin beklenen çıktılarını üretmek için yapmanız gereken eylemleri tanımlar. Ayrıca proje hedeflerini, son teslim tarihlerini ve ilgili maliyetleri vurgular.

Kapsam aynı zamanda projenizin zaman çizelgenizi oluştururken bilmeniz gereken önemli kilometre taşlarına da ışık tutacaktır.

Proje kapsamına bağlı olarak, projenizin harici (en çok proje sponsoru için önemli olan) veya dahili (en çok dahili paydaşlar için önemli olan) olabilen bir veya birkaç hedefi olabilir. Bir sonraki adıma geçmeden önce hedeflerinizi de iyi belirlemeniz gerekir.

Aynı zamanda, proje zaman çizelgenizin onları da tatmin ettiğinden emin olmanız gerekebileceğinden, paydaşlarınızın tercihlerine dikkat edin.

Adım 2: Proje çıktılarını belirleyin

Proje sırasında ekibin yürüttüğü çalışmanın sonuçları olarak üretilen belirli çıktıları listeleyin. Bunlar proje çıktılarıdır.

Proje hedeflerini teslimatlara bölmek, proje görevlerini kolayca listelemenize ve onlar için süreyi tahmin etmenize yardımcı olacaktır. Bu adımı basitleştirmek için kullanabileceğiniz bir araç, iş kırılım yapısıdır (WBS).

İş kırılım yapısı, bağımlı görevleri, ilişkili maliyetleri ve riskleri belirlemenize ve sorumlulukları atamanıza yardımcı olacaktır.

6 basit adımda nasıl oluşturulacağını öğrenmek için çalışma dökümü yapılarıyla ilgili kolay kılavuzumuza başvurabilirsiniz.

Adım 3: Aktivitelerin bir listesini oluşturun

İş kırılım yapınızdaki çıktılara bakın ve bunları üretmek için tamamlamanız gereken faaliyetleri (iş paketleri) belirleyin.

Bu adımda, diğerlerine bağlı olan görevleri ve aynı anda gerçekleştirilebilecek görevleri de belirtmeniz gerekir.

Adım 4: Görevler için gereken süreyi tahmin edin

Artık her bir çıktıyı tamamlamak için atmanız gereken adımları bildiğinize göre, bunları tamamlamak için gereken süreyi belirlemeye odaklanın.

Burada, mümkün olduğunca doğru olmalısınız, çünkü görevler için yanlış zaman tahmini, hatalı bir zaman çizelgesine neden olacaktır. Bunu önlemek için şunları yapabilirsiniz:

• Ekibinizdeki görev sahiplerine veya konu uzmanlarına danışın
• Geçmiş projelere bakın ve benzer çıktıları tamamlamak için geçen süreyi öğrenin
• Zaman dilimlerini abartmaktan veya küçümsemekten kaçının

Aynı zamanda, başta ekip üyeleriniz olmak üzere kaynakların kullanılabilirliğine dikkat etmeniz gerekebilir. Başka projeler üzerinde çalışıyorlarsa, sorumlu oldukları faaliyetler için belirlenen zaman dilimini genişletmeyi düşünmeniz gerekebilir.

Adım 5: Kilometre taşlarını belirleyin

Proje kilometre taşları, ne kadar ilerleme kaydettiğinizi ve daha ne kadar ilerlemeniz gerektiğini belirlemenize yardımcı olur.

Daha önce belirlediğiniz proje çıktıları, zaman çizelgenizde kilometre taşları olarak hizmet edebilir veya bir görevin başlangıcını ve sonunu nasıl vurgulamak istediğinize bağlı olarak kilometre taşları seçebilirsiniz. Örneğin, bir proje aşamasının sonu ve diğerinin başlangıcı olabilir.

Adım 6: Proje yönetimi zaman çizelgenizi oluşturun

Artık proje çıktılarının ve görevlerinin ne olduğunu, ne kadar zaman alacağını ve proje ilerlemesini gösteren önemli proje kilometre taşlarını biliyorsunuz.

Harika! Bunlar, proje yönetimi zaman çizelgenizi oluşturmaya başlamak için temel olarak ihtiyacınız olan şeylerdir.

• Projenizin uzunluğuna bağlı olarak bir zaman aralığı seçin (yani günler, haftalar, aylar vb.)
• Görevleri önceliklerine göre ekleyin. Uzunluklarını ayarlayarak görevlerin süresini vurgulayın.
• Proje sırasındaki ilerlemeyi sergilemek için kilometre taşlarını ekleyin

Aşağıda, başlamanıza yardımcı olacak önceden hazırlanmış bazı şablonlar bulunmaktadır.

Bir Sonraki Projeniz İçin Hazır mısınız?

Bir projeyi yönetmek zordur, ancak doğru araçları kullanırsanız birçok zorluğun üstesinden kolayca gelinebilir. Proje yönetimi zaman çizelgeleri, sizin ve ekibinizin verimli bir şekilde ilerleme kaydetmenize yardımcı olacak yaratıcı araçlardan biridir.

Favori proje yönetimi aracınız hangisi? Yazıya eklemek istediğiniz bir şey var mı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bizimle paylaşın.