Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli? | #34 Proje yönetimine başlarken
Yayınlanan: 2023-02-14Proje verileri, Proje Yöneticilerinin nasıl ele alacaklarını öğrenmeleri gereken güçlü bir araçtır. Onu toplamak sadece başlangıç. Projenin başarısı, ilgili bulguların izlenmesinde ve bunlar arasındaki ilişkilerin gözlemlenmesinde de yatmaktadır. Hangi parametrelerin gözlemlenmeye değer olduğuna nasıl karar verilir? Öğrenmek için okumaya devam edin!
Proje izleme – içindekiler tablosu:
- giriiş
- Bütçe – kaynakların izlenmesi
- Planlama – son teslim tarihlerini karşılamak
- Performans seviyesi – kalite kontrol
- Kontrol – parametre aralıkları
- Özet
giriiş
Bir projede uygulanan yönetim yöntemi ne olursa olsun, Proje Yöneticisinin proje boyunca birincil görevlerinden biri ilerlemesini izlemektir. Açıkça tanımlanmış parametreler ve değerlendirme kriterleri olmadan, projenin doğru hedefe doğru hızda ilerleyip ilerlemediği belirlenemez. Olası sorunları en kısa sürede tespit etmek ve ortaya çıkan fırsatlardan yararlanmak için hangi parametrelere dikkat edilmelidir?
Bütçe – kaynakların izlenmesi
Hemen hemen tüm projelerde bütçe en önemli gözlemlenen parametredir. Bu nedenle, Proje Yöneticisi, diğerlerinin yanı sıra, görev finansmanının tüm yönlerini izlemelidir:
- işçilik maliyetleri,
- malzemeler,
- yazılım,
- araç ve gereçlerin satın alınması veya kullanılması,
- uzman danışmanlığı,
- geziler ve endüstri etkinliklerine katılım.
Harcamaları izlemek için, Firmbee gibi bir yazılımı kullanmak en kolay yoldur. Ardından, belirlenen bütçeden tüm sapmalar hemen görünür. Ancak, bir kerelik fazla harcamaya çok fazla ağırlık vermeye değmez. Hedefler veya kilometre taşları için bir hata payı varsaymak daha iyidir. Ardından, bir görevin yüksek maliyetlerini başka bir alandaki tasarrufla dengeleyebilirsiniz.
Çevik proje yönetimi yöntemleri, özellikle esnek bütçe yönetiminde iyi çalışır. "Çevikliğin Ötesinde" başlıklı Mesleğin Nabzı 2021 raporuna göre, projelerin %64 kadarını varsayılan finansman çerçevesi içinde tutuyorlar.
Planlama – son teslim tarihlerini karşılamak
İkinci kilit alan, projenin belirlenen zaman dilimine uyup uymadığını görmektir. Burada da, yalnızca ekibin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak kontrol edemediğiniz, aynı zamanda raporlar oluşturabildiğiniz için yazılım kullanışlıdır. Kanıtlanmış zaman yönetimi tekniklerini kullanmaya da değer.
Her şeyden önce, görevler arasındaki ilişkiyi ve karşılıklı bağımlılığı izlemeyi unutmayın. Koordinasyon önemliyse, son teslim tarihine uyulmasını ve görevlerin doğru sırayı korumasını sağlamalısınız.
Performans seviyesi – kalite kontrol
Görevlerin kalitesini kontrol etmek, izlenmesi bütçeden ve bunların uygulanması için programdan biraz daha zordur. Bunun nedeni, burada sadece standardizasyon için değil, aynı zamanda kesin değerlendirme kriterleri için de zor olmasıdır.
Görev performansının seviyesini izlemeyi planlarken, Scrum metodolojisinde kullanılan iki parametre arasında ayrım yapmaya değer:
- done'nin tanımı ve
- Kabul kriterleri
Tamamlanma tanımı, bir görevin performansının kalitesine, yani görevle ilgili tüm teknik gereksinimlerin karşılanıp karşılanmadığına atıfta bulunur. Kabul kriterleri ise paydaşlar tarafından kendisine yüklenen beklentilerin bir listesidir.
Tamamlanma tanımını karşılamakla kabul kriterlerini karşılamak arasındaki fark, yapım aşamasında olan bir ev örneğiyle gösterilebilir. Duvarlar yeterince düzgün bir şekilde örüldüğünde ve inşaat yöneticisi tarafından yatırım kabul edildiğinde tamamlanma tanımını karşılar. Ancak ev, duvarların tamamen düzgün olmasını ve rengin broşürdeki gibi olmasını bekleyen inşaatçının beklentilerini karşılamayabilir.
Kontrol – parametre aralıkları
Spesifik parametreleri izlemek kadar, aralıklarını belirlemek, yani “Normdan ne kadar sapma endişe yaratmalı?” Sorusuna cevap vermek de önemlidir.
Kuruluşların ve paydaşların gereksinimlerindeki farklılıklar ve ayrıca her projenin bireysel ihtiyaçları nedeniyle, sapma tavsiyelerinden bahsetmek zordur. Bununla birlikte, ister yüzde 10 ister yüzde 25 olsun, proje planlaması sırasında paydaşlarla yalnızca ek toplantılar ve telaşlı, spontan eylemlerle sonuçlanacak belirli değerler belirlemek iyi bir fikirdir.
Özet
Bir projeyi izlemek, hedeflerine ulaşma yolunda olduğundan emin olmanıza yardımcı olur. Yukarıdaki temel alanları tartıştık: bütçe, program, performans ve parametre aralıkları.
Her projeyi en iyi şekilde tanımlayacak bir dizi parametre için basit bir tarif yoktur. Bununla birlikte, çoğu projede, bu temellerin verimli bir şekilde çıkarılması, görevlerin zamanında, bütçe dahilinde ve gereken düzeyde tamamlanmasını sağlayacaktır.
İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.
Proje yönetimine başlarken:
- proje nedir?
- proje yönetimi nedir?
- Projeler nasıl yönetilir?
- Proje yönetimi yöntemleri
- proje türleri
- 4 proje örneği
- projelerin önceliklendirilmesi
- Proje faaliyet alanları
- Proje yönetiminde başarının tanımı
- Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
- En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
- Proje yönetimi yazılımına genel bakış
- Proje yaşam döngüsü
- Proje vizyonu ne için?
- Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
- Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
- Proje yönetiminde planlama alanı
- Proje takvimi nedir ve ne içindir?
- Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
- proje yürütme
- Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
- Proje kapanışının önemi
- Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
- Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
- Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
- En yararlı proje yöneticisi becerileri
- Nasıl proje yöneticisi olunur?
- Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
- Proje ekibi nasıl kurulur?
- İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
- Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
- Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
- Proje toplantısı türleri
- Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
- ikna edici nasıl yazılır
- Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
- Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
- Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
- Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
- Paydaş kaydı nedir?
- Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
- Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
- Projede zaman yönetimi
- Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
- Proje risk yönetimi stratejileri
- proje pazarlama
- Projedeki değişim kaynakları ve alanları
- Proje yönetimi değişiklik modelleri
- Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler