Bir Proje Planlamak için Görsel Kılavuz
Yayınlanan: 2018-10-12Bazı projelerin yönetimi kolaydır, bazıları ise çok çaba gerektirir. Her iki durumda da, uygun bir proje planına sahip olmak, kusursuz bir şekilde tamamlanmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.
Olması gereken her şeye ve bunları belirli bir zaman diliminde nasıl gerçekleştireceğinize dair net bir görüşünüz varsa, projenin başarısız olma ihtimalini en aza indirebilir, hatta tamamen ortadan kaldırabilirsiniz.
Bu gönderide, sağlam bir proje planı oluşturmak ve başarılı bir şekilde yürütmek için kullanabileceğiniz proje planlama tekniklerinin bir listesini derledik. Planlama süreci, kaynak planlama, bilgi yönetimi, süreç haritalama, karar verme ve risk yönetimi gibi proje planlamasının farklı alanlarına bakacağız.
Planlama Süreci
Proje planlamasının ilk aşamasında hedefler belirlemeniz, bir proje planı taslağı oluşturmanız ve bütçe ihtiyaçlarınızı analiz etmeniz gerekir. Bu görevleri hızlı bir şekilde tamamlamak için aşağıdaki proje planlama tekniklerini kullanabilirsiniz.
AKILLI Hedefler
SMART, projeler için amaç ve hedefler belirlemek için bir kriterdir. SMART'a göre proje hedefleriniz Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana Bağlı olmalıdır.
SMART Hedef Kriterleri
Proje planlamada SMART kriterlerini nasıl doğru şekilde kullanacağınızı öğrenmek için Proje Planlama Sürecinizi Kolaylaştırmaya Yönelik SMART Kılavuzumuza göz atın.
İş Dökümü Yapısı
İş kırılım yapısı (WBS), bir projenin hiyerarşik bir yapıda sunacağı sonuçları görselleştirmek için kullanılan bir proje yönetim aracıdır. Proje yöneticilerinin karmaşık proje etkinliklerini basit ve yönetilebilir görevlere ayırmasına yardımcı olur.
Bu nasıl kullanılır
Adım 1 : İKY oluşturmanın ilk adımı projenin kapsamını anlamaktır. Bu, proje hedeflerini, çıktıları, görevleri, son teslim tarihlerini vb. tanımlamanız gerektiği anlamına gelir.
Adım 2: Anahtar çıktıları tanımlayın. Bu anahtar çıktılar, projenin başarısı için gerekli olanlardır ve iş kırılım yapınızın 2. Düzeyinde görünmelidirler.
Adım 3: İKY'nizin en alt seviyesindeki iş paketlerini veya proje çıktılarını belirleyin. Anahtar teslimleri tamamlamak için gerekli tüm çalışmaları bulmak için proje ekibinizi ve paydaşlarınızı toplayın.
Adım 4: Grafikteki öğelerin (çalışma paketleri) tanımını ve kapsamını içeren bir İKY sözlüğü oluşturun.
İş Dökümü Yapısı Örneği (Çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklayın)
Eylem Öncelik Matrisi
Eylem öncelik matrisi, zaman ve kaynaklarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için hangi faaliyetlere öncelik verileceğini ve hangi faaliyetlerden kaçınılacağını belirlemek için kullanılan bir proje planlama aracıdır. Daha iyi kararlar alınmasına yardımcı olur.
Bu nasıl kullanılır
Eylem öncelik matrisinde, aktivitenin eforu x eksenine, etkisi ise y eksenine işaretlenmelidir. Eylem öncelik matrisi 4 olasılık yaratır;
- Hızlı kazançlar/ Acil – bunlar, etkisi yüksek ve tamamlanması az çaba gerektiren faaliyetlerdir. Mümkün olduğunca bu tür projelere odaklanmak daha iyidir.
- Büyük projeler/ Acil değil – bunlar yüksek etkiye sahip ve yüksek çaba gerektiren projeler/faaliyetlerdir. Bu projelerin hızlı kazanımları gölgede bırakmasına izin vermemelisiniz, ancak uygulamadan önce onlar için iyi plan yapmalısınız.
- Doldurma/Delege – bunlar, etkisi az ve çabası az olan düşük öncelikli projelerdir. Hızlı kazançlar ve büyük projeler arasında zamanınız olduğunda bunlar üzerinde çalışabilirsiniz. Veya onları başka bir takıma devredebilirsiniz.
- Sert slogs/ Ertele veya görmezden gel - bunlar düşük etkiye sahip ancak yüksek çaba gerektiren görevlerdir. Bunları yapmaktan kaçınmanız veya kaçınılması mümkün değilse, onu verimli bir şekilde bitirebilecek bir uzmandan yardım almanız önerilir.
Eylem Öncelik Matrisi (Çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklayın)
Maliyet Dökümü Yapısı
Maliyet kırılım yapısı (WBS'ye dayalı), maliyetleri bir projenin farklı bölümlerine (iş kırılım yapınızın en alt seviyesindeki faaliyetlere) tahsis etmek için kullanılan proje planlama tekniklerinden biridir. Gerçek maliyetleri bütçe ile karşılaştırmak için kullanılır.
Bu nasıl kullanılır
Adım 1: İş kırılım yapınızda, tüm iş paketlerinin birbirinden ayrı ve tanımlanabilir bir görevi temsil ettiğinden emin olun. Ve her iş paketine bir başlangıç ve bitiş tarihi atayın.
Adım 2: Belirlediğiniz her iş paketine belirli bir bütçe tutarı verin. Bunun için de sorumlu bir bütçe sahibi atadığınızdan emin olun.
Adım 3: Maliyetleri inceleyin ve iş kırılım yapısının her düzeyinde projenin size ne kadara mal olacağını belirleyin.
Maliyet Dökümü Yapısı (Çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklayın)
Kilometre Taşı Trend Analizi
Kilometre taşı trend analizi, bir projedeki kilometre taşlarını izlemek için bir proje planlama tekniğidir. Bir proje kilometre taşıyla ilgili çalışmanın programın ilerisinde mi yoksa gerisinde mi olduğunu belirlemeye yardımcı olur.
Bu nasıl kullanılır
Adım 1: Proje takviminize bakın ve projenizin kilometre taşlarını tanımlayın. Kilometre taşı trend analizi çizelgenizde kafa karıştırıcı görünmemesi için çok fazla dönüm noktası olmaması daha iyidir.
Adım 2: MTA grafiğinde, y ekseni proje zaman ölçeğini ve x ekseni rapor zaman ölçeğini temsil eder. Grafikteki kilometre taşını sembolize etmek için belirli bir renk veya belirli bir işaret şekli ile belirli bir çizgi kullanabilirsiniz. Her raporlama döneminin sonunda kilometre taşlarını grafiğe ekleyin.
Adım 3: Projenizdeki dönüm noktası eğilimlerini belirlemek için MTA grafiğine bakın.
Kilometre taşı trend analizinin ayrıntılı olarak nasıl çalıştığını öğrenmek için bu gönderiye bakın.
Milestone Trend Analizi (Çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklayın)
Kaynak Planlaması
Projeleri daha etkin yürütmek için kaynaklarınızı doğru bir şekilde tahsis etmeniz gerekir. Kaynak planlama aşamasında proje görevleri için ihtiyaç duyduğunuz kaynak türlerini not almanız ve her bir görevin süresini belirlemeniz gerekir.
Gantt Grafikleri
Gantt çizelgeleri, görevleri planlamak ve izlemek için kullanılan bir proje planlama aracı ve tekniğidir. Bir projenin farklı aşamalarında maliyet ve harcamaları iletmek için de kullanılabilirler.
Bu nasıl kullanılır
Adım 1: Projeyi ayrı görevlere ayırın ve onlara Gantt şemasında satırlar atayın.
Adım 2: Her görevin bir zaman çizelgesi vardır ve bunları istediğiniz gibi renklendirebilirsiniz. Zaman çizelgesini kaplamak bir ilerleme çizgisidir ve onu kullanarak görevde ne kadar iş yapıldığını işaretleyin.
Projeleri planlamada Gantt çizelgelerini kullanma hakkında daha fazla bilgi edinmek için Projeleri Bir Patron Gibi Planlamak İçin Gantt Grafiklerini Kullanma yazımıza bakın.
Üst Düzey Proje Planı için Gantt Şeması (Çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklayın)
Daha Fazla Gantt Şeması Şablonu
Organizasyon Şemaları
Organizasyon şemaları, proje ekibini, rollerini ve sorumluluklarını görselleştirmek için kullanabileceğiniz proje planlama teknikleridir. Bunu kullanarak yalnızca hiyerarşiyi ve raporlama yapısını öne çıkarmakla kalmaz, aynı zamanda bireylere görevler atarken de kullanabilirsiniz.
Bu nasıl kullanılır
Adım 1: Kullanabileceğiniz kaynakları inceleyin ve bunları görevlerle ilişkilendirin.
Adım 2: Proje ekibinin hiyerarşi/raporlama yapısını anlayın.
Adım 3: Aşağıdaki gibi bir kuruluş şeması şablonu kullanarak, her bireye şemada bir yer atayabilirsiniz. Kuruluş şemasına roller ve sorumluluklar, uygunluk vb. gibi gerekli bilgileri ekleyebilirsiniz. Buna atıfta bulunarak, her bir ilgili görevi atayabilirsiniz.
Proje Yönetimi Organizasyon Şeması (Çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklayın)
Daha Fazla Organizasyon Şeması Şablonu
Bilgi Yönetimi
Projeler üzerinde çalışırken, ekibin çalışmalarının bazı alanlarını halletmek için öğreticiler, toplantı tutanakları, süreç belgeleri vb. gibi farklı kaynaklara başvurması gerekir. Tüm bilgilere erişebilecekleri tek bir yer (veritabanı gibi bir şey) varsa, bu çok zaman kazandırır.
Bilgi Haritaları/ Zihin Haritaları
Zihin haritaları, bilgileri düzenlemek için kullanılan bir araçtır. Proje ekipleri, beyin fırtınası oturumları sırasında fikirlerin serbest akışını yakalamak ve bunları anlaşılması kolay bir şekilde yapılandırmak için zihin haritalarını kullanır. Ayrıca gerekli bilgileri depolayan bilgi haritaları olarak da kullanılabilirler.
Bu nasıl kullanılır
Adım 1: Ekibin başvurması gereken kaynakları toplayın ve bunları kategorilere ayırın. Örneğin: Bir web sitesi oluşturma projesinde, web sitesi planlamasına ilişkin blog gönderileri, videolar, infografikler Web Sitesi Planlama Eğitimleri olarak kategorize edilebilir.
Adım 2: Creately'yi kullanarak ilgili bağlantıları ekleyebilirsiniz. Şekli tıklayın, Özellikler'e erişin ve bağlantınızı URL'ye veya Diyagrama Bağlantı altına ekleyin
Adım 3: Diyagramı bir web sayfasına gömüyorsanız, Creately Viewer ile etkileşimli bir diyagram olarak yayınlayın.
Proje Kaynaklarının Zihin Haritası
Süreç haritalama
Belirli bir görevin adım adım nasıl yürütüleceğini netleştirdiyseniz, süreci bilen veya bilmeyen herkes için mücadele etmeden devam etmesi kolay olacaktır. Süreçlerinizi haritalamanın devreye girdiği yer burasıdır.
Süreç Haritaları
Süreç haritaları, bir iş etkinliğinin adımlarını ve bundan sorumlu kişileri görselleştirmek için kullanılan bir araçtır.
Süreç haritalarının ne olduğunu, süreç haritaları sembollerini, süreç haritası tiplerini ve bir süreç haritasının nasıl çizileceğini öğrenmek için, Kolay Süreç Haritalandırma Kılavuzumuza bakın.
Proje Yönetimi Süreç Haritası Şablonu (Çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklayın)
PERT Grafiği
PERT, Proje Değerlendirme İnceleme Tekniği anlamına gelir. Süreçlerinizi baştan sona haritalandırmanıza yardımcı olur.
PERT şeması, ekiplerin projelerdeki 'darboğazları' hızlı bir şekilde belirlemelerine yardımcı olur ve bunlar daha sonra anında ele alınabilir. Bu, sorunların ortaya çıkmasını beklemek yerine uzun vadede çok zaman kazanmanıza yardımcı olur.
PERT çizelgelerine yönelik bu ayrıntılı kılavuzda, bu proje planlama tekniğinin nasıl kullanılacağını ve bunu kullanarak ne gibi faydalar elde edebileceğinizi ele aldık.
Proje Planlaması için PERT Şeması (Çevrimiçi düzenlemek için şemaya tıklayın)
Daha Fazla PERT Şeması Şablonu
Beyin Fırtınası/Karar Verme
Beyin fırtınası ve karar verme oturumları, proje planlama sürecinde ve proje boyunca çok zaman alma eğilimindedir. Yaratıcı fikirler üretmek için beyin fırtınası gerekli olsa da, karar verirken ve problem çözerken vazgeçilmez bir tekniktir.
Yakınlık Diyagramları
Yakınlık diyagramları, birbirleriyle olan ilgilerine göre belirli bir tema veya kategori altında geniş bir fikir/veri/görüş grubunu gruplamak için kullanılır. Bir beyin fırtınası oturumundan üretilen fikirleri mantıklı bir şekilde düzenlemek için kullanılabilir.
Bu nasıl kullanılır
Adım 1: Beyin fırtınası oturumu için yetkin bir ekip oluşturun
Adım 2: Oturum sırasında paylaşılan her fikri/fikri kaydedin
Adım 3: Fikirleri benzerliklerine göre sıralayın
Adım 4: Bunları birlikte gruplandırın ve her gruba tanımlama için bir ad verin
Yakınlık Diyagramı Şablonu (Çevrimiçi düzenlemek için şemaya tıklayın)
SEÇİM Tablosu
PICK chart, bir beyin fırtınası oturumundan sonra fikirleri organize etmek için kullanabileceğiniz başka bir proje planlama tekniğidir. Hangi fikirlerin uygulanmasının kolay olduğunu ve hangilerinin yüksek getirisi olduğunu veya başka bir deyişle hangi fikirlerin en faydalı olduğunu belirlemenize yardımcı olur.
Bu nasıl kullanılır
PICK tablosuna göre fikirlerinizi şu şekilde etiketleyebilirsiniz:
- Olası: Bunlar, uygulanması kolay ancak getirisi düşük fikirlerdir.
- Uygula : grafiğin bu bölümündeki fikirlerin uygulanması kolaydır ve getirisi yüksektir
- Zorluk: burada fikirlerin uygulanması daha zordur ve getirisini belirlemek zordur
- Öldürün: Bu fikirlerin uygulanması daha zordur ve getirisi düşüktür
Beyin fırtınalı fikirlerinizi matrise yerleştirdiğinizde, önce hangi fikir üzerinde çalışmanız ve hangilerinden kaçınmanız gerektiği daha net hale gelecektir.
Proje Planlaması için Grafiği Seçin (Çevrimiçi düzenlemek için şablona tıklayın)
Karar ağacı
Size birkaç eylem planı sunulduğunda, bu seçenekleri seçmenin farklı sonuçlarını analiz etmek için bir karar ağacı kullanabilirsiniz.
Bu nasıl kullanılır
Adım 1: Kararı tanımlayın ve tanımlayın ve bunu diyagramın başına yerleştirin
Adım 2: Karar ağacının sonraki seviyelerine bağlı çizgilere olası çözümleri yazın.
Adım 3: Bu çözümlerin sonucunu çizgilere bağlı şekillere koyun. Kesin olan sonuçları temsil etmek için bir oval kullanabilirsiniz. Ve eğer bir sonuç yeni bir karara yol açarsa, onu bir dikdörtgenin üzerine yerleştirin.
Adım 4: Karar vericilerden oluşan ekibinizi toplayın ve nihai bir seçim yapmak için analizi gözden geçirin
Karar Ağacı Şeması Şablonu (Çevrimiçi düzenlemek için şemaya tıklayın)
Daha Fazla Karar Ağacı Örneği
Risk yönetimi
Riskler, projelerde kaçınılmaz bir unsurdur ve hedeflerinize olabilecek etkilerini en aza indirmenin en iyi yolu, onlara önceden hazırlanmaktır. Riskleri önceden belirleyip analiz ederek proje sonuçlarını etkileyebilecek olumsuz sonuçların önüne geçebilirsiniz.
Nihai Görsel Risk Yönetim Teknikleri Listemizde, riskleri belirlemek, değerlendirmek ve kontrol etmek için kullanabileceğiniz 11 etkili risk yönetimi tekniğini ele aldık.
Proje Planlama Teknikleri Listesini Genişletin
Burada proje planlama teknikleri olarak kullanabileceğiniz faydalı görsel teknikleri ele aldık. Proje planlama, karar verme, problem çözme, bilgi yönetimi vb. söz konusu olduğunda sadece kullanımı kolay değil, aynı zamanda etkilidirler.
Listeye eklemek için daha fazla proje planlama tekniğiniz var mı? Aşağıdaki yorum bölümünde bize bildirin.