Proje Çizelgeleme Teknikleri İçin Eksiksiz Kılavuzunuz

Çoğu proje yöneticisi, proje planı oluşturmanın proje yönetimi yolculuğunun yalnızca başlangıcı olduğunu bilir. Proje planını yürütmenin somut bir yolu yoksa, tüm dikkatli planlama ve tahminlerin pek bir önemi yoktur. Ve çoğu projenin çok fazla hareketli parçası olduğu için, eyleme geçirilebilir ve projenin tüm gerçeklerini hesaba katan bir program oluşturmak, proje yönetimi sürecinin en kritik parçası haline gelebilir.

Proje Çizelgeleme nedir?

Proje takvimi, projenizin zaman çizelgesidir, belirli bir zaman diliminde tamamlanması gereken tüm sıralı görevlerden, faaliyetlerden ve kilometre taşlarından oluşur.

Bir proje takvimi oluşturmak, hangi kaynakların hangi zaman çerçevesinde gerekli olduğunu netleştirirken, yapılması gereken tüm görevleri iletmenin bir yoludur.

Etkili proje çizelgeleme, bir projenin başarısına, düşük maliyete ve artan müşteri memnuniyetine yol açar.

Genel olarak konuşursak proje planlaması 3 adımdan oluşur

• Ne yapılması gerektiğini belirleyin
• İşi kimin yapması gerektiğini belirleyin
• İşi gerçekleştirmenin ne kadar süreceğini belirleyin.

Proje Takvimini Oluşturma

Büyük, karmaşık projelerin bile net hedefleri ve zaman çizelgeleri olan daha küçük yönetilebilir görevlere bölünmesi gerekir. Aşağıdaki adımlar izlenerek bir proje takvimi oluşturulabilir:

1. Plan Çizelgesi Yönetimi: Bu, bir çizelgenin oluşturulmasıyla ilgili tüm temel çalışmaları içerir. Projenizi yönetecek tüm politikaları, prosedürleri ve yönergeleri oluşturmaktan oluşur. Proje yönetimi sürecindeki tüm paydaşları tanımlar, programı kimin onaylaması gerektiğini ve kimin değişiklik yapma yetkisine sahip olduğunu tanımlar.

2. Proje Faaliyetlerini Tanımlayın: Bu, projeyi tamamlamak için tamamlanması gereken tüm faaliyetlerden oluşur. Bu, her bir görevin niteliğini, alt görevlerin neler olduğunu açıkça belirtmeyi ve yol boyunca projenin ilerlemesini izlemek için kilometre taşlarını belirlemeyi içerir. Faaliyetler ölçülebilir, kolayca tahmin edilebilir ve hem proje teslim edilebilir hem de bütçelenmiş bir maliyetle ilgili olmalıdır.

3. Bağımlılıkları Belirleyin: Bağımlılıkları belirlemek, diğerlerinin tamamlanmasına dayanan tüm etkinliklerin listelenmesini içerir. Bu, programınızı hangi görevlerin paralel olarak ve hangilerinin sırayla yapılması gerektiğine göre yapılandırmanıza yardımcı olur.

4. Aktiviteleri Sıralama : Bağımlılıkları belirledikten sonra, bir projedeki aktiviteleri sıralamaya başlayabilirsiniz. Bu, her göreve zaman çizelgeleri atamayı içermez, ancak görevlerin sırasının tanımlandığı verimli bir iş akışı oluşturmayı içerir.

5. Kaynak Tahmini : Projenizdeki her aktivite kaynak gerektirir. Bu personel, yazılım, çalışma alanı ve çok daha fazlası şeklinde olabilir. Kaynakları tahmin etmek, projenizi yürütürken gecikmelerle karşılaşmamanız için projenin her aşamasında optimum miktarda kaynak bulunmasını sağlar.

6. Süreleri Belirleyin: Her bir faaliyetin ne kadar süreceğini doğru bir şekilde belgelemek, projenin bir bütün olarak yolunda gitmesini sağlamanın anahtarıdır. Bir görevin ne kadar süreceğini küçümsemek, tüm çizelge üzerinde kademeli etkilere neden olabilirken, bir projenin ne kadar süreceğini fazla tahmin etmek, zaman ve kaynakların israfına yol açabilir.

7. İzleme ve Kontrol : Bu süreç proje boyunca gerçekleşir. Raporları çalıştırmayı ve bir projenin ilerlemesini programa göre değerlendirmeyi, performansı yönetmeyi ve ekiple iletişim kurmayı içerir.

Proje Çizelgeleme Teknikleri

Proje çizelgeleme tipik olarak çeşitli teknikleri içerir, en yaygın tekniklerden bazıları şunlardır:

Matematiksel Yöntemler:

Bu modeller, bilinen kapsamlarına göre projedeki çeşitli görevlerin başlangıç ​​ve bitiş tarihini hesaplar.

Kritik yol:

Kritik Yol Yöntemi, bir projeyi tamamlamak için gereken maksimum ve minimum süreyi tanımlayan bir modeldir. Ayrıca, bir projenin yolunda gitmesi için tamamlanması gereken tüm kritik görevlerin belirlenmesine de yardımcı olur. Ayrıca teslim süresinin zamanlamayı etkilemediği diğer görevleri de tanımlar. CPM, bir projenin tamamlanması için gerekli görevlerin listelenmesi ve aralarındaki bağımlılıkların not edilmesiyle uygulanır.

Kritik bir yol, tüm bağımlılıklar ve çıktılar bilindiğinde proje akışını görselleştirmeye ve süresini hesaplamaya yardımcı olur.

PERT Grafiği:

Bir Kritik Yol Diyagramı gibi, bir PERT şeması da bir projedeki görev akışını görselleştirmeye yardımcı olur ve varsayılan sürelerine göre bir zaman çizelgesini tahmin eder. CPM'de olduğu gibi, görevleri tanımlamanız ve proje zaman çizelgelerine göre sıralamanız gerekir. Ardından, oluşturulacak çeşitli güven seviyelerine bağlı olarak projenizin farklı zaman çizelgelerini tahmin eden bir ağ oluşturabilirsiniz,

• iyimser zaman çizelgesi
• Büyük olasılıkla zaman çizelgesi
• karamsar zaman çizelgesi

PERT Grafikleri, olası zaman çizelgelerini hesaplamak için ağırlıklı bir ortalama süre kullanır.

Süre Sıkıştırma

Bunlar bir çizelgeyi kısaltma teknikleridir, kapsamı değiştirmeden çizelgeyi ayarlamak için kullanılır.

Hızlı takip etme

Bu, Kritik Yol kullanmanın başka bir yoludur. Projenin teslimini hızlandırmak için aynı anda yapılabilecek veya kısmen örtüşebilecek görevleri bulmanıza yardımcı olur. Kritik Yolu analiz ederek, hangi görevlerin hızlı bir şekilde izlenebileceğini belirleyebilirsiniz.

çöküyor

Bu, bir projeyi zamanında tamamlamak için ek kaynakların getirildiği bir tekniktir. Bu, bir projenin yedeklenecek fazladan kaynaklara sahip olduğu benzersiz durumlarda kullanılabilir. Ayrıca, daha fazla kaynak eklemenin bir projenin tamamlanmasını hızlandırabileceği durumlara da uygulanabilir. Bu teknik, bir projenin maliyetini önemli ölçüde artırır.

Görev listesi:

Bu, proje çizelgelemenin en basit tekniğidir ve bir projede yer alan tüm olası görevlerin bir elektronik tablosunu veya belgesini oluşturmayı içerir.

Gantt şeması

Proje yöneticileri tarafından çoğu zaman bir projeyi bitirmek için gereken ortalama süre hakkında fikir edinmek için kullanılır. Bir proje çizelgesi Gantt grafiği, soldaki ve zamana karşı sırayla önemli faaliyetleri temsil eden bir çubuk grafiktir. Her görev, aktivitenin başlangıcını ve tarihini ve dolayısıyla süresini yansıtan bir çubukla temsil edilir.

Proje Planlamasında Ustalaşmak İçin İpuçları

Paydaşlardan Girdiler: Bir proje takvimi oluşturmak tek başına yapılamaz. Ekibinize ve diğer paydaşlara danışmak, gerçekçi zaman çizelgeleriyle süreleri tahmin edebilmeniz için görevleri, kaynakları ve bağımlılıkları daha doğru bir şekilde belirlemenize olanak tanır.

Geçmiş Projelere Bakın: Benzer kapsamda önceki projelere atıfta bulunmak, gerçekçi tahminler ve daha kapsamlı bir görev listesi ile daha kapsamlı bir program oluşturmaya yardımcı olabilir.

Riskleri Tanımlayın: Projenizi potansiyel olarak rayından çıkarabilecek tüm faktörleri proaktif olarak belirlemek ve belgelemek, proje takvimini büyük ölçüde etkilemeden riskler ortaya çıkarsa etkin bir şekilde azaltabilecek bir risk yönetim planı oluşturmanıza olanak tanır.

Programlama Varsayımlarını Kaydedin : Bir tahmini hesaplamak için gerekçenizi açıkça tanımlayın. Çizelgelemenin büyük bir kısmı tahminler yapmaktır, bu mevcut mevcut bilgilere dayalı varsayımlar yapmayı içerir. Bu varsayımları listelemek, bazı varsayımlarınız yol boyunca değişirse tüm programın nasıl değişebileceğini belirlemeyi kolaylaştırır.

Bize Proje Çizelgeleme Deneyiminizi Anlatın

Proje çizelgeleme teknikleri sürekli olarak gelişmektedir. Proje çizelgeleme tekniklerinin uygulanmasıyla ilgili herhangi bir deneyiminiz var mı, sizden haber almak isteriz. Aşağıdaki yorumlarda bize içgörülerinizi anlatın.