Küçük İşletmenizin Kağıtsız Kalmasının 10+ Nedeni

Günümüzün çoğunlukla dijital dünyasında, birçok işletme çeşitli nedenlerle kağıtsız ofislere geçiş yapıyor. Benzer bir zamanda, anahtarı oluşturmadan önce düşünmeniz gereken, kağıtsız çalışmanın bazı olumsuz yönleri vardır.

Kağıdı ortadan kaldırmanın avantajlarını ve dezavantajlarını tartın, böylece işinizin gerektirdiği doğru yol olup olmadığını doğrulayabileceksiniz.

Ne Tür İşler Yürütülür?

Kağıtsız kalıp kalmamaya karar verdikten sonra üzerinde düşünülmesi gereken ilk konu, yürüttüğünüz iş türüdür. Kağıt kayıtları azaltarak veya ortadan kaldırarak büyük ölçüde kâr sağlayacak bazı endüstriler (muhasebe veya sigorta gibi) vardır.

Örneğin, sağlık hizmetleri sektörü, tedarikçilerin bir hastanın tam sağlık geçmişini basitçe kontrol etmesine ve gerekirse alternatif sağlık kuruluşlarıyla paylaşmasına izin verdiğinden, elektronik sağlık kayıtları gibi sağlık bilgi yönetimi teknolojilerinin yaygın olarak uygulanmasının avantajlarını kontrol etmeye başlamıştır.

Ancak, ortak bir e-ticaret işletmesi yürütüyorsanız ve gönderilerinize faturaları dahil etmek istiyorsanız, kağıtsız geçiş o kadar uygun veya gerçekçi olmayabilir.

Kağıtsız Çalışmak Atmosfere Yardımcı Olur

Elbette, sayısız işletmenin kağıtsız operasyonlara yönelmesinin en büyük nedenlerinden biri mülktür. Kağıt , çöplüklerde bulunan atığın yirmi beşte birini oluşturduğundan ve çok fazla sera gazı emisyonuna neden olduğundan, kötü muamele kağıdına göre çok daha çevre dostu bir olasılık.

Dairesel bir ekonomi gibi mülk değişikliklerine doğru ilerleme eğilimimiz olduğundan, bu değişiklikler atmosfer için muazzam bir nimet olacaktır.

Yazdırmanın neden olduğu tek çevresel tehlike kağıt değildir. Mürekkebin kendisi, bir ova sırasında kesintiye uğramasına ve toprağa girmesine izin verilirse atmosfer için risk oluşturacak kimyasallar ve önemli metaller içerir. Mürekkebin üretimi aynı zamanda atmosfere baskı yapan fosil yakıtların kullanımına da ihtiyaç duyar.

Kullanım bile yüzde 100 temiz değil. kullanım, kağıdı kullanım için yöntemlendirmek için enerji ve yakıt alır. Tüm kağıtlar geri dönüştürülmeyecektir, bu nedenle bazıları ne olursa olsun bir ovada kendinizi bulabilir.

Ucuz ve Kullanışlı

Çevre dostu olmanın yanı sıra, kağıtsız kullanım uzun süredir makul ve kullanışlıdır. Başlangıçta, ikameler oluşturmak ve gerekli her bir bilginin dijital olarak orada olduğunu garanti etmek, yavaş ve sinir bozucu bir yöntem olacaktır, ancak zamanla daha kullanışlı olacaktır.

Uluslararası alanda kaynak sağlamak veya işi genişletmek üzere olan şirket yöneticilerinin seksente biri gibiyseniz, bu çok doğru olabilir.

Tüm bu evrak işlerini yönetmeyi ve organize etmeyi hayal edin! ya da belgeleri ileri geri postalamak zorunda kalmayarak ne kadar nakit tasarruf ettiğinizi düşünün. 2018'de fiyatları düşürmeye ve gücü artırmaya çalışan herhangi bir işletme, geçişi oluşturmayı düşünmelidir.

Kağıtsız çalışma, ek görevlerin otomatik olacağı, bilgilerin kaydedileceği ve güncellemelerin hızla oluşturulacağı anlamına gelir.

Güvenlik Riskleri, Yangın Riskleri

Tabii ki, eksizyon kağıdı olumsuz yanları değil. Siber saldırılar ve bilgi ihlalleri artıyor ve bilgisayar korsanlarından bir adım önde olmak sıkıntılı olacak. Çoğu danışman, tüm ihlalleri durdurmanın mümkün olmadığı konusunda hemfikirdir, en basit işletmelerin yapacağı, güvenlik önlemleri uygulamak ve sadece bir bilgi ihlali durumunda bir kontrol kurulumuna sahip olmaktır.

Müşterilerin bilgisi tehlikeye girerse, bir iş sırasında hızlı bir şekilde dinlerini kaybederler. Ya da daha kötüsü, bilgi tamamen silinebilir ve geleneksel işlemler kesintiye uğrayabilir.

Çoğu Amerikalı, büyük kuruluşlara, golf atışları MasterCard bilgilerine ve hatta sosyal sigorta numaralarına yönelik siber saldırıların kurbanı.

fiziksel bilginin kaybolma olasılığı dijital bilgi için çok fazla olmasa da, fiziksel belgeler hırsızlık, yangın veya alternatif zararlardan dolayı tehlikede olabilir.

Kağıtsız Olmanın Nedenleri

1) çevrimiçi banka

Bir web çek hesabı oluşturmak, işinizde kağıdın ölçeğini küçültebilir, zamandan tasarruf edebilir ve ek nakit yönetimini uygun şekilde oluşturabilir. Çoğu çevrimiçi bankacılık mobil uyumludur, bu nedenle işlemleri kendi zamanınızda oluşturabilirsiniz.

Çevrimiçi bankacılık, fiziksel bir yerin kısıtlamaları olmadan size faturaları ödeme, para transfer etme ve hesap bakiyeleri hakkında düşünme özgürlüğü sağlar. hesaplarınıza 24 saat erişiminiz var ve elle doldurmanız gereken uzun satırlar veya formlar yok. sadece birkaç basit tıklama ve bitirdiniz.

Ticari ve özel finansmanı ayırmak, ticari işlemleri düzenlemeyi ve vergileri dosyalamayı kolaylaştırır. İş için ayrı bir çek hesabı açın ve hesabı yalnızca ticari işlemler için kullanın.

2) Kitapları paketiyle saklayın.

Küçük bir işletme sahibi olarak, muhtemelen kitaplarınızı tutan kişilerden oluşan bir ekibiniz yoktur. Ancak bu, kayıtları yönetmenin omuzlarınızda çok büyük bir yük olması gerektiği anlamına gelmez. Muhasebe süreçlerini şekillendirmek ve kağıdı geri ölçeklendirmek için çevrimiçi bir muhasebe paketi kullanın.

Elden nakit takibi, işinize tahmin edebileceğinizden daha fazla masraf katacaktır. yavaş etkilidir. Her hafta kayıt girişleri için saatler ödüyorsanız, gelir elde etmek için harcanacak bir soyguncu olursunuz.

Kağıt muhasebe kayıtlarını oluşturma ve saklama maliyeti birlikte cüzdanınızı zorlar. Ve yazılı kayıtlar ayrıca hatalardan sorumludur. Hatalar , mali durumunuzla ilgili ortak yanlış bir görüntü sunar ve sağlıksız iş seçimlerine neden olabilir. Hatalı vergi beyannameleri, vergi mevsimi boyunca otorite cezalarına ve ücretlerine karşı savunmasız kalmanıza neden olur.

Kağıtsız bir muhasebe programı ile ek fiyatlardan kaçının. Bu paket hızlıdır ve sizin için rakamları hesaplar. bilgi bulutta tutulur, böylece ağa bağlanan herhangi bir cihazdan ona erişebilirsiniz.

3) Dijital işbirliği araçlarını kullanın

İletişim, güçlü bir iş gücünün çok önemli bir yönüdür. Personel iş günü boyunca işbirliği yaptığında, işiniz iyi yağlanmış bir makine gibi çalışır. Kağıt israf etmeden konuşmaları sürdürmek için dijital işbirliği araçlarını kullanın.

Birçok çevrimiçi araç, belgeleri, klasörleri ve gelirleri paylaşmanıza olanak tanır. görev yönetimi ve görüntülü sohbet uygulamalarını birlikte kullanabileceksiniz. kağıt dosyaları değiş tokuş etmek yerine, personelin bulut içinde işbirliği yapmasını sağlayın.

4) Dijital kopyaları tarayın

İşletmeniz için kayıt olarak kalmasını istediğiniz küçük bir soru var. Muhasebe girişleri, sözleşmeler, faturalar - liste uzayıp gidiyor. Sakladığınız yorucu kopyaların miktarını azaltmak, belgeleri kontrol altında tutmak için bir tekniktir.

Coğrafi noktada kötü muamele kağıdını azaltmak için dijital kopyaları tarayın. belgeleri bir ürüne aktarabilir veya bunları bilgisayarınızda dosya olarak kaydedebilirsiniz. iş belgelerini bulutta saklamayı düşünün. Bu şekilde, bilgisayarınız çökerse formlar kaybolmaz.

5) Her Şeye Parmaklarınızın Ucunda Erişin

"Faturamın son ödeme tarihi ne zaman?" müşteriniz soruyor. Çözümü bulmak için buruşuk belgelerle dolu ayakkabı kutularının arasından görünmek istiyorsanız, kağıtsız bir dosya sistemi kullanmanın zamanı gelmiş demektir.

Kağıtsız iş sistemleriyle, belgeleri aramak için dağlar kadar iş yapmaya mecbur olmanıza gerek yok. Bulut tabanlı bir dosya sistemi kullanıyorsanız, çevrimiçi bir ilişkilendirmeye sahip herhangi bir cihazdan bilgiye erişebilirsiniz. Örneğin, bir çevrimiçi muhasebe paketi kullanıyorsanız, kitaplarınızı istediğiniz zaman, istediğiniz yerden güncelleyebileceksiniz.

Kağıtsız sistemler, müşteri bilgilerini daha hızlı ve daha erişilebilir hale getirecektir. Ayrıca, promosyonları postalamak yerine müşterilere özel e-posta kampanyaları gönderebileceksiniz.

Çevrimiçi bankacılık yaptığınızda, banka çalışma saatleri ile kısıtlanmazsınız. Hesaplarınıza 7/24 erişiminiz var, size istediğiniz zaman hesap bakiyelerine bakma ve faturaları ödeme özgürlüğü veriyor. Bu, fonları doğrulamak istediğiniz her durumda karar vermek zorunda kalmayacağınız için size zaman kazandırır.

6) Personel arasında bilgi aktarımı.

Çalışanlarınız arasında bilgi paylaşımı, başarılı bir iş sahibi olmanın önemli bir parçası olabilir. ancak her şey not kartlarına yazıldığında, bilgi aktarımı zahmetli olacaktır.

Dijital işbirliği araçlarını kullanmak yalnızca iş yerindeki kağıdı azaltmakla kalmaz, aynı zamanda bilgi paylaşımını ve bilgi akışını kolaylaştırır. bu işbirliğini geliştirebilir, yeniliği teşvik edebilir ve bilgi işaretini önleyebilir.

Çevrimiçi araçlar, personelin belgeleri, klasörleri paylaşmasına izin verir, ilgili kötü muamele ekonomik bir sistemdir. personel, iş arkadaşlarının kendilerine kağıt dosyalar vermesini dört gözle beklemek yerine bulut içinde işbirliği yapacak.

7) Müşteri Ödemelerini daha hızlı alın

Müşterilere kredi açarsanız, onları şu veya bu amaçla faturalandırmaya zorlanmayı hedefliyorsunuz. Nedensel kağıt faturalar yerine elektronik faturalara geçerek kağıt, zarf ve posta ücretinden tasarruf edebilirsiniz. sağlanan fiyat tasarrufları dışında, ödemeyi hızlandırabileceğiniz ihtimali de vardır.

Bir ortak e-posta faturası gönderdiğinizde , müşteriniz muhtemelen şimdi alabilir, ancak bu, ödemeleri çok geçmeden hızlanabilir. Fatura oluşturmanıza ve takip etmenize izin veren bir paket kullanırsanız, kabul edildikten sonra ödeme taleplerinin takibi yoluyla ödenmemiş faturaları ek olarak hızlı bir şekilde işleyebileceksiniz.

Çevrimiçi faturalandırmanın her müşteri için çalışmayabileceğini unutmayın. Bazı müşteriler fiziksel fatura almayı tercih eder. Müşterilerin isterlerse elektronik faturalamayı tercih etmelerine izin veren ortak olma olanağına sahip olmalısınız.

8) Kontur İşletme Sahibinin Sorumlulukları

Stopaj ve vergilerin ödenmesi, hiçbir işletme sahibinin kaçamayacağı bir görev olabilir. İş yapınıza bakılmaksızın, hükümete vergi borçlusunuz. Ve personeliniz varsa, ek vergiler bile ödeyebilirsiniz.

Vergi ödeme sorumluluklarınızı değiştirmek için Elektronik Federal Vergi Ödeme Sistemine (EFTPS) kaydolabilirsiniz. Kötü muamele EFTPS ücretsizdir ve vergi ödemelerinizi kolaylaştırır. Ve ödeme geçmişinize kolayca erişebileceksiniz.

Alternatif işletme sahibi sorumluluklarına dijital alternatifler arayın. örnek olarak, bir kağıt türü SS-4'ü dosyalamak yerine çevrimiçi olarak ortak EIN'ye (İşveren Kimlik Numarası) başvurabileceksiniz. çevrimiçi olarak dosyalamanızın ve onaylanmanızın ardından, yetkili makam artık EIN'nizi sağlar. ancak SS-4 türünü faksladıktan veya postaladıktan sonra, günler veya haftalar boyunca EIN'nizi almazsınız.

İşletmeler için Kağıtsız İşyeri Avantajları

Coğrafi noktada kağıt istihdamının azaltılmasının birçok olumlu etkisi olacaktır. İşte sadece birkaç kağıtsız iş yeri avantajı:

Zaman kazandırır: Elektronik belgelerin otomatik yapısı, el yazısı bilgisinden zaman kazandırır.

Erişilebilir bilgiler: Bulutta bilgi depolamanızın bir sonucu olarak, çevrimiçi bir ilişkilendirmeye sahip herhangi bir cihazdan bunlara erişebileceksiniz.

İyileştirilmiş müşteri hizmeti: Kağıtsız bir çalışma alanı, müşteri bilgilerini ve iletişimlerini ek olarak hızlı bir şekilde yönetmenize yardımcı olur.

Kolay saklama çözümleri: Dijital kayıtlar, işlerle dolu dosya dolaplarından daha az yer kaplar.

Güvenli veriler: çevrimiçi sistemler güvenli sunucularda çalışır, bu nedenle yalnızca onaylı kullanıcılar bilgilere erişebilir.

Çözüm

İşletmenizin tamamen kağıtsız olması pek olası değildir. Ancak, akıcı işlemler kullandığınız kağıt miktarını azaltın. Daha pratik süreçlerle kağıtsız seyahat etmeye başlayabilir, şirketinizi büyütebilir ve fiyatlarınızı küçültebilirsiniz.

İşte neden kağıtsız kalmanız gerektiğine dair en iyi bilgileri içeren infografik. Daha fazlası için Aşağıdaki İnfografikleri Okuyun

Ek Kaynaklar