Ev Takımlarından Çalışmak için 5 Güçlü İşbirliği Aracı

İşbirliği, işgücü performansını yönlendiren çok önemli bir unsurdur.

Ekip çalışmasını güçlendirir ve yenilikçi düşünceyi ve ekip üyelerinin hedeflere verimli bir şekilde ulaşmada eşit katkısını teşvik eder.

Birkaç yıl önce yapılan bir Stanford araştırması, yalnızca bir ekiple birlikte çalışma algısının bile bireyin performansını artırdığını gösteriyor.

COVID-19'un işletmelerin küresel olarak çalışma şeklini etkileyip değiştirmesiyle birlikte ekip çalışması ve işbirliği daha da önemli hale geldi.

Ve evden çalışan ekipler nedeniyle yürütmesi zor. Sonuç olarak şirketler, inovasyonu sürdürmek, çalışan üretkenliğini artırmak ve alakalı kalmaya devam etmek için çevrimiçi uzaktan işbirliği araçlarına giderek daha fazla bağımlı hale geldi.

Aşağıda, özellikle şu anda evden çalışanlar arasında, çalışanlar arasındaki iletişimi ve ekip çalışmasını geliştirmek için kullanabileceğiniz 5 popüler uzaktan işbirliği aracını listeledik.

Belge ve Dosya İşbirliği Aracı – Google Dokümanlar/ Google Drive

Belge ve dosya paylaşım uygulamaları, işbirliği araç setinde önemli bir rol oynar. Ekiplerin ortak belgeleri çevrimiçi olarak kolayca paylaşmasına ve işbirliği yapmasına yardımcı olurlar.

Araştırmalar, eklere olan ihtiyacı ortadan kaldıran bir belge yönetim aracıyla ekiplerin %33 daha hızlı belge oluşturabildiğini gösteriyor.

Bu kategorideki önemli oyunculardan biri, herhangi bir cihazdan ve dünyanın herhangi bir yerinden doküman oluşturabileceğiniz, düzenleyebileceğiniz/inceleyebileceğiniz ve başkalarıyla paylaşabileceğiniz Google Dokümanlar'dır.

Gerektiğinde birden çok dosya biçimindeki belgeleri de indirebilirsiniz. Google Drive ile entegre olarak, belgelerinizi düzgün bir şekilde düzenlemenize ve kuruluş genelinde bunlara yönelik izinleri yönetmenize olanak tanır.

Ne zaman kullanılır:

• Not almak için çevrimiçi toplantılar sırasında
• Çevrimiçi bir beyin fırtınası oturumu sırasında fikirleri işbirliği içinde geliştirmek
• Bir belgeyi düzenlerken gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmak için
• Sürüm geçmişiyle belgenin ilerlemesini izleyin
• Önemli belgeleri ekip üyeleri, müşteriler veya paydaşlarla paylaşmak
• Belgeler hakkında anında geri bildirim sağlayın veya değişiklik önerilerinde bulunun

İşbirliği için Görsel Çalışma Alanı – Creately

X Kuşağı ve Y kuşağının %60'ından fazlasının görsel yollarla daha fazla işbirliği yaptığı tahmin ediliyor.

Görseller, insanların fikirlerini, süreçlerini, iş akışlarını, tasarımlarını vb. daha iyi iletmesine yardımcı olur. Bu nedenle çoğu konferans odasında beyaz tahtalar bulunur; tartışılan şeye görsel bir yön eklemeye yardımcı olmak için.

Görsel işbirliği platformları, bu geleneksel beyaz tahtayı, birden fazla kişinin görsel öğeler ve diyagramlar kullanarak fikirlerini ve tasarımlarını geliştirmek için birlikte çalışabileceği bulut tabanlı, sonsuz bir tuval ile değiştirir.

Sektörde bir dev Creately. Takımların kavramları daha hızlı görselleştirme konusunda gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmasına yardımcı olmak için sezgisel çizim özelliklerine sahip ölçeklenebilir, sonsuz bir çevrimiçi tuval sunar.

Ayrıca pazarlama, geliştirme, tasarım, mühendislik, İK, proje yönetimi ve çevik ekipler için çeşitli senaryolara dayalı 1000'lerce önceden hazırlanmış şablona sahiptir.

Google Drive, Confluence ve Slack ile sorunsuz entegrasyonu, çapraz işlevli ekipler arasında işbirliğini daha da güçlendirmeye yardımcı olur.

Ne zaman kullanılır:

• Zihin haritaları, fikir panoları, kılçık diyagramları vb. kullanarak fikirler etrafında beyin fırtınası yapmak.
• Scrum ekibinizle çevrimiçi Sprint Planlama yapmak için
• Her yerden görseller ve diyagramlar kullanarak fikirler/planlar geliştirmek için gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmak
• Kullanıcı akışlarını, tel çerçeveleri ve UI maketlerini planlamak ve gözden geçirmek için
• Raporlar, belgeler, sunumlar vb. için istatistikleri ve bilgileri görselleştirmek için.
• İş arkadaşları, paydaşlar ve müşterilerden belgeleri paylaşmak ve bunlarla ilgili geri bildirim almak için

Takım Mesajlaşma Uygulaması – Slack

İşbirliği, çalışanlar arasında uygun iletişim ile başlar.

Ayrıca, ister aynı yerden ister uzaktan çalışıyor olsunlar, ekipler arasındaki iletişimi kolaylaştıracak amaca yönelik birçok uygulama var.

Microsoft Teams, daha büyük kurumsal şirketler için tasarlanmış olsa da, kurulumu ve yönetimi daha kolay olan Slack'in aksine, kurulumu genellikle zor olarak kabul edilir.

Bu gönderi için, Microsoft Teams'in daha geniş bir kullanıcı tabanına sahip olmasına rağmen, kurulumu ve kullanımı daha kolay olduğu ve işletmeler için anlık mesajlaşma için uygun bir seçim olduğu için Slack'e bağlı kalmaya karar verdik.

Slack, ister şirket içinde ister uzaktan olsun, her büyüklükteki ekip için harika bir iletişim aracıdır. Ekiplerin iş arkadaşlarıyla anlık mesajlar, görüntülü aramalar yoluyla bağlantı kurmasına ve hatta sosyalleşmek için işle ilgili olmayan ayrı kanallar oluşturmasına olanak tanır.

Ne zaman kullanılır;

• Ekibinizle iletişim kurmak istediğinizde e-postaların, telefon görüşmelerinin ve metin mesajlarının yerini alır.
• Sohbet geçmişinizde kayıtlı önemli bilgileri, belgeleri, kaynaklara bağlantıları vb. tutmak için. Arama seçeneği ile bunları hızlı bir şekilde keşfedebilirsiniz.
• Kendiniz ve ekibiniz için önemli olaylar (ör. günlük scrum) için hatırlatıcılar ayarlamak için
• İş arkadaşlarınızla sesli veya görüntülü arama üzerinden bağlantı kurmak için
• Ekibinizin işle ilgili olmayan şeyler üzerinde bağ kurması için eğlenceli topluluk alanları yaratmak
• Sorunları çözmek, diğer insanları bilgilendirmek, fikirler etrafında beyin fırtınası yapmak ve görev/proje güncellemelerini paylaşmak
• Mesai saatleri içinde müsaitlik durumunuzu paylaşmak için

Çevrimiçi Toplantı Aracı – Yakınlaştırma

Uzaktan çalışırken, yüz yüze görüşmek ve çalışmak mümkün değildir; ancak video konferans sanal olarak 'yüz yüze' konuşmaları mümkün kılar.

Ve uzak bir ekip için, güven oluşturmak ve etkili iletişim için gerekli görsel ipuçlarını sağlamak için çok önemlidir.

Piyasada birçok araç var. Bloomberg , küresel video konferans pazarının 2025 yılına kadar yıllık %9,2'lik bir bileşik büyüme oranıyla genişleyeceğini ve bu pazarı 6,7 milyar dolara çıkaracağını bildiriyor. Ayrıca , çalışanların %51'inin iş için bir ev ofisinden görüntülü arama yaptığını, %33'ünün ise bunu bir ortak çalışma tesisinden yaptığını belirtiyor.

Video konferans için dünya çapında kullanılan popüler bir araç Zoom'dur. COVID-19 pandemisinin başlangıcından bu yana Zoom, kullanıcı tabanını rekor düzeyde artırdı. Şirketin 2020 yılında şu ana kadar 2,22 milyon aylık aktif kullanıcı eklediği, 2019 yılında ise 1,99 milyon kullanıcı eklediği tahmin ediliyor.

Ne zaman kullanılır;

• İş arkadaşlarınızla video konferans ve sesli konferans için
• Ekip üyeleri, müşteriler, paydaşlar vb. ile uzaktan toplantılar yapmak için.
• Uzaktan görüşmeler yapmak ve yeni uzaktan işe alınanlar için eğitim oturumları düzenlemek için
• Web seminerleri ve diğer pazarlama etkinlikleri düzenlemek
• Toplantıları planlamak ve kaydetmek için
• Ekran paylaşımı için

Proje Yönetimi – Favro

Son birkaç yılda, proje/görev yönetimi yazılımı son derece popüler hale geldi, şimdi çoğu ekibin uzaktan çalışan üyeleri olduğu için daha da popüler hale geldi.

İster proje görevlerini basitçe organize etmek isterse projeleri planlamak ve izlemek için kurumsal düzeyde bir sistem arıyorsanız, herkes için bir çözüm var.

Favro, dağıtılmış ekiplerin üzerinde çalıştıkları görevlerin/projelerin planlanması, düzenlenmesi ve ilerlemesini takip etmeleri için tek bir alan sunar.

Ne zaman kullanılır:

• Yol haritalarını, listeleri ve sayfaları kullanarak devam eden işi görselleştirmek, darboğazları belirlemek ve ekip olarak senkronize kalmak için
• Uygulama içindeki projeler için gereken içeriği oluşturmak ve üzerinde işbirliği yapmak için
• Projeleri planlamak ve ekip üyeleri arasında görev ve görevler atamak
• Ayrı ekipler için gelecekte yapılacak işler ve koleksiyonlar (çalışma alanları) oluşturmak için
• Akranlar için projeleri gözden geçirmek ve geri bildirim bırakmak için

Favori Uzaktan İşbirliği Araçlarınız Nelerdir?

Sorunsuz uzaktan işbirliğinin anahtarı, doğru amaç için doğru aracı kullanmak ve karışıklık yaratmamak için sınırlı sayıda araç kullanmaktır. Araçların daha verimli kullanımını teşvik etmek için, bunların ne zaman ve nasıl kullanılacağına ilişkin açık yönergelere sahip olun ve bunları yazın ve ekiple paylaşın.

Bu 5 uzaktan işbirliği aracının işi verimli bir şekilde yapmanıza yardımcı olacağını umuyoruz.

Aşağıdaki yorumlar bölümünde görüşlerinizi bize bildirin.