Daha Kolay Uzaktan Program Artışı (PI) Planlaması için Hızlı Kılavuz

PI Planlama, Scaled Agile Framework ^TM'nin önemli bir parçasıdır. Ekiplerinizi uyumlu hale getirmek ve önemli olana odaklanmak için harika bir yoldur. Ancak, nereden başlayacağınızı bilmek zor olabilir. Bu kılavuz, PI Planlamanın temelleri ve başarılı planlama sonuçları elde etmek için ajandanıza dahil etmeniz gerekenler konusunda size yol gösterecektir.

PI planlaması nedir?

Program Artışı planlaması veya PI planlaması, çevik sürümlerin başarılı bir şekilde yürütülmesi için gerekli olan kadans tabanlı bir olaydır. ART üzerindeki tüm ekipleri ortak bir misyon ve vizyona hizalayan Çevik Serbest Bırakma Treninin (ART) merkezinde yer alır.

PI planlama oturumları, yıl boyunca aynı Agile Release Train'de birden fazla ekibin özellikleri, ileriye giden yolu, yol haritasını ve ekipler arası bağımlılıkları tartışmak için bir araya geldiği, düzenli olarak planlanmış etkinliklerdir.

PI Planlama etkinliği genellikle Release Train Engineer (Scrum Master) tarafından düzenlenir ve 8 ila 12 haftalık program artışlarını içeren 2 günlük bir süre boyunca gerçekleştirilir.

Bir kuruluş, PI oturumlarının ne zaman yapılacağına karar verebilir. Örneğin, birçok şirket PI planlamasını bir program artışının başında ve inceleme ve uyarlama yinelemesinden sonra planlarken, bazıları oturumları üç ayda bir yapmayı tercih eder. Bu oturumlar, proje yöneticilerinin veya ilgili ekiplerin önceden plan yapmasına olanak tanıyan sabit bir programa göre düzenli olarak gerçekleşir.

SAFe veya Scaled Agile Framework ^TM , daha büyük organizasyonların çevikliği benimsemesini destekleyen bir dizi yönerge ve uygulamadır. Dört adımdan oluşur; planlama, yürütme, uyarlama ve yansıtma. SAFe, daha iyi üretkenlik ve teslimat ile sonuçlanan farklı ekipler ve seviyeler arasında görünürlüğü, uyumu ve işbirliğini artıran bir metodoloji olarak kabul edilir.

Uzaktan PI Planlama

PI Planlama oturumları geleneksel olarak yüz yüze yapılır. Bununla birlikte, pandemi, farklı ekipleri ve ekip üyelerini tek bir yerde, şahsen bulmanın her zaman mümkün olmadığı, işyerini geri dönülmez bir şekilde değiştirdi. Bu nedenle öncelik, işin parçası olan tüm ilgili ekipleri gerçek zamanlı olarak planlamada yer alacak şekilde bir araya getirmektir. Bu oturumları uzaktan kolaylaştırmak ve desteklemek için bir dizi çevrimiçi araç ve gerekli teknolojiler kullanılır.

PI Planlama Neden Önemlidir?

PI planlaması her büyüklükteki şirket için gereklidir, ancak özellikle 100-200 ekip ve 1000'lerce geliştiriciye sahip olabilecek büyük kuruluşlar için değerlidir. PI planlamasını uygulamaya koymadan önce, bu ekiplerin birbirleriyle herhangi bir iletişimi yoktu ve bu nedenle bilgiler, kaynaklar, bütçeler ve işte çatışmalara yol açacak şekilde liderlik ve yönetim seviyesinden aşağıya doğru iniyordu.

PI Planlaması uygulandığında, uygun iletişim protokolleri ekiplerin bir araya gelip ne üzerinde çalıştıklarını tartışmasını ve bağımlılıkların anlaşılmasını ve etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar. Örneğin, iki ekibin, sürümü geciktirebilecek veya kodun önemli ölçüde yeniden işlenmesini gerektirebilecek bir bağımlılık olduğunu fark etmeden farklı özellikler üzerinde çalıştığı durumlardan kaçınılabilir.

PI Planlama oturumları sırasında, ekipler ve ekip üyeleri yüz yüze (uzaktan veya şahsen) buluşarak, gelecekteki çalışmalarda daha iyi işbirliği ile sonuçlanacak bire bir etkileşimlerin önünü açar. Bir PI planlama oturumunun sonunda ekipler, bir sonraki program artışı için yinelemeleri, biriktirme listelerini, hedefleri ve riskleri içeren bir planla donatılır.

Özetle PI Planlama şunları sağlar:

• yapılandırılmış iletişim ve görünürlük
• farklı ekipler arasında işbirliği ve daha iyi senkronizasyon
• etkili çalışma, görev ve hedeflere uyum
• özellikleri daha kısa sürede yayınlama ve bir bütçe dahilinde kalma yeteneği.

Etkinliği Planlama

Başarılı PI Planlaması için üç adım vardır.

1. Organizasyonel hazırlık: Programdaki tüm paydaşların ve liderlerin katılmaya hazır olduğundan emin olun. PI planlama oturumlarının önceden planlanması ve ekiplere hatırlatıcı gönderilmesi en iyisidir.
2. İçerik hazırlığı : PI oturumunun ve programın vizyonu ve amacı, oturum için zamanında ve iyi hazırlanmış olmalıdır. Bu, ilk gün tüm katılımcılara açıkça iletilmelidir.
3. Lojistik hazırlığı: Şahsen büyük bir oda, tüm katılımcıları barındırabilecek bir Microsoft Teams veya ekip Yakınlaştırma araması düzenleyin. Uzak oturumlarda, birbirleriyle daha fazla etkileşim kurabilmeleri için ekipleri küçük gruplara ayırmak için ara odalarını kullanın.

Bir PI olayından önce, yukarıdaki adımların yanı sıra, aşağıda belirtilen öğelerin de tanımlandığından ve kurulduğundan emin olun.

• Proje vizyonu ve hedefleri
• Proje kapsamı, kısıtlamalar, zaman çizelgesi ve kilometre taşları
• Gerekli kaynaklar
• Görev ve Sorumluluklar

Gündem

PI planlama etkinliğinin gündemi kritik bir rol oynar. Çevik serbest bırakma trenini oluşturma ve yürütmedeki rollerini herkesin anlaması için katılımcılara nelerin kapsanması gerektiği konusunda rehberlik eden çerçevedir. Katılımcıların en önemli şeye, yani değer sunmaya odaklanabilmeleri için gündem her zaman basit ve kolay tutulmalıdır.

PI planlaması veya uzaktan PI planlaması her kuruluş için farklı olsa da bazı benzerlikler vardır. Aşağıda, takip edebileceğiniz iki günlük bir PI planlama oturumu için standart gündem bulunmaktadır.

İş Bağlam

Mevcut iş durumu, portföy vizyonu ve mevcut çözümlerin müşteri ihtiyaçlarını karşılamada ne kadar etkili olduğu hakkında bir güncelleme. Bu genellikle işletme sahibi veya üst düzey bir yönetici tarafından sunulur.

Ürün/Çözüm Vizyonu

Bu, yaklaşan ilk 10 özelliği, önceki PI planlama etkinliğindeki değişiklikleri ve olası kilometre taşlarını içeren mevcut vizyonu gerektirir. Ürün/çözüm vizyonu tipik olarak Ürün Yönetimi tarafından sunulur.

Mimari Vizyon & Geliştirme Uygulamaları

Yaklaşan PI'de altyapı, geliştirme süreci ve iletişimde iyileştirmeler için mimari vizyonu ve çeviklikle ilgili değişiklikler. Mimar/Mühendislik bölümü, mimari vizyon ve geliştirme uygulamalarının sunulmasında başı çeker.

Planlama Arka Planı

Planlama sürecinin nasıl işlediğine ve ne beklendiğine dair bir taslak.

Ara Oturumlar

Birkaç ara oturumu, en az ikisi, iki gün boyunca yayıldı. İlk oturum için ekipler, başkalarıyla paylaşılacak ilk ekip PI hedeflerini içeren taslak planlar oluşturmak için kapasitelerini, birikimlerini, risklerini ve bağımlılıklarını belirlemeye çalışacaklardır. Bu PI hedefleri, planda yer alan ancak bilinmeyen faktörler veya riskler nedeniyle taahhüt edilmeyen hedeflerden oluşur.

Genellikle ikinci gün gerçekleşen ikinci oturumda, ekipler planlar üzerinde çalışmaya devam edecek ve gerekli ayarlamaları yapacaktır. PI'nin hedefleri, iş değerlerinin atanması için iş sahiplerine veya üst yönetime teslim edilmeden önce ekipler tarafından kesinleştirilir.

Taslak Plan İncelemesi

Ekipler geri bildirim için taslak planlar sunar. Burada ekipler, diğer ekiplerle veya çevik sürüm trenleriyle iletişim kurmaya ve ilişkili bağımlılıkları belirlemeye teşvik edilir. Oturum, ekiplerin temel planlama çıktılarını, taslak PI hedeflerini, potansiyel riskleri ve bağımlılıkları sunduğu, sıkı bir zaman çizelgesine sahip bir oturumdur. İşletme sahipleri ve diğer ekipler, her ekip sunum yaptıktan sonra girdi sağlar.

Yönetim İncelemesi

İşletme sahipleri, paydaşlar ve yönetim, çözümler veya değişiklikler önermek için taslak planda sunulan zorlukları ele almak için bir araya gelecek. Kapsam, kaynak sorunları ve bağımlılıklardaki zorluklara özel dikkat gösterilecektir. Yönetimin gözden geçirilmesi ve problem çözme toplantısı sırasında yönetim, kapsam değişikliklerini sıralamaya, çeşitli sorunları çözmeye ve ayarlamalar yapmaya bakacaktır.

Nihai Plan İncelemesi

Her takım planlarını gruba sunar. Her sunumdan sonra, her ekip riskleri, bağımlılıkları ve engelleri vurgular. Plan, onay için işletme sahibine ve yönetimine sunulur. Plan onaylanırsa, herkesin görmesi için PI hedefleri ortaya konulur. Yönetimin belirli endişeleri varsa, ekibe endişeleri ele alması ve revize edilmiş planı sunması için zaman verilir.

Program Riskleri

Ekipler, planlama oturumu sırasında hedeflere ulaşmayı engelleyen riskleri belirleyecektir. Belirlenen riskler tüm gruba sunulacak ve şeffaflıkla ele alınacaktır. Bu süreçte riskler aşağıdaki gibi sınıflandırılacaktır.

• Çözüldü: risk artık bir endişe kaynağı değil ve çözüldü
• Sahip olunan: grubun bir üyesi, tartışma sırasında çözülemeyen riskin sahipliğini üstlenir.
• Kabul edildi: bazı riskler potansiyel sorunlar veya durumun gerçekliği olarak anlaşılır ve kabul edilir
• Azaltılmış: riskin etkisini azaltmak için bir plan belirlenir

retrospektif

Etkinlik ve gelecekteki etkinlikler için nelerin iyileştirilmesi gerektiği hakkında geri bildirim almak için kısa bir retrospektif yapılır.

PI Planlamanın Girdileri ve Çıktıları (Faydalı Şablonlar)

Girişler

• İş bağlamı

• Yol haritası ve vizyon

• Program biriktirme listesinin en iyi 10 özelliği

çıktılar

• Taahhüt edilen PI hedefleri: Bu, iş sahipleri tarafından atanan iş değeri ile ekipler tarafından oluşturulan bir dizi SMART hedefini içerir.

• Program panosu: Yeni özelliklerin ne zaman yayınlanacağı, ekipler arasındaki bağımlılıklar ve kilometre taşları ile ilgili tarihleri ​​içerir.

Başarılı Uzaktan PI Planlaması İçin İpuçları

Uzak PI planlama etkinlikleri, dağıtılmış ekipler için idealdir. Uygun maliyetlidir ve bulundukları yerden bağımsız olarak tüm ekiplerin katılmasına olanak tanır. 'Etkinliği Planlama' bölümünde bahsedilen üç önemli adımın yanı sıra, sorunsuz bir uzaktan etkinlik için aşağıdakilere dikkat etmek önemlidir.

Çevrimiçi araçlar, başvuracağınız platformdur

Katılımı onaylamak, bilgi paylaşmak, toplantılar düzenlemek ve gerçek zamanlı olarak etkileşim kurmak için çevrimiçi araçları kullanın. Ayrıca, oturumları kolaylaştırmak ve destek sağlamak için özel bir ekibiniz olsun.

Bir program oluşturun ve sayfaları önceden kaydedin

PI planlama etkinliğinin programını oluşturun ve paydaşları önceden bilgilendirin. Katılımcılardan katılımlarını onaylamak için kaydolmalarını isteyin.

Doğru zamanı seçin

Dağıtılmış ekiplerde, ekip üyelerinin farklı zaman dilimlerinde dünyanın her yerine dağılmış olma olasılığı vardır. Etkinlik saatini seçerken saat farklılıklarına dikkat edin ve etkinliğin 6-8 saati geçmemesine dikkat edin.

Takip edilecek görgü kuralları

Yanlış iletişimden ve gereksiz kesintilerden kaçınmak için uyulması gereken görgü kurallarının bir listesini dağıtın. Örneğin, tüm ekip üyelerinden kameralarını açmalarını ve aktif olarak katılmalarını isteyin. Ayrıca, ne zaman konuşmanın kabul edilebilir olduğunu ve mikrofonlarını ne zaman sessiz tutacaklarını da bildirdiğinizden emin olun.

Monotonluktan kaçının ve güven oluşturun

Olayları ilginç tutmak ve güven oluşturmak için birkaç 5 dakikalık aralar ve ayrıca buz kırıcı oturumları ekleyerek katılımcılara biraz dinlenme sağlayın.

Oturumu kaydedin

Oturumu canlı yayınlayın ve kaydedin. Bu, kaçınılmaz koşullar nedeniyle oturumu kaçırabilecek veya tekrar başvurmanız gerekirse ekip üyeleri için yararlıdır.

Sürprizlerden kaçının

Paylaşılan gündeme bağlı kalın ve katılımcılarla rolleri ve beklentileri hakkında iletişim kurun.

PI planlama oturumları, çevik sürüm yönetiminin önemli bir parçasıdır. Yolda kalmak ve başarılı ürün teslimatını sağlamak için her yıl birkaç oturuma katılmayı unutmayın.

Uzak PI Planlamanız için Creately kullanın

Creately, PI planlamanızı en başından itibaren neredeyse sorunsuz hale getirmek için bir dizi araca sahiptir.

• Önemli fikirler, riskler ve bağımlılıklar üzerinde beyin fırtınası yapmak ve işbirliği yapmak için beyaz tahta ve serbest çizim yetenekleri.
• Çevik trenin üyeleriyle paylaşmak üzere PI planlama oturumları için gündemi ve diğer gerekli formatları önceden hazırlamaya başlamak için 1.000'den fazla şablon ve şekil.
• Beyin fırtınası yapmak ve hazırlıkları tartışmak için diğer ekip üyeleriyle bağlantı kurmak için uygulama içi sesli ve görüntülü konferans.
• Çalışma alanlarını ve klasörleri meslektaşlarınız ve iş arkadaşlarınızla paylaşın. Yönetmek, paylaşmak, düzenlemek ve gözden geçirmek için çoklu erişim ve rol seviyeleri ile birlikte gerçek zamanlı işbirliği yapmak için çok oyunculu yetenekler.
• Toplantınızı yürütmek ve proje panosunu tek bir yerden yönetmek için MS Teams ile entegrasyon

En iyi görsel proje yönetimi deneyimini yaşamak için Creately ile bir sonraki PI Planlama veya Uzaktan PI Planlama oturumunuzu başlatın!