Bir Projeyi Uzaktan Etkili Bir Şekilde Yönetme

Bir projeyi yönetmek başlı başına zorlu bir iştir. Ve şimdi bunu sizinle aynı yerden çalışmayan bir ekiple yapmanız gerekiyor.

COVID-19, çalışma şeklimizi önemli ölçüde değiştirdi ve konu proje yönetimine geldiğinde, üstesinden gelinmesi gereken tamamen yeni bir dizi engel var.

Bu gönderide, Creately'nin projeleri yönetirken izlediği en iyi uygulamaları paylaşacağız.

Proje Yönetim Süreci

Temel olarak proje yönetimi yaşam döngüsü 5 aşamadan oluşur; proje başlatma, proje planlama, proje yürütme, proje izleme ve proje kapatma. Bu aşamaları, Proje Yönetimi Yaşam Döngüsünün Aşamalarını Anlama Kılavuzumuzda derinlemesine ele aldık.

Ancak sizin için kolaylaştırmak için, her aşamada proje yönetimindeki genel adımlar aşağıda verilmiştir.

Uzaktan Proje Yönetimi En İyi Uygulamaları

Şimdi zorluk, herkes uzaktan çalışırken bu adımları gerçekleştirmek.

Bir projeyi uzaktan veya yerinde yönetme yöntemi de şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Ancak aşağıda verilen en iyi uygulamalarla, kendi sürecinizi işleri daha etkili hale getirmek için uyarlayabilirsiniz.

Doğru Uzaktan Proje Yönetim Araçlarına Yatırım Yapın

Uzaktan çalışırken doğru çevrimiçi araçları kullanmanın önemi yeterince vurgulanamaz. Ekibin ne kadar verimli işbirliği yaptığı, hangi araçları ve bunları nasıl kullandığınıza bağlıdır.

Birçok proje yönetimi aracı olsa da, iletişim ve işbirliği araçlarına da güvenmeniz gerekecek. Birkaç temel araç aşağıda listelenmiştir.

Proje/görev yönetimi araçları – bunlar, uzak proje ekiplerinin projeleri daha küçük görevlere ayırma, kilometre taşları belirleme, sorumluluk atama ve çevrimiçi ilerlemeyi izleme konusunda işbirliği yapmasına yardımcı olur.

• Trello
• asana
• favro

Çevrimiçi beyaz tahta/tuval araçları – çevrimiçi bir beyaz tahta ile, toplantılar veya planlama oturumları sırasında söylediklerinizi açıklamak için görsellere, şemalara ve eskizlere güvenebilirsiniz.

Creately, uzaktaki ekiplerin üzerinde işbirliği yapması için gelişmiş bir görsel çalışma alanı sunar. Uygulama içi video konferans ve gerçek zamanlı fare izleme ve değişiklik önizleme özellikleri, işbirliğini daha da sorunsuz hale getirir.

Belge yönetimi araçları – projelerle ilgili tüm belgeleri ve kaynakları, herhangi bir cihazdan ve her yerden erişilebilen merkezi bir çevrimiçi konumda saklayın. Google Drive, One Drive vb. araçlar ayrıca izin yönetimini ve tüm şirket dosyalarına erişimi çok daha kolay hale getirir.

İletişim araçları – proje sırasında ekibi bağlı tutmak için bir sohbet platformu ve video konferans aracı kullanmalısınız. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams ve Skype, dünyadaki proje ekiplerinin popüler tercihlerinden bazılarıdır.

Bir proje sırasında çevrimiçi işbirliği yapmak için bu araçları kullanmak gerekli olsa da, herhangi bir karışıklığı gidermek ve verimliliği artırmak için bunların nasıl kullanılacağına ilişkin temel kurallar belirleyin.

Kaynaklar:

Ev Takımlarından Çalışmak için 5 Güçlü İşbirliği Aracı

Üretken Kalmak için 29 Uzaktan Çalışma Aleti

Ekiple Düzenli Olarak İletişim Kurun

İletişim, projeleri uzaktan başarıyla yönetmenin anahtarıdır.

Aynı yerden çalışmanın avantajlarından biri de iletişimin doğal olarak gerçekleşmesidir. Ne zaman bir şeyi netleştirmek istersen, arkanı dönüp ekibine sorabilirsin.

Uzaktan çalışırken bu aynı olmasa da, bu zengin yüz yüze iletişimi taklit etmek için video konferansa güvenebilirsiniz.

• Ekiple daha etkin bir şekilde etkileşim kurmak için daha uzun veya ciddi konuşmalar için videoyu açarken, acil iletişim ihtiyaçları için anlık mesajlara bağlı kalın.
• Proje ekibi için ayrı bir ortak kanal sağlayın.
• Herkesi geri bildirimlerini paylaşmaya teşvik eden ortak kanalda projeyle ilgili endişeleri, kaynakları ve belgeleri paylaşın.
• Karışıklık ve yanlış anlamaları önlemek için aşırı iletişim kurun. Birbirinizle yüz yüze konuşmak mümkün olmadığında, diğer kişinin yanlış sonuçlara varmasını önlemek için endişelerinizi açıklayan daha uzun mesajlar yazmaya güvenin. Ayrıca, insani bir dokunuş eklemek için emojilerden yararlanın.

Görev Güncellemelerini Günlük Olarak Paylaşın

Proje ilerlemesini günlük olarak izlemek için görev yönetimi platformuna güvenebilirsiniz, ancak durum her zaman böyle değildir. Ekip meşgul oldukça, genellikle aracı kullanarak görevlerini güncelleyemezler.

Ekibinizin şu anda ne üzerinde çalıştığını öğrenmenin daha kolay yolları var

• Takımın üzerinde çalıştıklarını, bitirmeyi başardıkları ve onları engelleyen engelleyicileri paylaştığı önceden planlanmış, kısa bir günlük toplantı
• Ekibin bu bilgileri günlük olarak paylaştığı sohbet platformunda bir mesaj dizisi
• Tek bir kişi veya ekip tarafından düzenli olarak güncellenen bir proje zaman çizelgesi veya Gantt şeması, böylece kaydedilen ilerlemeye ilişkin üst düzey bir genel bakış sunar

Bu proje zaman çizelgesini çevrimiçi olarak düzenleyin ve Slack aracılığıyla proje ekibinizin geri kalanıyla paylaşın; yapılan tüm değişiklikler, gerçek zamanlı olarak Slack diyagramı önizlemesine yansıtılacaktır. Veya kolayca güncellemek ve ekibinize hızlı erişim sağlamak için ilgili bir Confluence sayfasından açın.

Kaynak: Etkili Bir Proje Zaman Çizelgesi Oluşturmanın Kolay Kılavuzu

Tüm Kaynakları Paylaşılan Bir Konumda Bulun

Paylaşılan bir yerde çalışan bir proje ekibine sahip olan bir şey, onlarla paylaşılmayan belgelere ve kaynaklara erişim bulmaktır.

Projenizle ilgili tüm belgelerin, varlıkların ve kaynakların dijital sürümlerine sahip olmak önemli olsa da, bunların bulut tabanlı bir platformda saklanmasını sağlayın; bu, ekibin her yerden ve herhangi bir cihazdan her şeye erişmesine olanak tanır.

Burada bir belge yönetim aracı veya Confluence gibi dahili bir wiki kullanabilirsiniz.

Rolleri, Sorumlulukları, Beklentileri ve İş Akışlarını Netleştirin

Bir projeyi uzaktan yönetirken hiçbir şeyi şansa bırakmayın. Proje yöneticisi olarak, onlara yüz yüze rehberlik etmeye müsait olmadığınız için, her bir ekip üyesinden ne beklediğinizi netleştirmek için ekstra çaba gösterin.

• Ekip üyeleri arasındaki rolleri, sorumlulukları ve raporlama ilişkilerini vurgulayan bir kuruluş şeması oluşturun ve paylaşın.

• Net beklentiler belirleyin. Her ekip üyesine hedefler ve kilometre taşları atayın. Bir iş akışı şemasıyla bunları adım adım nasıl elde etmeleri gerektiğini açıklayın.

Kaynak: İş Akışları için Kolay Kılavuz

• Ekip üyeleriyle kişisel olarak düzenli kontroller yapın. Bu, nasıl ilerleme kaydettiklerini ve mücadele ettikleri sorunları öğrenmenize olanak sağlayacaktır.

• Net öncelikler belirleyin. Proje başarısızlığından ve ekibinizin kafasını karıştırmaktan kaçınmak için ekip üyelerinin üzerinde çalışması gereken bireysel görevlere öncelik verin. Bir proje yönetim aracı kullanıyorsanız, her bir birey için görevleri önceliklerine göre ayırabilir ve listeleyebilirsiniz.

• Ekibin yaptıkları işin organizasyonun daha büyük hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu görmesine yardımcı olmak için bir ürün yol haritası oluşturun.

Daha Fazla Uzaktan Proje Yönetimi İpuçları Var mı?

Proje yönetimi, uzak ekiplerin karşılaştığı en yaygın zorluklardan biridir. Ancak doğru beceri, araç ve uygulamaları birleştirirseniz, sorunsuz bir şekilde üstesinden gelinebilir. Uzak proje yöneticisi olarak işinizi daha etkili ve kolay hale getirmek için bu en iyi uygulamalara bağlı kalın.

Herkesin hayranlıkla baktığı uzak bir ekip yöneticisi olmak ister misiniz? İşte uzaktan ekip yönetimi için bir yönetici kılavuzu.

Uzak bir ekibi yönetme konusunda daha kullanışlı ipuçları mı istiyorsunuz? Ev ekiplerinden çalışmaya yönelik pratik kılavuzumuz burada.