Evden Çalışma Ekiplerinin İşbirliğini Nasıl Daha İyi Hale Getirirsiniz?

Ofislerde bölmelerin, sabit çalışma saatlerinin, özel masaların ve resmi kıyafet giymiş çalışanların olduğu zamanlar değişti.

Artık işler daha esnek.

Çalışanlar nerede ve ne kadar süreyle çalışmak istediklerini kendileri seçebiliyor ve istedikleri gibi giyinerek evden çalışmaya başlıyorlar.

Ekibiniz ister evden ister bir ofisten çalışıyor olsun, bu uzaktan ekip işbirliği ipuçları, ekip çalışmasına öncülük etmelerine yardımcı olacaktır.

Uzaktan Ekip İşbirliği En İyi Uygulamaları

Evden çalışan ekiplerin aralarındaki işbirliğini artırmak için kullanabileceği en iyi uygulamalardan bazılarını burada bulabilirsiniz.

Önceki yazılarımızda, evden çalışan bir ekibin başvurabileceği birkaç önemli konuyu daha ele aldık;

Evden Doğru Şekilde Çalışmak

Çevrimiçi Beyin Fırtınası Nasıl Yapılır?

Verimli Bir Uzak Toplantı Nasıl Çalıştırılır

Evden Çalışma Takımları ile Sprint Planlama

Ev Takımlarından Çalışmayı Etkili Bir Şekilde Yönetme

Net Yönergeler Belirleyin

Ev ekibinden çalışmanızı iyi organize etmek için yönergeler gereklidir.

Davranış, iletişim ve işbirliği kurallarını netleştirin ve belgeleyin.

Örneğin, ekibinizin iletişim araçlarını nasıl kullanmasını beklediğinizi belirtin;

• Her gün sohbet platformunda görev durumlarını güncellemelerini ister misiniz?
• Sorunları birbirleriyle özel olarak tartışmak yerine halka açık bir kanalda tartışmalarını mı istiyorsunuz?
• Acil bir şey ortaya çıktığında görüntülü arama veya e-posta yerine doğrudan mesajı mı tercih edersiniz?

Belgeyi herkes için erişilebilir tutun, böylece yeni işe alınanlar ve mevcut ekip üyeleri nasıl devam edeceklerinden emin olmadıklarında ona başvurabilirler. Değişen uzaktan çalışma koşullarına uyum sağlarken, bunu düzenli olarak güncellediğinizden emin olun.

Ekibinize Doğru Araçları Verin

Etkili işbirliği, iyi bir araç seti ile kolaylaştırılır. Burada birden fazla araç kullanmak zorunda değilsiniz; işi halletmenize yardımcı olacak birkaç tanesi yeterli olacaktır.

Dışarıda sayısız araç var ve işte yararlı bulacağınız bazı araçlar

Sohbet ve Video Konferans : Slack, Zoom, Skype, Google Meet

Belge İşbirliği : Google Dokümanlar, One Drive, Google Drive

Görsel İşbirliği (çevrimiçi beyaz tahta) : Creately, Figma

Proje Yönetimi : Asana, Favro, Trello

Aynı derecede önemli olan, bu araçların nasıl ve ne zaman kullanılacağına dair temel kurallar oluşturmaktır. Ve ekibinizin de bunları doğru şekilde kullanmayı bildiğinden emin olun.

Uzak ekipler için daha fazla araç.

Mümkün Olduğunda Videoyu Kullanın

Evden çalışırken videonun önemi yeterince vurgulanamıyor.

Video görüşmeleri

• coğrafi engellerin üstesinden gelmek için çözüm sağlamak
• daha ilgi çekici
• katılımcıların odağını artırmaya yardımcı olun
• Katılımcıların ifadelerinin daha iyi anlaşılmasına yardımcı olun
• ve yanlış iletişim olasılığını azaltmak

Ve en önemlisi, görüntülü aramalar, uzaktan çalışırken yapabileceğiniz yüz yüze iletişime en yakın olanıdır, bu nedenle ekip üyeleri arasındaki işbirliğini güçlendirmek için bundan mümkün olduğunca yararlanmanız gerekir.

Çevrimiçi Günlük, Kısa Stand-up Toplantısı Yapın

Ekibin çalışmayı bitirdiğini, şu anda ne yaptığını ve görevlerini etkileyen herhangi bir engelleyici olup olmadığını tartışmak için her gün belirli bir zamanınız olsun. Bu, her günün başında yapılabilir ve bir görev güncellemesini ekibinizin geri kalanıyla paylaşmak için sohbet platformunuzu kullanabilirsiniz.

Veya videonuzu açabilir ve size konuları kapsamlı bir şekilde keşfetme şansı verecek kısa bir toplantı yapabilirsiniz.

Ayrıca video, herkese birbirini görme şansı verecek ve toplantının başında birkaç dakika ayırarak işleri daha meşgul kılmak için gündelik konuşmalar yapabilirsiniz.

Net Süreçlere Sahip Olun

Net standart süreçler, herkesin yolunda gitmesine yardımcı olur.

İyi tanımlanmış süreçlere sahip olmak, yeni işe alınanları işe almayı ve eğitmeyi kolaylaştıracak ve oynamaları gereken rolleri ve başkalarına nasıl yardım etmeleri gerektiğini açıklayarak herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olacaktır.

Akış çizelgeleri ve süreç haritaları, süreçlerin etkin bir şekilde belgelenmesine yardımcı olur. Süreç haritasının kendi içinde çizilmesi ekip için eğitici bir deneyim olabilir.

Aşağıdaki Creately şablonuyla süreçlerinizi özetlemek için işbirliği yapabilirsiniz. Açın ve paylaşılabilir bir bağlantıyla herkesin düzenlemesine izin verin.

Tamamlandığında, bunları herkesin erişebileceği ortak bir yerde saklayın (ör. bir Google Drive klasöründe veya dahili bir wiki'de).

Rolleri ve Sorumlulukları Netleştirin

İyi organize olmuş bir ekip birlikte çalışmayı bilir.

Ekibin neresine ait olduğunuzu bilmek ve işleri başarmak için ne yapmanız gerektiğinin farkında olmak, ekip üyelerinin daha işbirlikçi olmalarına yardımcı olur.

Ekip üyelerinin rollerini ve sorumluluklarını netleştiren basit bir organizasyon şeması, herkesin bunu anlamasına yardımcı olmak için uzun bir yol kat edebilir. Ayrıca birbirleri arasındaki raporlama ilişkilerini vurgulamaya yardımcı olacaktır.

Aşırı İletişim

Birbirinizi göremediğinizde, her zaman yanlış iletişim veya yanlış anlamalar olur.

Bundan kaçınmanın en güvenli yolu, iş arkadaşınızla yüz yüze görüşerek bir şeyler açıklamak ya da sahip olduğunuz platformlarla aşırı iletişim kurmaktır.

Görüntülü görüşme yapamıyorsanız, yazdığınız mesajda detaylı bilgi vererek veya sesli görüşme üzerinden konuyu detaylandırarak fazla açıklamaya başvurunuz. Bu şekilde, ne düşündüğünüzü başkalarına yanlış anlamadan veya sizi sorgulamadan açıkça iletebilirsiniz.

Ortak Bir Hedefe Doğru Çalışın

Ortak bir hedef, herkesi bir araya getirir ve onlara ilerlemeleri için net bir yön verir. Çalışanlar için günlük, haftalık veya aylık olarak bireysel hedefler belirlerken bile, onları daha büyük resme bağlayın.

Yaptıkları işin organizasyonun genel amacına nasıl katkıda bulunduğunu anlamalarına yardımcı olmak, onları daha iyi performans göstermeleri ve ekip olarak üretken kalmaları için motive edecektir.

• Tüm ekibi hedef belirlemeye dahil edin
• Bire bir toplantılarla düzenli olarak performans hakkında hem olumlu hem de yapıcı geri bildirim sağlayın

Ve eğlen

Doğum günlerini kutlamak, evcil hayvanların fotoğraflarını paylaşmak veya ekip içinde trend olan konularla ilgili haberleri paylaşmak için alan yaratın. Bu bir Facebook grubu, WhatsApp grubu veya ayrı bir Slack kanalı olabilir.

Böylece ekibinizi sosyal olarak bağlantı kurmaya teşvik etmek, aralarındaki ilişkiyi güçlendirecek ve birlikte çalışma şeklini iyileştirecektir.

Daha Fazla İpucunuz Var mı?

Fiziksel olarak ayrı olsalar bile ekibinizin birlikte çalışmasını sağlamak için her fırsatı kullanın. Yukarıdaki uygulamaları kullanarak, etkili uzaktan ekip işbirliğini teşvik edebilirsiniz.

Çalışanlarınız arasında uzaktan ekip işbirliğini artırmak için başka hangi uygulamaları denediniz? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.

Evden çalışmak için pratik kılavuzumuzu henüz okudunuz mu? İhtiyaç duyabileceğiniz araçlardan projelerinizi çevrimiçi olarak nasıl etkili bir şekilde planlayacağınıza ve beyin fırtınası yapacağınıza kadar her şeyi öğrenin.